Behandle data med spørringer

Opprette spørringer med ytre koblinger

Nettleseren støtter ikke video. Installer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Noen ganger ønsker du å se alle postene fra én tabell i spørringene sammen med samsvarende poster fra en annen tabell. Dette gjør du ved å opprette ytre sammenføyninger.

Indre sammenføyning viser bare data når det finnes en samsvarende ID i begge datakildene som er tilkoblet. Hvis du for eksempel vil vise produkter og antall salg, kan du opprette en indre sammenføyning mellom tabellene Produkter og Ordredetaljer. Når du kjører spørringen, returneres bare produkter som forekommer i ordrer og som vises i begge tabellene.

Ytre sammenføyninger returnerer derimot alle data fra én datakilde og noen data fra en annen tabell eller datakilde.

Hvis du for eksempel vil se hvilke produkter som ikke har solgt, kan du opprette en spørring som viser produkt-ID fra tabellen Produkter og eventuelle samsvarende ordre-ID-er fra tabellen Ordredetaljer. Produkter som ikke har samsvarende poster i tabellen Ordredetaljer, returnerer produktnavn uten verdi for feltet Ordre-ID.

Ytre sammenføyninger til venstre og ytre sammenføyninger til høyre

I ytre sammenføyning kalles tabellen som viser alle poster, en Basistabell. Tabellen som bare viser noen (samsvarende) poster, kalles Sekundærtabell.

Dialogboksen Egenskaper for sammenføyning beskriver det du ser med ulike typer sammenføyninger:

Skjermbilde av tre tabeller og egenskaper

La oss anta at du har opprettet en spørring for å vise hvilke produkter kundene har kjøpt. Utdatafeltene er Produktnavn, Ordre-ID og Antall.

  1. Indre sammenføyning. Inkluderer bare rader (poster) der de sammenføyde feltene fra begge tabellene er like, for eksempel bare produkter med tilknyttede ordrer.

  2. Venstre, ytre sammenføyning. Inkluderer alle postene fra tabellen under venstre tabellnavn og bare poster fra tabellen under høyre tabellnavn der de sammenføyde feltene er like, for eksempel alle ordrer, men bare antall og produkt-ID for disse ordrene med tilknyttede produkter.

  3. Høyre, ytre sammenføyning Inkluderer alle postene fra tabellen under høyre tabellnavn og bare poster fra tabellen under venstre tabellnavn der de sammenføyde feltene er like, for eksempel alle produkter. Disse inkluderes selv om de ikke har tilknyttede ordrer, men da vises tomme verdier i feltene Ordre-ID og Antall.

Som du kan se av disse eksemplene, er det viktig å vite hvilken tabell som vises til venstre og til høyre, noe som kan være forskjellig fra hvordan tabellene er ordnet i spørringsvinduet. For å forstå hvilke data du vil få fra spørringen, må du lese teksten i dialogboksen Sammenføyde egenskaper nøye.

1. Legge til datakilder

  • Velg Opprett > Spørringsutforming.

Legg til alle tabellene og spørringene du trenger som datakilder. (Ikke bekymre deg. Hvis du glemmer en, har du fortsatt mulighet til å legge til flere datakilder senere.)

Hvis det oppdager eller utleder dem, kan Access vise relasjoner for datakildene.

2. Legg til sammenføyning

  • Hvis du ikke ser en relasjon mellom kildene, kan du legge til en sammenføyning. Dra fra feltet du ønsker i én datakilde til det tilsvarende feltet i en annen datakilde. Tabellen du drar fra, er tabellen som vises til venstre i dialogboksen Sammenføyde egenskaper. Som standard oppretter Access en indre sammenføyning. Hvis du trenger en ytre sammenføyning, kan du endre type.

    Skjermbilde av sammenføyning mellom to tabeller

3. Endre en sammenføyning

  1. Dobbeltklikk linjen som representerer sammenføyningen du vil endre.

  2. I dialogboksen Egenskaper for sammenføyning velger du andre eller tredje alternativ for å opprette en ytre sammenføyning. Velg deretter OK.

    Vær oppmerksom på hvilken tabell som er basistabell – den som viser alle postene.

    Skjermbilde av felles egenskaper uthevet i venstre tabellnavn

4. Fullfør spørringen

Følg de vanlige trinnene for å opprette en spørring: Legg til utdatafelt og vilkår, og kjør eller lagre spørringen. For å lære mer kan du se Opprette grunnleggende spørringer.

Vil du vite mer?

Opprette enkle spørringer

Excel-opplæring

Outlook-opplæring

La oss se hvordan du bruker venstre og høyre ytre sammenføyninger i en utvalgsspørring.

Ytre sammenføyninger har sider – venstre og høyre – og de returnerer ALLE dataene fra én tabell, og bare SAMSVARENDE data fra den andre. De er nyttige når du vil vite når det IKKE har skjedd noe, for eksempel at et bestemt element IKKE selger eller at studenter IKKE registrerer seg for et bestemt fag.

Så nå legger vi litt til dette.

Tabellen som returnerer ALLE data kalles «basistabellen» og tabellen som returnerer SAMSVAR kalles «sekundærtabellen».

Hva som er basis- og hva som er sekundærtabellen avhenger av retningen på sammenføyningen.

Hvis du bruker en høyre ytre sammenføyning, er tabellen til høyre basistabellen. Hvis du bruker en venstre ytre sammenføyning, er tabellen til venstre basistabellen.

Du kontrollerer om du bruker en venstre eller høyre ytre sammenføyning i dialogboksen Egenskaper for sammenføyning. Velg og deretter enten høyreklikk eller dobbeltklikk sammenføyningslinjen... deretter Egenskaper for sammenføyning... deretter velger du det andre eller tredje alternativet.

Så la oss sette i gang:

Velg SpørringsutformingOpprett-fanen. Her legger vi til ordredetaljene og produkttabellene.

Du kan se at Access bruker en én-til-mange-relasjon som et MØNSTER for sammenføyningen, og det betyr at det er en indre sammenføyning.

Vi legger til produktnavn- og antall-felt, og hvis vi kjører spørringen, returneres bare dataene for produkter som har blitt bestilt.

Vi vet dette fordi hvis spørringen returnerte data for produkter som ikke hadde en ordre, ville vi sett tomme poster her.

Vi går tilbake til utformingsvisningen og høyreklikker eller dobbeltklikker sammenføyningslinjen og velger Egenskaper for sammenføyning Velg det andre alternativet og legg merke til sammenføyningslinjen.

Pilen forteller deg at det er en ytre sammenføyning, og den peker også til den sekundære tabellen. Kjør spørringen, sorter dataene fra minste til største og nå vet du hvilke produkter som ikke selger.

Så hva skjer hvis vi endrer til en høyre ytre sammenføyning?

Vi gjør endringen, ...kjører spørringen, ... og oppnår samme resultat som en indre sammenføyning: ingen tomme poster.

Hvis vi ser på dialogboksen Egenskaper for sammenføyning, ser vi hvorfor.

Vi returnerer alle dataene fra Ordredetaljer-tabellen, men bare SAMSVAR fra Produkter-tabellen. Med andre ord ser vi bare produkter som har en tilsvarende ordrer og det er det samme resultatet som returneres av en indre sammenføyning.

Du har nå sett hvordan du bruker ytre sammenføyninger i en utvalgsspørring som bruker flere datakilder. Tenk gjennom sammenføyningene dine, og hvis du ikke får resultatet du ønsker, kan du alltids endre dem.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×