Veiledning for tilstedeværelse

Dette er veiledningen for tilstedeværelse. Den inneholder den grunnleggende informasjonen du trenger for å forstå tilstedeværelse, hvordan det virker, og hvordan det kan være til hjelp når du skal kontakte andre og la andre kontakte deg, og når du vil kontrollere avbrytelser slik at du kan utnytte tiden bedre.

I dette emnet

Oversikt over tilstedeværelse

Fem måter tilstedeværelse kan hjelpe deg på

Hva betyr tilstedeværelsesknappene?

Hva betyr tilstedeværelsesattributtene som beskriver en kontakt?

Endre tilstedeværelsesinformasjon manuelt

Slik oppdateres tilstedeværelsen basert på Outlook-kalenderen

Slik oppdateres tilstedeværelsen basert på aktivitet

Slik oppdateres tilstedeværelsen basert på inaktivitet

Gjøre tilstedeværelsesinformasjonen synlig for noen, men ikke for andre

Bruke tilgangsnivåer til å vise tilstedeværelse for andre

Oversikt over tilstedeværelse

En persons tilstedeværelse fastslås av en samling med attributter som beskriver personens status, aktivitet, sted, villighet til å kommunisere og kontaktinformasjon. Tilstedeværelsesinformasjonen hjelper deg med å kontakte andre, og hjelper andre med å komme i kontakt med deg.

En persons tilstedeværelsesstatus er summen av flere attributter

Office Communicator inneholder et fullstendig sett med tilstedeværelsesattributter som du kan tilpasse og gjøre tilgjengelige for kontaktene dine, slik at de kan kommunisere med deg. Blant tilstedeværelsesattributtene du kan angi, er tilstedeværelsesstatus, sted, personlig melding og mobilnummer.

Tilstedeværelseinformasjon inkluderer status, plassering, notat og mobilnummer. Klikk Meny-knappen og Verktøy > Alternativer > Telefon-fanen for å angi telefonnummer.

Tilstedeværelsesinformasjonen gir nærmere opplysninger om en kontakt og hjelper deg med å finne den beste måten å kommunisere med kontakten på. Tenk deg at du har behov for å diskutere et forslag med en kollega. Du ser av statusen i din kollegas kontaktliste at vedkommende er ledig. Du kan ta en tur nedover gangen og snakke med personen ansikt til ansikt, men personens stedsindikator og personlige melding viser at han eller hun arbeider hjemme, så du bestemmer deg for å sende en direktemelding i stedet.

Communicator viser forskjellig informasjon om kontaktene, slik at du kan se om de er tilgjengelige, befinner seg i et møte, har en ledig time, arbeider hjemme og så videre. Denne informasjonen kan du bruke til å finne den beste måten å kommunisere med dem på. Hvis en kontakt for eksempel er i et møte, men du har noe viktig å diskutere med vedkommende, kan du sende en direktemelding.

Communicator viser informasjon om hver kontakt.

Til toppen av siden

Fem måter tilstedeværelse kan hjelpe deg på

  • Du kan se om en kontakt er tilgjengelig, slik at du kan få svar med det samme.

  • Du kan se en persons status (Tilgjengelig, Opptatt eller Borte), slik at du kan finne den beste kommunikasjonsmetoden.

  • Du kan raskt finne ekstra kontaktinformasjon, for eksempel mobilnummer eller et annet telefonnummer.

  • Du kan se når en kontakt er ledig og opptatt.

  • Du kan sette statusen din til Ikke forstyrr for å kontrollere avbrytelser og få unna arbeid.

Til toppen av siden

Hva betyr tilstedeværelsesknappene?

Alle kontakter har en tilstedeværelsesknapp som viser statusen deres. Tilstedeværelsesknappen endrer farge avhengig av omstendigheter, som beskrevet i tabellen nedenfor.

Tilstedeværelsesknapp

Statustekst

Beskrivelse

Tilgjengelig

Tilgjengelig

Kontakten er pålogget og kan delta i samtaler. Denne statusen kan angis manuelt av brukeren.

Opptatt

Opptatt
I telefonen
I konferanse
I møte

Kontakten er tilgjengelig, men opptatt:

  • I telefonen    Kontakten er opptatt i en telefon-, stemme- eller videosamtale.

  • I konferanse     Kontakten er opptatt i en telefon-, stemme- eller videosamtale med flere deltakere.

  • I møte     Office Outlook-kalenderen viser at kontakten har et planlagt møte.


Dette tilstedeværelsesnivået kan angis manuelt av brukeren.

Ikke forstyrr

Ikke forstyrr

Du ser denne statusen for en kontakt hvis kontakten har gitt deg et annet tilgangsnivå enn Gruppe og et av følgende betingelser er til stede:

  • Kontakten har manuelt satt sin tilstedeværelsesstatus til Ikke forstyrr.

