Office
Logg på

Bruke en arbeidsflyt med tre statuser

Obs!:  Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.

Arbeidsflyten med tre statuser er utformet til å spore statusen for et listeelement gjennom tre statuser (faser). Den kan brukes til å behandle forretningsprosesser som krever at organisasjoner sporer et stort antall problemer eller elementer, for eksempel kundestøtteproblemer, salgsmuligheter eller prosjektoppgaver.

I denne artikkelen

Hvordan fungerer arbeidsflyten med tre statuser?

Konfigurere en liste for bruk med en arbeidsflyt med tre statuser

Legge til en arbeidsflyt med tre statuser i en liste

Starte en arbeidsflyt med tre statuser for et element

Fullføre en arbeidsflytoppgave i en arbeidsflyt med tre statuser

Hvordan fungerer arbeidsflyten med tre statuser?

Arbeidsflyten med tre statuser støtter forretningsprosesser som krever at organisasjoner sporer statusen for et problem eller element gjennom tre ulike statuser og to overganger mellom statusene. For hver overgang mellom statusene tilordner arbeidsflyten en oppgave til en person og sender et e-postvarsel til den personen om oppgaven. Når oppgaven er fullført, oppdaterer arbeidsflyten statusen for elementet, og prosessen går videre til neste status. Arbeidsflyten med tre statuser er utformet til å fungere med listemalen Problemsporing, men den kan brukes med alle lister som er konfigurert til å inneholde en Valg-kolonne med tre eller flere verdier. Verdiene i denne Valg-kolonnen fungerer som statusene arbeidsflyten sporer.

Arbeidsflyten med tre statuser kan brukes til å behandle forretningsprosesser som krever at organisasjoner sporer et stort antall problemer eller elementer, for eksempel kundestøtteproblemer, salgsmuligheter eller prosjektoppgaver. Ansatte i et lite arrangørfirma kan for eksempel bruke en problemsporingsliste og en tilpasset arbeidsflyt med tre statuser til å behandle mange oppgaver som har tilknytning til typer arrangementer de planlegger. Arbeidsflyten med tre statuser sporer arrangementsplanleggingsoppgaver gjennom tre statuser: Aktiv, Klar til gjennomgang og Fullført. Alle oppgavene i forbindelse med arrangementsforberedelser som har tilknytning til et bestemt arrangement, er samlet i en problemsporingsliste som ble opprettet for det arrangementet og merket som Aktiv. Arrangementets koordinator tilordner individuelle oppgaver til sine gruppemedlemmer, og starter deretter arbeidsflyten med tre statuser på disse elementene for å igangsette arbeidet med arrangementsoppgaven.

Når arbeidsflyten starter, opprettes det en oppgave for den valgte personen. Når et gruppemedlem mottar en oppgave, utføres arbeidet som kreves for å fullføre oppgaven. Dette kan være arbeid som skjer utenfor listen eller området der problemsporingslisten befinner seg. Hvis et gruppemedlem for eksempel mottar en arbeidsflytoppgave om å utvikle en cateringplan, kontakter han eller hun et cateringfirma og samarbeider med firmaet om selve planen. Når et ferdig utkast til cateringplanen er ferdig, merkes arbeidsflytoppgaven som fullført. På dette stadiet oppdateres statusen for arrangementsoppgaven i problemsporingslisten fra Aktiv til Klar til gjennomgang, og det opprettes en ny oppgave for arrangementskoordinatoren for gjennomgang av cateringplanen. Etter at arrangementskoordinatoren har gått gjennom cateringplanen og godkjent den, merkes arbeidsflytoppgaven som fullført, og oppgavens status oppdateres fra Klar til gjennomgang til Fullført.

En arbeidsflytdeltaker kan fullføre en arbeidsflytoppgave i en arbeidsflyt med tre statuser på to forskjellige måter. Deltakeren kan redigere arbeidsflytoppgaven for å merke den som fullført, eller deltakeren kan endre arbeidsflytelementets status i listen (hvis deltakeren har tillatelse til å endre listen). Hvis en deltaker oppdaterer arbeidsflytelementets status manuelt i listen, er arbeidsflytoppgaven fullført. Hvis deltakeren redigerer arbeidsflytoppgaven for å merke den som fullført, oppdateres arbeidsflytelementets status i listen til Fullført.

