Komme i gang med Access

Bli kjent med databaseobjekter

Nettleseren støtter ikke video. Installer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Access har seks databaseobjekter som, når du kombinerer dem, hjelper deg med å dra full nytte av dataene dine. Lær rollen til hvert objekt.

Tabeller

Access organiserer informasjonen i tabeller – lister med rader og kolonner som ligner på regnskapsskjemaer eller et regneark. Hver tabell lagrer informasjon om et bestemt emne, slik at de fleste databaser inneholder mer enn én tabell.

Deler av produkt-, kunde- og ordretabeller

Hver rad i tabellen kalles en post, og hver kolonne kalles et felt. En post inneholder all spesifikk informasjon om en bestemt enhet, for eksempel en kunde eller en ordre. Et felt er ett enkelt informasjonselement om denne enheten. I for eksempel Produkter-tabellen vil hver rad eller post inneholde informasjon om ett produkt. Hver kolonne, eller hvert felt, inneholder en type informasjon om produktet, for eksempel navn eller pris. Hvis du ikke allerede er kjent med dem, kan du lære det grunnleggende om databaser.

Spørringer

I en godt utformet database er data som du vil presentere gjennom et skjema eller en rapport, vanligvis plassert i flere tabeller. Du bruker en spørring til å hente ut informasjon fra ulike tabeller og sette den sammen slik at den vises i et skjema eller en rapport.

En spørring kan være en forespørsel om dataresultatet fra databasen, eller den kan brukes til å utføre en handling på dataene, eller så kan den være begge deler. Bruk spørringer til å få svar på enkle spørsmål, utføre beregninger ved hjelp av data, kombinere data fra forskjellige tabeller, og legge til, endre eller slette data fra en database.

Det finnes mange typer spørringer, men de to hovedtypene er:

Vanlige spørringstyper

Bruk

Velg

Hente data fra en tabell og utføre beregninger.

Handling

Legg til, endre eller slett data. Hver aktivitet har en bestemt type redigeringsspørring. Redigeringsspørringer er ikke tilgjengelige i Access-nettapper.

Skjemaer

Skjemaer er som utstillingsskap i butikker – de gjør det enklere å vise eller få tilgang til databaseelementene du vil bruke. Access-skjemaer ligner på papirskjemaer og er objekter som du eller andre brukere kan legge til, redigere eller vise dataene som er lagret i Access-databasen. Det er viktig å utforme skjemaet med hvordan det skal brukes, i tankene. Hvis det for eksempel er for flere brukere, bidrar et velutformet skjema til å legge inn data nøyaktig, raskt og effektivt.

Rapporter

Rapporter gir en metode for å vise, formatere og oppsummere informasjon fra Access-databasen. For eksempel å opprette en enkel rapport over telefonnumre for alle kontaktene dine eller en sammendragsrapport på totalt salg på tvers av forskjellige områder og tidsperioder.

Rapporter er nyttige når du vil presentere informasjonen i databasen for å:

  • Vise eller distribuere sammendrag av data.

  • Arkivere skjermbilder av dataene.

  • Gi detaljer om enkeltposter.

  • Opprette etiketter.

Makroer

En makro er et verktøy som gjør det mulig å automatisere oppgaver og funksjonaliteten til skjemaer, rapporter og kontroller. Hvis du for eksempel legger til en kommandoknapp i et skjema og knytter knappens OnClick-hendelse til en makro, utfører den deretter en kommando hver gang knappen klikkes.

Access har et utformingsmiljø for å hjelpe deg med å opprette makroer. I hovedsak bruker du et forenklet programmeringsspråk til å bygge opp en liste over handlinger som skal utføres. Noen handlinger krever tilleggsinformasjon, for eksempel hvilke felt som skal vises som fylt ut. Utformingsmiljøet gjør det enklere å opprette makroer, da du velger fra en liste over handlinger og fyller ut informasjonen.

Makroer brukes til å automatisere en serie med handlinger, gjøre endringer i dataene i en database med mer. Gjennom utformingsvisningen har makroer et delsett med kommandoene som er tilgjengelige i Visual Basic for Applications (VBA). For de fleste kan det være enklere å bygge en makro for å legge til funksjonalitet i skjemaer, rapporter og kontroller enn å skrive inn VBA-kode, men du kan alltid konvertere makroene til VBA fra utformingsvisningen.

