Når du sender brev til adresse listen, kan meldingen tilpasses – for eksempel inkludere ord som "forfalt" for noen mottakere – basert på verdier i visse felt i data kilden. Tilpasningen er basert på regler som kjører når du utfører flettingen.
"Forfalt"-eksemplet ville bruke en hvis... Deretter... Else-regel, som angir at teksten skal inkluderes, "forfalt" for mottakere der verdien av et forfallsdato-felt er i fortiden.
Konfigurasjon av regler kommer etter å ha valgt mottakere for utskriftsflettingen, og etter at du har satt inn flette felt i dokumentet..
Gå til masse utsendelser> regel, og velg en regel basert på beskrivelsene nedenfor.
La oss anta at du sender inn den samme invitasjonen for et kvartalsvis møte. Data kilden lagrer ikke møte datoene, og møte datoen vises mer enn én gang i invitasjonen.
Ved å plassere bok merker i dokumentet og inkludere et ASK-felt, kan du kjøre den samme flettingen for hvert møte. Det eneste du må skrive inn, er møte datoen, og du kan skrive den inn bare én gang.
-
Trykk på CTRL + F9 i flette dokumentet, og skriv deretter inn et navn for å opprette et bokmerke. Gjenta dette ved å bruke samme navn på alle steder der du vil at svaret på ASK-feltet skal vises i dokumentet.
-
Plasser markøren et sted i dokumentet før det første bok merket du nettopp opprettet.
-
Gå til regler> spøri kategorien masse utsendelser .
-
Velg bok merket du nettopp opprettet (eller skriv inn navnet), og skriv inn en lede tekst, for eksempel "hendelses dato?" i lede tekst boksen.
-
Velg OK, og deretter OK på nytt.
-
På slutten av prosessen velger du Rediger enkelt dokumentnår du treffer Fullfør & slå sammen. Du blir bedt om svar for hver mottaker. Dette svaret blir satt inn i bok merkene du har angitt, i dokumentene som er resultatet av flettingen.
Mer informasjon: felt koder: Ask-feltet
La oss anta at du sender inn den samme invitasjonen for et kvartalsvis møte. Data kilden din lagrer ikke møte datoene, og møte datoen vises bare én gang i invitasjonen.
Ved å plassere et Utfyllings felt i dokumentet, kan du kjøre den samme flettingen for hvert møte. Det eneste du må skrive inn, er møte datoen.
-
Plasser markøren der du vil at Fyll inn teksten skal gå.
-
Gå til regler> Fyll uti kategorien masse utsendelser .
-
Skriv inn en lede tekst, for eksempel "hendelses dato?" i lede tekst boksen.
-
Velg OK, og deretter OK på nytt.
-
På slutten av prosessen velger du Rediger enkelt dokument når du treffer Fullfør & slå sammen. Du blir bedt om svar for hver mottaker. Dette svaret vil bli satt inn i Utfyllings feltet, i dokumentene som er resultatet av flettingen.
Mer informasjon: felt koder: Fill-in-feltet
La oss si at du sender ut korrespondanse til en liste over konferanse deltakere som reiser både til og med utlandet. Land/region-feltet i data kilden kan være tom for innenlandske deltakere. Du kan bruke en hvis... Deretter... Else... regel for å tilpasse meldingen til alle mottakerne. Mottakere som har feltet for land/region er tomt, kan for eksempel se «du blir Velkommen til porten ved ankomstering», mens alle andre mottakere kan se, vil du bli Velkommen til pulten i nærheten av toll.»
-
Plasser markøren der du vil at den betingede teksten skal sendes.
-
Gå til regler> hvis i kategorien masse utsendelser ... Deretter... Annet.
-
Velg feltet fra data kilden som bestemmer den betingede teksten, i Feltnavn -listen.
-
Velg en metode for å sammenligne data verdien i sammenligning -listen.
-
I Sammenlign med -boksen angir du sammenlignings verdien (hopp over dette hvis du velger er tom eller ikke tom som sammenligning).
-
I boksen Sett inn denne teksten skriver du inn teksten som skal vises i dokumentet når sammenlignings vilkåret er oppfylt.
-
Skriv inn teksten som skal vises i dokumentet når sammenlignings vilkåret ikke er oppfylt, i boksen Sett ellers inn denne teksten .
-
Velg OK.
Mer informasjon: felt koder: Hvis-feltet
La oss si at du vil at korrespondansen skal vise hver mottakers plassering i en waitlist. Du sorterer mottaker listen i kronologisk rekkefølge etter registrering, og deretter bruker du en flette post #-regel til å vise mottakerens nummererte posisjon i listen.
Post nummeret gjenspeiler eventuelle sorteringer eller filtreringer du har brukt på data kilden før flettingen.
