Behandle data med spørringer

Komme i gang med spørringer

Nettleseren støtter ikke video. Installer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Bruk spørringer til å besvare forretningsmessige eller andre spørsmål basert på data, og til raskt og enkelt å gjøre masseoppdateringer eller slette informasjon fra databasen.

Hva er spørringer?

I Access ligner spørringer på spørsmål som du stiller for å finne relatert informasjon i databasen, selv med svært spesifikke detaljer.

I spørringer bruker du noen ganger data fra bare én tabell og andre ganger fra mer enn én. Du kan for eksempel ønske å finne telefonnummeret for en kontakt, noe som krever én enkel spørring mot feltet for telefonnummer for en bestemt person i en tabell over kontakter. Eller du kan kombinere data fra flere tabeller, for eksempel kundeinformasjon og ordreinformasjon, for å se hva en kunde har bestilt.

I Access er en spørring et databaseobjekt. Den lagrer ikke data. I stedet viser den data som er lagret i tabeller, og gjør data tilgjengelig for deg slik at du kan arbeide med dem. En spørring kan vise data fra én eller flere tabeller, fra andre spørringer eller fra en kombinasjon av begge deler. Eksempel:

  • Vis data med en utvalgsspørring. Finn og vis informasjon fra én eller flere tabeller ved å angi vilkår som dataene må oppfylle og spesifiser hvilke verdier som skal vises. Du kan for eksempel be om å se alle produkter som er opprettet av Tailspin Toys.

  • Skriv inn vilkår, og søk umiddelbart. Lag spørringer som kan brukes om igjen, og som alltid spør deg om søkekriterier. Du kan for eksempel opprette en spørring som ber brukeren om navnet på leverandøren det skal søkes etter, og deretter viser alle produkter som er kjøpt fra denne leverandøren.

  • Oppdater eller legg til data basert på spørringen. Spør etter data, og bruk deretter resultatet for å legge inn eller oppdatere informasjon automatisk. Dersom Tailspin Toys for eksempel har lagt til «TT» i begynnelsen av navnet på alle produktene sine, kan du søke etter alle firmaets produkter og deretter oppdatere produktnavnene slik at hver oppføring begynner med «TT» – alt ved hjelp av en oppdateringsspørring.

  • Slett data basert på en spørring. Finn informasjon eller poster og deretter slett dem. Hvis Tailspin Toys for eksempel opphører og firmaets produkter ikke lenger er tilgjengelig for salg, kan du finne alle produktene deres og automatisk slette dem fra de relevante tabellene.

Bruk spørringsveiviseren til å opprette en utvalgsspørring som viser informasjon i dataarkvisning.

Merknad: Noen utformingselementer er ikke tilgjengelig når du bruker veiviseren. Ved behov kan du endre spørringen i utformingsvisning etter at du har opprettet den.

Merknad:  Før du oppretter en spørring, må du passe på at du har opprettet relasjonene mellom tabellene i databasen, fordi de brukes ved spørringen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Komme i gang med tabellrelasjoner og tilknyttede moduler i denne opplæringen.

Opprette en spørring
  1. Velg Opprett > Spørringsveiviser.

  2. Velg Veiviser for enkle spørringer, og velg deretter OK.

  3. Velg tabellen eller spørringen som inneholder feltet, og legg så feltet til i listen Valgte felt. Klikk Neste når du er ferdig.

    Du kan legge til så mange felt du vil, fra så mange tabeller som du måtte ønske.

    Hvis du har lagt til et tallfelt

    Dersom du har lagt til et tallfelt, vil veiviseren spørre om du vil at spørringen skal returnere detaljer eller sammendragsdata. Gjør ett av følgende:

    • Dersom du vil se individuelle poster, velger du Detaljer og deretter Neste. Gå videre til trinn 4.

    • Hvis du vil se summerte numeriske data, for eksempel gjennomsnitt, velger du Sammendrag og deretter Alternativer for sammendrag. Angi hvilke felt du vil oppsummere og hvordan du vil trekke sammen dataene. Bare tallfelt blir oppført. Velg en funksjon for hvert tallfelt:

      • Summer   Spørringen returnerer summen av alle verdiene i feltet.

      • Gjennomsnitt   Spørringen returnerer gjennomsnittet av alle verdiene i feltet.

      • Min.   Spørringen returnerer den minste av alle verdiene i feltet.

      • Maks.   Spørringen returnerer den største av alle verdiene i feltet.

    • Hvis du vil at spørringsresultatene skal inkludere antall poster i en datakilde, velger du Antall poster i tabellnavn for tabellen.

      Dersom du har lagt til et dato/klokkeslett-felt

      Spørringsveiviseren ber deg om å angi hvordan du vil gruppere datoverdiene. Anta for eksempel at spørringen din omfatter et tallfelt, for eksempel pris, og et dato/klokkeslett-felt, for eksempel transaksjonstidspunkt, og at du så har angitt i dialogboksen Alternativer for sammendrag at du vil se den gjennomsnittlige verdien av prisfeltet. Ettersom du har inkludert et dato/klokkeslett-felt, kan du beregne sammendragsverdier for hver unike dato og klokkeslett-verdi, for hver dag, måned, kvartal eller år.

      Velg hvilken tidsperiode du vil bruke for å gruppere verdiene dato og klokkeslett, og velg deretter Neste.

      Merknad: I Utformingsvisning finnes det flere alternativer for å gruppere dato- og klokkeslettverdier.

  4. Gi spørringen et navn.

  5. Angi om du vil åpne spørringen (i Dataarkvisning) eller endre spørringen (i Utformingsvisning). Velg så Fullfør.

Vil du vite mer?