Bare viktige forstyrrelser

Bare viktige avbrytelser

Du ser denne statusen for en kontakt hvis kontakten har gitt deg tilgangsnivået Gruppe og et av følgende betingelser er til stede:

  • Kontakten har manuelt satt sin tilstedeværelsesstatus til Ikke forstyrr.

Borte

Borte
Fraværsmelding

Kontakten er sannsynligvis ikke tilgjengelig. Denne statusen vises av følgende årsaker:

  • Kontaktens datamaskin har vært inaktiv i mer enn den angitte tiden for inaktivitet, som er 15 minutter som standard.

    Merknad: Som standard endres statusen fra Tilgjengelig til Inaktiv etter 5 minutter. Etter ytterligere 15 minutter endres statusen til Borte hvis datamaskinen fortsatt er inaktiv.

  • Kontaktens Office Outlook-kalender eller -fraværsassistent angir at vedkommende ikke er til stede.

  • Kontakten er midlertidig utilgjengelig. Så snart det blir registrert aktivitet på kontaktens datamaskin, oppdaterer Communicator 2007 automatisk tilstedeværelsesstatusen.

  • Kontakten har manuelt satt sin tilstedeværelsesstatus til Borte.

Inaktiv

Inaktiv

Kontakten er kanskje tilgjengelig, men vedkommendes datamaskinen har vært inaktiv i mer enn den angitte tiden for inaktivitet, som er 5 minutter som standard. I denne statusen er kontakten pålogget og skifter status fra Tilgjengelig, som angitt av den halvgrønne/halvgule knappen. Denne statusen angis av Communicator.

Opptatt – Inaktiv

Opptatt (inaktiv)

Kontakten er opptatt i et møte eller er planlagt å være i et møte (som angitt i Outlook-kalenderen), og vedkommendes datamaskin har vært inaktiv i mer enn den angitte tiden for inaktivitet, som er 5 minutter som standard. Denne statusen angis av Communicator.

Frakoblet

Ikke pålogget

Kontakten er ikke tilgjengelig. Denne statusen vises av følgende årsaker:

  • Kontakten har manuelt satt sin tilstedeværelsesstatus til Vis som frakoblet. (Vis som frakoblet er ikke tilgjengelig som standard. Systemansvarlig må aktivere statusen for organisasjonen ved hjelp av gruppepolicyen EnableAppearOffline.)

  • Communicator kjører ikke på kontaktens datamaskin, eller kontakten er ikke pålogget.

  • Kontakten har blokkert deg fra å se sin tilstedeværelsesstatus.

Tilstedeværelse ukjent

Tilstedeværelse ukjent

Communicator kan ikke fastslå statusen til kontakten. Denne statusen vises vanligvis når kontaktens tilstedeværelsesstatus er lagret på et annet datasystem, for eksempel hos en organisasjon som ikke er medlem av organisasjonsnettverket.

Blokkert

Blokkert

Denne knappen vises i kontaktlisten, ved siden av kontaktnavn du har blokkert. For en person du har blokkert, ser du ut til å være logget av.

Til toppen av siden

Hva betyr tilstedeværelsesattributtene som beskriver en kontakt?

Tilstedeværelsesinformasjonen omfatter et sett med ulike attributter som beskriver en kontakts tilgjengelighet, aktivitet, kontaktinformasjon, tidsplan, sted og notater, både personlig melding og fraværsmelding. Tabellen nedenfor inneholder en fullstendig oversikt over tilstedeværelsesattributtene i Communicator. Til venstre i tabellen ser du attributtene for tilstedeværelsesinformasjon, og til høyre ser du om attributtet er tilgjengelig for et gitt tilgangsnivå. Dette blir beskrevet nærmere senere i emnet.

Tilstedeværelsesinformasjon

Blokker

Offentlig

Firma

Gruppe

Personlig

Tilgjengelighet når ikke pålogget

Tilgjengelighet

Visningsnavn

E-postadresse

Tittel *

Telefon, arbeid *

Mobiltelefon *

Telefon, privat *

Annet telefonnummer

Firma*

Kontor *

Arbeidsadresse *

Sharepoint-område*

Møtested

Emne for møtet

Ledig/oppdatt

Arbeidstid

Sluttpunkt

Notater (fraværsmelding)

Notater (personlig melding)

Sist aktiv

Merknad: *Hvis disse attributtene er definert i Microsoft Active Directory, er de synlige for alle kontakter i bedriften, uansett tilgangsnivå. De er også synlige for kontakter som er medlemmer av organisasjonsnettverket, avhengig av tilgangsnivå. De er ikke synlige for generelle direktemeldingskontakter.

