Office
Logg på
Utskriftsfletting med konvolutter

Utskriftsfletting med konvolutter

Når du har masseutsendelser som skal sendes til personer på adresselisten, kan du bruke utskriftsfletting for å opprette en bunke med adresserte konvolutter. Hver konvolutt inneholder en adresse fra adresselisten. Du kan også opprette og skrive ut konvolutter uten å bruke utskriftsfletting.

Obs!: 

Tre filer i utskriftsflettingen, som er et hoveddokument pluss en adresseliste som produserer sett med brev eller e-postmeldinger, konvolutter eller etiketter.

Dette er dokumentene som er involvert i å opprette og skrive ut konvolutter med utskriftsfletting:

  • Hoveddokumentet
    Dette dokumentet inneholder tekst og grafikk (for eksempel en logo eller et bilde) som er identisk for alle versjonene av den flettede konvolutten. Avsenderadressen på konvolutten er et eksempel på identisk innhold.

  • Adresselisten
    Dette dokumentet inneholder adressene som skal skrives ut på konvoluttene.

Når du kombinerer disse to dokumentene ved hjelp av fremgangsmåten nedenfor, får du adresserte konvolutter.

Trinn 1: Sette opp adresselisten

Adresselisten er datakilden din. Det kan være et Excel-regneark, en katalog med Outlook-kontakter, en Access-database eller en Office-adresseliste. Den inneholder postene Word bruker til å hente informasjon fra for å lage adressene som skal skrives ut på konvoluttene.

Tips

  • Hvis du ikke har en adresseliste, kan du opprette den under utskriftsflettingen. Før du begynner utskriftsflettingen, samler du inn alle adresselistene og legger dem til i datakilden.

  • Hvis du bruker et Excel-regneark, må du sjekke at kolonnen for postnummer eller poststed er formatert som tekst, slik at du ikke mister nuller. Ønsker du mer informasjon, kan du se Formatere tall, datoer og andre verdier for utskriftsfletting i Excel.

  • Hvis du vil bruke Outlook-kontaktene dine, må du påse at Outlook er standard e-postprogram.

Trinn 2: Teste konvoluttoppsettet

Et innledende trinn i prosessen med utskriftsfletting er å sette opp konvolutten for flettingen. Det er alltid lurt å kjøre en liten testbunke med konvolutter før du gjennomfører en ekte utskriftsfletting.

Obs!: Hvis du er fortrolig med å skrive ut konvolutter på systemet, kan du gå til trinn 3.

  1. Åpne Word, velg Fil > Ny > Tomt dokument.

  2. Velg Konvolutter i Opprett-gruppen på Masseutsendelser-fanen.

    Skrive ut konvolutter

  3. Hvis du vil teste hvordan en utskrevet konvolutt ser ut, skriver du inn en eksempeladresse i Leveringsadresse-boksen.

    Boks for konvoluttadresse

    Obs!: Eksempeladressen vises ikke i utskriftsflettingen.

  4. Skriv inn adressen din i Avsenderadresse-boksen

    Avsenderadresseboks

  5. Velg Alternativer > Konvoluttalternativer, og gjør følgende:

    • Velg ønsket størrelse for konvolutten din i rullegardinlisten Konvoluttstørrelse, eller velg Egendefinert størrelse.

      Fanen for konvoluttalternativer for angivelse av konvoluttstørrelse og adresseskrifter

      Obs!: Hvis du velger Egendefinert størrelse, skriver du inn konvoluttmålene i boksene Bredde og Høyde. Klikk på OK når du er ferdig.

    • Velg en skrift og venstre og øvre forskyvningsposisjon for hver adresse under Leveringsadresse og Avsenderadresse

      Obs!: Foreta nødvendige endringer basert på forhåndsvisningen av konvoluttoppsettet.

  6. Bekreft at riktig matemetode er valgt på Utskriftsalternativer-fanen, last inn konvolutten for å samsvare med illustrasjonen, og velg deretter OK.

    Obs!: Skriveren sender informasjon til Word om hvilken vei konvolutten skal legges inn i skriveren. Denne informasjonen vises under Matemetode.

