Behandle data med spørringer

Opprette enkle spørringer

Nettleseren støtter ikke video. Installer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

For raske søk og spørringer oppretter du en grunnleggende spørring for å finne dataene du trenger og få svarene.

Opprette en spørring i utformingsvisning

Utformingsvisning gir deg mer kontroll over spørringen du oppretter enn spørringsveiviseren gjør.

  1. Åpne spørringsutformingsvisning

    • For å komme i gang velger du Opprett > Spørringsutforming.

      Spørring utformet som sløyfeikon

  2. Legge til datakilder

    Legg først til tabellen eller spørringen som inneholder dataene du vil se. (Ja, du kan opprette nye spørringer fra lagrede spørringer. Anta for eksempel at du opprettet en spørring som finner alle produkter fra leverandørene og sorterer dem fra høyeste til laveste salgstall. Bruk denne spørringen som datakilde for en ny spørring, som for eksempel finner salg av produkter fra leverandører i en bestemt region.)

    1. I dialogboksen Vis tabell velger du Begge-fanen.

    2. Velg datakildene du vil bruke og etter hver kilde velger du Legg til.

    3. Lukk dialogboksen.

  3. Legge til utdatafelt

    Utdatafeltene er data som du vil vise eller inkludere i resultatsettet for spørringen.

    • Dra feltene du vil bruke fra datakilden i den øverste ruten ned til en tom celle i feltraden i den nederste ruten.

      Skjermbilde av visning av alle tilgangsobjekter

    Bruke et uttrykk som et utdatafelt

    For å utføre beregninger eller bruke en funksjon for å produsere spørringsutdataene, oppretter du et uttrykk som utdatafelt. Uttrykket kan bruke data fra alle datakildespørringene i tillegg til funksjoner som Format eller InStr, og kan inneholde konstanter og aritmetiske operatorer.

    1. Velg raden Felt i en tom kolonne i rutenettet for spørringen.

    2. Velg Verktøy i gruppen SpørringsoppsettUtforming-fanen.

    3. Skriv eller lim inn uttrykket. Begynn uttrykket med navnet du vil bruke for uttrykksutdata, etterfulgt av kolon. Hvis du for eksempel vil merke uttrykket «Sist oppdatert», starter du uttrykket med: Sist oppdatert:

      Du kan også bruke uttrykksverktøyet for å bygge uttrykket med Uttrykkselementer, Uttrykkskategorier og Uttrykksverdier.

    Obs!: Uttrykkene er kraftige og fleksible, med mange alternativer. For mer informasjon, se Opprette et uttrykk.

  4. Spesifiser vilkår (valgfritt)

    Bruk vilkårene for å begrense (til feltverdier) postene som spørringen returnerer. Du vil kanskje bare se produkter med enhetspris på mindre enn ti kroner.

    1. For å spesifisere vilkår drar du først feltene som inneholder verdiene til den nederste ruten.

      Tips!: Når du som standard legger til et felt, returneres dataene i resultatene av spørringen. Hvis du allerede har lagt til feltet du ønsker, trenger du ikke å legge det til på nytt for å bruke vilkår.

    2. Hvis du ikke vil at feltinnholdet skal vises i resultatene i visningsraden for feltet, fjerner du avmerkingsboksen.

    3. I Vilkår-raden for feltet skriver du et uttrykk som feltverdiene må oppfylle (hvis posten skal inkluderes i resultatene). For eksempel <10. (Du finner flere eksempler under Eksempler på spørringsvilkår.)

    4. Angi eventuelle alternative vilkår i Eller-raden under Vilkår-raden.

    Hvis du angir alternative vilkår, velges poster hvis feltverdien oppfyller noen av kriteriene som er oppført. Hvis du for eksempel har inkludert feltet Stat fra kundetabellen, angitt CA som vilkår, og inkludert Eller-rader for ID og WA, får du poster for kunder som bor i alle de tre spesifiserte statene.

  5. Oppsummering av data (valgfritt)

    Du bør oppsummere data, spesielt hvis dataene er numeriske. Du kan for eksempel se gjennomsnittspris eller totalt salg.

    1. Hvis det er nødvendig, legger du til raden Total i utformingsrutenettet for spørringen i den nederste ruten. I utformingsvisning, i fanen Utforming i gruppen Vis/Skjul, velger du Totaler.

    2. For hvert felt som du vil oppsummere i raden Total, velger du funksjonen du skal bruke De tilgjengelige funksjonene avhenger av datatypen for feltet.

  6. Kjøre eller lagre spørringen

    • Når du skal kjøre spørringen, går du til Utforming-fanen i Resultater-gruppen og velger Kjør.

    • Hvis du vil lagre spørringen for senere bruk på verktøylinjen for hurtigtilgang, velger du Lagre Lagre . Skriv inn et beskrivende navn for spørringen, og velg deretter OK.

Vil du vite mer?

