Utskriftsfletting: Sett inn flettefelt

I denne artikkelen

Om felt for utskriftsfletting

Legge til feltene, eller plassholdere

Om felt for utskriftsfletting

Plassholderne, for eksempel adresser og hilsener, kalles flettefelt. Feltene i Word tilsvarer kolonneoverskriftene i datafilen du velger.

Datafil med kolonner (kategorier) og rader (poster)

1. Kolonnene i en datafil representerer kategorier med informasjon. Felt som du legger til i hoveddokumentet, er plassholdere for disse kategoriene.

2. Radene i en datafil representerer poster med informasjon. Når du utfører en utskriftsfletting, genereres en kopi av hoveddokumentet for hver post.

Ved å sette inn et felt i hoveddokumentet angir du at en bestemt informasjonskategori, for eksempel navn eller adresse, skal vises på det stedet.

Felt som er satt inn i et Word-dokument

Merknad: Når du setter inn et flettefelt i hoveddokumentet, er feltnavnet alltid omgitt av vinkeltegn (« »). Vinkeltegnene vises ikke i de flettede dokumentene. De gjør det bare enklere å skille feltene fra den vanlige teksten i hoveddokumentet.

Når du fletter, settes informasjonen fra den første raden i datafilen inn i feltene i hoveddokumentet, og det første flettede dokumentet opprettes. Informasjon fra den andre raden i datafilen settes inn i feltene, og det andre flettede dokumentet opprettes, og så videre.

Flette informasjon fra datafilen inn i dokumentet

Legge til felter, eller plassholdere

  1. I hoveddokumentet skriver du inn det innholdet du vil skal vises på hver kopi av dokumentet.

    Hvis du vil legge til et bilde, for eksempel en logo, klikker du Bilde i Illustrasjoner-gruppen i kategorien Sett inn.

  2. Klikk der du vil sette inn feltet.

  3. Bruk gruppen Skriv og sett inn felt i kategorien Masseutsendelser.

    Båndet i Office 2010

  4. Legg til ett av følgende:

    Adresseområde med navn, adresse og annen informasjon

    1. Klikk Adresseområde.

    2. Merk adresseelementene du vil inkludere, og formatene du vil bruke, i dialogboksen Sett inn adresseområde, og klikk deretter OK.

    3. Hvis dialogboksen Tilordne felt vises, kan det hende noe av informasjonen som er nødvendig i adresseområdet, ikke ble funnet. Klikk pilen ved siden av (ingen samsvar), og merk deretter feltet i datakilden som tilsvarer feltet som er nødvendig i utskriftsflettingen.

    Hilsningslinje

    1. Klikk Hilsningslinje.

    2. Velg hilsningslinjeformatet, som omfatter hilsen, navneformat og etterfølgende tegnsetting.

    3. Merk teksten du vil skal vises når Microsoft Word ikke klarer å tolke mottakerens navn, for eksempel hvis datakilden ikke inneholder et fornavn eller etternavn for en mottaker, men bare et firmanavn.

    4. Klikk OK.

    5. Hvis dialogboksen Tilordne felt vises, kan det hende noe av informasjonen som er nødvendig i hilsningslinjen, ikke ble funnet. Klikk pilen ved siden av (ingen samsvar), og merk deretter feltet i datakilden som tilsvarer feltet som er nødvendig i utskriftsflettingen.

    Individuelle felt

    Du kan sette inn informasjon fra enkeltfelt, for eksempel fornavn, telefonnummer eller bidragsbeløp fra en liste over bidragsytere. Du kan raskt legge til et felt fra datafilen i hoveddokumentet ved å klikke pilen ved siden av Sett inn flettefelt og deretter klikke feltnavnet.

    Hvis du vil ha flere alternativer når du setter inn individuelle felt i dokumentet, gjør du følgende:

    1. Klikk Sett inn flettefelt i gruppen Skriv og sett inn felt i kategorien Masseutsendelser.

    2. I dialogboksen Sett inn flettefelt gjør du ett av følgende:

      • Hvis du vil velge adressefelt som automatisk tilsvarer felt i datakilden, selv om datakildens felt ikke har samme navn som feltene, klikker du Adressefelt.

      • Klikk Databasefelt hvis du vil velge felt som alltid henter data direkte fra en kolonne i datafilen.

    3. Klikk ønsket felt i Felt-boksen.

    4. Klikk Sett inn, og klikk deretter Lukk.

    5. Hvis dialogboksen Tilordne felt vises, kan det hende Microsoft Word ikke finner all informasjon det trenger for å sette inn feltet. Klikk pilen ved siden av (ingen samsvar), og merk deretter feltet i datakilden som tilsvarer feltet som er nødvendig i utskriftsflettingen.

      Merknad: Hvis du setter inn et felt fra listen Databasefelt og senere bytter til en datakilde som ikke har en kolonne med samme navn, kan ikke denne feltinformasjonen settes inn i det flettede dokumentet.

Til toppen av siden

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×