Office
Logg på
Bruke filtrering til å endre en SharePoint-visning

Bruke filtrering til å endre en SharePoint-visning

Filtrering reduserer antall elementer som vises i en visning, til bare dataene du vil se. Et filter velger elementer som samsvarer med bestemte kriterier, for eksempel plassering, type element eller et utvalg av priser. Bruk av indekser og filtre kan også hjelpe deg med å komme tilbake til dataene eller forhindre overskridelse av terskelen for listevisning. Et filter kan returnere data alene, eller det kan grupperes eller sorteres for bedre formatering.

Indekser fungerer med filtre for å øke ytelsen. Hvis antall elementer i listen eller biblioteket overskrider terskelen for listevisning, men fremdeles er under 20 000 elementer, kan du vanligvis legge til indekser i eksisterende kolonner. Du kan deretter bruke filtre til å hente dataene som vises under terskelen for listevisning på 5000 elementer.

Filtre reduserer mengden data som returneres ved å velge elementer basert på operasjoner (for eksempel større enn eller mindre enn) og samsvarende data. Når du oppretter en filtrert visning, bør den første indekserte kolonnen i filteruttrykket redusere datasettet mest. For eksempel kan filtrering på et tilstands- eller datofelt redusere et datasett betydelig. Hvis du har 15 000 elementer, vil du at den første indeksen skal returnere mindre enn 5000 elementer. Det er fremdeles god praksis, selv om datasettet ikke har over 5000 elementer.

SharePoint velger den første indekserte kolonnen i en spørring, og bruker deretter resten av kolonnene for å velge dataene. Andre kolonner du angir i visningsfilteret, kan eller kan ikke bli indeksert. Visningen bruker ikke disse indeksene, selv om resultatet av den filtrerte visningen returnerer mindre enn terskelen for listevisning.

Du har for eksempel en spørring: størrelse = stor OG farge = rød. Størrelsen er ikke indeksert i listen, men det er fargen. Så lenge det er færre enn 5000 "røde" elementer i listen, lykkes spørringen i en stor liste. Hvis du imidlertid har en spørringsstørrelse = stor ELLER farge = rød og selv om databasen kan finne alle de røde elementene, må den skanne hele listen for å finne alle de store elementene. Spørringen er begrenset hvis fler enn 5000 elementer returneres.

Hvis du bruker to eller flere kolonner i filteruttrykket, bør den avgjørende indeksen eller indeksene bruke en OG-operator. For eksempel hvis du vil returnere hunder fra en stor liste med dyr. Du har en kolonne som ikke er indeksert som kalles Art, med Hund som verdi Hvis du bare spør etter art = hund, blir spørringen begrenset. Hvis du imidlertid har en indeksert kolonne kalt Klasse, blir spørringen klasse = pattedyr OG art = hund. Du kan også søke etter katter og hunder med spørringen klasse = pattedyr OG (art = HUND ELLER art = katter). Den andre spørringen velger alle pattedyr, og filtrerer deretter til hunder og katter.

Obs!: Hvis du flytter elementene til papirkurven, blir fortsatt disse elementene talt opp når du skal fastslå om filteruttrykket overskrider terskelen for listevisning. Elementene blir ikke talt opp hvis du sletter papirkurven. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Tøm papirkurven eller gjenopprette filer.

Hvis kolonnene du skal bruke til filtrering, ikke indekserer, må du begynne med å opprette indekser. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Legge til en indeks i en SharePoint-kolonne.

Når du har indeksert en kolonne, kan du legge den til i en visning når du oppretter eller endrer en visning, og deretter bruke den til å filtrere visningen. Før du oppretter en visning, kan det hende du ønsker å legge til flere kolonner i listen for å gi mer fleksibilitet for sortering, gruppering og filtrering. Du kan velge kolonner som er i datasettet, men som ikke vises, for filtrering og sortering.

Opprette en visning

  1. Åpne listen eller biblioteket der du vil opprette en visning.

  2. Avhengig av versjonen, gjør du dette:

    • Klikk på Liste- eller Bibliotek-fanen i SharePoint 2016, 2013, 2010 eller den klassiske opplevelsen av SharePoint Online, og klikk deretter på Opprett visning.

