Bruke en godkjenningsarbeidsflyt

I denne artikkelen

• Hvordan fungerer arbeidsflyten godkjenning av?

• Legge til eller endre en arbeidsflyt for godkjenning for en liste, et bibliotek eller en innholdstype

• Starte en godkjenningsarbeidsflyt på et dokument eller element

• Fullføre en arbeidsflytoppgave for godkjenning

Hvordan fungerer godkjenningsarbeidsflyten?

Godkjenningsarbeidsflyten støtter forretningsprosesser som krever at dokumenter eller elementer sendes til kollegaer eller ledere for godkjenning. Godkjenningsprosessen effektiviseres fordi arbeidsflyten administrerer og sporer alle de manuelle oppgavene som utføres i prosessen, og sikrer at den fullførte prosessen kan dokumenteres.

Hvis arbeidsflyter er tilgjengelige, kan du starte en godkjenningsarbeidsflyt direkte fra et dokument eller element i en liste eller et bibliotek. Når du skal starte en arbeidsflyt, velger du arbeidsflyten du vil bruke, og deretter fyller du ut et skjema for arbeidsflytstart. Skjemaet viser hvem som skal delta i arbeidsflyten (godkjennere), forfallsdato og eventuelle instruksjoner som er relevante for oppgavene. Når en arbeidsflyt er startet, tilordnes det automatisk oppgaver til alle deltakerne fra serveren. Hvis e-postvarsler er aktivert for serveren, sendes det også ut e-postvarsler til alle deltakerne. Deltakerne kan klikke en kobling i e-posten med oppgavevarselet for å åpne dokumentet eller elementet som skal godkjennes. Deltakerne kan velge å godkjenne eller avvise sine godkjenningsoppgaver, eller de kan tilordne dem til noen andre. De kan også be om en endring i dokumentet eller elementet som skal godkjennes. Deltakerne har mulighet til å fullføre sine arbeidsflytoppgaver fra webområdet for Microsoft Office SharePoint Server 2007 eller direkte fra enkelte programmer som er en del av 2007 Microsoft Office-system. Mens arbeidsflyten pågår kan arbeidsflyteieren eller -deltakerne vise Arbeidsflytstatus-siden for å kontrollere hvilke deltakere som har fullført sine arbeidsflytoppgaver. Når deltakerne har fullført arbeidsflytoppgavene, avsluttes arbeidsflyten, og arbeidsflyteieren får automatisk beskjed om at arbeidsflyten er fullført.

Godkjenningsarbeidsflyten er som standard knyttet til innholdstypen for dokument, og den er derfor automatisk tilgjengelig i dokumentbiblioteker. Godkjenningsarbeidsflyten som brukes som standard for dokumentbiblioteker, er en seriell arbeidsflyt, der én og én oppgave tilordnes til deltakerne. En versjon av godkjenningsarbeidsflyten er som standard også knyttet til Sider-biblioteker på et publiseringsområde, og arbeidsflyten kan brukes til å administrere godkjenningsprosessen for publikasjon av websider. Du kan tilpasse disse forhåndstilknyttede versjonene av godkjenningsarbeidsflyten slik at de dekker organisasjonens behov, eller du kan legge til en helt ny versjon av godkjenningsarbeidsflyten i en liste, et bibliotek eller en innholdstype.

Til toppen av siden

Legge til eller endre en godkjenningsarbeidsflyt for en liste, et bibliotek eller en innholdstype

Før du kan bruke en arbeidsflyt, må den legges til i en liste, et bibliotek eller en innholdstype, slik at den blir tilgjengelig for dokumenter eller elementer på et bestemt sted. Du må ha tillatelsen Administrere lister for å legge til en arbeidsflyt i en liste, et bibliotek eller en innholdstype. I de fleste tilfeller utføres denne oppgaven av områdeadministratorer eller enkeltpersoner som administrerer bestemte lister eller biblioteker.

