Det finnes flere handlinger du må gjøre for å holde kontaktlisten oppdatert. Denne artikkelen hjelper deg med å organisere kontaktene dine slik at du enkelt kan finne personene du trenger å ta kontakt med.
Hva ønsker du å gjøre?
Søke etter personer på intranettet
Søkeboksen er plassert i kontaktlisten, under Kontakter-ikonet og i Telefon visning under Telefon-ikonet. Du kan søke etter navnene på personer eller en kompetanse (stilling), og deretter legge dem til i kontaktlisten, for eksempel.
-
Skriv inn et navn, et e-postalias eller et telefonnummer i søkeboksen. Du kan også skrive inn navnet på en distribusjonsgruppe eller et alias. Kommunikasjonsprogramvaren for Microsoft Lync 2010 viser resultatene mens du skriver. Hvis mer enn én kontakt eller gruppe dukker opp, vises den som er i kontaktlisten øverst i listen. Alle kontakter og ikke-kontakter har en loddrett statuslinje til venstre for personens bilde, og angir tilstedeværelse, for eksempel Tilgjengelig, Frakoblet og Opptatt.
-
Hvis firmaet bruker Microsoft SharePoint-tjenester, vises navn- og kompetanseknappene under søkeboksen. Du kan søke ved hjelp av et nøkkelord, for eksempel stilling eller fagområde. Klikk Kompetanse for å se andre med lignende fagområder eller stillingstitler. Klikk X i søkeboksen for å gå tilbake til kontaktlisten.
Legge til en kontakt
Det forrige emnet angir at du kan søke etter en person ved hjelp av et navn, e-postalias eller et telefonnummer. For denne prosedyren skal vi bruke som et eksempel, et søk etter navn. Så når du har fullført søket, vises en liste over personer som har navn som samsvarer med søket. På personens kontaktkort kan du bruke valget Legg til i kontaktliste eller Legg til .
-
Bla gjennom listen over søkereturer til du kommer til personen du vil legge til i kontaktlisten. Høyreklikk på personens kontaktkort, og klikk deretter Legg til i kontaktlisten. Du kan også klikke pil ned på Legg til-knappen .
-
Hvis du har konfigurert grupper eller kategorier med kontakter, vises en liste over disse gruppene. Velg en kontaktgruppe der kontakten skal plasseres.
-
Hvis du ikke har konfigurert noen grupper, men vil, klikker du Legg til i ny gruppe, og deretter skriver du inn navnet på den nye gruppen du vil opprette.
Tips!: Skriv inn personens fulle navn (eller det meste av det) i søkeboksen, fordi hvis du bare skriver inn et fornavn, spesielt et vanlig brukt navn, får du flere returer. Hvis firmaet har konfigurert en grense for hvor mange personer som vises, må du begrense søket og utføre søket på nytt hvis kontakten du vil ha, ikke var oppført.
Du kan legge til maksimalt 1000 kontakter som standard. Det faktiske nummeret angis av kundestøtteteamet, så kontakt dem for informasjon hvis dette nummeret ikke er gjort tilgjengelig for deg.
Til toppen av siden
Velg flere kontakter
Noen ganger er det mer effektivt å velge flere kontakter om gangen. Et eksempel er når du setter sammen en møteinvitasjon.
-
Hvis du vil merke flere kontakter som ikke er tilstøtende, trykker og holder du nede CTRL mens du klikker dem.
-
For tilstøtende kontakter trykker og holder du nede SKIFT mens du klikker, eller bruker piltastene til å velge.
Legge til personer utenfor firmaet i kontaktlisten
Lync 2010 kan vise informasjon om tilstedeværelse for kontakter som bruker e-posttjenester, for eksempel Windows Live-nettverk av Internett-tjenester (inkludert MSN og Hotmail), AOL® og Yahoo!®, og som er koblet til Lync. Brukere i organisasjonsforbund (brukere som er utenfor firmaet) kan utføre aktiviteter som å dele informasjon om tilstedeværelse, foreta Lync-anrop og holde videokonferanser.
-
Åpne Lync, og skriv inn e-postadressen til personen du vil legge til i kontaktlisten, i søkeboksen.
-
Klikk Legg til-knappen i kontaktkortet som vises.
-
Velg en kontaktgruppe der kontakten skal plasseres. Du kan også opprette en ny gruppe på dette tidspunktet ved å skrive inn navnet ved siden av Ny gruppe-feltet .
Noen brukere har en e-postkonto med en tjeneste som ikke er i forbund med Lync. Selv om du kan legge til disse brukerne i kontaktlisten på samme måte som du legger til brukere i forbund, vil du ikke se tilstedeværelsesinformasjon for dem.