      Opprett visning-knappen på båndet i SharePoint-biblioteket.
    • Klikk på rullegardinpilen på Visningsalternativer-knappen i SharePoint Online eller gruppetilkoblet SharePoint, og klikk deretter på Behandle visninger eller Rediger gjeldende visning.

      Vis valg-meny med Administrer visninger valgt
      Rediger gjeldende visning
  3. Rull ned til Visninger-avsnittet, og klikk deretter Opprette visning.

  4. Visningstype-siden klikker du visningen du vil bruke. Hvis du er usikker, velger du Standardvisning.

    Vise side for typer
  5. Skriv inn et Visningsnavn.

    Angi et navn og eventuelt et filnavn for visningen
  6. Rediger nettadressen for visningen, eller godta standardvalget. Du kan komme tilbake og endre dette senere.

  7. I delen Filter klikker du Vis elementer bare når følgende er sant, og deretter velger du hvordan du vil filtrere elementene basert på én av kolonnene som er indeksert.

    Hvis du vil opprette en visning av elementer som er endret i dag, kan du for eksempel velge Endret (indeksert)-kolonnen og Er lik-betingelsen og deretter skrive inn [I dag].

    Velg et indeksert felt i SharePoint Online

    Obs!: Hvis du ikke ser noen kolonner som viser (Indeksert) etter navnet, har du ingen indekserte kolonner tilgjengelige for listen eller biblioteket. Du må først opprette en enkel eller sammensatt indeks.

  8. Hvis du vil begrense antall elementer som vises på hver side, ruller du ned til Elementgrense og angir Antall elementer som skal vises-verdien. Når du oppretter en visning, er standard antall elementer som skal vises 30.

    Angi antall elementer som skal vises på Vis innstillinger-siden
  9. Du kan velge mellom to alternativer når du definerer en elementgrense på en side:

    • Vise elementer i bunker med den angitte størrelsen, som oppretter en side-ved-side-visning av dataene som er nyttig når du blar i elementer på en ikke-interaktiv måte.

      Når det finnes flere elementer enn grenseinnstillingen, vil visningen sideveksles.

      Funksjonsbilde

    • Begrense totalt antall elementer som returneres til angitt mengde, oppretter en streng grense som kan eller ikke kan returnere hele resultatet av filtreringen din. Dette kan være nyttig når du tester visningen, oppretter en prototype, eller når du bare vil hente de høyeste verdiene i en visning.

  10. Du kan velge Forhåndsvisningsrute under Stil for å se all informasjonen fra elementene i listen i et loddrett ruteformat. Forhåndsvisningsruten er en av visningsstilene du kan velge under Stil, når du redigerer eller oppretter en visning.

    Stilalternativer på Vis innstillinger-siden

    Du kan navigere dataene raskere når du holder musepekeren over elementtittelen i et rulleområde på venstre side av siden for å se alle kolonneverdiene av gjeldende element loddrett oppført på høyre side av siden. Færre opprinnelige data vises, og dette bidrar til å se visningen raskere. Denne stilen er også svært nyttig når listen er bred eller har mange kolonner og krever vannrett rulling for å se dataene.

    Funksjonsbilde

  11. Klikk på OK.

Det finnes flere trinn du kan gjøre med en visning, men dette er nok til å vise data som har overskredet terskelen for listevisning hvis du blokkeres. Du kan også sortere, eller gruppere etter, angi totaler, utvide mapper, og optimalisere visningen med en mobil enhet.

Endre en visning

  1. Åpne listen eller biblioteket der du vil opprette en visning.

  2. Gjør dette:

    • Klikk på Liste- eller Bibliotek-fanen i SharePoint 2016, 2013 og 2010, eller den klassiske opplevelsen av SharePoint Online. Velg visningen under Gjeldende visning, og klikk deretter på Endre visning.

      Bibliotek-fane med Endre visning fremhevet
    • Klikk på rullegardinpilen på Visningsalternativer-knappen i SharePoint Online, og klikk deretter på Behandle visninger.