Handlingene i arbeidsflyten med tre statuser i dette eksemplet følger følgende fremgangsmåte:

Flytdiagram for eksempel på en arbeidsflyt med tre statuser

Til toppen av siden

Konfigurere en liste for å bruke arbeidsflyten med tre statuser

Før du kan bruke arbeidsflyten med tre statuser, må du konfigurere en liste for bruk sammen med arbeidsflyten. Denne listen må inneholde elementene du planlegger å spore eller behandle ved hjelp av arbeidsflyten. Listemalen Problemsporing er utformet til å fungere med arbeidsflyten med tre statuser, men du kan også opprette en egendefinert liste for bruk med disse arbeidsflytene. Hvis du oppretter en egendefinert liste for bruk med arbeidsflyten med tre statuser, må du sørge for at listen inneholder minst én Valg-kolonne som inkluderer tre eller flere verdier. Når du konfigurerer en arbeidsflyt med tre statuser i listen, må du angi Valg-kolonnen som innholder statusverdiene som arbeidsflyten skal spore.

Opprette en problemsporingsliste for bruk med en arbeidsflyt med tre statuser

Som standard kan du bruke en arbeidsflyt med tre statuser med alle lister du oppretter fra listemalen Problemsporing.

  1. Klikk Vis alt områdeinnhold, og klikk deretter Opprett på siden Alt områdeinnhold.

    I de fleste tilfeller kan du bruke Nettstedshandlinger-menyen Knappesymbol i stedet for å fullføre dette trinnet.

  1. Klikk Problemsporing under Sporing.

    1. Skriv inn et navn for listen i navn-boksen. Navnet på kreves.

      Navnet vises øverst på listesiden, blir en del av webadressen for listesiden, og vises i navigasjonselementer som hjelper brukere å finne og åpne listen.

  2. Skriv inn en beskrivelse av formålet med listen i Beskrivelse-boksen. Beskrivelsen er valgfri.

  3. Hvis du vil legge til en kobling til denne listen på hurtigstartlinjen, klikker du Ja under Navigasjon.

  4. Klikk Opprett.

Opprette en egendefinert liste for bruk med en arbeidsflyt med tre statuser

Du kan opprette en egendefinert liste for bruk med arbeidsflyten med tre statuser ved å legge til minst én Valg-kolonne som inneholder statusverdiene som arbeidsflyten skal spore.

  1. Klikk Vis alt områdeinnhold, og klikk deretter Opprett på siden Alt områdeinnhold.

    I de fleste tilfeller kan du bruke Nettstedshandlinger-menyen Knappesymbol i stedet for å fullføre dette trinnet.

  1. Klikk Egendefinert liste under Egendefinerte lister.

    1. Skriv inn et navn for listen i navn-boksen. Navnet på kreves.

      Navnet vises øverst på listesiden, blir en del av webadressen for listesiden, og vises i navigasjonselementer som hjelper brukere å finne og åpne listen.

  2. Skriv inn en beskrivelse av formålet med listen i Beskrivelse-boksen. Beskrivelsen er valgfri.

  3. Hvis du vil legge til en kobling til denne listen på hurtigstartlinjen, klikker du Ja under Navigasjon.

  4. Klikk Opprett.

Tilpasse en egendefinert liste for bruk med en arbeidsflyt med tre statuser

  1. Hvis listen ikke allerede er åpen, klikker du navnet på hurtigstartlinjen.

    Hvis navnet på listen ikke vises, klikker du Vis alt områdeinnhold, og deretter klikker du navnet på listen.

  2. Klikk ListeinnstillingerInnstillinger-menyen Innstillinger-meny .

  3. Klikk Opprett kolonne under Kolonner.

  4. Skriv inn navnet på kolonnen du vil bruke til å angi statusverdiene for arbeidsflyten, i Navn og type-delen under Kolonnenavn.

  5. Merk av for Valg (meny å velge på) under Informasjonstypen i denne kolonnen er.

  6. Skriv inn en valgfri beskrivelse for kolonnen i delen Flere kolonneinnstillinger under Beskrivelse.

  7. Klikk Ja under Krev at denne kolonnen inneholder informasjon.

  8. Skriv inn tre eller flere verdier du vil bruke for denne kolonnen, i listen under Skriv inn hvert valg på en separat linje.

    Disse verdiene blir statusene for arbeidsflyten.

  9. Velg enten Rullegardinmeny eller Alternativknapper under Vis alternativer med.

  10. Klikk Nei under Tillat utfyllingsalternativer.

  11. Angi om du vil bruke en bestemt standardverdi for denne kolonnen, eller om du vil legge til standardverdien i standardvisningen for listen.

  12. Klikk OK.

Til toppen av siden

Legge til en arbeidsflyt med tre statuser i en liste

Du må legge til en arbeidsflyt med tre statuser i en liste før du kan bruke den på elementer i den listen. Når du legger til en arbeidsflyt med tre statuser i en liste, må du angi hvilken kolonne i listen som skal inneholde statusverdiene du vil at arbeidsflyten skal spore. Du må også angi informasjon om hva du vil skal skje i hver fase av arbeidsflyten. Du kan for eksempel angi personene du tilordner oppgaver til, og detaljene i e-postvarsler som oppgavemottakere får.

