Behandle data med spørringer

Opprette spørringer med mer enn én datakilde

Nettleseren støtter ikke video. Installer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

For å få svarene du trenger, kan du opprette spørringer som samler inn informasjon fra mer enn én tabell, eller en kombinasjon av tabeller og spørringer.

Komme i gang med sammenføyninger

Noen ganger må du bruke data fra mer enn én kilde (tabell eller spørring) for å svare på spørsmål. Du kan for eksempel ønske å se hvor mange kunder i en bestemt region som har bestilt et bestemt produkt.

Når du legger til mer enn én datakilde, bruker Access de eksisterende, definerte relasjonene mellom kildene eller det opprettes koblinger mellom kildene som gjelder formålet for spørringen. En sammenføyning er ganske enkelt en relasjonstype mellom datakilder i en spørring.

Merknad: En sammenføyning er midlertidig, og er bare knyttet til spørringen. Hvis du ofte oppretter den samme sammenføyningen mellom tabellene, bør du opprette en permanent relasjon mellom dem.

Indre sammenføyninger

De fleste sammenføyningene er Indre sammenføyninger. Dette er motsatt av Ytre sammenføyninger som er nevnt i Opprette spørringer med ytre sammenføyninger.

En indre sammenføyning returnerer data fra kun én kilde når den finner samsvarende poster i den andre. Hvis du for eksempel vil søke etter informasjon om produkter og ordrer, ser du bare data for produkter med samsvarende rekkefølge.

Skjermbilde av tabeller over produkt- og bestillingstabeller

Automatiske sammenføyninger

En Automatisk sammenføyning sammenføyer to kopier av samme tabell eller spørring. Bruk dette til å kombinere poster fra samme tabell når det er samsvarende verdier i de sammenføyde feltene.

La oss som eksempel tenke oss at du har en ansattabell som viser alle ansatte i organisasjonen, inkludert ledere. Tabellen inneholder et Rapporterer til-felt som viser ID for den ansattes leder.

ID

Etternavn

Fornavn

Rapporterer til

1

Freehafer

Nancy

5

2

Cencini

Andrew

3

Kotas

Jan

10

4

Sergienko

Mariya

5

5

Thorpe

Steven

2

6

Neipper

Michael

10

7

Zare

Robert

10

8

Guissani

Laura

10

9

Hellung Larsen

Anne

5

10

Dempsey

Molly

3

Hvis du vil finne navnet på den ansattes leder, finner du den ansatte i tabellen, og deretter finner du lederens ID i Rapporterer til-feltet. Deretter slår du opp lederen ID i feltet for den aktuelle ansatte. Nancy rapporterer for eksempel til lederen med ansatt-ID 5 – Steven Thorpe.

For å automatisere denne oppgaven legger du til Ansatt-tabellen i spørringen to ganger, og deretter oppretter du en automatisk sammenføyning. Når du legger til datakilden én gang til, legger Access _1 til i navnet på den andre forekomsten. Hvis du for eksempel legger til tabellen Ansatte to ganger, kalles den andre forekomsten Ansatte_1. Hvis du vil vise ledernes navn for hver enkelt ansatt, kan du opprette en sammenføyning mellom Rapporterer til-feltet i tabellen Ansatte og feltet Ansatt-ID i tabellen Ansatte_1.

1. Legge til datakilder
  • Velg Opprett > Spørringsutforming.

Legg til alle tabellene og spørringene du trenger som datakilder. (Ikke bekymre deg. Hvis du glemmer en, har du fortsatt mulighet til å legge til flere datakilder senere.)

Datakilder kan inneholde tabeller der du vil vise informasjon (som for eksempel en produkttabell), og tabeller som inneholder informasjon du må bruke som vilkår.

Husk at eksisterende, lagrede spørringer også er tilgjengelig som datakilder. Hvis du for eksempel allerede har opprettet en spørring for å finne alle ordrene for en gitt måned, bruker du spørringen sammen med produkttabellen for å vise alle produkter som er solgt i en bestemt måned.

2. Sammenføy relaterte datakilder
  • Hvis du selv vil legge til en sammenføyning, kan du dra et felt fra én datakilde til et tilsvarende felt i en annen datakilde. Som standard oppretter Access en indre sammenføyning.

For de fleste relasjoner oppretter Access indre sammenføyning. Hvis du har angitt at referanseintegritet skal håndheves, er dette inkludert. I noen tilfeller oppretter imidlertid ikke Access den sammenføyningen du trenger. Hvis du for eksempel legger til eksisterende spørringer i den nye spørringen og ikke har opprettet relasjoner, oppretter ikke Access sammenføyninger automatisk.

3. Fullfør spørringen
  • Følg de vanlige trinnene for å opprette en spørring: Legg til utdatafelt og vilkår, og kjør eller lagre spørringen. For å lære mer kan du se Opprette grunnleggende spørringer.

Vil du vite mer?

Excel-opplæring

Outlook-opplæring

I denne videoen lærer du hvordan du oppretter en utvalgsspørring med flere datakilder.