La oss si at du vil åpne en rapport direkte fra et av skjemaene dine for dataregistrering. Legg til en knapp i skjemaet, og opprett deretter en makro som åpner rapporten. Makroen kan være en frittstående makro (et separat objekt i databasen), som deretter blir bundet til OnClick-hendelsen til knappen, eller så kan makroen bygges inn direkte i OnClick-hendelsen for selve knappen. Uansett hva du velger, vil makroen kjøres og rapporten åpnes når du klikker knappen.

Moduler

Moduler er VBA-kode som du skriver inn for å automatisere oppgaver i programmet og for å utføre høyere sluttfunksjoner. Du skriver moduler i programmeringsspråket VBA. En modul er en samling av deklarasjoner, setninger og prosedyrer som er lagret sammen som en enhet.

Data er ikke veldig interessant – faktisk kan de være meningsløse – helt til du gjør noe med dem. Med Access kan du strukturere og forme dataene for å gi dem konteksten som ikke bare gjør dem nyttige, men rett og slett uunnværlige. Ved å inkludere noen av de seks Access-komponentene eller OBJEKTENE i databasen, kan du gjøre det enklere å angi, finne, visualisere og på andre måter behandle dataene.

Her er de seks Access-objektene du kan bruke til å arbeide med dataene.

TABELLER lagrer dataene dine. De er ryggmargen i databasen din. FELTET er den minste biten data i enhver database, og feltene er ordnet i kolonner i tabellen. En SAMLING av felt danner en POST, og postene er organisert i rader i tabellen. På denne måten er datafeltene og postene pent organisert som en tabell.

SPØRRINGER er spørsmålene du stiller til dataene. For eksempel «Hva var salgene i fjerde kvartal?» Spørringer kan også filtrere data og gjøre matematiske beregninger, for eksempel beregne summer eller rabatter. Resultatene er ordnet i en tabell. Avhengig av typen spørring, kan du legge til eller endre data.

SKJEMAER gir databasen et profesjonelt utseende. De kan hjelpe deg med å skrive inn data raskt og gi deg knapper for å navigere i databasen.

RAPPORTER er hvordan du arrangerer, destillerer eller visualiserer dataene for bedre å presentere eller analysere dem. Når du trenger et diagram eller en graf til å representere noen av dataene, kan du legge til dette i en rapport.

MAKROER automatiserer databasen. De får noe til å skje når du velger en knapp. Du kan også opprette makroer som utfører gjentakende oppgaver for deg.

MODULER hjelper deg også med å automatisere databasen i en større utstrekning, utover makroer. Du kan utføre kraftige oppgaver ved å skrive kode ved hjelp av Visual Basic for Applications i moduler. Med moduler oppretter du egentlig et egendefinert tillegg for databasen.

Nå som du har blitt introdusert for de seks databaseobjektene, la oss se på vårt eksempel igjen og lære om VISNINGER. Det du ser her, er tabellobjektet som vises i DATAARK-visning. Husk at det databaseobjektet du arbeider med alltid er i en slags visning, enten en visning til å LAGE objektet eller en visning for å BRUKE objektet.

Her er et annet eksempel. DENNE tabellen er nå åpen i dataarkvisning. Du kan bruke fanen til enkelt å bytte til utformingsvisning og se de mange alternativene for å opprette og endre tabellen.

Dette skjemaet er åpnet i SKJEMA-visning som du kan bruke til raskt å legge til data i den underliggende tabellen. Du kan åpne skjemaet i OPPSETT-visning for å legge til kontroller eller endre skjemaet. Her er stedet der du i utgangspunktet oppretter et skjema.

Det samme gjelder med spørringer. Du konfigurerer spørringen i utformingsvisning. Når du kjører spørringen, vil resultatene vises i Dataarkvisning. Du kan ta det enda lenger og åpne en spørring i SQL-visning, og endre selve koden hvis det er nødvendig.

Enkelte visninger gjør begge jobbene. Du kan for eksempel som forventet legge til data i denne tabellen, men du kan også endre utformingen ved å legge til felt.

Nå kjenner du de seks typene Access-databaseobjekter og visningene der du kan arbeide med disse objektene. Når du planlegger databasen, bør du tenke over hva du vil gjøre med dataene. Sluttbruken av dataene hjelper deg med å avgjøre hvilke Access-objekter som best hjelper deg å oppnå målene dine.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×