Tilgjengeligheten av en arbeidsflyt i et område varierer, avhengig av hvor den legges til:

• Hvis du legger til en arbeidsflyt direkte i en liste eller et bibliotek, er den bare tilgjengelig for elementer i listen eller biblioteket.

• Hvis du legger til en arbeidsflyt i en listeinnholdstype (en forekomst av en områdeinnholdstype som er lagt til i en bestemt liste eller et bestemt bibliotek), er den bare tilgjengelig for elementer av denne innholdstypen i den bestemte listen eller det bestemte biblioteket som innholdstypen er knyttet til.

• Hvis du legger til en arbeidsflyt for en områdeinnholdstype, er arbeidsflyten tilgjengelig for alle elementer med denne innholdstypen i alle lister og biblioteker en forekomst av denne områdeinnholdstypen er lagt til i. Hvis du vil at en arbeidsflyt skal være tilgjengelig på tvers av lister og biblioteker i en områdesamling for elementer med en bestemt innholdstype, er det best å legge til arbeidsflyten direkte i en områdeinnholdstype.

Følg de samme trinnene uansett om du vil legge til en godkjenningsarbeidsflyt i en liste, et bibliotek eller en innholdstype eller om du vil endre en godkjenningsarbeidsflyt som allerede er tilknyttet en liste, et bibliotek eller en innholdstype.

1. Gjør ett av følgende for å åpne siden Legg til en arbeidsflyt eller siden Endre en arbeidsflyt for listen, biblioteket eller innholdstypen du vil legge til eller endre en arbeidsflyt for:

   • For en liste eller et bibliotek:

     1. Åpne listen eller biblioteket du vil legge til eller endre en arbeidsflyt for.

     2. Klikk Listeinnstillinger på Innstillinger-menyen , eller klikk innstillinger for typen bibliotek du åpner.

        Hvis du for eksempel åpner et dokumentbibliotek, klikker du Innstillinger for dokumentbibliotek.

     3. Klikk Arbeidsflytinnstillinger under Tillatelser og behandling.

   • For en listeinnholdstype:

     1. Åpne listen eller biblioteket som inneholder forekomsten av listeinnholdstypen du vil legge til eller endre en arbeidsflyt for.

     2. Klikk Listeinnstillinger på Innstillinger-menyen , eller klikk innstillinger for typen bibliotek du åpner.

        Klikk for eksempel Innstillinger for dokumentbibliotek i et dokumentbibliotek.

     3. Klikk navnet på innholdstypen under Innholdstyper.

        Obs!: Hvis listen eller biblioteket ikke er konfigurert slik at flere innholdstyper tillates, vises ikke Innholdstyper-delen på Tilpass-siden for listen eller biblioteket.

     4. Klikk Arbeidsflytinnstillinger under Innstillinger.

   • For en innholdstype for område:

     1. På hjemmesiden for områdesamlingen på Områdehandlinger-menyen , pek på Innstillinger for område, og klikk deretter Endre alle områdeinnstillinger.

     2. Under Gallerier klikker du Innholdstyper for område.

     3. Klikk navnet på områdeinnholdstypen du vil legge til eller endre en arbeidsflyt for, og klikk deretter Arbeidsflytinnstillinger.

        Obs!: Hvis det allerede er lagt til arbeidsflyter i listen, biblioteket eller innholdstypen, kommer du direkte til siden Endre arbeidsflytinnstillinger i dette trinnet, og du må klikke Legg til en arbeidsflyt for å gå til siden Legg til en arbeidsflyt. Hvis det ikke er lagt til noen arbeidsflyter i listen, biblioteket eller innholdstypen, kommer du direkte til siden Legg til en arbeidsflyt i dette trinnet.

1. Klikk Legg til en arbeidsflyt på siden Endre arbeidsflytinnstillinger, eller klikk navnet på arbeidsflyten du vil endre innstillingene for.

