Som standard kan du skrive ut rapporter som ikke inneholder noen poster. Hvis du vil løse dette problemet, kan du bruke enten en makro eller Microsoft Visual Basic for Applications (VBA)-kode til å oppdage fraværet av poster i en rapport og deretter avbryte utskriftsoperasjonen. Trinnene i denne artikkelen forklarer hvordan du bruker begge teknikkene.
Hva vil du gjøre?
Du vil sannsynligvis avbryte utskriften av en rapport når den ikke inneholder noen poster. Hvis du for eksempel begynner å selge et nytt produkt, vil det sannsynligvis være en tidsperiode der du ennå ikke har registrert salg. Du bør derfor vurdere muligheten for at noen av rapportene kanskje ikke inneholder noen detaljposter, og at mengdefunksjoner, for eksempel Antall-funksjonen , kanskje ikke har noe å telle. Hvis du vil håndtere en slik forekomst på en grasiøs måte, kan du opprette en makro som avbryter utskriftsjobben. Du kan også legge til noen få linjer med nøye plassert VBA-kode for å gjøre det samme. VBA er programmeringsspråket som Access bruker.
Du legger til enten makroen eller VBA-koden i rapportens hendelsesprosedyre ved ingen data . Access utløser hendelsen Ved ingen data når du kjører en rapport som ikke har noen poster. Makroen og VBA-koden som er beskrevet i denne artikkelen, viser en passende melding og avbryter utskriften av rapporten når den rapporten ikke inneholder noen data. Når du legger til en makro eller VBA-kode i hendelsesprosedyren Ved ingen data , kjøres makroen eller VBA-koden når du åpner en rapport som ikke inneholder noen poster. Når du klikker OK for å lukke en av varslingsmeldingene, lukker makroen også den tomme rapporten. Når du legger til enten makroen eller VBA-koden i rapporten, åpnes ikke en tom rapport når du prøver å vise den i rapportvisning eller oppsettvisning, men du kan åpne rapporten i utformingsvisning.
Bruke en makro til å avbryte utskrift
Makroen som er beskrevet i denne delen, viser en varselmelding når du prøver å skrive ut en tom rapport. Når du klikker OK for å lukke meldingsboksen, avbrytes utskriftsoperasjonen automatisk. Hvis du ikke inkluderer en varselmelding, vises det som om ingenting skjer når du prøver å skrive ut rapporten – noe som sannsynligvis vil forvirre brukerne av rapporten.
Opprette makroen
-
Høyreklikk rapporten du vil endre, i navigasjonsruten, og klikk Utformingsvisning.
-
Klikk på Egenskapsark i Vis/skjul-gruppen på Utforming-fanen.
– eller –
Dobbeltklikk boksen øverst til venstre eller høyre i rapporten, avhengig av regionale innstillinger og språkinnstillinger.
-
Klikk kategorien Hendelse , og klikk
Dialogboksen Velg verktøy vises.
-
Klikk makroverktøyet, og klikk deretter OK.
Makroutformingen starter og viser en tom makro.
-
Velg Meldingsboks fra listen i rullegardinlisten over makrohandlinger i makroutformingsvinduet.
-
skriv inn teksten for varselmeldingen i Melding-boksen .
Du kan for eksempel skrive inn følgende: Det finnes ingen poster å rapportere.
-
Du kan eventuelt endre argumentverdien i Lydsignal-boksen fra Ja til Nei , og i Type-listen velger du ikontypen du vil skal vises i varselmeldingen.
-
Skriv inn tittelen på varselmeldingen i Tittel-boksen .
Du kan for eksempel skrive inn Ingen poster.
-
Velg rullegardinlisten over makrohandlinger under Meldingsboks-handlingen , og velg deretter AvbrytHendelse.
-
Klikk Lagre i Lukk-gruppen på Utforming-fanen.
-
Klikk Lukk i Lukk-gruppen i kategorien Utforming. Hvis en varselmelding vises og du blir spurt om du vil lagre endringer i makroen og rapportegenskapen, klikker du Ja, lukker rapporten, lagrer endringene hvis du blir bedt om det, og fortsetter til neste trinn for å teste den.
Teste makroen
-
Høyreklikk rapporten som inneholder makroen, i navigasjonsruten, og klikk Skriv ut. Access viser en varselmelding, avhengig av alternativene du valgte.
Når du klikker OK for å lukke meldingen, stopper handlingen AvbrytHendelse utskriftsoperasjonen. Fordi du ikke har angitt noen annen hendelse (for eksempel åpning av rapporten for visning), lukkes rapporten.
Bruke VBA-kode til å avbryte utskrift
VBA-koden som er beskrevet her, fungerer omtrent som makroen som er beskrevet i forrige del– den viser en varselmelding når du åpner en tom rapport, og avbryter deretter utskriftsoperasjonen når du lukker varselmeldingen.
Legg til VBA-kode
-
Høyreklikk rapporten du vil endre, i navigasjonsruten, og klikk Utformingsvisning.
Obs!: Hvis du vil fullføre denne prosedyren, bruker du en rapport som ikke inneholder noen poster.
-
Klikk på Egenskapsark i Vis/skjul-gruppen på Utforming-fanen.
– eller –
Dobbeltklikk boksen øverst til venstre eller høyre i rapporten, avhengig av regionale innstillinger og språkinnstillinger.
-
Klikk kategorien Hendelse , og klikk
Dialogboksen Velg verktøy vises.
-
Klikk Kodeverktøy, og klikk deretter OK.
Visual Basic Editor starter og viser en tom hendelsesprosedyre.
-
Skriv inn følgende kode i Visual Basic Editor, slik at Report_NoData-prosedyren vises akkurat slik når du er ferdig:
Private Sub Report_NoData (Cancel As Integer)
MsgBox "There are no records to report", vbExclamation, "No Records"
Cancel = True
End Sub -
Når du er ferdig, klikker du Fil og deretter Lagre.
-
Klikk Fil, og klikk deretter Lukk og gå tilbake til Microsoft Access.
-
Lukk den åpne rapporten, og klikk deretter Ja for å bekrefte lagringen.
-
Høyreklikk rapporten du nettopp endret, i navigasjonsruten, og klikk Skriv ut. Access viser en varselmelding, avhengig av alternativene du valgte.
Den Report_NoData prosedyren bruker MsgBox-funksjonen til å vise meldingen Det er ingen poster i rapporten og en OK-knapp . Når du klikker OK, ber «Avbryt=sann»-linjen i prosedyren Access om å avbryte rapporten. Avbryt er et argument som sendes automatisk til hendelsesprosedyren, og som alltid kontrolleres av Access når hendelsesprosedyren fullføres.
