Utforme en database

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

God databaseutforming sikrer at databasen er enkel å vedlikeholde. Du lagrer data i tabeller, og hver tabell inneholder data om bare én emne, for eksempel kunder. Derfor du oppdaterer en bestemt del av data, for eksempel en adresse i bare ett sted, og denne endringen vises automatisk i hele databasen.

En velutformet database inneholder vanligvis forskjellige typer spørringer som viser informasjonen du trenger. En spørring, kan vise et delsett med data, for eksempel alle kunder i London eller kombinasjoner av data fra forskjellige tabeller, for eksempel ordreinformasjonen kombinert med kundeinformasjon.

A query with fields from two tables

Knapp Denne spørringen henter ordre-ID, firmanavn, poststed og nødvendig datoinformasjon for kunder i London som leverte ordrer i April.

Resultatet du ønsker fra databasen – – skjemaene og datatilgangssider du vil bruke, og rapportene du vil skrive ut –-gir ikke nødvendigvis tips om hvordan du bør strukturere tabellene i databasen, ettersom du ofte baserer skjemaer, rapporter og datatilgangssider på spørringer i stedet for tabeller.

Før du bruker Microsoft Access til å bygge tabeller, spørringer, skjemaer og andre objekter, er det lurt å skissere og omarbeide utformingen på papir først. Du kan også undersøke velutformet databaser som ligner på den du utformer, eller du kan åpne eksempeldatabasen og åpne deretter relasjonsvindu for å undersøke utformingen.

Følg disse grunnleggende trinnene når du utformer databasen.

Bestem formålet med databasen

Første trinn i utforming av databaser er til å bestemme formålet og hvordan den skal brukes:

  • Snakk med personer som skal bruke databasen. Holde idédugnader om spørsmålene du og de vil at databasen til å svare.

  • Skisse rapportene du vil at databasen til å produsere.

  • Samle inn skjemaene du for øyeblikket bruker å registrere data.

Når du Bestem formålet med databasen, begynner en liste over informasjonen du vil ha fra databasen dukke. Fra dette, kan du bestemme hvilke fakta du skal lagre i databasen, og hva emne hvert faktum tilhører. Følgende i tankene tilsvarer feltene (kolonnene) i databasen og emnene som disse fakta tilhører skal samsvare tabellene.

Bestemme hvilke felt du trenger i databasen

Hvert felt er et faktum om et bestemt emne. Du må kanskje lagre følgende fakta om kunder: firma navn, adresse, by, status og telefonnummer. Du må opprette et eget felt for hvert av følgende i tankene. Husk disse utforming prinsipper når å bestemme hvilke felt du trenger:

  • Ta med all informasjonen du trenger.

  • Lagre informasjon i de minste logiske delene. Ansattnavn er for eksempel ofte delt i to felt, Fornavn og etternavn, slik at det er enkelt å sortere data etter etternavn.

  • Ikke Opprett felt for data som består av lister med flere elementer. For eksempel i en leverandørtabell, vil Hvis du oppretter en produkter-feltet som inneholder en kommadelt liste over alle varene du mottar fra leverandøren, det være vanskeligere å finne bare leverandørene som gir et bestemt produkt.

  • Ikke ta med avledede eller beregnede data (data som er resultatet av en uttrykk ). Hvis du har et felt for enhetspris og antall-feltet, ikke for eksempel opprette et nytt felt som Multipliserer verdiene i disse to feltene.

  • Ikke Opprett felt som ligner på hverandre. For eksempel i en leverandørtabell, vil Hvis du oppretter feltene Vare1, Vare2 og Vare3, det være vanskeligere å finne alle leverandører som leverer en bestemt vare. I tillegg må du endre utformingen av databasen hvis en leverandør leverer mer enn tre produkter. Trenger du bare ett felt for produkter Hvis du legger til dette feltet i produkter-tabellen i stedet for i Leverandører-tabellen.

