Veiledning for utforming av rapporter

Obs!: Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.

Access gir deg en rekke verktøy som gjør det enklere å bygge flotte, brukervennlige rapporter som presenterer dataene på en måte som passer best til behovene til brukerne. Du kan bruke kommandoene på Opprett -fanen til å opprette en enkel rapport med ett enkelt klikk. Du kan bruke rapport vei viseren til å opprette en mer komplisert rapport, eller du kan opprette en rapport ved å legge til alle dataene og formaterings elementene selv. Uansett hvilken metode du velger, vil du sannsynligvis gjøre minst noen endringer i utformingen av rapporten for å få den til å vise dataene slik du ønsker. Denne artikkelen omhandler den generelle prosessen med å utforme en rapport, og viser deg hvordan du legger til bestemte utformings elementer i rapporten.

I denne artikkelen

Bestemme hvordan du skal utforme rapporten

Bruke kontroll oppsett til å justere data

Legge til eller fjerne inndelinger for rapporter eller topp tekst og bunn tekst for sider

Tips for å formatere forskjellige data typer

Bestemme hvordan du skal utforme rapporten

Når du utformer en rapport, må du først vurdere hvordan du vil at dataene skal ordnes på siden og hvordan dataene er lagret i databasen. Under utformings prosessen kan du til og med oppdage at ordningen av dataene i tabellene ikke lar deg opprette rapporten du vil bruke. Dette kan være en indikasjon på at tabellene ikke normaliseres – dette betyr at dataene ikke er lagret på den mest effektive måten.

Lage en skisse av rapporten

Dette trinnet er ikke obligatorisk – du kan se at rapport vei viseren for Access eller rapport verktøyet (begge er tilgjengelige på Opprett -fanen i rapporter -gruppen) har en tilstrekkelig utgangs utforming for rapporten. Hvis du imidlertid bestemmer deg for å utforme rapporten uten å bruke disse verktøyene, kan det være nyttig å lage en ny skisse av rapporten på et papirark ved å tegne en boks der hvert felt vises og skrive inn felt navnet i hver boks. Du kan også bruke programmer som for eksempel Word eller Visio til å opprette en utvalg av rapporten. Uansett hvilken metode du bruker, må du passe på å ta med nok rader for å angi hvordan dataene gjentas.

utfylt skjema som overkapper med foreløpig skisse

Du kan for eksempel bruke en rad til produkt informasjon, flere gjentatte rader for produktets salg, og til slutt en rad med salgs Summer for produktet. Deretter gjentas sekvensen for det neste produktet og så videre til slutten av rapporten. Eller kanskje rapporten er en enkel liste over dataene i tabellen, og da kan skissen bare inneholde en serie med rader og kolonner.

Obs!: Denne teknikken er også veldig nyttig hvis du utformer en rapport for noen andre. I dette tilfellet kan den andre personen tegne skissen før du begynner å arbeide.

Når du har opprettet skissen, finner du ut hvilken tabell eller tabell som inneholder dataene du vil vise i rapporten. Hvis alle dataene befinner seg i én enkelt tabell, kan du basere rapporten direkte i tabellen. Ofte er dataene du vil ha, lagret i flere tabeller som du må dra sammen i en spørring, før du kan vise den i rapporten. Spørringen kan bygges inn i egenskapen RecordSource for rapporten, eller du kan opprette en separat, lagret spørring og basere rapporten på det.

Bestemme hvilke data som skal plasseres i hver rapport inndeling

Hver rapport har én eller flere rapport inndelinger. Den ene delen som finnes i alle rapportene, er detalj inndelingen. Denne inndelingen gjentas én gang for hver post i tabellen eller spørringen som rapporten er basert på. Andre inndelinger er valg frie og gjentas mindre ofte og brukes vanligvis til å vise informasjon som er felles for en gruppe med poster, en side i rapporten eller hele rapporten.

Tabellen nedenfor beskriver hvor hver inndeling er plassert, og hvordan inndelingen brukes ofte.

Inndeling

Plassering

Typisk innhold

Topp tekst inndeling for rapport

Vises bare én gang, øverst på den første siden i rapporten.

