Legge til tabeller

Bygge tabeller og angi datatyper

Nettleseren støtter ikke video. Installer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Fordi de lagrer dataene dine, er tabeller ryggmargen i databasen. Hver tabell inneholder informasjon om et bestemt emne. En leverandørtabell inneholder for eksempel kanskje navnene på leverandører, e-postadresser og telefonnumre.

Merknad: Før du bygger tabeller, er det nyttig å forstå Access-databaseobjekter.

Når du åpner en ny, tom database, oppretter Access automatisk en tom tabell. Hvis du vil tilpasse denne tabellen, begynner du med å definere feltene og legge til data.

Gi nytt navn til en tabell i en skrivebordsdatabase

Tabell1 er standardnavnet på den første tabellen i en ny skrivebordsdatabase. Det er lurt å gi tabellen et mer beskrivende navn.

  1. Velg Lagre Lagre på verktøylinjen for hurtigtilgang.

  2. Skriv inn et beskrivende navn i Tabellnavn -boksen.

Legge til en tabell i en skrivebordsdatabase

Legg til flere tabeller i en database, hvis du trenger dem, selv om du begynner med en mal.

  1. Velg TabellOpprett-fanen.
    Access legger til en ny tabell med navnet Tabell<#>, der <#> er neste sekvensielle, ubrukte tall.

  2. Gi tabellen nytt navn ved bruk av fremgangsmåten i Gi nytt navn til en tabell i en skrivebordsdatabase, som er beskrevet tidligere i denne modulen.

Lagre en tabell

Før du lukker databasen må du huske å lagre tabellen, slik at du ikke mister noe av arbeidet du har gjort eller dataene du har skrevet inn. Hvis du prøver å lukke en database og du ikke har lagret arbeidet ditt i en tabell, ber Access deg om å lagre den. Du kan også når som helst velge Lagre .

Legge til et felt ved å skrive inn data

  1. Gå til Dataark-visningen, og skriv inn data i Klikk for å legge til-kolonnen på dataarket.
    Access oppretter et nytt felt.

    Skjermkodesnutt av ID i leverandørtabell

  2. Skriv inn et nytt navn for feltet i kolonneoverskriften.

    Skjermkodesnutt av leverandørtabell som viser to rader med ID

Endre datatypen for et felt

Når du legger til et felt ved å skrive inn data i det, angir Access feltets datatype basert på innholdet. Vis datatypen på Felt-fanen under Datatype.

Skjermkodesnutt som viser datatypefeltet

Slik endrer du datatypen:

  1. Velg feltet.

  2. Åpne Datatype-listen på Felt-fanen, og velg en datatype.

Legg til et felt for en bestemt datatype

Access validerer data etter hvert som de skrives inn for å påse at de samsvarer med datatypen for feltet. Hvis du trenger et bestemt dataformat i et felt, angir du datatypen for feltet når du oppretter det.

  1. Når tabellen er åpen i Dataark-visningen, velger du Klikk for å legge til, og deretter velger du en datatype

    Skjermkodesnutt av Klikk for å legge til rullegardinmeny for datatype

  2. Skriv inn et beskrivende navn for feltet, for eksempel Etternavn.

    Skjermkodesnutt av felt for å legge til et beskrivende navn for en kolonne

Fordi du har angitt en datatype, validerer Access dataene du angir i det nye feltet. Tekst aksepteres for eksempel ikke i et Dato-felt. Når du angir datatypen, hjelper dette også til å minimere størrelsen på databasen.

Vil du vite mer?

Datatype for Access-apper

Datatyper for Access-databaser for stasjonær PC

Excel-opplæring

Outlook-opplæring

Tabeller er vanligvis de første objektene du legger til i en database, kort forklart fordi de lagrer dataene dine. Når vi oppretter denne tabellen, identifiserer vi primærnøkkelen. Vi vil også lære om de ulike datatypene som er tilgjengelige og se hvordan vi kan angi datatypen for hvert felt.

Jeg plasserer utformingene våre her for referanse. Når vi dobbeltklikker ID-feltet her, ser vi at det blir redigerbart. La oss endre navnet på feltet til Kunde-ID På denne måten vet vi alltid hvor verdiene i feltet kommer fra – nemlig kundetabellen. Alle tabellene må ha en primærnøkkel, og kunde-ID er primærnøkkelen for denne tabellen.

Når vi trykker ENTER her, velger Access det neste tomme feltet og viser denne menyen. De fleste av disse elementene er DATATYPER. Alle felt i databasen må tilordnes en datatype.

Datatyper gjør lagringsplass mer effektiv fordi de kontrollerer størrelsen på feltene. Hvis du for eksempel bare trenger å registrere navn, må du ikke opprette en stor lagringsplass for disse navnene. Det virker kanskje uviktig i dette enkle eksemplet, men det er viktig når du har mye data.

Datatyper hjelper deg også med å forhindre feil. Du kan for eksempel ikke skrive inn et navn i et felt angitt til å inneholde datoer og klokkeslett.

La oss ta en titt på datatypene du kan bruke. Kort tekst er et tekstfelt som inneholder opptil 256 tegn. Det finnes Tall, Valuta, Dato og klokkeslett og Ja/Nei.

Et Ja/Nei-felt kan inneholde ja eller nei, sann eller usann, eller en og null.

Oppslag og relasjon er ikke egentlig en datatype. Men du kan bruke det til å opprette en liste over valg i det feltet.

Både rik tekst og lang tekst lar deg lagre en gigabyte med tekst. Skrivebordsdatabaser bruker rik tekst og Access-nettapper bruker lang tekst. Hovedforskjellen mellom dem er at du kan bruke skrifttyper og annen formatering på rik tekst, for eksempel fet og kursiv.

Bruk datatypen Vedlegg til å legge ved bilder og andre filer i en post, på samme måte som du kan i e-post. Bruk datatypen Hyperkobling til å lagre nett- og e-postadresser. Bruk datatypen Beregnede felt til å gjøre ting som å kombinere for- og etternavn eller beregne en rabatt.

Det finnes en annen datatype i denne tabellen: Autonummerering. Denne datatypen tilordner et sekvensielt tall når du legger til en ny post. Du kan ikke endre eller slette en verdi i noen av disse feltene. Mange primærnøkler bruker denne datatypen fordi du som regel aldri vil endre verdien på primærnøkler.

Når du bygger en tabell i en Access-nettapp, kan du bruke Bilde-datatypen i stedet for Vedlegg-datatypen til å lagre og vise bilder.

La oss velge kort tekst i dette feltet, fordi det skal lagre navn og 256 tegn er mer enn nok plass. Legg merke til at når vi velger datatype, blir overskriften redigerbar. Vi skriver inn fornavn og trykker TAB for å velge det neste tomme feltet. Vi velger kort tekst igjen,... og skriver deretter inn etternavn. Når du har for- og etternavn som to separate felter, gjenspeiles databaseutformingens prinsipp om at hvert felt skal inneholde den minste mulige enhet med data.

Trykk CTRL+S for å lagre tabellen. La oss kalle det Kunder.

Vi har nå en primærnøkkel og korttekstfelt for fornavn og etternavn. Hvert felt inneholder den minste mulige enheten med data og har en datatype. Vi har nå alt vi trenger for denne tabellen.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×