Du vil lære hvordan du bruker «sammenføyninger» til å opprette et samsvar mellom flere kilder.

Du vil også lære om de ulike typene sammenføyninger som er tilgjengelige.

Det å bygge en utvalgsspørring som bruker mer enn én datakilde, følger de samme grunnleggende trinnene som når du bygger en med én enkelt datakilde.

Du åpner Spørringsutforming, velger tabeller eller spørringer og legger til felt.

Men det er en vri.

Når du spør i flere kilder etter dataene, må du opprette et samsvar mellom hver kilde.

Hvis du for eksempel vil vite hvilke produkter som er i sett med ordrer, må du samsvare ordrene med produktene deres.

Hvis du vil opprette slike samsvar, bruker du det som kalles en «sammenføyning».

En SAMMENFØYNING sammenligner dataene i to vanlige felt: Ett fra hver datakilde.

Sammenføyningen styrer hvordan dataene i hvert felt gir samsvar.

For eksempel vil den vanligste typen sammenføyning returnere data fra ett felt når den finner en samsvarende verdi i den andre, og det er slik du finner antallet produkter i hver ordre.

En annen type sammenføyning returnerer ALLE dataene fra ett felt, men bare SAMSVARENDE data fra den andre.

I dette eksemplet forteller spørringen deg hvilke ordrer som ikke inneholder et bestemt produkt.

Nå når du har opprettet tabellrelasjonene, opprettet Access også en SAMMENFØYNING for hver relasjon.

Access bruker dine relasjoner som MØNSTRE for sammenføyninger slik at mesteparten av tiden vil de sammenføyde feltene være dine primær- og sekundærnøkler.

Men de trenger ikke å være det. Du kan også sammenføye ikke-relaterte kilder.

Hvis du har to relaterte kilder, og du legger dem til spørringsutformingen, ser du noe som ser ut som relasjonen – bare husk at dette ikke er relasjonen. Access forteller deg bare hvilken type relasjon det bruker som MØNSTER for sammenføyningen.

Så lenge du har en sammenføyning mellom dine tabeller eller spørringer, kan du legge til felt fra begge kildene.

Legg også merke til at vi ikke la til de sammenføyde feltene i utformingsrutenettet. Vi trenger ikke å gjøre dette, fordi Access legger dem til i bakgrunnen.

Du kan kjøre spørringen og få et resultat.

Nå tar vi en nærmere titt på sammenføyninger, fordi du må huske et par viktige punkter.

Først kan du angi eller endre typen sammenføyning ved å høyreklikke eller dobbelttrykke sammenføyningslinjen og deretter velge Egenskaper for sammenføyning.

Disse innstillingene styrer hvilken type sammenføyning som brukes i spørringen, og disse er de vanligste typene sammenføyninger.

Dette alternativet oppretter en «indre sammenføyning». Dette er typen sammenføyning som returnerer samsvarende data fra BEGGE tabellene.

Access oppretter denne typen sammenføyning når du oppretter en relasjon.

Det andre alternativet oppretter en «venstre ytre sammenføyning», som betyr at spørringen returnerer ALLE dataene fra tabellen som er oppført til venstre og bare SAMSVARENDE data fra den andre tabellen.

Det tredje alternativet oppretter en «høyre ytre sammenføyning», og du kan sannsynligvis gjette hva som skjer.

Spørringen returnerer ALLE dataene fra tabellen på høyre side og bare SAMSVARENDE data fra tabellen på venstre side.

Du bruker vanligvis ytre sammenføyninger når du vil vite hva som ikke har solgt, eller mer generelt, når noe ikke har skjedd.

Husk at disse er de tre vanligste typene sammenføyninger. Du kan også bruke «kryssammenføyninger» og «ulike sammenføyninger», men disse brukes ikke veldig ofte.

Det andre viktige punktet om sammenføyninger er at «relasjoner» og «sammenføyninger» ikke er det samme.

En RELASJON er et sett med regler som styrer referanseintegritet: hvordan du legger til og sletter data.

En SAMMENFØYNING styrer hvordan spørringen samsvarer med dataene.

Men de to kan være ganske like.

Din relasjon kan for eksempel ha sider – én og mange – og sammenføyningene kan også ha sider – venstre og høyre - men du bruker bare sammenføyninger i spørringer, og du kan bruke dem på måter som du kan ikke i relasjoner.

Du kan for eksempel slette sammenføyninger uten å skade databasen, noe du ikke kan gjøre med en relasjon.

Du kan også legge til sammenføyninger der det ikke finnes relasjoner.

Du kan for eksempel sammenføye et felt i en tabell med et felt i en spørring, så lenge disse feltene har samsvarende eller kompatible datatyper.

Nå vet du hvordan du arbeider med sammenføyninger for å opprette en utvalgsspørring med flere datakilder. Du kan også angi eller endre typen sammenføyning. Og du forstår likheter og forskjeller mellom sammenføyninger og relasjoner.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×