  • Rapport tittel

  • Logoer

  • Gjeldende dato

Inndeling for rapport bunn tekst

Vises etter den siste data linjen, over bunn tekst inndelingen for siden på den siste siden i rapporten.

Rapporter totaler (Summer, antall, gjennomsnitt og så videre)

Inndelingen topp tekst på side

Vises øverst på hver side i rapporten.

  • Rapport tittel

  • Sidetall

Inndeling for bunn tekst på side

Vises nederst på hver side i rapporten.

  • Gjeldende dato

  • Sidetall

Gruppe topp tekst inndeling

Vises like foran en gruppe med poster.

Feltet som blir gruppert på

Inndeling for gruppe bunn tekst

Vises like etter en gruppe med poster.

Gruppetotaler (Summer, antall, gjennomsnitt og så videre)

Hvis du vil ha informasjon om hvordan du legger til eller fjerner topp-og bunn tekst inndelinger eller inndelinger for topp tekst og bunn tekst i rapporter, kan du se delen legge til eller fjerne rapport eller topp tekst og bunn tekst i denne artikkelen Du kan legge til topp tekst-og bunn tekst inndelinger for gruppe ved hjelp av ruten grupper, sorter og Summer i oppsett-eller utformings visning.

Bestemme hvordan du ordner detalj dataene

De fleste rapporter er ordnet enten i en tabell eller i et stabel oppsett, men Access gir deg fleksibilitet til å bruke bare en hvilken som helst ordning av poster og felt du vil ha.

Tabell oppsett    Et tabell oppsett ligner på et regne ark. Etiketter er bortover øverst, og dataene justeres i kolonner under etikettene. Tabell viser til tabell, for eksempel utseendet til dataene. Dette er typen rapport som Access oppretter når du klikker rapport i rapporter -gruppen på Opprett -fanen. Tabell oppsettet er et godt å bruke hvis rapporten har et relativt lite antall felt som du vil vise i et enkelt liste format. Følgende illustrasjon viser en ansatt rapport som ble opprettet ved hjelp av tabell oppsett.

Ansattrapport i et tabelloppsett

Stabel oppsett    Et stablet oppsett ligner på et skjema som du fyller ut når du åpner en bank konto eller foretar et kjøp fra en nett butikk. Hver datadel er merket, og feltene er stablet oppå hverandre. Dette oppsettet er bra for rapporter som inneholder for mange felt som skal vises i et tabell format – det vil si at bredden på Kol onnene vil overskride bredden på rapporten. Følgende illustrasjon viser en ansatt rapport som ble opprettet ved hjelp av et stabel oppsett.

Ansatterapport i et stablet oppsett

Obs!: I rapport vei viseren kalles dette oppsettet for et Kol onne oppsett.

Blandet oppsett    Du kan blande elementer i tabell-og Stablede oppsett. For hver post kan du for eksempel ordne noen av feltene i en vannrett rad øverst i detalj inndelingen og ordne andre felt fra samme post i ett eller flere Stablede oppsett under den øverste raden. Følgende illustrasjon viser en ansatt rapport som ble opprettet ved hjelp av et blandet oppsett. Feltene ID, etter navn og for navn er ordnet i et tabell kontroll oppsett, og feltene jobb tittel og telefon, arbeid er ordnet i et stabel oppsett. I dette eksemplet brukes rute nettet til å gi en visuell separasjon av feltene for hver ansatt.

Rapport over ansatte som bruker blandet oppsett

Blokk justert oppsett    Hvis du bruker rapport vei viseren til å opprette rapporten, kan du velge å bruke et justert oppsett. Dette oppsettet bruker hele bredden på siden til å vise postene så kompakt som mulig. Du kan selvsagt oppnå samme resultat uten å bruke rapport vei viseren, men det kan være en painstaking prosess for å justere feltene nøyaktig. Følgende illustrasjon viser en ansatt rapport som ble opprettet ved hjelp av rapport vei Viserens blokk oppsett.