    Diagram for matingsmetoder for mating av konvolutter i skriveren

  7. Velg Skriv ut, og velg deretter Ja for å lagre avsenderadressen som standardadresse.

    Obs!: Hvis konvolutten skrives ut på riktig måte – gratulerer! Da er du klar for neste trinn i utskriftsflettingsprosessen. Hvis konvolutten ikke ble skrevet ut slik du ønsket, går du tilbake til trinn 5 og justerer alternativene for konvoluttoppsett og alternativene for sideskift ved behov.

Trinn 3: Starte utskriftsflettingen

  1. Velg Start utskriftsfletting > Konvolutter i gruppenStart utskriftsflettingMasseutsendelser-fanen.

    Menyen Start utskriftsfletting

  2. Sett opp konvolutten ved å velge alternativer som i trinn 2 i dialogboksen Konvoluttalternativer: Test konvoluttoppsettet, og velg deretter OK.

    Obs!: Word oppretter et dokument med størrelsen som er angitt for konvolutten, og viser hvor avsenderadressen vises på selve konvolutten.

  3. Hvis du ønsker å legge til en avsenderadresse eller logo for konvolutten, gjør du dette nå.

  4. Velg Fil > Lagre, og legg til et filnavn.

Trinn 4: Koble adresselisten til hoveddokumentet

Nå er du klar for å åpne datakilden for adresselisten.

  1. Velg Velg mottakere i gruppen Start utskriftsflettingMasseutsendelser-fanen, og velger deretter et alternativ.

    Kommandoen Skriv inn en ny liste

  2. Gjør noe av følgende:

    • Hvis du ikke har en adresseliste, velger du Lag en ny liste og oppretter en.

      eller

    • Hvis adresselisten er i et Excel-regneark, en Access-database eller en annen type datafil, velger du Bruk en eksisterende liste. Deretter går du til listen og velger Åpne.

      eller

    • Hvis du bruker Outlook-kontaktene dine, velger du Velg blant Outlook-kontaktene.

  3. Velg Fil > Lagre.

Redigere adresselisten

Hvis du skriver ut konvolutter for alle på listen, går du til Trinn 5: Legge til adresseområdet for konvolutten. Hvis du ønsker å skrive ut konvolutter for personer på listen som bor, la oss si, innenfor en 20 km radius fra selve arrangementet, bruker du et filter som Postnummer for å begrense listen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du filtrerer dataene dine, kan du se Sortere og filtrere data for en utskriftsfletting.

Tips!: Det kan være nyttig å bruke filterfunksjonen for å filtrere ut kontakter som mangler postadresse i adresselisten din. På denne måten kaster du ikke bort konvolutter.

Hvis du vil opprette konvolutter fra individuelle personer på listen, gjør du følgende:

  1. Velg Rediger mottakerlisten.

    Skjermbilde av Masseutsendelse-fanen i Word som viser kommandoen Rediger mottakerliste som uthevet.

  2. Merk av for navnene på personene som du vil skal motta masseutsendelsen.

    Velge rader ved å aktivere avmerkingsboksen

    Du kan også sortere eller filtrere listen for å gjøre det enklere å finne navn og adresser.

Trinn 5: Legge til adresseområdet for konvolutten

Adresseområdet er et flettefelt. Du bruker flettefeltet, også kalt en plassholder, for å merke plasseringen der du vil at adressene skal vises på konvolutten.

Obs!: Det er ofte enklere å justere adresseområdet hvis du først aktiverer avsnittsmerker (¶). Du slår på avsnittsmerker ved å gå til Hjem-fanen på båndet og klikke på Vis/skjul ¶-knappen, eller du kan også trykke på CTRL+SKIFT+8.

  1. Plasser markøren der du ønsker å sette inn adresseområdet. Hvis du har aktivert avsnittsmerker, plasserer du markøren umiddelbart etter avsnittsmerket (¶) som Word har satt inn midt på konvolutten.