Tips!: Bruk en flette nummer-regel ved siden av et print Date-felt for å opprette unike faktura numre.
-
Plasser markøren der du vil at post nummeret skal vises.
-
Gå til regler> flette post #i kategorien masse utsendelser .
Mer informasjon: felt koder: MERGEREC-feltet
La oss si at du vil at korrespondanse skal vise hver mottaker totalt antall personer som har registrert seg for en hendelse. Regelen slå sammen sekvens # gir deg antallet poster i det flettede dokumentet.
-
Plasser markøren der du vil at post nummeret skal vises.
-
Gå til regler> flette sekvens nr.på fanen masse utsendelser .
Mer informasjon: felt koder: MERGESEQ-feltet
La oss si at du bruker utskrifts fletting til å skrive ut kontakt listen på ett enkelt papirark. Bruk den neste post regelen til å angi at Word skal fortsette til neste post uten å starte en ny side.
Obs!: Et ark med adresse etiketter plasseres som en tabell i Word. Hvis du vil plassere neste adresse i etiketten, bruker Word den neste post regelen i hver tabell celle.
-
Plasser markøren der du vil at dataene fra den neste posten skal vises.
-
Gå til regler> Neste postpå fanen masse utsendelser .
-
Sette inn et flette felt for dataene du vil ha
, ved siden av En liste over firma navn kan for eksempel se slik ut:«Company_Name»
«Neste post» «Company_Name»
«Neste post» «Company_Name»
Mer informasjon: felt koder: Next-feltet
La oss si at du vil ha en liste over møte deltakere som er innland på et papirark og internasjonale reise deltakere som er oppført på et annet papirark. Land/region-feltet i data kilden kan være tomt for innenlandske reisende. Du kan bruke en neste post hvis-regel for å hindre Word i å starte en ny side før den når mottakere der land/region-feltet ikke er tomt. For å oppnå dette må du først sortere data kilden etter land/område.
-
Plasser markøren der du vil at dataene fra den neste posten skal vises.
-
Gå til regler> Neste posti kategorien masse utsendelser .
-
Velg navnet på flette feltet i Feltnavn -listen, for eksempel by.
-
Velg en metode for å sammenligne data verdien i sammenligning -listen. Hvis du for eksempel vil sortere ut mottakere på et bestemt poststed, velger du Er lik.
-
Skriv inn verdien du vil bruke, i Sammenlign med -boksen. Hvis du for eksempel vil enkelt ut mottakere i Tokyo, skriver du inn Tokyo (hopp over dette hvis du velger er tom eller ikke tom som sammenligning).
Mer informasjon: felt koder: NEXTIF-feltet
Anta at du forbereder invitasjoner til en konferanse der utkast-høyttaleren ennå ikke er ferdig. Du kan legge til plassholdere for høyttalerens navn i dokumentet, og inkludere en sett bokmerke-regel, der du skriver inn en høyttalers navn én gang, og den vises i alle plassholderne.
Plassholdere er REF-felt. Angi bokmerke-regelen setter inn et felt som ikke vises i dokumentet (med mindre du trykker ALT + F9 for å vise felt koder).
-
Plasser markøren hvor som helst i dokumentet.
-
Gå til regler> Angi bokmerkei kategorien masse utsendelser , og skriv inn et navn, og velg deretter OK.
-
Plasser markøren der du vil at bok merke teksten skal vises.
-
På Sett inn -fanen går du til hurtig deler > feltetog velger REF.
-
Velg bok merke navnet du nettopp opprettet, og velg OK.
-
Sett inn REF-feltet der du vil at bok merke teksten skal vises.
-
Før du kjører flettingen, høyre klikk på set-feltet, velg Rediger-felt, og skriv inn teksten du vil bruke i tekst boksen.
-
Velg OK.
Mer informasjon: felt koder: set-feltet
La oss si at du eier en klær og finner ut at du har en Overstock av en bestemt T-skjorte, men ikke i den mest populære størrelsen. Når du er klar til å sende ut et salgs flyge blad, skal du utelate kunder som har en bestemt størrelse. Bruk hopp over post hvis-regel for å sammenligne innhold i kundenes størrelses data til størrelsen du vil utelate.
-
Gå til regler> Hopp over post hvisi kategorien masse utsendelser .
-
Velg navnet på flette feltet i Feltnavn -listen, for eksempel størrelse.
-
Velg en metode for å sammenligne data verdien i sammenligning -listen. Hvis du for eksempel vil ha enkelt ut kunder som har en bestemt størrelse, velger du lik.
-
Skriv inn verdien du vil bruke, i Sammenlign med -boksen. Hvis du for eksempel vil ha enkelt ut kunder som har Sall, velger du XS (hopp over dette hvis du velger er tom eller ikke tom som sammenligning).
Mer informasjon: felt koder: SKIPIF-feltet
