Velge og bruke Access 2007-malene

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

I denne artikkelen

Oversikt

Trinn 1: Velg en mal

Trinn 2: Tilpasse en mal

Trinn 3: Legge til data i en ny database

Trinn 4: Finne poster


Oversikt

Microsoft Office Access kan tilby et stort utvalg profesjonelt utformede databasemaler som gjør det lettere å komme i gang med en effektiv database. Hver mal oppretter en fullstendig helhetlig løsning som enten kan brukes som den er, eller tilpasses dine behov. Hver mal har forhåndsdefinerte tabeller, skjemaer, rapporter, spørringer, makroer og relasjoner som viser hvordan du kan tilpasse din egen database.

I tillegg kan du enkelt laste ned andre Access-databasemaler fra Microsoft Office Online-webområdet ved å klikke koblinger i Access. Når du har valgt en mal og tilpasset den til dine behov, kan du legge til data og begynne å navigere gjennom postene.

Trinn 1: Velge en mal

Du kan enten velge en av malene som installeres med Access, eller søke etter en mal på internett.

Velge en installert mal

  1. Klikk Lokale maler under Malkategorier i vinduet Komme i gang med Microsoft Access.

    Liste over tilgjengelige maler   

Mal

Brukes til

Aktiva

Holde rede på aktiva, inkludert aktivadetaljer og -eiere. Du kan plassere aktiva i kategorier og registrere tilstanden, anskaffelsesdatoen, plasseringen og eieren.

Kontakter

Behandle informasjon om personer som gruppen samarbeider med, for eksempel kunder og partnere. Du kan spore informasjon om navn og adresser, telefonnumre og e-postadresser og til og med legge ved bilder.

Hendelser

Spore kommende møter, tidsfrister og andre viktige hendelser. Du kan registrere tittel, plassering, startklokkeslett, sluttklokkeslett og beskrivelse og også legge ved et bilde.

Fakultet

Behandle viktig informasjon om fakultetsmedlemmer, for eksempel telefonnumre, adresser, kontaktinformasjon ved kriser og ansettelsesdata.

Problemer

Behandle og spore et sett med saker eller problemer. Du kan tilordne, prioritere og følge fremdriften for saker fra begynnelse til slutt.

Markedsføringsprosjekter

Behandle detaljene i et markedsføringsprosjekt og planlegge og overvåke prosjektleveranser.

Prosjekter

Behandle oppgaver og overvåke budsjettet for ett eller flere prosjekter.

Salgsforløp

Spor fremdriften av mulige salg for en liten gruppe selgere.

Studenter

Håndtere informasjon om studenter, inkludert kontaktpersoner ved kriser, helseopplysninger og informasjon om foresatte.

Oppgaver

Spor en gruppe med arbeidselementer som du eller gruppen skal fullføre.

Gastronor 2007

Opprette et sporingssystem for bestillinger. Du må fjerne de medfølgende eksempeldataene.

  1. Klikk malen du vil basere databasen på.

  2. Skriv inn et navn for databasen i Filnavn-boksen.

  3. Velg en plassering for den nye databasen ved å klikke ikonet ved siden av Filnavn-boksen.

    Tips!: Hvis du vil koble databasen til et Windows SharePoint Services-område, merker du av for Opprett og koble databasen til et Windows SharePoint Services-område.

  4. Klikk Opprett.

Nå er den nye databasen klar for bruk, og du kan velge å tilpasse den til dine behov.

Velge en Online-mal

  1. Gjør noe av følgende i vinduet Komme i gang med Microsoft Access:

    • Du kan søke i alle de aktuelle Online-malene ved å klikke Anbefales under Malkategorier og deretter velge den ønskede malen.

    • Du kan velge en Online-mal basert på et tema ved å klikke et tema under Fra Microsoft Office Online og deretter velge den ønskede malen.

  2. Skriv inn et nytt navn for malen i Filnavn-boksen, og klikk deretter filikonet ved siden av tekstboksen for å velge en bestemt plassering for den nye databasen.

  3. Klikk Last ned.

Tips!: Hvis du vil koble databasen til et Microsoft Windows SharePoint Services-område, merker du av for Opprett og koble databasen til et Windows SharePoint Services-område.

Nå er den nye databasen klar for bruk, og du kan velge å tilpasse den til dine behov.