Ansattrapport som bruker et oppsett med blokkjustering

Det justerte oppsettet er et godt oppsett du kan bruke hvis du viser et stort antall felt i rapporten. Hvis du bruker et tabell oppsett i det foregående eksemplet til å vise de samme dataene, strekkes feltene bort fra kanten på siden. Hvis du bruker et stablet oppsett, tar hver post opp mye mer loddrett plass, noe som avfall papir og gjør rapporten mer vanskelig å lese.

Til toppen av siden

Bruke kontroll oppsett til å justere data

Kontroll oppsett er støtte linjer som du kan legge til i en rapport mens den er åpen i oppSetts visning eller utFormings visning. Access legger til kontroll oppsett automatisk når du bruker rapport vei viseren til å bygge en rapport, eller når du oppretter en rapport ved å klikke rapport i rapporter -gruppen på Opprett -fanen. Et kontroll oppsett er som en tabell, hver celle som kan inneholde en etikett, en tekst boks eller en annen type kontroll. Illustrasjonen nedenfor viser et tabell kontroll oppsett i en rapport.

Grunnleggende tabellformet kontrolloppsett

De oransje linjene viser radene og Kol onnene i kontroll oppsettet, og de er bare synlige når rapporten er åpen i oppsett visning eller utFormings visning. Kontroll oppsett hjelper deg med å få en ensartet justering av data i rader og kolonner, og de gjør det enklere å legge til, endre størrelse på eller fjerne felt. Ved å bruke verktøyene i tabell -og posisjons grupper på Ordne -fanen (tilgjengelig i oppsetts visning eller utformings visning), kan du endre én type kontroll oppsett til et annet, og du kan fjerne kontroller fra oppsett slik at du kan plassere kontrollerer hvor du vil i rapporten.

Til toppen av siden

Legge til eller fjerne inndelinger for rapporter eller topp tekst og bunn tekst for sider

Som nevnt tidligere i denne artikkelen er topp tekster og bunn tekster rapport inndelinger som du kan bruke til å vise informasjon som er felles for hele rapporten, eller på hver side i en rapport. Du kan for eksempel legge til en inndeling for bunn tekst for side for å vise et side tall nederst på hver side, eller du kan legge til en topp tekst i en rapport for å vise en tittel for hele rapporten.

Legge til rapport eller inndelinger for topp tekst og bunn tekst

  1. Høyreklikk rapporten du vil endre, i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning på hurtigmenyen.

  2. Kontroller hvilke inndelinger som allerede er i rapporten. Inndelingene er atskilt med skygge lagte, vann rette linjer som kalles inndelings velgere. Etiketten på hver inndelings velger angir hva inndelingen er rett under den.

    Rapport i utformingsvisning

    Hver rapport har en detalj inndeling og kan også inneholde topp tekst i rapport, topp tekst på side og bunn tekst i rapporter. Hvis det finnes grupperings nivåer i rapporten, kan du også se gruppe topp tekster eller bunn tekster (for eksempel filen som overskrift som vises i den forrige illustrasjonen). Gruppe topp tekster og bunn tekster navngis som standard ved hjelp av felt navnet eller uttrykket som er grunnlaget for gruppen. I dette tilfellet er navnet på grupperings feltet «fil som.»

  3. Hvis du vil legge til topp tekst-og bunn tekst inndelinger eller topp-og bunn tekst inndelinger i rapporten, høyre klikker du en inndelings velger og klikker deretter topp tekst/bunn tekst eller topp tekst eller bunn tekst for rapport på hurtig menyen.

    Forsiktig!: Hvis inndelingen allerede finnes i rapporten, varsler Access deg om at den vil slette den eksisterende inndelingen og kontrollene den inneholder.

    Du kan nå flytte eksisterende kontroller eller legge til nye kontroller i de nye inndelingene.

Access legger alltid til topp-og bunn tekst inndelinger for side og rapport i par. Det vil si at du ikke kan legge til en side-eller rapport topp tekst uten også å legge til den tilsvarende bunn tekst inndelingen. Hvis du ikke trenger begge inndelingene, kan du ikke slette en inndeling, men du kan endre størrelsen på den ubrukte delen til en høyde på null (0) for å unngå at du legger til ekstra loddrett avstand i rapporten. Plasser pekeren nederst i den ubrukte inndelingen til den blir til en tohodet pil Dobbeltsidig pil , og dra deretter oppover til inndelingen er skjult. Hvis det er noen kontroller i inndelingen, må du slette dem før du kan skjule inndelingen helt.

