UtFormings hensyn for å oppdatere data

Obs!: Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.

En godt utformet database bidrar ikke bare til å sikre dataintegritet, men er enklere å vedlikeholde og oppdatere. En Access-database er ikke en fil med samme mening som et Microsoft Word-dokument eller en lysbilde fremvisning i Microsoft PowerPoint. I stedet er det en samling objekter – tabeller, skjemaer, rapporter, spørringer og så videre – som må samarbeide for å fungere på riktig måte.

Brukere skriver inn data primært gjennom kontroller. Hva du gjør med en gitt kontroll, avhenger av data typen som er angitt for det underliggende tabell feltet, eventuelle egenskaper som er angitt for feltet, og egenskaper angitt for kontrollen. Vurder til slutt å bruke flere database teknikker, for eksempel Valide ring, standard verdier, lister og oppslag og gjennom gripende oppdateringer. 

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppdaterer data fra en bruker punkt visning, kan du se måter å legge til, redigere og slette posterpå.

I denne artikkelen

Hvordan database utforming påvirker data registrering

Informasjonen du beholder i en database, lagres i tabeller, som inneholder data om et bestemt emne, for eksempel gjenstander eller kontakter. Hver post i en tabell inneholder informasjon om ett element, for eksempel en bestemt kontakt. En post består av felt, for eksempel navn, adresse og telefon nummer. En post kalles ofte en rad, og et felt kalles ofte en kolonne. Disse objektene må være i samsvar med et sett med utformings prinsipper, eller databasen vil enten fungere dårlig eller ikke helt. Disse utformings prinsippene påvirker hvordan du skriver inn data. Vurder følgende:

  • Tabeller    Access lagrer alle data i én eller flere tabeller. Antall tabeller du bruker, avhenger av utformingen og kompleksiteten i databasen. Selv om du kan vise data i et skjema, en rapport eller i resultatene som returneres av en spørring, lagrer Access dataene bare i tabeller, og de andre objektene i databasen er bygd på toppen av tabellene. Hver tabell skal være basert på ett emne. En tabell med forretnings kontakt informasjon kan for eksempel ikke inneholde salgs informasjon. Hvis den gjør det, kan det bli vanskelig å finne og redigere den riktige informasjonen hvis det ikke er mulig.

  • Datatyper    Hvert av feltene i en tabell godtar vanligvis bare én type data. Du kan for eksempel ikke lagre notater i et felt som er angitt til å godta tall. Hvis du prøver å skrive inn tekst i et slikt felt, viser Access en feil melding. Det er imidlertid ikke en fast og rask regel. Du kan for eksempel lagre numre (for eksempel post numre) i et felt sett til data typen kort tekst, men du kan ikke utføre beregninger på disse dataene fordi Access anser den som en del av teksten.

    Med noen unntak skal feltene i en post bare godta én verdi. Du kan for eksempel ikke angi mer enn én adresse i et adresse felt. Dette er i motsetning til Microsoft Excel, som lar deg skrive inn et hvilket som helst antall navn eller adresser eller bilder i én enkelt celle med mindre du angir at cellen skal godta begrensede typer data. 

  • Felt med flere verdier   . Access har en funksjon som heter fler verdi feltet for å legge ved flere data deler i én enkelt post, og til å opprette lister som godtar flere verdier. Du kan alltid identifisere en liste med flere verdier fordi Access viser en avmerkings boks ved siden av hvert liste element. Du kan for eksempel legge ved en Microsoft PowerPoint-lysbilde fremvisning og et hvilket som helst antall bilder i en post i databasen. Du kan også opprette en liste over navn og velge så mange av disse navnene etter behov. Det kan virke som om du bruker fler verdi felt til å bryte reglene for database utforming fordi du kan lagre mer enn én post per tabell felt. Men Access fremtvinger reglene "bak kulissene" ved å lagre dataene i spesielle, skjulte tabeller.

  • Bruke skjemaer    Du oppretter vanligvis skjemaer når du vil gjøre en database enklere å bruke, og for å bidra til å sikre at brukere skriver inn data nøyaktig. Hvordan du bruker et skjema til å redigere data avhenger av utformingen av skjemaet. Skjemaer kan inneholde et hvilket som helst antall kontroller, for eksempel lister, tekst bokser, knapper og til og med dataark. Hver av kontrollene i skjemaet leser data fra eller skriver data til et underliggende tabellfelt.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se grunnleggende om database utforming og opprette en tabell og legge til felt.

Til toppen av siden

Angi en standard verdi for et felt eller en kontroll

Hvis et stort antall poster deler samme verdi for et gitt felt, for eksempel en by eller et land/område, kan du spare tid ved å angi en standard verdi for kontrollen som er bundet til feltet eller selve feltet. Når du åpner skjemaet eller tabellen for å opprette en ny post, vises standard verdien i denne kontrollen eller dette feltet.

I en tabell

  1. Åpne tabellen i Utformingsvisning.