2. Gjør ett av følgende:

   • Hvis du legger til en arbeidsflyt på siden Legg til en arbeidsflyt i arbeidsflyt-delen klikker du malen for godkjenningsarbeidsflyt.

   • Hvis du endrer innstillingene for en arbeidsflyt, følger du fremgangsmåten nedenfor for å endre de ønskede innstillingene på siden Endre en arbeidsflyt.

3. Skriv inn et unikt navn på arbeidsflyten i Navn-delen.

   1. Angi hvilken oppgaveliste som skal brukes med denne arbeidsflyten, i delen Oppgaveliste.

      Obs!: 

      • Du kan bruke standardlisten for Oppgaver eller opprette en ny oppgaveliste. Hvis du bruker standardlisten for Oppgaver, kan arbeidsflytdeltakere enkelt finne og vise arbeidsflytoppgavene ved å bruke visningen Mine oppgaver for Oppgaver-listen.

      • Hvis oppgavene for denne arbeidsflyten vil avsløre sensitive eller konfidensielle data som du vil holde atskilt fra den generelle Oppgaver-listen, bør du opprette en ny oppgaveliste.

      • Hvis organisasjonen skal ha mange arbeidsflyter, eller hvis arbeidsflyter skal omfatte mange oppgaver, bør du opprette en ny oppgaveliste. I denne forekomsten kan du vurdere å opprette oppgavelister for hver arbeidsflyt.

4. I delen Loggliste velger du en loggliste du vil bruke med denne arbeidsflyten. Logglisten viser alle hendelsene som oppstår under hver forekomst av arbeidsflyten.

   Obs!: Du kan bruke standard loggliste, eller du kan opprette en ny loggliste. Hvis organisasjonen vil bruke flere arbeidsflyter, vil du kanskje opprette en loggliste for hver arbeidsflyt.

5. I delen Startalternativer angir du hvordan, når eller av hvem en arbeidsflyt kan startes.

   Hvis du vil bruke denne godkjenningsarbeidsflyten til å administrere innholdsgodkjenning for et bibliotek, velger du merket for Start denne arbeidsflyten for å godkjenne publisering av en hovedversjon av et element. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker en arbeidsflyt til å administrere innholdsgodkjenning, kan du se bruke en arbeidsflyt til å administrere innholdsgodkjenning for et bibliotek.

   Obs!: 

   • Noen alternativer er kanskje ikke tilgjengelige hvis de ikke støttes av arbeidsflytmalen du valgte.

   • Alternativet Start denne arbeidsflyten for å godkjenne publisering av en hovedversjon av et element er bare tilgjengelig hvis det er aktivert støtte for versjonskontroll av hovedversjoner og underordnede versjoner for biblioteket og hvis arbeidsflytmalen du valgte, kan brukes til innholdsgodkjenning.

6. Hvis du legger til denne arbeidsflyten i en innholdstype for område, angir du om du vil legge til arbeidsflyten i alle innholdstyper som arver egenskaper fra denne innholdstypen, under Oppdater innholdstyper for liste og område.

   Obs!: Delen Oppdater innholdstyper for liste og område vises bare for innholdstyper for område på siden Legg til en arbeidsflyt.

7. Klikk Neste.

8. Velg ønskede alternativer på siden Tilpass arbeidsflyt for å angi hvordan oppgaver skal rutes, standard startverdier for arbeidsflyten, hvordan arbeidsflyten skal fullføres, og hvilke handlinger som skal utføres når arbeidsflyten er fullført uten feil.

   Velg alternativer i delene som er beskrevet nedenfor. Du trenger ikke angi alternativer i alle delene.