Til toppen av siden

Endre tilstedeværelsesinformasjon manuelt

Communicator inneholder et sett med tilstedeværelsesattributter som du kan endre manuelt. Du kan for eksempel redigere og publisere telefonnumre for å dele dem med andre, eller du kan legge til en personlig melding hvis du er på kurs en dag. Og hvis du har en viktig tidsfrist du må overholde, kan du sette tilstedeværelsesstatusen din til Ikke forstyrr for å kontrollere avbrytelser.

Endre tilstedeværelsesstatus

  • Klikk tilstedeværelsesknappen, og velg status på rullegardinmenyen.

Angi tilstedeværelsesstatus via nedtrekkslisten under Tilstedeværelsesknappen.

Redigere eller legge til et mobilnummer og/eller et annet telefonnummer

  1. Klikk Meny-knappen, velg Verktøy, og klikk deretter Alternativer.

  2. Klikk kategorien Telefoner, og klikk deretter Telefon-knappen for nummeret du vil legge til.

  3. Når du har lagt til telefonnummeret, klikker du Publiser dette telefonnummeret. Etter at du har lagt til telefonnumre, bør du angi tilgangsnivåer for kontaktene du vil dele numrene med. Se avsnittet "Gjøre tilstedeværelsesinformasjonen synlig for noen, men ikke for andre" senere i dette emnet.

Opprette en personlig melding

  • Klikk i boksen Skriv inn et notat, og skriv inn meldingen. Klikk utenfor boksen når du er ferdig.

    Den personlige meldingen vil være synlig for alle kontakter med tilgangsnivået Firma, Gruppe eller Personlig.

Legge til en fraværsmelding

  • Klikk Verktøy i Office Outlook, og klikk deretter Fraværsassistent.

  • Velg Fraværende, skriv inn fraværsmeldingen, og klikk deretter OK.

Merknad: Fraværsmeldingenvil erstatte en eventuell personlig meldingdu har opprettet, men fraværsmeldingenvil ikke bli oppdatert før du logger av og på igjen i Communicator. Når du har gjort dette, kan det ta opptil 30 minutter før meldingen er overført til tilstedeværelsessystemet. For at denne informasjonen skal overføres, må du i tillegg kjøre Communicator-klienten på en enhet som kan koble til Exchange.

Vise sted

I Communicator kan du vise sted som en del av tilstedeværelsesinformasjonen. Du kan sette gjeldende sted til Hjem eller Kontor, eller du kan opprette et egendefinert sted.

  • Klikk tilstedeværelsesknappen, velg Gjeldende sted, og velg deretter et sted eller klikk Skriv inn et egendefinert sted.

Stedsinformasjonen er bare synlig for kontakter du har gitt tilgangsnivået Gruppe eller Personlig. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du tilordner tilgangsnivåer til kontakter, kan du se Bruke tilgangsnivåer til å vise tilstedeværelse for andre senere i dette emnet.

Til toppen av siden

Slik oppdateres tilstedeværelsen basert på Outlook-kalenderen

Som standard knyttes tilstedeværelsesstatusen til Outlook-kalenderen. Det betyr at hvis du har et møte planlagt i Outlook-kalenderen, vises statusen din som I møte i Communicator, som illustrert nedenfor. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Angi personlige alternativer.

Hvis et møte er planlagt i Outlook-kalenderen din, angis statusen i Communicator automatisk til I møte.

Til toppen av siden

Slik oppdateres tilstedeværelsen basert på aktivitet

Når du er opptatt i et lyd- eller videoanrop, eller konferanse, oppdaterer Communicator tilstedeværelsesinformasjonen din. Tilstedeværelsesknappen vises som opptatt, og statusstrengen oppdateres til I telefonen eller I konferanse.

Din status-strengen oppdateres automatisk når du er i en lyd- eller videosamtale eller i et møte

Til toppen av siden

Slik oppdateres tilstedeværelsen basert på inaktivitet

Hva betyr de halvgule/halvoransje og halvgrønne/halvgule tilstedeværelsesknappene i Communicator?

Tilstedeværelsesknapp

Beskrivelse

Opptatt – Inaktiv

Tilstedeværelsesknappen Opptatt (inaktiv)     vises når en Communicator-bruker er opptatt i et møte eller har satt statusen sin manuelt til Opptatt, samtidig som Communicator ikke har registrert noen inndata på vedkommendes datamaskin (på alle maskiner som kjører Communicator) de siste fem minuttene. Hvis brukeren for eksempel flytter musen eller trykker en knapp på tastaturet, går statusen tilbake til Opptatt.

Inaktiv

Tilstedeværelsesknappen Inaktiv     vises når en kontakten kanskje er tilgjengelig, men vedkommendes datamaskinen har vært inaktiv i mer enn den angitte tiden for inaktivitet, som er 5 minutter som standard. I denne statusen er kontakten pålogget og skifter status fra Tilgjengelig, som angitt av den halvgrønne/halvgule knappen. Denne statusen angis av Communicator.

