Utskriftsfletting med et Excel-regneark

Utskriftsfletting med et Excel-regneark

Utskriftsfletting brukes til å opprette flere dokumenter samtidig. Disse dokumentene har identisk oppsett, formatering, tekst og grafikk. Bare bestemte deler av hvert dokument varierer og er tilpasset. Dokumentene Word kan opprette med utskriftsfletting omfatter masseutsendelse av etiketter, brev, konvolutter, og e-postmeldinger. Det er tre dokumenter involvert i prosessen med utskriftsfletting:

  • Hoveddokument

  • Datakilde

  • Flettedokument

Du kan lære mer om hvordan du bruker Excel-data for utskriftsfletting i følgende video, som er en del av opplæringskurset Ta utskriftsfletting til neste nivå

Trinn 1: Klargjøre dataene i Excel for utskriftsfletting

Det viktigste trinnet i prosessen med utskriftsfletting, er å konfigurere og klargjøre dataene. Du kan bruke ditt Excel-regneark som datakilde for mottakerlisten.

Her er noen tips til å klargjøre dataene for en utskriftsfletting. Kontroller at:

  • Kolonnenavnene i regnearket samsvarer med feltnavnene du vil sette inn i utskriftsflettingen. Hvis du for eksempel vil tiltale leserne med fornavn i dokumentet, vil du trenge separate kolonner for fornavn og etternavn.

  • Alle data som skal flettes finnes i det første arket av regnearket.

  • Dataoppføringer med prosent, valuta og postnumre er riktig formatert i regnearket slik at Word kan lese verdiene riktig.

  • Excel-regnearket som skal brukes i utskriftsflettingen, er lagret på den lokale maskinen.

  • Endringer eller tillegg til regnearket fullføres før den blir koblet til dokumentet for utskriftsfletting i Word.

Kommentarer: 

  • Du kan importere informasjon fra Excel-regnearket ved å importere informasjon fra en kommadelt verdi (.csv) eller en tekstfil (.txt), og bruke veiviseren for tekstimport til å bygge et nytt regneark.

  • Hvis du vil ha mer informasjon, se Klargjøre Excel-datakilden for utskriftsfletting i Word.

Trinn 2: Starte utskriftsflettingen

  1. Åpne Word, velg Fil > Ny > Tomt dokument.

  2. Gå til Start utskriftsfletting-gruppen og velg Start utskriftsflettingMasseutsendelser -fanen. Velg deretter typen fletting du vil kjøre.

    Skjermbilde av Masseutsendelse-fanen i Word som viser kommandoen Start utskriftsfletting, samt listen over tilgjengelige alternativer for typen fletting du vil kjøre.

  3. Klikk Velg mottakere > Bruk en eksisterende liste.

    Skjermbilde av Masseutsendelser-fanen i Word som viser kommandoen Velg mottakere med alternativet Bruk en eksisterende liste valgt.

  4. Bla til Excel-regnearket, og velg deretter Åpne.

  5. Hvis Word ber deg om det, velg Ark1$ > OK.

    Merknad: Nå er Excel-regnearket koblet til dokumentet for utskriftsfletting du oppretter i Word.


Redigere adresselisten

Du kan begrense hvem som mottar e-posten.

  1. Velg Rediger mottakerlisten.

    Skjermbilde av Masseutsendelse-fanen i Word som viser kommandoen Rediger mottakerliste som uthevet.

  2. Hvis det er personer du ikke ønsker skal motta dine e-postutsendelser, fjerner du avmerkingen i boksen ved siden av deres navn i dialogboksen for Mottakere for utskriftsfletting.

    Velge rader ved å aktivere avmerkingsboksen

    Merknad: Du kan også sortere eller filtrere listen for å gjøre det enklere å finne navn og adresser. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du sorterer og filtrerer elementer, se Sortere og filtrere data for en utskriftsfletting.

Trinn 3: Sette inn et flettefelt

Du kan sette inn ett eller flere flettefelt som henter informasjon fra regnearket til dokumentet.

Sette inn et adresseområde for en konvolutt, en etikett, en e-postmelding eller et brev

  1. Velg Adresseområde i Skriv og sett inn felter-gruppen på Masseutsendelser-fanen.

    Sette inn flettefelt for adresseområde

  2. I dialogboksen Sett inn adresseområde velger du et format for mottakerens navn slik det skal vises på konvolutten.

    Alternativer for adresseområde

  3. Velg OK.

  4. Velg Fil > Lagre.

Sette inn en hilsningslinje i en e-postmelding eller et brev

  1. Velg Hilsningslinje i Skriv og sett inn felter-gruppen på Masseutsendelser-fanen.

    Skjermbilde av Masseutsendelse-fanen i Word som viser kommandoen Velkomstmeldinglinje som uthevet.

  2. I dialogboksen for Sett inn hilsningslinje gjør du følgende:

    • Under Hilsningslinje-formatet endrer du den innledende hilsningen hvis det er nødvendig, ved å velge hilsen (Kjære er standard), format for mottakerens navn, og tegnsettingen etter hilsningen (komma er standard).

      og

    • Under Hilsningslinje for ugyldige mottakernavn velger du et alternativ i listen over hilsninger.

  3. Velg OK.

  4. Velg Fil > Lagre.

Sette inn data fra regnearket i en e-postmelding eller et brev

  1. Velg Sett inn flettefelt i Skriv og sett inn felter-gruppen på Masseutsendelse-fanen.

  2. I dialogboksen for Sett inn flettefelt velger du et feltnavn (kolonnenavnet i regnearket) under Felt, og deretter velger duSett inn.

  3. Gjenta trinn 2 etter behov, og velg Lukk når du er ferdig.

  4. Velg Fil > Lagre.

Hvis du vil ha mer informasjon om å legge til felt fra regnearket i flettedokumentet, se Sette inn flettefelt for utskriftsfletting. Og hvis du er interessert i å lære mer om alternativer for å konfigurere e-postmelding, kan du se E-postfletting i Word.

Trinn 4: Forhåndsvise og fullføre utskriftsflettingen

Etter at du har satt inn flettefeltene du vil ha, kan du forhåndsvise resultatene for å bekrefte at innholdet er i orden. Deretter er du klar til å fullføre flettingen.

  1. Velg Forhåndsvis resultaterUtsendelser-fanen.

    Skjermbilde av Masseutsendelse-fanen i Word som viser gruppen Forhåndsvisning av resultater.

  2. Velg Neste Neste innspillingsknapp for utskriftsfletting for forhåndsvisning av resultatet - eller Forrige Forrige innspillingsknapp for utskriftsfletting for forhåndsvisning av resultatet -knappen for å bla gjennom oppføringer i datakilden og se hvordan oppføringene vil vises i dokumentet.

  3. I Fullfør-gruppen velger du Fullfør og flett, og deretter velger du Skriv ut dokumenter eller Send e-postmeldinger.

    Skjermbilde av Masseutsendelse-fanen i Word som viser kommandoen Fullfør og slå sammen, og tilhørende alternativer.

Trinn 5: Lagre utskriftsflettingen

Når du lagrer dokumentet for utskriftsfletting, forblir det koblet til datakilden. Du kan bruke dokumentet for utskriftsfletting på nytt til neste masseutsendelse.

  • Åpne dokumentet for utskriftsfletting, og velg Ja når Word spør om du vil beholde koblingen.

Se også

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×