Bruk access-kontaktdatabasemalen til å holde oversikt over navn, adresser, telefonnumre og annen informasjon. Denne nye versjonen av en populær Access-mal lar deg også kategorisere hver kontakt, sende e-postmeldinger og opprette kart over adresser.
Vil du se en video om hvordan du bruker denne malen? Se denne artikkelen, bruk malen for kontaktdatabase.
Obs!: Kontaktdatabasemalen har blitt oppdatert de siste årene. Disse instruksjonene refererer til den nyeste versjonen av malen som er tilgjengelig for nedlasting. Hvis fremgangsmåten nedenfor ikke samsvarer med det du ser, bruker du sannsynligvis en eldre versjon av malen.
Komme i gang
I denne artikkelen tar vi for oss de grunnleggende trinnene for bruk av kontaktdatabasemalen.
Klargjøre databasen for bruk
-
Når du åpner databasen for første gang, viser Access velkomstskjemaet. Hvis du vil hindre at skjemaet vises neste gang du åpner databasen, fjerner du merket for Vis velkommen når databasen åpnes .
Lukk velkomstskjemaet for å begynne å bruke databasen.
-
Klikk Aktiver dette innholdet i meldingsfeltet for å sikre at alt databaseinnholdet er aktivert.
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du aktiverer databaseinnhold, kan du se artikkelen Bestemme om du vil klarere en database.
Legge til kontakter fra Microsoft Outlook
Hvis du bruker Microsoft Outlook, kan du legge til kontakter fra dette programmet uten å måtte skrive inn informasjonen på nytt.
-
Klikk Legg til fra Outlook i kontaktlisteskjemaet.
-
Velg navnene du vil legge til i databasen, i dialogboksen Velg navn som skal legges til i databasen.
-
Klikk Legg til, og klikk deretter OK.
Søke etter en kontakt
Med hurtigsøkboksen kan du raskt finne en kontakt i kontaktlisteskjemaet .
-
Skriv inn teksten du vil søke etter, i hurtigsøkboksen i kontaktlisteskjemaet, og trykk deretter ENTER.
Access filtrerer listen for å vise bare de postene som inneholder teksten du søkte etter. Hvis du vil gå tilbake til den fullstendige listen, klikker du Fjern gjeldende søk. (Det er X-en i søkeboksen.)
Vise eller skjule kolonner
I kontaktlisteskjemaet er noen felt (kolonner) skjult som standard. Slik endrer du hvilke felt som vises:
-
Klikk Vis/skjul felt.
-
Merk av for hver kolonne du vil vise, i dialogboksen Vis kolonner . Fjern merket i avmerkingsboksen for å skjule kolonnen.
Vis kontaktdetaljer
Kontaktdetaljer-skjemaet lar deg se og skrive inn mer informasjon om hver kontakt. Slik viser du kontaktdetaljer-skjemaet:
-
Klikk Åpne ved siden av kontakten du vil se, i kontaktlisteskjemaet.
Legg til et bilde
I Kontaktdetaljer-skjemaet kan du legge til et bilde for kontakten.
-
Klikk Rediger bilde under bilderammen.
-
Klikk Legg til i dialogboksen Vedlegg.
-
Bla til mappen som inneholder filen, i dialogboksen Velg fil.
-
Velg filen du vil legge til, og klikk deretter Åpne.
-
Klikk OK i dialogboksen Vedlegg.
Obs!: Du kan legge ved flere filer til hver kontakt, inkludert ulike filtyper, for eksempel dokumenter eller regneark.
Vise et kart over en kontakts adresse
Hvis du har angitt en gateadresse for kontakten i kontaktdetaljerskjemaet , kan du vise et kart over denne plasseringen:
-
Klikk for å tilordne.
Vis rapporter
Kontaktdatabasen inneholder to rapporter: Katalog og telefonbok. Slik viser du en rapport:
-
Dobbeltklikk rapporten du vil vise, under Rapporter i navigasjonsruten.
Du kan opprette dine egne egendefinerte rapporter. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se artikkelen Opprette en enkel rapport.
Endre kontaktdatabasen
Du kan tilpasse kontaktdatabasen ved å legge til et nytt felt i Kontakter-tabellen og deretter legge til feltet i kontaktlisteskjemaet og kontaktdetaljerskjemaet .
Legge til et felt i Kontakter-tabellen
-
Lukk alle åpne faner.
-
Dobbeltklikk kontakttabellen i navigasjonsruten.
-
Rull til høyre til du ser kolonnen Legg til nytt felt. Dobbeltklikk kolonneoverskriften, og skriv inn feltnavnet.
Første gang du skriver inn data i kolonnen, angir Access datatypen for deg.
Legge til et felt i et skjema
Når et felt er lagt til i en tabell, kan du deretter legge det til i et skjema.
-
Høyreklikk skjemaet i navigasjonsruten, og klikk deretter Oppsettvisning.
-
Klikk Legg til eksisterende felt i Verktøy-gruppen i kategorien Utforming.
-
Dra feltet du vil bruke, fra feltlisten til skjemaet.