Bestemme hvilke tabeller som du trenger i databasen

Hver tabell må inneholde informasjon om et emne. Listen over felt vil gi deg tips tabellene du trenger. Hvis du for eksempel hvis du har et HireDate-felt, er er emnet en ansatt, slik at den hører til i Ansatte-tabellen. Du kan ha en tabell for kunder, en tabell for produkter og en tabell for ordrer.

Finne ut hvilken tabell hvert felt tilhører

Når du bestemmer deg for hvilken tabell hvert felt tilhører, Husk disse utforming prinsipper:

  • Legg til feltet i bare én tabell.

  • Ikke Legg til feltet i en tabell hvis det resultere i den samme informasjonen som vises i flere oppføringer i denne tabellen. Hvis du finner ut at et felt i en tabell inneholder mange duplisert informasjon, er sannsynligvis dette feltet i tabellen feil.

    For eksempel hvis du legger til feltet som inneholder adressen til en kunde i Ordrer-tabellen, som denne informasjonen sannsynligvis skal gjentas i mer enn én oppføring, fordi kunden vil sannsynligvis plassere mer enn én ordre. Hvis du har plassert i Adresse-feltet i Kunder-tabellen, vil det imidlertid vises bare én gang. Effektiviserer en tabell i en Microsoft Access-database er forskjellig fra en tabell i en flat fildatabase for eksempel et regneark.

    Når informasjonen lagres på bare én gang, kan du oppdatere den på ett sted. Det er mer effektivt, og det eliminerer muligheten for duplikate oppføringer som inneholder forskjellig informasjon.

Identifisere feltet eller feltene med unike verdier i hver post

For at Microsoft Access til å koble informasjon som er lagret i separate tabeller, for eksempel for å koble til en kunde med alle kundens ordrer – hver tabell i databasen din må inneholde et felt eller et sett med felt som unikt identifiserer hver enkelt post i tabellen. Et slikt felt, eller sett med felt kalles en primærnøkkel.

Bestemme relasjoner mellom tabeller

Nå som du har delt informasjonen i tabeller og identifisert primærnøkkel felt, trenger du en måte å fortelle Microsoft Access hvordan føye sammen relaterte opplysninger igjen på meningsfulle måter. Hvis du vil gjøre dette, kan du definere relasjoner mellom tabeller.

Du kan finne det nyttig å vise relasjoner i en eksisterende velutformet database for eksempel eksempeldatabasen.

Finpusse utformingen

Etter at du har utformet tabeller, felt og relasjoner som du trenger, er det på tide å studere utformingen oppdage eventuelle feil som kan beholdes. Det er enklere å endre databaseutformingen nå enn etter at du har fylt tabellene med data.

Bruke Microsoft Access til å opprette tabeller, angi relasjoner mellom tabeller, og angi nok eksempeldataene i tabellen slik at du kan teste utformingen. Hvis du vil kontrollere relasjoner i databasen, kan du se Hvis du kan opprette spørringer til å få svar på det du vil bruke. Lag utkast til skjemaer og rapporter, og se om de viser dataene du forventer. Se etter unødvendige duplikater av data, og fjerne dem.

Skrive inn data og opprette andre databaseobjekter

Når du er fornøyd som tabellstrukturen oppfyller utformingsprinsippene som er beskrevet her, og deretter er det på tide å gå videre og legge til eksisterende data i tabellene. Du kan opprette andre databaseobjekter,-spørringer, skjemaer, rapporter, datatilgangssider, makroer og moduler.

Bruke Analyseverktøy for Microsoft Access

Microsoft Access inkluderer to verktøy som kan hjelpe deg med å finjustere utformingen av et Microsoft Access-database.

  • Tabellanalyse kan analysere utformingen av én tabell om gangen, foreslå nye tabellstrukturen og relasjoner Hvis det er aktuelt, og kan dele en tabell i nye relaterte tabeller hvis det er fornuftig.

  • Performance Analyzer kan analysere hele databasen og gi anbefalinger og forslag til å forbedre den. Veiviseren kan også implementere disse anbefalinger og forslag.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du utformer en database i Access, kan du se Knowledge Base-artikkelen du finner informasjon om hvordan du utformer en database i Accesshvor du finner informasjon om hvordan du utformer en database i Access.

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×