Utskriftsfletting med konvolutter

Utskriftsfletting med konvolutter

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Når du har flere e-post som sendes til personer på adresselisten, kan du bruke utskriftsfletting til å opprette en bunke adresserte konvolutter. Hver konvolutt inneholder en adresse i adresselisten. Du kan også opprette og skrive ut konvolutter uten å bruke utskriftsfletting.

Kommentarer: 

Tre filer i utskriftsflettingen, som er et hoveddokument pluss en adresseliste som produserer sett med brev eller e-postmeldinger, konvolutter eller etiketter.

Dette er dokumenter som er involvert i å opprette og skrive ut konvolutter ved hjelp av utskriftsflettingen:

  • Hoveddokumentet
    dette dokumentet inneholder tekst og grafikk (en logo eller et bilde, for eksempel) som er identiske for hver versjon av flettede konvolutten. Avsenderadressen på konvolutten er et eksempel på identiske innhold.

  • Adresselisten
    dette dokumentet inneholder adressene som skal skrives ut på konvoluttene.

Når du kombinerer disse to dokumenter ved hjelp av trinnene nedenfor må adresserte konvolutter.

Trinn 1: Sett opp adresselisten

Adresselisten er datakilden. Det kan være et Excel-regneark, en mappe med Outlook kontakter, en Access-database eller en adresseliste for Office. Den inneholder postene Word henter informasjon fra å bygge adressene som skal skrives ut på konvoluttene.

Tips

  • Hvis du ikke har en adresseliste, kan du opprette en under utskriftsfletting. Før du begynner utskriftsflettingen, samle alle adresselistene, og Legg dem til en datakilde.

  • Hvis du bruker et Excel-regneark, kontrollerer du at kolonnen for postnumre eller postnumre som er formatert som tekst slik at du ikke mister nuller. Hvis du vil ha mer informasjon kan du se formatere utskriftsfletting tall, datoer og andre verdier i Excel

  • Hvis du vil bruke Outlook-kontaktene dine, må du påse at Outlook er standard e-postprogram.

Trinn 2: Test konvolutt-oppsett

Et foreløpig trinn i utskriftsflettingen, er å opprette konvolutten for flettingen. Det er alltid lurt å kjøre en liten test bunke konvolutter før du gjør en reelle utskriftsfletting.

Merknad: Hvis du er komfortabel med skrive ut konvolutter på systemet kan du gå til trinn 3.

  1. I Word, velger du fil > Ny > tomt dokument.

  2. Velg Konvolutter i Opprett-gruppen i kategorien Masseutsendelser.

    Skriv ut konvolutter

  3. Skriv inn en adresse for eksempel for å teste hvordan konvolutten vil se ut når det skrives, i boksen leveringsadresse.

    Boks for konvoluttadresse

    Merknad: Eksempel adressen vises ikke i utskriftsflettingen.

  4. Skriv inn adresseni boksen Avsenderadresse.

    Avsenderadresseboks

  5. Velg Alternativer > Konvoluttalternativer, og gjør deretter følgende:

    • Velg størrelsen som samsvarer med konvolutten i rullegardinlisten Konvoluttstørrelse eller velg Egendefinert størrelse.

      Fanen for konvoluttalternativer for angivelse av konvoluttstørrelse og adresseskrifter

      Merknad: Hvis du velger Egendefinert størrelse, skriver du konvoluttdimensjonene i boksene Bredde og Høyde. Velg OK når du er ferdig.

    • Velg en skrift og venstre og øverste forskyvning plasseringen for hver adresse under leveringsadresse og Avsenderadresse.

      Merknad: Basert på forhåndsvisningen av konvoluttoppsettet, foreta nødvendige endringer for valgene dine.

  6. Bekreft at riktig Feed metoden er valgt i kategorien Utskriftsalternativer, setter inn konvolutten for å samsvare med illustrasjonen, og velg deretter OK.

    Merknad: Skriveren sender Word informasjon om hvilken måte konvolutten skal lastes inn i skriveren. Denne informasjonen vises under Feed metoden.