   Arbeidsflytoppgaver

   Hvis du vil	Gjør du følgende
   Tilordne oppgaver til alle deltakerne samtidig (parallell arbeidsflyt).	Velg Alle deltakere samtidig (parallelt).
   Tilordne oppgaver til én deltaker om gangen (seriell arbeidsflyt). Når du bruker en seriell arbeidsflyt, må hver deltaker fullføre sin oppgave før neste deltaker mottar en oppgave.	Velg Én deltaker om gangen (serielt).
   Tillate at arbeidsflytdeltakere tilordner sine oppgaver til andre.	Merk av for Tilordne oppgaven til en annen person.
   Tillate at arbeidsflytdeltakere kan be om endringer i dokumentet eller elementet som skal godkjennes, før de fullfører en oppgave.	Merk av for Ber om en endring før oppgaven fullføres.

   Standard startverdier for arbeidsflyt

   Hvis du vil	Gjør du følgende
   Angi en standardliste med deltakere for alle forekomster av denne arbeidsflyten.	Skriv inn navnene på personene du vil skal delta når denne arbeidsflyten startes, eller klikk Godkjennere for å velge personer eller grupper fra katalogtjenesten. Obs!: Hvis du har konfigurert denne arbeidsflyten som en seriell arbeidsflyt, legger du til navnene på arbeidsflytdeltakerne i den rekkefølgen du vil at oppgavene skal tilordnes i.
   Tilordne en enkelt oppgave til grupper.	Merk av for Tilordne en enkelt oppgave til hver gruppe som er angitt. (Ikke utvid grupper.). Velg dette alternativet hvis du har tenkt å angi grupper som arbeidsflytdeltakere, og du bare vil at det skal tilordnes én oppgave til gruppen i stedet for enkeltstående oppgaver til hvert gruppemedlem.
   Tillate at personer som starter arbeidsflyten, kan endre eller legge til deltakere.	Merk av for Tillat endringer i deltakerlisten når denne arbeidsflyten er startet. Dette alternativet er aktivert som standard. Hvis du vil forhindre at personer som starter arbeidsflyten, kan endre eller legge til deltakere, fjerner du merket for dette alternativet.
   Angi en standardmelding som vises med hver oppgave.	Skriv inn en melding eller instruksjoner i tekstboksen.
   Angi en forfallsdato for parallelle arbeidsflyter.	Skriv inn eller velg en dato under Oppgaver forfaller (parallelt).
   Angi hvor lang tid deltakere i serielle arbeidsflyter skal ha på å fullføre arbeidsflytoppgaver.	Skriv inn et tall under Gi hver enkelt person følgende tid til å fullføre oppgaven (serielt), og velg deretter Dag(er) eller Uke(r) som tidsintervall.
   Angi en liste med personer som skal motta varsler (ikke oppgavetilordninger) når en arbeidsflyt startes.	Skriv inn navnene på personene som skal varsles, under Varsle andre, eller klikk Kopi for å velge personer eller grupper fra katalogtjenesten.

   Fullfør arbeidsflyten

   Hvis du vil	Gjør du følgende
   Angi at en parallell arbeidsflyt er fullført når et bestemt antall deltakere har fullført sine oppgaver.	Merk av for Følgende antall oppgaver er fullført, og skriv deretter inn et tall. Obs!: Dette alternativet er ikke tilgjengelig for serielle arbeidsflyter.
   Angi at en arbeidsflyt er fullført når dokumentet eller elementet avvises.	Merk av for Dokumentet er avvist.
   Angi at en arbeidsflyt er fullført når dokumentet eller elementet endres.	Merk av for Dokumentet er endret.