Excel-opplæring

Outlook-opplæring

I denne videoen lærer du hvordan du kan bruke spørringsutformingen til å opprette en utvalgsspørring fra grunnen av.

Du kan velge datakilden sammen med feltene fra datakilden.

Du legger til vilkår etter behov for å filtrere resultatene, men pass på at datatypene samsvarer.

Deretter kan du kjøre spørringen og justere visningen av spørringsresultatene til å vise det du vil se.

Vår spørring vil svare på dette spørsmålet: «Hvor mange ordrer plasserte TailSpin Toys forrige måned?»

La oss sette i gang.

Velg Opprett på båndet, og deretter Spørringsutforming.

Dette starter spørringsutformingen.

Du kan bruke dialogboksenVis tabell for å legge til tabeller eller spørringer som datakilde, eller du kan ganske enkelt dra en kilde over fra navigasjonsruten.

La oss bruke ordretabellen for datakilden vår. For å svare på spørsmålet vårt trenger vi kundenavn og datoer for ordene.

Du kan dobbeltklikke for å legge til et felt i utformingsrutenettet her nede, eller så kan du dra det.

Hvis du kjører spørringen nå, kan du se at den returnerer hver ordre for hver kunde, og du kan bruke filtreringsverktøyene her for å begrense resultatene.

Hvis du legger til et vilkår i en spørring, kan du imidlertid få det samme resultatet hver gang.

Saken er at det å legge til vilkår blir litt mer komplisert, så ha et par regler i minnet.

Den første regelen er: Kjenn dine data.

For å vise deg hva dette betyr åpner vi ordretabellen, ...

... velger Felt på båndet, ...

... og velger deretter feltene i spørringen.

Ordredato-feltet er et datatypefelt med dato/klokkeslett, ...

... men Kunde-feltet er ikke et tekstfelt, det er et datatypefelt med tall.

Dette fører til den andre regelen: Vilkårene dine må samsvare med datatypen for feltet du filtrerer.

Du kan for eksempel bare angi datoverdier i et dato/klokkeslett-felt, og så videre.

Så hvordan vet vi hvilke tall som er relatert til TailSpin Toys?

La oss velge Databaseverktøy og så Relasjoner. I relasjonsruten ser vi at Kunder i ordrer er relatert etter ID- og kunde-ID-feltene.

La oss velge Databaseverktøy og så Relasjoner. I relasjonsruten ser vi at Kunder og ordrer er relatert etter ID- og kunde-ID-feltene.

Når vi åpner kundetabellen og finner TailSpin Toys, ser vi at den har ID-verdien 23.

Nå går vi tilbake til spørringen og angir 23 i Vilkår-raden i Kunde-ID-feltet.

Deretter utvider vi Ordredato-feltet og legger til et par logiske operatorer: «mellom» og «og». Vi angir en startdato her, og en sluttdato her.

Legg merke til at vi omslutter datoverdiene med pundtegn. Access krever dette når vi ønsker å identifisere verdien som en dato og ikke tekst.

Kjør spørringen, og nå får vi resultatene vi var ute etter: bare ordrene som TailSpin plasserte forrige måned.

Nå går vi tilbake litt og ser på spørringsutformingen.

Ser du disse avmerkingsboksene? Hvis du fjerner avmerkingene, skjuler du feltet fra resultatet slik.

Feltet er fremdeles i spørringen, du ser det bare ikke i resultatene.

Hvis du vil returnere en del av resultatet, for eksempel de øverste fem verdiene eller kanskje de nederste 25 % av et datasett, må du velge en verdi fra returlisten.

Her i utformingsrutenettet går du til sorteringsraden og velger Stigende eller Synkende. Stigende rekkefølge returnerer de nederste elementene, og synkende returnerer de øverste elementene.

Deretter kan du se på Totaler-knappen. Dette er en rask metode for å legge til summer, gjennomsnitt eller andre beregninger i en spørring.

Her er et eksempel. Du kan se at vi har tre tabeller med ett felt fra hver av dem. Hvis jeg kjører spørringen som den er nå, får vi mange gjentatte kategorier.

Så vi går tilbake til utformingsvisning.

Merk Totaler, ... og legg merke til at Access legger til en Total-rad i spørringens rutenett, og angir alle tre feltene til Grupper etter.

La oss si at vi ønsker å se hvor mange elementer for hver kategori har blitt bestilt. Vi fjerner Ordredato-feltet fra spørringen.

Vi angir Summer for Antall-feltet og lar Kategori-feltet stå på Grupper etter.

Vi flytter Kategori-feltet slik at det er feltet lengst til venstre.

Når vi nå kjører spørringen, beregner den antall elementer som er solgt innen hver kategori.

Sorter resultatene, slik at du kan se hvilke kategorier som selger mest eller minst.

Nå har du opprettet en utvalgsspørring ved hjelp av spørringsutformingen.

Du vet hvordan du velger datakilden og vilkår, og også hvordan du kjører og finjusterer spørringsresultatene.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×