Fjerne inndelinger for rapport eller side topp tekst og bunn tekst

  1. Høyreklikk rapporten du vil endre, i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning på hurtigmenyen.

  2. Høyre klikk på en inndelings velger, og klikk deretter på topp tekst /bunn tekst eller topp tekst/bunn tekst for rapport på hurtig menyen.

Hvis du fjerner et par med topp tekst og bunn tekst og disse inndelingene inneholder kontroller, vil Access advare deg om at sletting av inndelingene også vil slette kontrollene, og at du ikke kan angre handlingen. Klikk Ja for å fjerne inndelingene og slette kontrollene, eller klikk Nei for å avbryte operasjonen.

Til toppen av siden

Tips for å formatere forskjellige data typer

Når du oppretter en rapport ved hjelp av rapport verktøyet (tilgjengelig på Opprett -fanen, i rapporter -gruppen) eller ved hjelp av rapport vei viseren, legger Access til feltene i rapporten for deg og oppretter den mest hensiktsmessige kontrollen som skal vises hvert felt, basert på data typen for feltet. Hvis du legger til felt i en rapport selv, er den foretrukne metoden å dra hvert felt fra felt listen til rapporten. På samme måte som med rapport vei viseren eller rapport verktøyet, oppretter Access den mest riktige kontrollen for hvert felt, avhengig av feltets datatype. For de fleste data typer er den mest egnede (standard) kontrollen du vil bruke, tekst boksen.

De følgende avsnittene inneholder tips om hvordan du formaterer noen av de spesielle saks data typene.

Flerverdifelt    Standard kontrollen for et fler verdi felt er en kombinasjons boks. Dette kan virke som et merkelig valg for en kontroll i en rapport, fordi du ikke kan klikke pilen på en kombinasjons boks i en rapport. I konteksten av en rapport har imidlertid en kombinasjons boks som en tekst boks. Pilen er bare synlig i utFormings visning.

Hvis feltet inneholder flere verdier, er disse verdiene atskilt med komma. Hvis kombinasjons boksen ikke er bred nok til å vise alle verdiene på én linje, og det er satt til Jai kombinasjons boksen, brytes verdiene til neste linje. Ellers avkortes verdiene. Hvis du vil angi egenskapen forstørrelse for en kontroll, åpner du rapporten i utformings visning eller oppsetts visning, klikker kontrollen, og deretter trykker du F4 for å vise egenskaps arket for kontrollen. Egenskapen forstørrelse er plassert på både kategorien Format og alle -fanen på egenskaps siden for kontrollen.

Felt for rik tekst    Standard kontrollen for et felt for rik tekst er en tekst boks. Hvis tekst boksen ikke er bred nok til å vise alle verdiene på én linje, og egenskapen forstørrelse for tekst boksen er satt til Ja, brytes verdiene til neste linje. Ellers avkortes verdiene. Hvis du vil angi egenskapen forstørrelse for en kontroll, åpner du rapporten i utformings visning eller oppsetts visning, klikker kontrollen, og deretter trykker du F4 for å vise egenskaps arket for kontrollen. Egenskapen forstørrelse er plassert på både kategorien Format og alle -fanen på egenskaps siden for kontrollen.

Et felt for rik tekst hjelper deg med å formatere tekst på en rekke måter. Flere ord i et felt kan for eksempel være understreket, og flere andre ord i samme felt kan være i kursiv. Du kan imidlertid fremdeles angi en generell formaterings stil for tekst boksen som inneholder rik tekst. Tekst boks formateringen gjelder bare for teksten som ikke er spesielt formatert ved hjelp av rik tekst formatering.