      Vis valg-meny med Administrer visninger valgt
  3. Rull ned til Visninger-avsnittet, og klikk deretter vis.

  4. Du kan endre innstillingene som beskrevet i trinn fem til og med ni, i prosedyren Opprett visning ovenfor.

  5. Klikk på OK.

For at en visning skal filtrere raskt gjennom mange elementer, må den første kolonnen i filteret indekseres. Andre kolonner du angir i visningsfilteret, kan og kan ikke være indeksert, men visningen bruker ikke disse indeksene. Den første kolonnen i filteret skal returnere færre elementer enn terskelen for listevisning.

Hvis den første kolonnen i filteret returnerer flere elementer enn terskelen for listevisning, kan du bruke et filter med to eller flere kolonner. Når du definerer en filtrert visning som bruker to eller flere kolonner, kan du bruke AND-operatoren til å begrense det totale antallet elementer som returneres. Men selv i dette tilfellet må du angi den første kolonnen i filteret som kolonnen som mest sannsynlig returnerer mindre data. Bruk av filter OR vil nesten alltid øke antall elementer som returneres, og vil ikke være effektivt i disse tilfellene.

Hvis du vil finne ut mer om visninger, kan du se Opprett, endre eller slette en visning av en liste eller bibliotek.

Viktig!:  Selv om du kan indeksere en enkel oppslagskolonne for å forbedre ytelsen, fungerer det ikke å bruke en indeksert oppslagskolonne til å forhindre at den overskrider terskelen for listevisning. Bruke en annen type kolonne som primær eller sekundær indeks.

Viktig!: Hvis du filtrerer en liste etter et indeksert felt, kan du se i papirkurven etter slettede elementer fra listen eller biblioteket. Elementer i papirkurven teller med i terskelen for listevisning, og blir ikke slettet fra bakdatabasen før de blir fjernet fra papirkurven. Hvis det totale antallet filtrerte elementer i listen og i papirkurven er større enn terskelen for listevisning, kan du få et ufullstendig sett med resultater, eller bli sperret. Hvis du vil finne ut mer, kan du se Tøm papirkurven eller gjenopprette filer.

Det finnes to nøkkelord du kan bruke til å filtrere basert på den gjeldende dagen [Today], eller den gjeldende brukeren [Me]. Disse er dynamiske siden de endres med brukeren eller datoen.

Bruk av [Me] kan være nyttig når du bare vil se dokumentene i et stort bibliotek. [Me] opererer med personbaserte kolonner, for eksempel Opprettet av eller Endret av. For å se alle dokumenter du har opprettet, kan du for eksempel angi et filter med kolonnen Opprettet av lik [Me]. Hvis du er en redaktør og ønsker å se de siste filene du jobbet med, kan du angi et filter på kolonnen Endret av til er lik [Me]. Hvis du vil se begge, kan du opprette to filtre tilknyttet med Eller.

Filtrere ved hjelp av [Me]
Et filter som fanger opp dokumenter som ble opprettet av eller endret av deg

Nøkkelordet [Today] fungerer på datobaserte kolonner. Du kan bruke matematikk for å få et utvalg som endres med dagens dato. Hvis du for eksempel vil se alle dokumenter som ble endret over de siste 30 dagene, kan du opprette et filter på datokolonnen som er større enn eller lik [Today] – 30. Hvis du vil utelukke den gjeldende dagen, kan du angi enda et filter på datokolonnen til mindre enn [Today] og koble dem sammen med And.

Filtrere ved hjelp av [Today]
Et filter som fanger opp filer som ble endret i de siste 30 dagene

Du kan også raskt filtrere direkte fra listen eller biblioteket, uten å legge til enda en visning. Du har ikke muligheten til å angi operatorer, for eksempel større enn eller er lik. Filterlisten er tatt fra dataene i kolonnen. Med en kolonne for avdelinger kan du for eksempel filtrere etter HR- eller IT-avdelingen.