Til toppen av siden

Trinn 2: Tilpasse en mal

Når du har valgt en databasemal, kan du tilpasse den til til dine behov. En database som ble opprettet fra en mal, inneholder flere innebygde, forhåndsutformede tabeller, skjemaer og rapporter som kan bearbeides umiddelbart. Når du oppretter en database fra en mal, opprettes automatisk tabeller og andre objekter som kreves for å støtte hensikten malen ble opprettet for. I noen tilfeller er databasestrukturen i malen kompleks, og du må kanskje tilpasse noen deler av strukturen. Hvis du endrer utformingen av de medfølgende tabellene, må du sørge for at ingen av de eksisterende relasjonene blir ugyldige. Hvis du oppdager at du må endre den grunnleggende strukturen i malen, blir det kanskje lettere å starte med en tom database.

Prøv å unngå å endre navn på felt eller tabeller når du tilpasser en mal. Disse feltene og tabellene brukes kanskje i andre databaseobjekter, for eksempel skjemaer og rapporter, og hvis navnet endres, kan det føre til at andre databaseobjekter som refererer til eller avhenger av disse feltene og tabellnavnene, ikke fungerer som de skal. Hvis du likevel gir nytt navn til en tabell i navigasjonsruten eller til et felt i dataarkvisning eller utformingsvisning, bør du kontrollere at funksjonen for autokorrigering av navn er aktivert. Denne funksjonen sørger for at navneendringer automatisk spres til felt, tabeller, skjemaer eller rapporter i andre objekter i hele databasen.Autokorrigering av navn er som standard aktivert for alle nye databaser.

Tilpasse et skjema eller en rapport

Du kan tilpasse et malskjema eller en malrapport på flere måter. Du kan for eksempel endre formatet på et skjema ved å åpne det i utformingsvisning og deretter velge et nytt format fra Autoformat-gruppen (i kategorien Format). Du kan også tilpasse et skjema eller en rapport ved å legge til nye felt. Når du legger til et felt i et skjema eller en rapport, oppretter du en kontroll på skjemaet eller rapporten. Hvis du vil tilpasse eksisterende kontroller i en mal, kan du endre egenskapene for disse kontrollene.

Legge til en ny kontroll i et skjema eller en rapport

  1. Gå til navigasjonsruten, og høyreklikk skjemaet eller rapporten du vil legge til kontrollen i, og klikk deretter Utformingsvisning.

  2. Klikk kategorien Utforming.

  3. Klikk kontrollen du vil legge til, i Kontroller-gruppen, og klikk deretter Bruk kontrollveivisere.

    Bruke kommandoen Kontrollveivisere i Kontroller-gruppen

  4. Følg fremgangsmåten i veiviseren for å opprette og tilpasse den nye kontrollen.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter skjemaer og rapporter, se koblingene under Se også.

Endre en kontroll

Du kan tilpasse hvordan en eksisterende kontroll vises i et skjema eller en rapport. Når du skal endre et visningsformat, endrer du egenskapen Format for et felt. Egenskapen Format for feltet arves deretter automatisk av kontroller som er basert på dette feltet i alle nye skjemaer og rapporter som du oppretter.

Angi visningsformatet i dataarkvisning

  1. Klikk Microsoft Office-knappen Office-knappen , og klikk deretter Åpne.

  2. Åpne databasen som inneholder kontrollen du vil endre, i dialogboksen Åpne.

  3. Gå til navigasjonsruten, og dobbeltklikk tabellen med feltet du vil endre format for.

    Tabellen åpnes i dataarkvisning.

  4. Klikk feltet som du vil angi visningsformatet for.

  5. Klikk pilen i rullegardinlisten ved siden av Format i kategorien dataark i gruppen datatype og formatering, og velg deretter et format. Access-båndsymbol av Datatype- og Formatering-gruppen

    Feltet vises med det nye visningsformatet.

Angi visningsformatet i utformingsvisning

  1. Klikk Microsoft Office-knappen Office-knappen , og klikk deretter Åpne.

  2. Åpne databasen som inneholder kontrollen du vil endre, i dialogboksen Åpne.

  3. Gå til navigasjonsruten, høyreklikk tabellen som inneholder feltet du vil endre format for, og klikk deretter Utformingsvisning.

    Tabellen åpnes i utformingsvisning.

  4. Klikk feltet som du vil angi visningsformatet for.

  5. Velg et visningsformat fra Format-listen under Feltegenskaper i kategorien Generelt.

  6. Hvis du vil lagre endringene, klikker du Lagreverktøylinjen for hurtigtilgang.

Til toppen av siden

Trinn 3: Legge til data i den nye databasen

Når du har valgt en mal og gjort alle de nødvendige tilpasningene, kan du legge til data i databasen ved å importere eller koble til eksterne data.