Andre brukere logger seg på et organisasjonsbasert nettsted ved hjelp av bruker-ID-en (e-postadressen) som ikke er i organisasjonsforbundet. Hvis dette er tilfelle, bruker du formatet user(unfederated.com)@federatedcompany.com- for eksempel MrContoso(gmail.com)@msn.com.--når du legger til kontakten. Hvis du bruker dette formatet, sikrer du at hans eller hennes tilstedeværelse vises i Lync.
Opprett en ny gruppe
Når du har funnet kontaktene du vil bruke, kan du legge dem til i en kontaktgruppe, slik at du enkelt kan finne dem neste gang. Ofte brukte kontakter fylles ofte ut i Lync basert på de ti kontaktene du oftest har samtaler med. Du kan også «feste» de viktigste kontaktene øverst i gruppen for å få rask tilgang. Lync forhåndsutfyller den festede listen med gruppemedlemmene.
Feste eller løsne en hyppig kontakt til toppen av en gruppe
Hvis du vil feste eller løsne en hyppig kontakt, gjør du ett av følgende.
-
Åpne Lync, og høyreklikk personen i kontaktlisten, og klikk deretter Fest til ofte brukte kontakter.
-
Hvis du vil løsne en kontakt, høyreklikker du, og deretter klikker du Løsne fra Ofte brukte kontakter.
Opprette en kontaktgruppe
Når du oppretter en gruppe i Lync, kalles den en kontaktgruppe fordi den organiserer kontaktene dine i grupper som gir mening for deg. Du kan sende direktemeldinger til dem, sende dem e-post og sette opp møter med dem.
Du har kanskje hørt om Microsoft 365 grupper. En Microsoft 365 gruppe er et delt arbeidsområde for e-post, samtaler, filer og kalenderhendelser der gruppemedlemmer kan samarbeide og raskt få ting gjort. Du kan ikke opprette en Microsoft 365 gruppe fra Lync. Se Finn ut mer om Office 365 grupper for mer informasjon.
-
Åpne Lync, og høyreklikk et gruppenavn (for eksempel Ofte brukte kontakter), klikk Opprett ny gruppe i kontaktlisten, og gi gruppen et navn.
-
Hvis du vil legge til personer i den nye gruppen, søker du etter en kontakt, peker på kontaktnavnet i søkeresultatene og klikker deretter plusstegnet (+). Du kan også høyreklikke kontakten i søkeresultatene, klikke Legg til i kontaktlisten og deretter klikke gruppenavnet.
Obs!: Når du oppretter den første kontaktgruppen, opprettes det også automatisk en gruppe for deg som heter Andre kontakter. Du kan tilordne til denne gruppen nye kontakter som ikke krever mer spesifikke gruppemedlemskap.
Slette eller fjerne en gruppe
Slik sletter du en gruppe du har opprettet:
-
Velg Grupper fra visningsområdet over kontaktlisten. (Hvis det merkede området ikke vises, klikker du pil ned rett under søkefeltet for å vise knappene Grupper, Status og Relasjon.)
-
Høyreklikk navnet på gruppen du vil slette, og velg deretter Slett gruppe fra rullegardinmenyen.
Obs!: Gruppene Ofte brukte kontakter og Andre kontakter genereres automatisk og kan derfor ikke slettes.
Gi nytt navn til en gruppe
Slik gir du nytt navn til en gruppe:
-
Høyreklikk gruppenavnet i kontaktlisten, velg Gi nytt navn til gruppe, og skriv deretter inn det nye gruppenavnet.
Sortere og vise kontaktene dine
Du kan sortere kontaktene i henhold til ulike kategorier (status, gruppemedlemskap og fortrolighetsforhold), og du kan velge hvordan du vil vise de individuelle kontaktoppføringene.
Sortere kontakter i kontaktlisten
-
Hvis du vil ordne kontaktene slik at de som er pålogget vises øverst i listen, klikker du Status. Nettkontaktene vises øverst, etterfulgt av de som har statusen Borte, Ukjent og Utilgjengelig.
-
Hvis du vil vise kontaktene i henhold til gruppene de er medlemmer av (inkludert standardgruppene Ofte brukte kontakter og Andre kontakter og eventuelle grupper du har opprettet), klikker du Grupper.
-
Hvis du vil sortere kontaktene etter fortrolighetsforholdet, klikker du Relasjon. (Hvis du vil se forklaringer på hva relasjonene er, høyreklikker du en kontakt og peker deretter på Endre fortrolighetsforhold.)
Endre utseendet på enkeltoppføringer i kontaktlisten
-
Klikk pilen ved siden av Visningsalternativer-knappen under søkeboksen for å vise Oppsettalternativer-menyen .