  1. Beveg over toppteksten for kolonnen du vil filtrere i listen eller biblioteket, og klikk på rullegardinpilen.

  2. Klikk på den av verdiene du vil filtrere med, i den nederste delen av rullegardinlisten. En avmerkingsboks vises med valget ditt, hvis det ikke vises i utgangspunktet.

    Klikk på toppteksten i kolonnen, og velg verdien du vil filtrere med.
    SharePoint 2010, 2013 eller 2016
    Klikk på toppteksten på en kolonne for å filtrere raskt
    SharePoint Online eller gruppetilkoblede områder for SharePoint
  3. Klikk på rullegardinpilen når du er ferdig og vil gå tilbake for å vise alle verdier, klikk på Fjern filtre [from column name], og klikk deretter på Lukk.

Nedenfor finner du noen forslag til vanlig visninger som fungerer godt sammen med indekserte kolonner:

Filtrer etter:

Indekser følgende:

Eksempel:

Elementer som nylig er endret

Endret-kolonne

Bruk filteret for bare å vise elementer som er endret den siste uken, Endret er større enn[I dag] -7

Nye elementer

Opprettet-kolonne

Hvis du vil opprette en visning bare av elementer som ble lagt til den siste uken, kan du bruke filteret Opprettet er større enn[I dag] -7

Mine elementer

Opprettet av-kolonne

Hvis du vil opprette en visning av bare elementer som du har lagt til, kan du bruke filteret Opprettet av er lik [Meg].  

Elementer som forfaller i dag

Forfallsdato-kolonne (opprettet av deg i en liste eller bibliotek)

Hvis du vil opprette en visning av bare elementer med en forfallsdato i dag, kan du bruke filteret Forfallsdato er lik [I dag].  

Oppdateringer av diskusjonstavle

Sist oppdatert-kolonne

Hvis du vil opprette en visning bare av de diskusjonene som ble oppdatert i den siste måneden, bruker du filteret Sist oppdatert er større enn [I dag]-30.

Arkiver filer i et dokumentbibliotek

Endringsdato

Hvis du vil opprette en visning av dokumenter som ikke er endret siden 2016 (som du deretter vil arkivere), kan du bruke filteret Endringsdato er mindre enn 31. desember 2016.

Finn et delsett av økonomiske data

Område, År (som to enkle indekser)

Hvis du vil opprette en visning av økonomiske data for det nordøstlige området i 2015, kan du bruke filteret Området er lik «NØ» OG år er lik 2015 fordi kolonnen for Området sannsynligvis har færre verdier enn År-kolonnen.

Obs!: Selv når du oppretter en filtrert visning basert på kolonneindekser, kan flere operasjoner fremdeles være blokkert hvis du har overskredet terskelen for listevisning fordi de krever tilgang til hele listen eller biblioteket. Disse operasjonene omfatter dette: Legge til eller slette en indeks, opprette en sortering i definisjonen for visningen; vise en kolonnesum, og hvordan du legger til, oppdaterer eller sletter kalkulerte felt. Hvis dette skjer, må du prøve å kjøre operasjonen under Daglig tidsvindu når begrensningene er opphevet.

Kolonnetyper som støttes

  • En enkelt linje med tekst

  • Valg (enkeltverdi)

  • Tall

  • Valuta

  • Dato og klokkeslett

  • Person eller gruppe (enkeltverdi)

  • Forvaltede metadata

  • Ja/Nei

  • Oppslag

Kolonnetyper som ikke støttes

  • Flere linjer med tekst

  • Valg (flere verdier)

  • Beregnet

  • Hyperkobling eller bilde

  • Egendefinerte kolonner

  • Person eller gruppe (flere verdier)

  • Eksterne data

Vi lytter

Opprettet 30. April 2017

Var denne artikkelen nyttig? Hvis den var nyttig, send oss en tilbakemelding nederst på denne siden. Hvis den ikke var nyttig, vil vi gjerne vite hva som var forvirrende eller manglet. Inkluder din versjon av SharePoint, OS og nettleser. Vi bruker tilbakemeldingen din til å dobbeltsjekke fakta, legge til informasjon og oppdatere denne artikkelen.

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×