  2. Velg Adresseområde i Skriv og sett inn felter-gruppen på Masseutsendelser-fanen.

    Sette inn flettefelt for adresseområde

  3. I dialogboksen Sett inn adresseområde velger du et format for mottakerens navn slik det skal vises på konvolutten.

    Alternativer for adresseområde

    Obs!: Under Forhåndsvisning velger du Neste Neste innspillingsknapp for utskriftsfletting for forhåndsvisning av resultatet - eller Forrige Forrige innspillingsknapp for utskriftsfletting for forhåndsvisning av resultatet -innspillingsknapp for å bla gjennom postene i datakilden og vise hvordan en adresse vises på konvolutten.

  4. Velg OK.

  5. Velg Fil > Lagre for å lagre det flettede dokumentet før du fortsetter.

Kontrollere navn på flettefelt

Sørg for at Word plasserer navnene og adressene fra adresselisten på riktig sted på konvolutten.

  1. Velg Samsvarsfelter i gruppen Skriv og sett inn felterMasseutsendelser-fanen.

  2. I dialogboksen Samsvarsfelter er kolonnen til venstre feltnavnene som Word bruker i et adresseområde. Kolonnen til høyre lar deg sammenligne felt i datakilden med disse feltnavnene. Kontroller at feltnavnene som vises til venstre, samsvarer med navnene på kolonneoverskriftene for postene i adresselisten, slik at Word kan plassere de riktige dataene på riktig sted på konvolutten.

    Dialogboksen Tilordne felt
  3. Gjør noe av følgende:

    • Hvis de viste feltnavnene samsvarer med kolonneoverskriftene du brukte for postene i adresselistedatakilden, trenger du ikke gjøre noe.

      eller

    • Hvis (ingen samsvar) vises i et feltnavn som du forventet skulle samsvare med en kolonneoverskrift i datakilden, velger du PIL NED-tasten, og deretter velger du feltnavnet i adresselistedatakilden. Gjenta etter behov.

  4. Velg OK.

Trinn 6: Forhåndsvise og skrive ut konvolutter

Foreta en siste sjekk før du skriver ut konvoluttene.

  1. Velg Forhåndsvis resultater, og velg deretter Neste Neste innspillingsknapp for utskriftsfletting for forhåndsvisning av resultatet - eller Forrige Forrige innspillingsknapp for utskriftsfletting for forhåndsvisning av resultatet -innspillingsknapp for å sikre at navnene og adressene på alle konvoluttene ser riktig ut.

    Skjermbilde av Masseutsendelse-fanen i Word som viser gruppen Forhåndsvisning av resultater.

    Tips!:  Hvis du vil gå til begynnelsen av listen, velger du Første Første innspillingsknapp for utskriftsfletting for forhåndsvisning av resultatet -knappen, og hvis du vil gå til slutten av listen, velger du Siste Siste innspillingsknapp for utskriftsfletting for forhåndsvisning av resultatet -knappen.

  2. Velg Fullfør og slå sammen > Skriv ut dokumenter.

    Skjermbilde av Masseutsendelse-fanen i Word som viser kommandoen Fullfør og slå sammen, og tilhørende alternativer.

Trinn 7: Lagre dokumentet for utskriftsfletting for konvolutter

Når du lagrer dokumentet for utskriftsfletting for konvolutter, forblir det koblet til adresselisten slik at du kan bruke det til neste masseutsendelse.

Slik bruker du dokumentet for utskriftsfletting for konvolutter på nytt

  • Åpne dokumentet for utskriftsfletting for konvolutter, og velg Ja når Word spør om du vil beholde koblingen.

Slik endrer du adresser i dokumentet for utskriftsfletting for konvolutter

  • Åpne dokumentet for utskriftsfletting for konvolutter, og velg Rediger mottakerliste for å sortere, filtrere og velge bestemte adresser.

Se også

Har du spørsmål om utskriftsfletting i Word som vi ikke har besvart her?

Legg inn spørsmål i Word-forumet

Hjelp oss med å forbedre Word

Har du forslag til hvordan vi kan forbedre utskriftsfletting (eller andre funksjoner) i Word? I så fall kan du gå til Word User Voice og fortelle oss det!

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×