  2. Velg feltet øverst i visningen.

  3. Velg kategorien Generelt nederst i visningen.

  4. Angi verdien du vil bruke for egenskapen standard verdi.

I et skjema

  1. Åpne skjemaet i Oppsett -eller utformings visning.

  2. Høyre klikk kontrollen du vil arbeide med, og klikk deretter Egenskaper.

  3. data -fanen angir du standard verdi -egenskapen til verdien du vil bruke.

Til toppen av siden

Bruke Valide Rings regler til å begrense data

Du kan validere data i Access-databaser for skrive bordet når du skriver det inn ved hjelp av Valide Rings regler. Valideringsregler kan angis i tabellutformingen eller dataarkvisningen for tabeller. Det finnes tre typer valideringsregler i Access:

  • Felt Valide Rings regel    Du kan bruke en felt Valide Rings regel til å angi et vilkår som alle gyldige felt verdier må oppfylle. Du må ikke angi det gjeldende feltet som en del av regelen, med mindre du bruker feltet i en funksjon. Begrensninger på tegntyper som skal angis i et felt, kan være enklere å sette opp med en Inndatamaske. Et datofelt kan for eksempel ha en valideringsregel som ikke tillater verdier i fortiden.

  • Post Valide Rings regel    Du kan bruke en post Valide Rings regel til å angi en betingelse som alle gyldige poster må oppfylle. Du kan sammenligne verdier fra forskjellige felt med en regel for postvalidering. En post med to date-felt kan for eksempel kreve at verdier i ett felt alltid kommer foran verdiene i det andre feltet (for eksempel start dato er før EndDate).

  • Valide ring i et skjema    Du kan bruke egenskapen Valide Rings regel for en kontroll i et skjema til å angi et vilkår som alle verdier som inn data til kontrollen må oppfylle. Kontrollegenskapen Valideringsregel fungerer som en feltvalideringsregel. Du bruker vanligvis en valideringsregel for skjemaet i stedet for en feltvalideringsregel hvis regelen bare gjelder for skjemaet og ikke for tabellen, uansett hvor den ble brukt.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se begrense data ved hjelp av Valide Rings regler.

Til toppen av siden

Arbeide med verdi lister og oppSlags felt

Det finnes to typer liste data i Access:

  • Verdi lister    Disse inneholder et hardkodet sett med verdier som du angir manuelt. Verdiene ligger i rad kilde egenskapen for feltet.

  • Oppslagsfelt   . Disse bruker en spørring til å hente verdier fra en annen tabell. Rad kilde egenskapen for feltet inneholder en spørring i stedet for en hardkodet liste med verdier. Spørringen henter verdier fra én eller flere tabeller i en database. Som standard presenterer oppslags feltet disse verdiene i form av en liste. Avhengig av hvordan du angir oppslags feltet, kan du velge ett eller flere elementer fra denne listen.

    Merk    OppSlags felt kan forvirre nye Access-brukere fordi en liste over elementer vises på én plassering (listen som Access oppretter fra dataene i oppslags feltet), men dataene kan befinne seg på en annen plassering (tabellen som inneholder dataene).

Som standard viser Access liste data i en kombinasjons boks kontroll, selv om du kan angi en liste boks kontroll. En kombinasjons boks åpnes for å presentere listen, og deretter lukkes den når du har gjort et valg. En liste, fremdeles forblir åpen til enhver tid.

Hvis du vil redigere lister, kan du også kjøre kommandoen Rediger liste elementer , eller du kan redigere dataene direkte i rad kilde egenskapen i kilde tabellen. Når du oppdaterer dataene i et oppslags felt, oppdaterer du kilde tabellen.

Hvis egenskapen rad kilde type for listen eller kombinasjons boksen er satt til verdi liste, kan du redigere listen over verdier mens skjemaet er åpent i skjema visning – unngå behovet for å bytte til utformIngs visning eller oppsetts visning, åpne egenskaps arket og redigere rad kilde egenskapen for kontrollen hver gang du trenger å gjøre en endring i listen. Hvis du vil redigere listen over verdier, må egenskapen Tillat redigering av verdi liste for liste boksen eller kombinasjons boksen være satt til Ja.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se opprette en liste over valg ved hjelp av en liste eller kombinasjons boks.

Forhindre redigering av verdi listen i skjema visning

  1. Høyre klikk på skjemaet i navigasjons ruten, og klikk på utformings visning eller oppsett visning.

  2. Klikk kontrollen for å merke den, og trykk deretter F4 for å vise egenskaps arket.

  3. data -fanen på egenskaps siden setter du egenskapen Tillat redigering av verdi liste til Nei.

  4. Klikk fil , og klikk deretter Lagre, eller trykk CTRL + S Knapp .

Angi et annet skjema for redigering av verdi listen

Access har som standard et innebygd skjema for å redigere verdi listen. Hvis du har en annen form som du foretrekker å bruke for dette formålet, kan du skrive inn navnet på skjemaet i skjema egenskapen Rediger liste elementer , som følger:

  1. Høyre klikk på skjemaet i navigasjons ruten, og klikk deretter på utFormings visning eller oppsett visning på hurtig menyen.