    Diagram for matingsmetoder for mating av konvolutter i skriveren

  7. Velg Skriv ut, og velg deretter Ja til å lagre avsenderadressen som standardadresse.

    Merknad: Hvis konvolutten skrives ut riktig, Gratulerer, du er klar til å gå til neste trinn i utskriftsflettingen. Hvis konvolutten ikke skrives ut slik du forventet, kan du gå tilbake til trinn 5 og justere kompatibilitetsinnstillingene på nytt Konvoluttalternativer for oppsett og alternativer for Skjema-Feed etter behov.

Trinn 3: Starte utskriftsflettingen

  1. Velg Start utskriftsfletting i gruppen Start utskriftsfletting på fanen Masseutsendelser > Konvolutter.

    Menyen Start utskriftsfletting

  2. I dialogboksen Konvoluttalternativer må du konfigurere konvolutten ved å velge alternativer som i trinn 2: teste din konvoluttoppsettet, og velg deretter OK.

    Merknad: Word oppretter et dokument som er skalert til konvoluttdimensjonene og viser hvor avsenderadressen vises på konvolutten.

  3. Hvis du vil legge til en avsenderadresse eller logo på konvolutten nå er det på tiden å legge til dette.

  4. Velg fil > Lagre, og legge til et filnavn.

Trinn 4: Koble adresselisten til hoveddokumentet

Nå er du klar til å åpne datakilden for adresselisten.

  1. I Start utskriftsfletting-gruppen på Masseutsendelser-fanen velger du Velg mottakere, og velger deretter et alternativ.

    Kommandoen Skriv inn en ny liste

  2. Gjør noe av følgende:

    • Hvis du ikke har en adresseliste, velger du Lag en ny liste og oppretter en.

      eller

    • Hvis adresselisten er i et Excel-regneark, en Access-database eller en annen type datafil, velger du Bruk en eksisterende liste. Deretter går du til listen og velger Åpne.

      eller

    • Hvis du bruker Outlook-kontaktene dine, velger du Velg blant Outlook-kontaktene.

  3. Velg Fil > Lagre.

Redigere adresselisten

Hvis du skriver ut konvolutter for alle i listen, går du til trinn 5: legge til adresseområdet konvolutten. Hvis du vil skrive ut konvolutter for personer i listen som bor, for eksempel i 20 miles for en hendelse du er vert for, deretter bruke et filter som en ZIP-kode eller postnummer avgrense listen. Hvis du vil ha mer informasjon om filtrering av data kan du se sortere og filtrere data for en utskriftsfletting.

Tips!: Du kan finne det nyttig å bruke filterfunksjonen til å filtrere ut kontakter som du ikke har en postadresse. Måten du ikke kaster bort konvolutter at du ikke e-post.

Hvis du vil velge enkeltpersoner i listen som du vil opprette konvolutter for, gjør du følgende:

  1. Velg Rediger mottakerlisten.

    Skjermbilde av Masseutsendelse-fanen i Word som viser kommandoen Rediger mottakerliste som uthevet.

  2. Merk av for navnene på personene som du vil motta en masseutsendelse.

    Velge rader ved å aktivere avmerkingsboksen

    Du kan også sortere eller filtrere listen for å gjøre det enklere å finne navn og adresser.

Trinn 5: Legge til adresseområdet konvolutten

Adresseområdet er et felt for utskriftsfletting. Også kjent som en plassholder du bruker flettefeltet for å markere stedet der du vil at adressene skal vises på konvolutten.

Merknad: Er det ofte enklere å justere adresseområdet riktig hvis du aktiverer viser avsnittsmerker (¶) først. Slå dem på Gå til kategorien Hjem på båndet og klikker knappen Vis /Hide ¶ eller trykker CTRL + SKIFT + 8.

  1. Plasser markøren ble ønskede adresseområde for å gå. Hvis du har Vis avsnittsmerker slått på, klikker du rett etter avsnittsmerket (¶) som Word har plassert midt konvolutten.