Angi formaterings stiler for en tekst boks som viser et felt for rik tekst

  1. Høyre klikk rapporten i navigasjons ruten, og klikk deretter oppsett visning på hurtig menyen.

  2. Klikk tekst boksen som viser feltet for rik tekst, og klikk deretter formaterings stilen du vil bruke, i skrift -gruppen på Format -fanen.

    Access bruker formateringen på all tekst i feltet for rik tekst som ikke allerede hadde den typen (men ikke verdi) formateringen som er brukt i en visning som støtter data registrering, for eksempel data ark visning for en tabell eller spørring, eller skjema visning for et skjema. Hvis for eksempel en del av teksten i feltet er formatert med en rød skrift farge, og du bruker en blå skrift farge i tekst boksen, blir all teksten blå unntatt for den som er formatert enkeltvis. Hvis for eksempel en del av teksten i feltet er formatert med en skrift størrelse på 11 punkt, og du bruker en 14-punkts skrift størrelse i tekst boksen, bruker Access skrift størrelsen på 14 punkt på all tekst, bortsett fra at den ble formatert enkeltvis på 11 poin TS.

    Vedleggs felt    Vedleggs felt bruker en spesiell kontroll som ikke brukes til andre data typer. Du kan legge ved flere filer i en post ved hjelp av ett enkelt Vedleggs felt, men feltet kan bare vise informasjon om ett vedlegg om gangen. Som standard viser Vedleggs kontrollen enten et ikon eller et bilde, avhengig av filtypen til vedlegget som vises av kontrollen. Hvis du vil, kan du angi egenskapene for Vedleggs kontrollen slik at alle vedlagte filer vises som ikoner, eller at feltet ganske enkelt viser et bindersikonet og antall vedlegg. Forutsatt at du allerede bruker en Vedleggs kontroll i rapporten, kan du bruke følgende Fremgangs måte for å justere kontrollens egenskaper for ulike bruks områder av kontrollen.

Angi visnings egenskaper for et vedleggs felt

  1. Høyre klikk rapporten i navigasjons ruten, og klikk deretter oppsett visning på hurtig menyen.

  2. Klikk Vedleggs kontrollen. Hvis egenskapsarket ikke allerede vises, trykker du F4 for å vise den. Klikk Format -fanen på egenskaps siden.

    Bruk tabellen nedenfor som en veiledning for å angi egenskapene for Vedleggs kontrollen.

    Egenskap

    Innstilling

    Vis som

    • Bilde/ikon viser grafikk som bilder og alle andre filer som ikoner. Dette er standardinnstillingen.

    • Ikonet viser alle filer som ikoner.

    • Bindersikonet viser et bindersikonet etterfulgt av antall vedlegg i parenteser.

    Standard bilde

    Hvis du vil at et standard bilde skal vises i Vedleggs kontrollen når det ikke finnes noen vedlagte filer, klikker du Verktøy-knappen i egenskaps boksen, blar til bildet du vil bruke, og klikker deretter Åpne.

    Obs!: Standard bildet vises ikke hvis Vis som -egenskapen er satt til bindersikonet.

    Bilde justering

    Velg justeringen du vil bruke, fra listen. Standard innstillingen er midt stilt. Justering av denne innstillingen kan gi uventede resultater, avhengig av innstillingen for egenskapen for bilde størrelses modus .

    Modus for bilde størrelse

    Denne innstillingen er bare tilgjengelig hvis Vis som -egenskapen er satt til bilde/ikon.

    • Klipp viser bildet i den faktiske størrelsen. Bildet er kuttet hvis det er for stort til å passe i kontrollen.

    • Strekk strekker bildet slik at det fyller hele kontrollen.

      Obs!: Med mindre Vedleggs kontrollen har samme nøyaktige størrelse som bildet, fordreier bildet seg når du bruker denne innstillingen, slik at det vises enten loddrett eller vannrett.

    • Zoom viser bildet så stort som mulig uten klipping eller fordreiing av bildet. Dette er standardinnstillingen.

  3. Hvis du bruker kontrollen til å vise grafikk, justerer du størrelsen på Vedleggs kontrollen slik at du kan se hvor mange detaljer du ønsker.

Til toppen av siden

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×