Avhengig av hvordan du har sortert kontaktene dine, vises ulike alternativer i menyen. Du kan for eksempel velge å vise «egendefinerte navn» i motsetning til e-postnavn eller statusdetaljer, i motsetning til bare navn. Hvis firmaet har aktivert visning av kontaktbilder i kontaktlisten, kan du velge om du vil vise bilder, noe som bestemmer hvor mange kontakter som passer i vinduet. (Hvis du ikke viser bilder, er valget mellom bare navn, på én linje eller navn og detaljer, på en annen linje.)
Obs!: Du kan også deaktivere bilder overalt i Lync ved å klikke Mitt bilde i dialogboksen Lync – Alternativer . Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Angi bildealternativer.
Endre måten Lync viser kontakter på
-
Klikk Visningsalternativer-knappen under søkeboksen i kontaktlisten for å bytte mellom én og to linjer med informasjon per kontakt. Hvis firmaet bruker kontaktbilder, viser en visning med to linjer bildene.
-
Hvis du vil ha flere valg, klikker du pil ned ved siden av Visningsalternativer for å åpne Oppsettalternativer-menyen .
Vis kontakter etter fortrolighetsforhold (tidligere kalt tilgangsnivå)
-
Klikk Relasjon-knappen under søkeboksen i kontaktlisten.
Hvis du vil forstå hvilken tilstedeværelsesinformasjon som vises for hvert fortrolighetsforhold, kan du se Kontrollere tilgangen til tilgjengelighetsinformasjonen.
Flytte, kopiere og fjerne kontakter
Gjør følgende i kontaktlisten for å flytte, kopiere og fjerne eller slette kontakter.
-
Hvis du vil flytte en kontakt til en annen gruppe, høyreklikker du kontakten, peker på Flytt kontakt til og klikker gruppen du vil bruke.
-
Hvis du vil kopiere kontakten til en annen gruppe, høyreklikker du kontakten, klikker Kopier kontakt til og klikker deretter gruppen du vil bruke.
-
Hvis du vil fjerne kontakten fra gruppen, høyreklikker du kontakten og klikker deretter Fjern fra gruppe.
-
Hvis du vil fjerne kontakten fullstendig, høyreklikker du kontakten, og deretter klikker du Fjern fra kontaktlisten.
Viktig!: Når du fjerner en kontakt fra én gruppe, fjernes kontakten fullstendig fra kontaktlisten med mindre vedkommende fremdeles har medlemskap i en annen av gruppene dine.
Viktig!: Avhengig av hvordan du viser kontakter (etter gruppe, status eller relasjon), er flytte- og kopieringsfunksjonene forskjellige. Vær oppmerksom på at å dra kontakter mellom grupper for fortrolighetsforhold endrer fortrolighetsforholdet for kontakten.
Obs!: Kontaktlisten kan ikke eksporteres til eller kopieres av andre Lync-brukere. Hver persons kontaktliste vil være forskjellig fordi alle har unike relasjoner, personvernkrav og kommunikasjonsinnstillinger. En enkel måte å dele viktige profesjonelle kontakter med kolleger på, er å opprette en distribusjonsliste for nøkkelkontakter i Outlook der alle kan velge kontakter som skal legges til i kontaktlistene sine i Lync.
Vise et kontaktkort
Avhengig av fortrolighetsforholdet som en kontakt har gitt deg, kan du se vedkommendes tidsplan samt et personlig notat. Kontaktkortet gir også et poeng for å koble til kontakten, inkludert å starte en direktemeldingssamtale, ringe, planlegge et møte eller sende en e-postmelding.
-
Pek på kontaktens bilde (eller statusikonet hvis bilder ikke vises) i kontaktlisten for å se et grunnleggende kontaktkort.
-
Hvis du vil ha mer informasjon, klikker du knappen Utvid kontaktkort (pil ned) nederst til høyre på kortet.
-
Hvis du vil holde kortet synlig, klikker du fest-knappen øverst til høyre på kortet. Du kan dra kortet til et praktisk sted på skrivebordet.
Merke en kontakt
Du kan merke eller merke en kontakt i kontaktlisten slik at du blir varslet når vedkommende blir tilgjengelig. Lync viser et varsel så snart statusen til en kontakt endres til Tilgjengelig.
-
Høyreklikk personen du vil merke, i kontaktlisten.
-
Klikk Merke for varsler om statusendring.
Blokkere en kontakt
Hvis du vil blokkere enkeltkontakter slik at de ikke kan kontakte deg ved hjelp av Lync, gjør du følgende:
-
Høyreklikk kontakten i kontaktlisten, og klikk deretter Endre fortrolighetsforhold.
-
Klikk Blokkert kontakt.