  2. Velg Adresseområde i Skriv og sett inn felter-gruppen på Masseutsendelser-fanen.

    Sette inn flettefelt for adresseområde

  3. I dialogboksen Sett inn adresseområde velger du et format for mottakerens navn slik det skal vises på konvolutten.

    Alternativer for adresseområde

    Merknad: Velg Neste Neste innspillingsknapp for utskriftsfletting for forhåndsvisning av resultatet eller forrige Forrige innspillingsknapp for utskriftsfletting for forhåndsvisning av resultatet post-knappen til å flytte gjennom poster i en datakilde og viser hvordan en adresse vises på konvolutten under Forhåndsvisning.

  4. Velg OK.

  5. Velg fil > Lagre for å lagre flettingen dokumentet før du fortsetter.

Kontrollere flettingen feltnavn

Kontroller at Word setter navn og adresser fra adresselisten på riktig sted på konvolutten.

  1. Velg Samsvarsfelter i Skriv og sett inn felter-gruppen på Masseutsendelse-fanen.

  2. I dialogboksen Tilordne felt er kolonnen til venstre feltnavnene som Word bruker i et adresseområde. Kolonnen til høyre kan tilordne felt i datakilden til disse feltnavn. Kontroller at feltnavnene som vises på venstre side tilsvarer navnene på kolonneoverskriftene for postene i adresselisten slik at Word kan plassere de riktige dataene i det riktige stedet på konvolutten.

    Dialogboksen Tilordne felt
  3. Gjør noe av følgende:

    • Hvis de viste feltnavnene samsvarer med kolonneoverskriftene du brukte for postene i adresselistedatakilden, trenger du ikke gjøre noe.

      eller

    • Hvis (ingen samsvar) vises i et feltnavn som du forventet skulle samsvare med en kolonneoverskrift i datakilden, velger du PIL NED-tasten, og deretter velger du feltnavnet i adresselistedatakilden. Gjenta etter behov.

  4. Velg OK.

Trinn 6: Forhåndsvise og skrive ut konvoluttene

Gjøre en siste sjekk før du skriver ut konvoluttene.

  1. Velg Forhåndsvis resultater, og velg deretter Neste Neste innspillingsknapp for utskriftsfletting for forhåndsvisning av resultatet eller forrige Forrige innspillingsknapp for utskriftsfletting for forhåndsvisning av resultatet post for å sikre at navnene og adressene på alle konvoluttene ser riktige.

    Skjermbilde av Masseutsendelse-fanen i Word som viser gruppen Forhåndsvisning av resultater.

    Tips!:  Hvis du vil gå til begynnelsen av listen, velger du Første Første innspillingsknapp for utskriftsfletting for forhåndsvisning av resultatet -knappen, og hvis du vil gå til slutten av listen, velger du Siste Siste innspillingsknapp for utskriftsfletting for forhåndsvisning av resultatet -knappen.

  2. Velg Fullfør og slå sammen > Skriv ut dokumenter.

    Skjermbilde av Masseutsendelse-fanen i Word som viser kommandoen Fullfør og slå sammen, og tilhørende alternativer.

Trinn 7: Lagre dokumentet for utskriftsfletting konvolutt

Når du lagrer dokumentet for utskriftsfletting konvolutt, forblir den koblet til adresselisten slik at du kan bruke det til den neste masseutsendelsen.

Bruke konvolutt utskriftsflettingsdokumentet på nytt

  • Åpne dokumentet for utskriftsfletting for konvolutter, og velg Ja når Word ber deg om å beholde tilkoblingen.

Slik endrer du adressene i dokumentet for utskriftsfletting for konvolutt

  • Åpne dokumentet for utskriftsfletting for konvolutter, og velg Rediger mottakerliste for å sortere, filtrere og velge bestemte adresser.

Se også

Har du spørsmål om utskriftsfletting i Word som vi ikke ble besvart her?

Legg inn spørsmål i forumet for Word

Hjelp oss med å forbedre Word

Har du forslag til hvordan vi kan forbedre utskriftsfletting (eller en annen funksjon) av Word? Da kan du gå til Word bruker tale og Fortell oss!

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×