Opprette og kjøre en oppdateringsspørring

Excel-opplæring

Outlook-opplæring

Når Access-databasen har tabeller og relasjoner, er det på tide å utforme og bygge noen spørringer, som er viktige komponenter for enhver database.

I denne videoen skal du lære den grunnleggende prosessen for å opprette og kjøre en spørring, få en innføring i flere typer spørringer, opprette en spørring i spørringsveiviseren og endre en spørring i spørringsutformingen.

Spørringer er bokstavelig talt spørsmålene du stiller til dataene. Begynn med å finne ut hvilke spørsmål du vil ha svar på.

For eksempel «Hvor mange ordrer plasserte TailSpin Toys forrige måned?»

Språket i dette spørsmålet peker til Ordrer-tabellen, og derfra velger du de feltene du vil se, bygger spørringen og deretter kjører den.

Dette er den grunnleggende flyten for de fleste spørringer. Du stiller spørsmålet ditt og så velger du en datakilde – tabellene, eller andre spørringsresultater som inneholder dataene – som skal svare på spørsmålet.

Du velger feltene du vil se i resultatet, som forresten også kalles «datasettet», og legger til eventuelle kriterier.

I dette eksemplet filtrerer kriteriene resultatene til TailSpin Toys for mai måned.

Du kan bruke spørringer for mer enn bare å svare på spørsmål. Spørringer er som et flerbruksverktøy eller en kombinasjonstang – de kan være noen av de mest praktiske verktøyene i enhver database fordi de gjør så mye.

Spørringer kan for eksempel gi data for skjemaer og rapporter, og de kan også hjelpe deg med å gjøre flere endringer i dataene.

Nå kan du bygge flere typer spørringer i enhver database. La oss ta en titt ved å velgeOpprett og deretter Spørringsutforming.

Vi lukker dialogboksen Vis tabell for nå.

Dette er spørringstypene som du kan opprette.

En Utvalg-spørring er den vanligste. Dette er typen som hjelper deg med å få svar fra dataene dine.

Bruk en Lag tabell-spørring for å velge poster fra en eksisterende tabell og lagre dem som en ny tabell. Dette kan være praktisk hvis du for eksempel importerer en stor Excel-fil, og du vil dele noen av disse dataene inn i separate tabeller.

Du kjører de tre neste spørringene mot eksisterende data.

Tilføy-spørringer legger til data i eksisterende tabeller, ...

Oppdater-spørringer endrer eksisterende data, ...

og Slett-spørringer fjerner data.

Du kan bruke en krysstabellspørring når du trenger å vise sammendragsdata som for eksempel gjennomsnitt eller summer.

Hvis du for eksempel trenger salg etter område, kan du bruke en krysstabellspørring.

Slik ser enKrysstabell-spørring ut i spørringsutformingen.

Og resultatene ser slik ut. Du kan se at denne returnerer salgsdata per kvartal.

Bruk en Union-spørring til å kombinere flere utvalgsspørringer til ett enkelt resultat. Gjør dette når du trenger å se data fra urelaterte kilder.

Bruk en Pass-Through-spørring til å koble til en stor database, for eksempel en Microsoft SQL-server, og behandle spørringer i databasen.

Når du gjør dette, blir Access fronten – som et sett med verktøy som hjelper deg å kjøre den større databasen.

Bruk til slutt en Datadefinisjon-spørring for å opprette eller endre tabeller og indekser. Saken er at Access har så mange andre måter å opprette tabeller og endre indekser på at du vil sannsynligvis aldri bruke denne formen for spørring.

Nå skal vi opprette en utvalgsspørring, spørringstypen som du kommer til å bruke mest.

Vi velger Opprett-fanen for å bygge den, og deretter velger vi Spørringsveiviser.

Hvis du ikke kjenner til spørringer, er dette et fint sted å starte.

Velg Veiviser for enkle spørringer, og velg OK.

Velg Telefonnumre-tabellen, og velg deretter feltene Kunde og Telefonnummer.

Velg Neste.

Endre tittelen på spørringen hvis du vil ha et mer beskrivende navn.

Velg at du vil vise resultatene, ...

... og velg deretter Fullfør.

Her er resultatet.

Du har kanskje et par spørsmål på dette tidspunktet, for eksempel «Hva slags spørring opprettet vi nettopp nå?»...

Og «Hvordan vet vi om vi ringer til en persons kontortelefon eller faksmaskin?»

Du kan svare på disse spørsmålene ved å legge til enkelte data i spørringen.

Hvis du vil endre spørringen, åpner vi spørringsutformingen. Velg Hjem, deretter Visning og deretter Utformingsvisning.

Spørringsutformingen viser datakilden, i dette tilfellet er det en tabell, men det kan også være en spørring. Du kan også se feltet involvert i spørringen.

Båndet angir TYPEN spørring, og i dette tilfellet kan du se at det er en utvalgsspørring.

Hvis du vil legge til Type-feltet og gjøre det enklere å bruke telefonlisten, bare drar du den.

Hvis du vil se resultatene, trykker du Kjør på Utforming-fanen.

Selv om det er raskt og enkelt å bruke spørringsveiviseren, er det ikke alt du kan gjøre med den. Du kan for eksempel ikke legge til formler ved hjelp av spørringsveiviseren.

Så for større fleksibilitet og for å gjøre endringene du kanskje trenger å gjøre, kan du bruke spørringsutformingen.

Nå har du lært det grunnleggende for å opprette og kjøre en spørring ved hjelp av spørringsveiviseren og spørringsutformingen. Bruk av spørringer hjelper deg med å analysere data og få svarene du trenger.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×