Video: Flytte data fra Excel til Access

Nettleseren støtter ikke video. Installer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Har du en kontakt- eller inventarliste i Excel som er vanskelig å håndtere? Kanskje det er på tide å flytte den til Access, som gir bedre verktøy for håndtering av store mengder data. Se denne videoen for hvordan du kan utføre en enkel import i Access.

Merknad:  Denne videoen omfatter ikke import av data i webdatabaser. Hvis du vil ha mer informasjon om webdatabaser, kan du se artikkelen Bygge en database som skal deles på weben.

I videoen

Forberede dataene i Excel

Viktig:  Hvis følgende instruksjoner krever at du gjør endringer i regnearket, bør du ta en sikkerhetskopi av arbeidsboken eller regnearket før du fortsetter.

  • Hvis dataene i Excel-regnearket er skilt av tomme rader eller kolonner, konsoliderer du dem til en enkeltliste så mye som mulig. Tomme celler er greit, men prøv å unngå fullstendig tomme rader eller kolonner i dataene du vil flytte.

  • Du bør mest mulig ordne dem slik at hver kolonne inneholder samme type data – for eksempel alle talldata eller alle tekstdata. Hvis det er en blanding av datatyper i en kolonne, kan du prøve å legge inn minst én av hver type i de første åtte radene. Dette hjelper Access å avgjøre den beste datatypen for kolonnen, og bidrar til å unngå importfeil.

  • Access bruker regnearkets kategorinavn som tabellnavn. Hvis regnearket heter Ark1, blir den importerte tabellen i Access også kalt Ark1. Hvis du vil gi tabellen et mer meningsfylt navn før du flytter dataene, endrer du navn på regnearket som følger:

    • Dobbeltklikk regnearkets kategori (nederst i regnearket), skriv inn ønsket navn, og trykk deretter ENTER.

Flytte data til Access

  1. I Excel merker du dataene du vil flytte til Access, medregnet eventuelle kolonneoverskrifter.

  2. Høyreklikk de merkede dataene, og klikk deretter Kopier.

  3. Åpne en eksisterende database i Access, eller opprett en ny.

    Hvis du oppretter en ny database, viser Access en tom tabell. Lukk denne tabellen uten å lagre den.

  4. Hvis navigasjonsruten ikke vises, trykker du F11 for å vise den.

  5. Høyreklikk i navigasjonsruten, og klikk deretter Lim inn.

    Access viser en dialogboks som spør om dataene inneholder kolonneoverskrifter.

  6. Hvis de kopierte dataene omfatter kolonneoverskrifter, klikker du Ja, ellers klikker du Nei.

    Hvis alt går bra, viser Access en melding om at importen var vellykket.

  7. Klikk OK.

Access viser den nye tabellen i navigasjonsruten. Dobbeltklikk den nye tabellen for å kontrollere at dataene ble importert på riktig måte.

Rette importfeil

Hvis det oppstod problemer under importen, oppretter Access en Importfeil-tabell som inneholder beskrivelse av feilene. Hvis du vil vise feilene, dobbeltklikker du Importfeil-tabellen. Hvis det var mange feil, kan det være lurt å slette den importerte tabellen, rette opp problemene i Excel-regnearket og prøve kopierings-/innlimingsprosedyren igjen. Hvis det bare er enkelte feil, kan du rette dem opp manuelt i Access. Når du har løst problemene, kan du slette Importfeil-tabellen.

Angi feltdatatyper

Hvis du ikke får angitt ønsket datatype i Access-tabellen, kan det være at du må endre datatypen for feltet.

For å se hvilken datatype et felt er, velger du en verdi i feltet, og deretter ser du i Datatype-boksen i Formatering-gruppen i kategorien Felt. Hvis datatypen for eksempel er Tall, hindrer Access deg å legge inn bokstaver i feltet, for eksempel 166A.

Endre datatypen til et felt

Advarsel:  I visse tilfeller kan endring av datatypen til et felt føre til tap av data. Ta derfor en sikkerhetskopi av .accdb-filen (eller av selve tabellen) før du endrer en feltdatatype.

  1. Klikk i cellen du vil endre.

  2. Velg en ny datatype på Datatype-listen i Formatering-gruppen i kategorien Felt.

    Access viser en advarsel.

  3. Hvis du har en sikkerhetskopi av dataene og du er sikker på at du vil fortsette, klikker du Ja.

  4. Lagre tabellen.

Legge til en primærnøkkel

For å forhindre like poster, og for å gjøre det enklere å opprette relasjoner mellom tabeller, anbefaler vi at du legger til et primærnøkkelfelt i den nye tabellen. Bruk følgende fremgangsmåte:

  1. I navigasjonsruten høyreklikker du tabellen og klikker Utformingsvisning.

  2. I den første tomme cellen i Feltnavn-kolonnen skriver du ID.

  3. Velg Autonummer i Datatype-kolonnen.

  1. Mens den nye ID-raden fortsatt er merket, klikker du Primærnøkkel i Verktøy-gruppen i kategorien Utforming.

  2. Lagre og lukk tabellen.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×