Du må ha tillatelsen Behandle lister for å legge til en arbeidsflyt i en liste.

  1. Åpne listen du vil legge til arbeidsflyten med tre statuser i.

    1. Klikk ListeinnstillingerInnstillinger-menyen Innstillinger-meny , eller klikk innstillinger for typen bibliotek du åpner.

      Hvis du for eksempel åpner et dokumentbibliotek, klikker du Innstillinger for dokumentbibliotek.

  2. Klikk Arbeidsflytinnstillinger under Tillatelser og behandling.

    Hvis arbeidsflyter allerede er lagt til i listen, biblioteket eller innholdstypen, fører dette trinnet deg direkte til siden Endre arbeidsflytinnstillinger, og du må klikke Legg til en arbeidsflyt for å gå til siden Legg til en arbeidsflyt. Hvis ingen arbeidsflyter er lagt til i listen, biblioteket eller innholdstypen, fører dette trinnet deg direkte til siden Legg til en arbeidsflyt.

  3. Klikk Legg til en arbeidsflyt på siden Endre arbeidsflytinnstillinger.

  4. Klikk Tre statuser i Arbeidsflyt-delen under Velg en arbeidsflytmal på siden Legg til en arbeidsflyt.

  5. Skriv inn et unikt navn på arbeidsflyten i Navn-delen.

  6. Angi en oppgaveliste du vil bruke i arbeidsflyten, i Oppgaveliste-delen.

    • Du kan bruke standard Oppgaver-liste, eller du kan opprette en ny liste. Hvis du bruker standard Oppgaver-liste, kan arbeidsflytdeltakere finne og vise sine arbeidsflytoppgaver enkelt ved å bruke Mine oppgaver-visningen av Oppgaver-listen.

    • Opprett en ny oppgaveliste hvis oppgavene for denne arbeidsflyten avslører sensitive eller konfidensielle data du vil holde atskilt fra den generelle oppgavelisten.

    • Opprett en ny oppgaveliste hvis organisasjonen vil ha flere arbeidsflyter eller hvis arbeidsflyter skal inneholde flere oppgaver. I dette tilfellet vil du kanskje opprette en oppgaveliste for hver arbeidsflyt.

  7. Velg en loggliste du vil bruke i denne arbeidsflyten, i Loggliste-delen. Logglisten viser alle hendelsene som forekommer i løpet av hver forekomst av arbeidsflyten.

    Du kan bruke standard loggliste, eller du kan opprette en ny loggliste. Hvis organisasjonen vil bruke flere arbeidsflyter, vil du kanskje opprette en loggliste for hver arbeidsflyt.

  8. Gjør ett av følgende i Startalternativer-delen:

    • Hvis du vil tillate at arbeidsflyten starter manuelt, merker du av for Tillat at denne arbeidsflyten startes manuelt av en godkjent bruker med tillatelse til å redigere elementer.. Merk av for Krev Behandle listetillatelser for å starte arbeidsflyten. hvis du vil kreve flere tillatelser for å starte arbeidsflyten.

    • Hvis du vil at arbeidsflyten skal starte automatisk når nye elementer opprettes, merker du av for Start denne arbeidsflyten når et nytt element opprettes.

  9. Klikk Neste.

  10. Velg Valg-kolonnen i delen Status for arbeidsflyter under Velg et alternativfelt fra listen som inneholder verdiene du vil bruke for statusene i arbeidsflyten, og velg deretter kolonneverdiene du vil bruke for Første status, Mellomste status og Endelig status for arbeidsflyten.

  11. Angi følgende informasjon i de to delene Angi hva du vil skal skje når en arbeidsflyt startes (alternativer for den første oppgaven i arbeidsflyten) og Angi hva du vil skal skje når en arbeidsflyt endres til mellomstatusen (alternativer for den andre oppgaven i arbeidsflyten):

    Oppgavedetaljer

Oppgavetittel:

Skriv inn informasjon du vil inkludere i oppgavetittelen. Hvis du merker av for Inkluder listefelt, legges tittelinformasjonen for listeelementet til i den egendefinerte meldingen.

Oppgavebeskrivelse:

Skriv inn informasjon du vil inkludere i beskrivelsen av oppgaven. Hvis du merker av for Inkluder listefelt, legges tittelinformasjonen for listeelementet til i den egendefinerte meldingen. Hvis du merker av for Sett inn kobling til listeelement, inkluderes det en kobling til listeelementet i beskrivelsen.

Forfallsdato for oppgave:

Hvis du vil angi en forfallsdato for oppgaven, merker du av for Inkluder listefelt, og deretter velger du datokolonnen fra listen som inneholder informasjon om forfallsdatoen du vil bruke.

