Office
Logg på

Bruke Prosjektenes databasemal i Access

Av Michael Groh, Access MVP

Bruk prosjektstyringdatabasen i Access 2007 for å behandle prosjekter og tilknyttede oppgaver og ansatte. Du kan også søke etter og filtrere prosjektdetaljer, angi vanlige oppgaver og sende eller motta data via e-postmeldinger.

Prosjektenes databasemal

Bruke databasen

I denne artikkelen dekker vi de grunnleggende trinnene for å bruke skrivebordsdatabasemalen for prosjektstyring.

Klargjøre databasen for bruk

Bruk følgende fremgangsmåte for å sikre at alt innholdet i databasen er aktivert:

  1. Klikk Alternativer i meldingsfeltet.

  2. Klikk Aktiver dette innholdet i dialogboksen Sikkerhetsalternativer for Microsoft Office, og klikk deretter OK.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du aktiverer databaseinnholdet, kan du se artikkelen Avgjøre om du vil klarere en database.

Legge til ansatte

Hvis du vil begynne å bruke prosjektenes databasemal, er det første trinnet å legge til ansatte, slik at du har noen å tilordne prosjekter og oppgaver til. Bruk denne fremgangsmåten for å legge til ansatte manuelt, eller se neste avsnitt for å legge til ansatte fra Outlook 2007-kontaktene.

  1. I Prosjektliste-skjemaet klikker du Ansattliste.

  2. I Ansattliste-skjemaet fyller du ut detaljene for hver enkelt ansatt.

  3. Hvis du vil angi mer detaljert informasjon om en ansatt, dobbeltklikker du den ansattes navn i Ansattliste-skjemaet og angir informasjonen i Ansattdetaljer-skjemaet.

  4. Klikk Lukk for å gå tilbake til Prosjektliste-skjemaet.

Legge til kontakter fra Microsoft Office Outlook 2007

Hvis du bruker Office Outlook 2007, kan du legge til ansatte fra programmet uten å måtte skrive inn informasjonen på nytt.

  1. I Prosjektliste-skjemaet klikker du Ansattliste.

  2. I Ansattliste-skjemaet klikker du Legg til fra Outlook.

  3. I dialogboksen Velg navn å legge til velger du navnene du vil legge til i databasen.

  4. Klikk Legg til, og klikk deretter OK.

Legge til et nytt prosjekt

  1. I Prosjektliste-skjemaet klikker du Nytt prosjekt.

  2. Fyll ut detaljene for prosjektet i Prosjektdetaljer-skjemaet, og klikk deretter Lukk.

Redigere et eksisterende prosjekt

  1. Dobbeltklikk prosjektet du vil redigere, i Prosjektliste-skjemaet.

  2. Legg til eller rediger detaljene for prosjektet i Prosjektdetaljer-skjemaet.

    Legge til en oppgave

    • I Prosjektdetaljer-skjemaet klikker du Ny oppgave.

    • Fyll ut detaljene for oppgaven i Oppgavedetaljer-skjemaet, og klikk deretter Lukk.

      Access viser det nye prosjektet i Prosjektoppgaver-listen i Prosjektdetaljer-skjemaet.

      Redigere en oppgave

    • I Prosjektdetaljer-skjemaet klikker du Prosjektoppgaver-fanen.

    • Dobbeltklikk oppgaven du vil redigere.

    • Rediger detaljene for oppgaven i Oppgavedetaljer-skjemaet, og klikk deretter Lukk.

      Legge til en vanlig oppgave

      Vanlige oppgaver er oppgaver som brukes ofte, i mange forskjellige prosjekter, for eksempel budsjettering eller opplæring. Når du har angitt en vanlig oppgave, kan den legges til i et prosjekt i Prosjektdatabasen, uten å måtte angi oppgavedetaljene på nytt.

    • I Prosjektdetaljer-skjemaet klikker du Vanlige oppgaver.

    • Merk av ved siden av hver vanlige oppgave du vil legge til i prosjektet. Legg til nye vanlige oppgaver på slutten av listen.

    • Klikk Lukk for å gå tilbake til Prosjektdetaljer-skjemaet.

Samle inn data via e-post

Du kan samle inn data om prosjekter eller ansatte fra e-postbrukere ved å sende dem en e-postmelding med et skjema for dataregistrering. Når brukere returnerer det utfylte skjemaet, kan dataene behandles og lagres i oppgavelisten.

  1. I Prosjektliste- eller Ansattliste-skjemaet klikker du Samle data.

  2. Følg instruksjonene i veiviseren Datainnsamling via e-post for å samle inn data fra de angitte e-postmottakerne.

Filtrere prosjektlisten

I Prosjektliste-skjemaet kan du filtrere listen over prosjekter og lagre favorittfiltre for fremtidig bruk.

  1. Du bruker filtre ved å høyreklikke i skjemaet og velge filtrene du vil bruke.

  2. Klikk Lagre filter.

  3. I Filterdetaljer-skjemaet skriver du inn et filternavn og en beskrivelse og klikker deretter Lukk.

  4. Bruk Filterfavoritter-boksen for å bruke et lagret filter, eller klikk (Fjern filter) for å fjerne filteret.

Vise prosjekt- eller ansattdetaljer

Med Prosjektdetaljer-skjemaet og Ansattdetaljer-skjemaer kan du vise og skrive inn mer informasjon om et prosjekt eller en ansatt. Slik viser du Prosjektdetaljer- eller Ansattdetaljer-skjemaet:

  • Dobbeltklikk elementet du vil se, i Prosjektliste- eller Ansattliste-skjemaet.

Legge til vedlegg

Du kan legge til bilder og andre vedlegg i Prosjektdetaljer-, Oppgavedetaljer- og Ansattdetaljer-skjemaene.

  • I et hvilket som helst Detaljer-skjema dobbeltklikker du Vedlegg-feltet (i Ansattdetaljer-skjemaet dobbeltklikker du bildeikonet).

  • Klikk Legg til i dialogboksen Vedlegg.

  • I dialogboksen Velg fil blar du til mappen som inneholder filen.

  • Velg filen du vil legge til, og klikk deretter Åpne.

  • Klikk OK i dialogboksen Vedlegg.

Obs!: Du kan legge ved flere filer for hvert element, inkludert ulike filtyper som dokumenter eller regneark.

Vise rapporter

Prosjektdatabasen inneholder flere rapporter, inkludert Åpne prosjekter, Oppgavedetaljer, Ansattadressebok og mer. Slik viser du en rapport:

  • I Prosjektliste-skjemaet velger du rapporten du vil vise, fra Rapporter-listen.

Slik skriver du ut en rapport:

  • Klikk Microsoft Office-knappen Office-knappen , og klikk deretter Skriv ut.

Du kan opprette egendefinerte rapporter. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se artikkelen Opprette en enkel rapport.

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×