Importere data

Du kan importere data i flere formater, inkludert Excel-arbeidsbøker, Windows SharePoint Services 3.0-lister, Outlook-adressebøker eller andre Access-databaser.

  • Du importerer data ved å åpne kategorien Eksterne data og klikke kommandoen for filtypen som du skal importere, i Importer-gruppen.

    Kommandoknapper i Importer-gruppen

    Kommentarer: 

    • Hvis du ikke ser et ikon for datatypen du vil importere, klikker du Mer og følger instruksjonene i dialogboksen Hent eksterne data.

    • Hvis du fremdeles ikke finner en kommando for å importere eksterne data, må du kanskje starte programmet du opprinnelig opprettet dataene i (gjøres utenfor Access), og deretter bruke det programmet til å lagre dataene i et felles filformat (for eksempel en tekstfil med skilletegn). Deretter går du tilbake til Access og bruker en av kommandoene for eksterne data til å importere dataene.

  • På den siste siden i veiviseren blir du kanskje bedt om å lagre detaljene for disse importtrinnene. Hvis du skulle ønske å importere data fra den samme datakilden i fremtiden, kan det være nyttig å lagre disse detaljene. Merk av for Lagre importtrinn, legg inn detaljene, og klikk deretter Lagre import. Nå kan du når som helst gjenta den samme importen ved å klikke Lagrede importer i Import-gruppen i kategorien Eksterne data. Klikk Lukk hvis du ikke vil lagre detaljene fra denne importoperasjonen.

Koble til data

Når du kobler til data, blir dataene fortsatt lagret i det opprinnelige formatet og vist som en koblet tabell i den nye databasen. For de fleste filformater kan du vise og endre dataene ved hjelp av Access eller programmet dataene opprinnelig ble opprettet i, fordi begge arbeider med de samme fysiske dataene. Hvis dataene lagres i en Excel-arbeidsbok, kan du imidlertid bare vise de koblede dataene i Access. Du kan ikke endre dem. Hvis du skal endre data i en koblet arbeidsbok, må du bruke Excel.

    1. Klikk Microsoft Office-knappen Office-knappen , og klikk deretter Åpne.

    2. Merk og åpne databasen i dialogboksen Åpne.

    3. Gå til gruppen Importer i kategorien Eksterne data, og klikk deretter kommandoen for filtypen du vil koble til. Hvis du for eksempel vil koble til data i en Excel-arbeidsbok, klikker du Excel. Hvis du ikke ser et ikon for datatypen du vil koble til, klikker du Mer.

      Dialogboksen Hent eksterne data vises.

      Merknad: Hvis du fremdeles ikke finner en kommando for å koble til de eksterne dataene, må du kanskje starte programmet dataene opprinnelig ble opprettet i (gjøres utenfor Access), og deretter bruke det programmet til å lagre dataene i et felles filformat (for eksempel en tekstfil med skilletegn). Gå deretter tilbake til Access, og bruk en av kommandoene for eksterne data til å koble til dataene.

    4. I dialogboksen Hent eksterne data klikker du Bla gjennom for å finne kildedatafilen, eller du skriver inn hele banen til kildedatafilen i Filnavn-boksen.

    5. Klikk det ønskede alternativet under Angi hvordan og hvor du vil lagre dataene i den gjeldende databasen.

      En veiviser starter for de fleste filformater. Hvis du kobler til data i en Access-database, vises imidlertid dialogboksen Importer objekter. Angi alternativer i dialogboksen Koble tabeller, og gå deretter videre til trinn 7. Ellers fortsetter du til trinn 6.

    6. Fullfør trinnene i veiviseren. Den nøyaktige fremgangsmåten bestemmes av alternativene du velger.

Til toppen av siden

Trinn 4: Finne poster

Når du har importert data til databasen, trenger du en effektiv måte å finne spesifikke poster. Du kan bruke verktøylinjen nederst i databasen til å finne poster.

Navigasjonsknapper

Bruke navigasjonsknappene til å søke etter poster i en tabell eller visning.:

Navigasjonsknapp

Brukes til å gå til

1.

Første post

2.

Forrige post

3.

Spesifikk post – Klikk i tekstboksen, skriv inn postnummeret, og trykk deretter ENTER for å vise posten. Postnummeret telles fortløpende fra begynnelsen av skjemaet eller dataarket.

4.

Neste post

5.

Siste post

6.

Ny (tom) post

7.

Filter – Denne indikatoren viser om det er brukt et filter eller ikke. Hvis det ikke er angitt et filter, eller hvis alle filtre er fjernet, vises indikatoren for Ingen filtre.