Oppgave tilordnet til:

Du kan tilordne oppgaven til en person som er angitt i listen, ved å klikke Inkluder listefelt. Deretter velger du kolonnen fra listen som inneholder brukerinformasjonen du vil bruke. Når denne arbeidsflyten startes, tilordnes den første oppgaven til personen som har et navn som vises i kolonnen for arbeidsflytelementet.

Tilordne denne oppgaven i alle forekomster av denne arbeidsflyten til en person angir du, klikker du Egendefinert og deretter skriver du inn eller velg navnet på personen du vil tilordne oppgaven.

Detaljer om e-postmelding

Merk av for Send e-postmelding hvis du vil at arbeidsflytdeltakerne skal motta e-postvarsler om arbeidsflytoppgavene.

Hvis du vil sørge for at arbeidsflytdeltakere mottar e-postvarsler og -påminnelser om sine arbeidsflytoppgaver etter at arbeidsflyter er startet, sjekker du med serveradministratoren for å bekrefte at e-post er aktivert for området.

Til

Skriv inn navnet på personen du vil sende et e-postvarsel til om arbeidsflytoppgaven. Merk av for Inkluder oppgave tilordnet til hvis du vil sende e-postvarslet til oppgaveeieren.

Emne

Skriv inn emnelinjen du vil bruke for e-postvarslet. Merk av for Bruk oppgavetittel hvis du vil legge til oppgavetittelen i emnelinjen i e-postmeldingen.

Informasjon

Skriv inn informasjonen du vil skal vises, i hoveddelen av e-postvarslet. Merk av for Sett inn kobling til listeelement hvis du vil inkludere en kobling til listeelementet i meldingen.

  1. Klikk OK.

Til toppen av siden

Starte en arbeidsflyt med tre statuser for et element

En arbeidsflyt med tre statuser må første legges til i en liste for å gjøre den tilgjengelig for bruk på elementer i den listen.

En arbeidsflyt med tre statuser kan konfigureres til å starte automatisk når nye elementer legges til i en liste, eller den kan konfigureres for å tillate at brukere med bestemte tillatelser kan starte arbeidsflyten manuelt. Noen arbeidsflyter tillater begge alternativer. Du kan starte en arbeidsflyt med tre statuser manuelt i et listeelement hvis du har tillatelsen Rediger elementer for listen. Noen arbeidsflyter krever kanskje at du har tillatelsen Behandle lister.

Hvis du vil sørge for at arbeidsflytdeltakere mottar e-postvarsler og -påminnelser om sine arbeidsflytoppgaver etter at du starter en arbeidsflyt, sjekker du med serveradministratoren for å bekrefte at e-post er aktivert for området.

  1. Åpne listen som inneholder elementet du vil bruke til å starte en arbeidsflyt med tre statuser.

  2. Merk elementet du vil starte en arbeidsflyt for, klikk pilen som vises, og klikk deretter Arbeidsflyter.

    Obs!: Kommandoen Arbeidsflyter er tilgjengelig bare når elementer finnes i en liste eller et bibliotek som har minst én arbeidsflyt tilknyttet.

  3. Klikk navnet på arbeidsflyten med tre statuser du vil starte, under Start en ny arbeidsflyt.

    Arbeidsflyten starter umiddelbart.

Til toppen av siden

Fullføre en arbeidsflytoppgave i en arbeidsflyt med tre statuser

Når du skal fullføre en arbeidsflytoppgave i en arbeidsflyt med tre statuser, må du ha minst tillatelsen Rediger elementer for oppgavelistene der arbeidsflytoppgavene er registrert.

  1. Åpne oppgavelisten for området, og velg deretter Mine oppgaverVis-menyen til å finne frem til arbeidsflytoppgaven.

    Obs!: Hvis arbeidsflyten ikke bruker standardlisten Oppgaver, kan det være at arbeidsflytoppgaven ikke vises i listen Oppgaver. Gå til listen eller biblioteket arbeidsflytelementet er lagret i, for å finne frem til arbeidsflytoppgaven din. Pek på navnet på oppgaven du vil fullføre, klikk pilen som vises, og klikk deretter Arbeidsflyter. Klikk navnet på arbeidsflyten du deltar i, under Arbeidsflyter som kjører på Arbeidsflytstatus-siden. Finn frem til arbeidsflytoppgaven under Oppgaver.

  2. Pek på navnet på oppgaven du vil fullføre, klikk pilen som vises, og klikk deretter Rediger element.

  3. I skjemaet som vises, skriver eller velger du informasjonen som kreves for å få fullført oppgaven.

Til toppen av siden

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×