   Aktiviteter etter at arbeidsflyten

   Hvis du vil

   Gjør du følgende

   Oppdatere godkjenningsstatusen for et dokument eller element når arbeidsflyten er fullført

   Merk av for Oppdater godkjenningsstatusen (bruk denne arbeidsflyten til å styre innholdsgodkjenning). Hvis du bruker denne godkjenningsarbeidsflyten til å administrere innholdsgodkjenning (endring) for et bibliotek og du merket av for Start denne arbeidsflyten for å godkjenne publisering av en hovedversjon av et element på siden Legg til en arbeidsflyt, er dette alternativet som standard aktivert. Hvis du ikke merket av for Start denne arbeidsflyten for å godkjenne publisering av en hovedversjon av et elementpå siden Legg til en arbeidsflyt, fordi du ikke vil at denne arbeidsflyten skal være standardarbeidsflyt for innholdsgodkjenning for et bibliotek, kan du merke av for Oppdater godkjenningsstatusen (bruk denne arbeidsflyten til å styre innholdsgodkjenning)for å gjøre denne arbeidsflyten til en sekundær arbeidsflyt for innholdsgodkjenning som bestemte brukere kan starte manuelt.

9. Klikk OK.

Til toppen av siden

Starte en godkjenningsarbeidsflyt for et dokument eller element

Du kan starte en godkjenningsarbeidsflyt manuelt for et dokument eller element direkte fra listen eller biblioteket den er lagret i. Hvilke alternativer du har tilgang til når du starter arbeidsflyten, kan variere avhengig av hvordan arbeidsflyten ble tilpasset da den ble lagt til listen, biblioteket eller innholdstypen for elementet. Du må minst ha tillatelsen Rediger elementer for å starte en arbeidsflyt. I noen tilfeller må du også ha tillatelsen Administrere lister for å starte en arbeidsflyt for et dokument eller en liste.

1. Hvis listen eller biblioteket ikke allerede er åpnet, klikker du navnet på Hurtigstart.

   Hvis navnet på listen eller biblioteket ikke vises, klikker du Vis alt områdeinnhold, og deretter klikker du navnet på listen eller biblioteket.

2. Merk navnet på dokumentet eller elementet du vil starte en arbeidsflyt for, klikk pilen som vises, og klikk deretter Arbeidsflyter.

3. Klikk navnet på godkjenningsarbeidsflyten du vil starte, under Start en ny arbeidsflyt.

4. Skriv inn navnene på personene du vil skal godkjenne dokumentet eller elementet, på Godkjennere-linjen, eller klikk Godkjennere for å velge personer eller grupper fra katalogtjenesten.

   Obs!: Hvis arbeidsflyten er en seriell arbeidsflyt, skriver du inn eller velger navnene på arbeidsflytdeltakerne i den rekkefølgen du vil at oppgavene skal tilordnes.

5. Hvis du tar med grupper som arbeidsflytdeltakere, merker du av for Tilordne en enkelt oppgave til hver gruppe som er angitt. (Ikke utvid grupper.) hvis du bare vil at det skal tilordnes ett oppgavevarsel til gruppen i stedet for oppgavevarsler til hvert enkelt gruppemedlem.

6. Hvis du vil ta med en melding eller bestemte oppgaveinstruksjoner, skriver du inn denne informasjonen i tekstboksen under Skriv inn en melding som skal følge med forespørselen.

7. Gjør ett av følgende under Forfallsdato for å angi når oppgaven skal være fullført:

   • For serielle arbeidsflyter skriver du inn et tall, og deretter velger du Dag(er) eller Uke(r) som tidsintervall.

   • For parallelle arbeidsflyter skriver du inn eller velger en dato under Oppgaver forfaller.

   • Hvis du vil at andre personer skal motta varsler (ikke oppgavetilordninger) når arbeidsflyten startes, skriver du inn navnene deres på Kopi-linjen eller klikker Kopi for å velge personer og grupper fra katalogtjenesten.

8. Klikk Start.

Til toppen av siden

Fullføre en oppgave i en godkjenningsarbeidsflyt

Deltakere i en godkjenningsarbeidsflyt kan fullføre sine arbeidsflytoppgaver fra listen eller biblioteket der elementet eller dokumentet er plassert, eller direkte fra visse programmer som er en del av 2007 Office-utgivelse. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du fullfører en arbeidsflytoppgave i et klientprogram, se Hjelp for det aktuelle programmet.