8.

Søkeboks  – Skriv inn tekst i Søk-boksen, så merkes den første samsvarende verdien i sanntid mens du skriver inn tegn. Bruk denne funksjonen til å søke raskt etter en post.

Flere alternativer for søk etter poster

Du kan også finne poster med følgende metoder.

Gå til en bestemt post

Søk etter en bestemt post

Filter for å vise bare bestemte poster

Utføre tilpassede søk ved hjelp av en spørring

Gå til en bestemt post

Noen maler inneholder skjemaer som gir mulighet til å vise en bestemt post fra en Gå til-rullegardinliste. Denne finner du for eksempel i Kontaktdetaljer-skjemaet i Kontakter-malen og i Prosjekter-skjemaet i malen Markedsføringsprosjekter. Du kan bruke alternativet til å vise bestemte poster fra en rullegardinliste. Hvis den er tilgjengelig, finner du Gå til-boksen i øvre venstre del av skjemaet.

  1. Klikk pilen ved siden av Gå til-listen.

    Gå til-boksen

  2. Klikk posten du vil vise.

Søke etter en bestemt post

Bruk kategorien Søk i dialogboksen Søk og erstatt til å søke etter bestemte poster. Du kan søke i et bestemt felt eller søke i en hel tabell eller visning.

Merknad: Du kan bare bruke dialogboksen Søk og erstatt hvis det vises data i tabellen eller visningen.

  1. Åpne tabellen du vil søke i, og klikk deretter feltet som inneholder posten du ønsker å finne.

  2. Klikk Søk i Søk-gruppen i kategorien Hjem.

    Søk-kommandoknapp

  3. Skriv inn søkevilkårene i Søk etter-boksen i dialogboksen Søk og erstatt.

  4. Velg Alle fra Søk i-listen, og klikk deretter Søk etter neste.

Hvis du vil ha mer informasjon om bruk av dialogboksen Søk og erstatt, kan du se koblingene under Se også.

Filtrere for å vise bare et bestemt sett med poster

Du kan aktivere eller deaktivere et filter, slik at du lett kan veksle mellom filtrerte og ufiltrerte visninger av de samme dataene.

Du kan bruke et filter til å bare vise de postene som samsvarer med vilkårene. Når du bruker et filter, er det enklere å finne den ønskede posten. Hvis du for eksempel vil begrense antallet poster som vises, på en hurtig måte, høyreklikker du et felt som du vil finne samsvar for verdiene for, og deretter velger du ett av menyalternativene Er lik, Er ikke lik, Inneholder eller Inneholder ikke.

  • Åpne tabellen eller skjemaet du vil filtrere.

  • Du kan kontrollere at tabellen eller skjemaet ikke allerede er filtrert, ved å gå til gruppen Sorter og filtrer i kategorien Hjem, klikke Avansert og deretter klikke Fjern alle filtre. Hvis denne kommandoen ikke er tilgjengelig (nedtonet), er ingen filtre aktivert.

    Gruppen Sorter og filtrer

  • Du kan bruke et filter ved å klikke feltet du vil filtrere etter, og klikke Filter i gruppen Sorter og filtrer i kategorien Hjem og deretter velge et filtreringsalternativ.

  • Åpne en tabell eller skjema for å bruke et filter som er basert på et utvalg, og Naviger til posten som inneholder verdien du vil bruke som en del av filteret. Klikk i feltet. Klikk merket område i gruppen Sorter og Filtrer i kategorien Hjem, og klikk deretter filteret du vil bruke.

  • Hvis du vil bruke et filter som er basert et delvis merket område, merker du tegnene du vil bruke. Klikk merket område i gruppen Sorter og Filtrer i kategorien Hjem, og klikk deretter filteret du vil bruke.

Hvis du vil ha mer informasjon om bruk av filter, kan du se koblingene under Se også.

Utføre et tilpasset søk med en spørring

Du kan bruke spørringer til å utføre tilpassede søk, bruke egendefinerte filtre og sortere poster. Spørringer kan lagres og brukes på nytt, og de kan brukes til å opprette skjemaer og rapporter. Du kan også bruke en spørring til å finne bare tabell postene som du er interessert i. Type spørring som du oppretter, er avhengig av postene du vil returnere og hvis du vil ha tilgang til å gjøre noe med resultatene.

  1. Velg fanen Opprett i Annet-gruppen, og klikk Spørringsutforming.

    Kommandoen Spørringsveiviser i Annet-gruppen

  2. Følg instruksjonene i spørringsveiviseren.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter spørringer, kan du se koblingene under Se også.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×