Velge hvordan du vil lagre og administrere poster

Arkivsenter

Innhold fra hele virksomheten kan sendes inn til et arkivsenter, og deretter rutes til det riktige stedet for tilordning av tillatelser og policyer, for eksempel utløpsdato og revisjon.

Metadata, eller informasjon om data, spiller en nøkkelrolle i forbindelse med administrasjon og senere innhenting av informasjon. Funksjoner som innholdstyper, Innholdsarrangør og virtuelle mapper støtter opp under bruken av metadata.

Noen funksjoner i et arkivsenter:

• Dokument-ID    Hvert dokument kan tilordnes en unik identifikator som blir sammen med dokumentet, også når det er arkivert. Dermed kan man enkelt referere til poster med en ID, uansett hvor dokumentet flyttes.

• Oppbevaring i flere stadier    Oppbevaringspolicyer kan ha flere stadier slik at du kan angi hele dokumentets livssyklus som en policy (for eksempel gjennomgå kontrakter hvert år og slette etter 7 år)

• Overvåkingsrapporter for hvert element    Du kan generere en tilpasset overvåkingsrapport om en enkeltpost.

• Hierarkiske filplaner    Du kan opprette dype, hierarkiske mappestrukturer og behandle oppbevaring for hver mappe i hierarkiet (eller arve fra overordnede mapper).

• Filplanrapport    Du kan generere statusrapporter som viser antall elementer i hver fase i filplanen, sammen med en samling av oppbevaringspolicyer på hver node i planen. Taksonomi og sentraliserte innholdstyper: arkivet blir forbrukere av bedriften taksonomier og innholdstyper, for å sikre konsekvens og kontekst overføring mellom samarbeidsfunksjonen mellomrommene og arkivet. Vi vil være snakker mye mer om investeringene 2010 taksonomi i fremtidige innlegg.

• Taksonomi og sentraliserte innholdstyper    Arkivet vil være en forbruker av virksomhetsdekkende taksonomier og innholdstyper for å sikre konsekvens og kontekstoverføring mellom de samarbeidende områdene og arkivet. Vi vil snakke mye mer om våre 2010 taksonomiinvesteringer i senere poster.

• Innholdsarrangør    Postruteren kan bruke metadata til å rute innkommende dokumenter til riktig sted i den hierarkiske filplanen. Den lar deg for eksempel bruke automatiske regler på innhold som legges inn, for eksempel "Hvis en kjøpsavtale er tagget som Prosjekt Alfa, send til undermappen Alfa-kontrakter og bruk den mappens bevaringspolicy på elementet."

• Virtuelle mapper   : filplanen er en flott måte å administrere et repositorium, men ofte tid ikke hva du vil bruke til å navigere og finne innhold du leter etter. SharePoint 2010 arkivsenteret bruker en ny funksjon kalt basert metadatanavigasjon, der du kan vise viktige metadata som virtuelle mapper:

Til toppen av siden

Postbehandling på stedet

Et hvilket som helst område kan aktiveres for postbehandling på stedet, og kan konfigureres som et system for arkivbehandling. I denne sysemtypen kan du, til forskjell fra Arkivsenteret, lagre poster sammen med aktive dokumenter i et samarbeidsområde.

Postbehandling på stedet lar deg kontrollere innhold i samarbeidsområder. Dermed kan enkelte SharePoint-dokumenter (eller blogger, wikier, websider og listeelementer) deklareres som poster. Systemet kan forhindre at slike poster slettes eller redigeres, om nødvendig via organisasjonens definisjon av hva en post er.

Revisjon, Oppbevaring, Utløpsdato, Rapportering, Postarbeidsflyt, eDiscovery og Legal Hold er alt funksjoner som kan brukes i samarbeidsområdet, men du må finne en balanse mellom SharePoints nytteverdi for sluttbrukerne og behovet for informasjonsstyring.

Poster kan enten deklareres manuelt som en del av en større prosess i en arbeidsflyt, eller som en planlagt del av oppbevaringen for et dokument, for eksempel etter 2 år. Det viktigste er at innhold som har blitt deklarert som en post, ikke trenger å flyttes til et arkiv. Det blir der det er slik at sluttbrukerne fremdeles kan finne og bruke innholdet.

Her er noen andre fordeler ved å bruke et system for postbehandling på stedet:

• Poster kan eksistere og bli behandlet på tvers av flere nettsteder.

• Når versjonskontroll er aktivert, vedlikeholdes versjoner av poster automatisk.

• Søk kan utføres på både poster og aktive dokumenter samtidig.

• Bredere kontroll over hva en post er i organisasjonen, og hvem som kan opprette en post.

Til toppen av siden

Vurderinger når man skal planlegge en løsning

Når du vurderer om du skal behandle poster i et eget arkivsenter eller i samarbeidsområdet som dokumentene ble opprettet i, kan du tenke på følgende:

• Er ledelsen av samarbeidsområdet egnet for postbehandling?

• Finnes det forskrifter innenfor din bransje som krever at arkiv/poster skal lagres atskilt fra aktive dokumenter?

• Kan du stole på at administratoren for samarbeidsområdet kan behandle et område som inneholder poster?

• Du vil kanskje lagre poster på et område som bruker mer begrenset tilgang enn samarbeidsområdet, eller på et område som sikkerhetskopieres etter en annen tidsplan.

• Hvor lenge vil samarbeidsområdet være i bruk? Hvis poster må bevares over lenger tid enn prosjektets varighet, kan valg av en lokal postbehandlingsstrategi innebære at samarbeidsområdet må vedlikeholdes etter at det ikke lenger er i bruk.

• Vil prosjektmedlemmene trenge hyppig tilgang til dokumentene etter at dokumentene har blitt poster? Hvis du bruker en lokal tilnærming, kan prosjektmedlemmene få tilgang til dokumentene på samme måte enten de er aktive eller poster.

• Har postbehandlere i din organisasjon kun ansvar for poster, eller har de ansvar for all informasjon uansett om den er aktiv eller en post? Hvis postbehandlere bare har ansvar for offisielle poster, kan bruk av et separat arkivsenter gjøre det lettere for dem.

Til toppen av siden