Borte

Tilstedeværelsesknappen Borte vises hvis Communicator ikke har registrert noen inndata på en brukers datamaskin, der Communicator kjører, de siste 15 minuttene. Når datamaskinen mottar inndata, går tilstedeværelsesknappen og -statusen tilbake til forrige status.

Til toppen av siden

Gjøre tilstedeværelsesinformasjonen synlig for noen, men ikke for andre

Communicator har tilgangsnivåer som du kan tilordne til kontakter for å angi hvor mye og hva slags tilstedeværelsesinformasjon som skal være tilgjengelig for dem. Du vil kanskje at mobilnummeret ditt skal være tilgjengelig for de nærmeste kollegene dine, men ikke for alle i bedriften. Og kanskje vil du at gruppemedlemmene dine, men ikke alle andre, skal vite hvor du befinner deg. Du bruker tilgangsnivåene i Communicator til å kontrollere tilgangen til tilstedeværelsesinformasjonen. Det finnes flere måter å tilordne tilgangsnivåer på:

  • I kontaktlisten klikker du kontakten du vil tilordne et tilgangsnivå, velger Endre tilgangsnivå og velger ønsket tilgangsnivå for kontakten.

    Communicator gir tilgangsnivåer for å kontrollere tilgang til tilværelsesinformasjonen din.

  • Klikk knappen Endre måten du viser kontaktene på, og klikk deretter Tilgangsnivåer. Deretter kan du tilordne tilgangsnivåer til kontakter ved å dra kontaktene og slippe dem på et tilgangsnivå.

  • Når noen legger til navnet ditt i sin kontaktliste, mottar du et varsel som gjør at du kan godta eller avslå personens forespørsel om å legge til navnet ditt. Du kan tilordne et tilgangsnivå fra varselet ved å velge et tilgangsnivå fra boksen Tilgangsnivået til denne personen og deretter klikke OK.

Du får et varsel når noen legger deg til på kontaktlisten.

Til toppen av siden

Bruke tilgangsnivåer til å vise tilstedeværelse for andre

Eksemplene nedenfor kan hjelpe deg med å forstå hvordan tilstedeværelsesinformasjonen din vises for andre, og hvordan tilgangsnivåer kan bestemme hvilken tilstedeværelsesinformasjon som skal være tilgjengelig for kontaktene.

Du endrer status fra Tilgjengelig til Borte

Slik ser tilstedeværelsesknappen ut

Endre status fra Tilgengelig til Borte.

Dette ser en kontakt du har tilordnet tilgangsnivået Firma

Tilgangsnivå for selskap

Dette ser en kontakt du har tilordnet tilgangsnivået Gruppe

Tilgangsnivå for gruppe

Du publiserer mobilnummeret

Mobilnummeret publiseres i kategorien Telefoner

Mobilnummeret ditt er publisert i Telefon-fanen.

Dette ser en kontakt du har tilordnet tilgangsnivået Firma

Tilgangsnivå for selskap

Dette ser en kontakt du har tilordnet tilgangsnivået Gruppe

Tilgangsnivå for gruppe

Du setter statusen til Ikke forstyrr

Slik ser tilstedeværelsesknappen ut

Angi status som Ikke forstyrr

Dette ser en kontakt du har tilordnet tilgangsnivået Firma

Tilgangsnivå for selskap

Dette ser en kontakt du har tilordnet tilgangsnivået Gruppe

Tilgangsnivå for gruppe

Du er i et møte som er planlagt i Outlook-kalenderen

Tilstedeværelsesstatusen oppdateres automatisk til Opptatt – I møte

Angitt som Opptatt – I møte

Dette ser en kontakt du har tilordnet tilgangsnivået Firma

Tilgangsnivå for selskap

Dette ser en kontakt du har tilordnet tilgangsnivået Gruppe

Tilgangsnivå for gruppe

Du er pålogget, men har ikke gitt datamaskinen noen inndata de siste fem minuttene

Tilstedeværelsesstatusen oppdateres automatisk til Inaktiv

Inaktiv-status

Dette ser en kontakt du har tilordnet tilgangsnivået Firma

Tilgangsnivå for selskap

Dette ser en kontakt du har tilordnet tilgangsnivået Gruppe

Tilgangsnivå for gruppe

Du er i et møte og har ikke gitt datamaskinen noen inndata de siste fem minuttene

Tilstedeværelsesstatusen oppdateres automatisk til Opptatt (Inaktiv)

Inaktiv – i møte

Dette ser en kontakt du har tilordnet tilgangsnivået Firma

Tilgangsnivå for selskap

Dette ser en kontakt du har tilordnet tilgangsnivået Gruppe

Tilgangsnivå for gruppe

Til toppen av siden

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×