  2. Klikk kontrollen for å merke den, og trykk deretter F4 for å vise egenskaps arket.

  3. data -fanen på egenskaps siden klikker du rulle gardin pilen i egenskaps boksen Rediger skjema for liste elementer .

  4. Klikk skjemaet du vil bruke til å redigere verdi listen.

  5. Klikk filen , og klikk deretter Lagre, eller trykk CTRL + S Knapp .

Undersøke et oppslags felt i et skjema

  1. Åpne skjemaet i Oppsett -eller utformings visning.

  2. Høyre klikk liste-eller kombinasjons boks kontrollen, og klikk Egenskaper.

  3. Klikk alt -fanen i egenskaps arket, og Finn rad kilde type og rad kilde egenskaper. Egenskapen for rad kilde type skal inneholde en verdi liste eller tabell/spørring, og egenskapen Radkilde bør inneholde en liste over elementer atskilt med semikolon eller en spørring. Hvis du vil ha mer plass, høyre klikker du egenskapen og velger Zoom , eller trykker SKIFT + F2.

    Vanligvis bruker verdi lister denne grunnleggende syn tak sen: «element»; element";" element"

    I dette tilfellet er listen et sett med elementer omgitt av doble anførsels tegn og atskilt med semikolon.

    Velg spørringer Bruk denne grunnleggende syn tak sen: Select [table_or_query_name]. [ FIELD_NAME] from [table_or_query_name].

    I dette tilfellet inneholder spørringen to setninger (Velg og fra). Den første setningen refererer til en tabell eller spørring og et felt i tabellen eller spørringen. Den andre setningen refererer bare til tabellen eller spørringen. Her er et viktig punkt å huske: Velg setninger må ikke inneholde navnet på en tabell eller spørring, selv om det anbefales, og de må inneholde navnet på minst ett felt. Alle FROM-setninger må imidlertid referere til en tabell eller spørring. Så du kan alltid finne kilde tabellen eller kilde spørringen for et oppslags felt ved å lese FROM-setningsdelen.

  4. Gjør ett av følgende:

    • Hvis du bruker en verdi liste, kan du redigere elementene i listen. Pass på at du omgir hvert element med doble anførsels tegn, og Atskill hvert element med et semikolon.

    • Hvis spørringen i oppslags listen refererer til en annen spørring, åpner du den andre spørringen i utFormings visning (høyre klikker spørringen i navigasjons ruten og klikker utformings visning). Legg merke til navnet på tabellen som vises i den øvre delen av spørrings utformingen, og gå deretter til neste trinn.

      Ellers, hvis spørringen i oppSlags feltet refererer til en tabell, noterer du navnet på tabellen, og går til neste trinn.

  5. Åpne tabellen i data ark visning, og rediger deretter liste elementene etter behov.

Undersøke et oppslags felt i en tabell

  1. Åpne tabellen i Utformingsvisning.

  2. I den øvre delen av utformings rute nettet for spørringen, i datatype -kolonnen, klikker eller du kan på andre måter plassere fokus på tekst, tall eller Ja/nei-felt.

  3. Klikk fanen Oppslag i den nedre delen av tabell utformings rute nettet, og se deretter på rad kilde type og rad kilde egenskaper.

    Egenskapen rad kilde type må lese verdi listen eller tabell/spørring. Rad kilde egenskapen må inneholde enten en verdi liste eller en spørring.

    Verdi lister bruker denne grunnleggende syn tak sen: «element»; element";" element"

    I dette tilfellet er listen et sett med elementer omgitt av doble anførsels tegn og atskilt med semikolon.

    Vanligvis velger du spørringer som bruker denne grunnleggende syn tak sen: Select [table_or_query_name]. [ FIELD_NAME] from [table_or_query_name].

    I dette tilfellet inneholder spørringen to setninger (Velg og fra). Den første setningen refererer til en tabell eller spørring og et felt i tabellen eller spørringen. Den andre setningen refererer bare til tabellen eller spørringen. Her er et viktig punkt å huske: Velg setninger må ikke inneholde navnet på en tabell eller spørring, selv om det anbefales, og de må inneholde navnet på minst ett felt. Alle FROM-setninger må imidlertid referere til en tabell eller spørring. Så du kan alltid finne kilde tabellen eller kilde spørringen for et oppslags felt ved å lese FROM-setningsdelen.

  4. Gjør ett av følgende:

    • Hvis du bruker en verdi liste, kan du redigere elementene i listen. Pass på at du omgir hvert element med doble anførsels tegn, og Atskill hvert element med et semikolon.

    • Hvis spørringen i oppSlags feltet refererer til en annen spørring, åpner du den andre spørringen i utFormings visning i navigasjons ruten (høyre klikker spørringen og klikker utFormings visning). Legg merke til navnet på tabellen som vises i den øvre delen av spørrings utformingen, og gå deretter til neste trinn.

      Ellers, hvis spørringen i oppSlags feltet refererer til en tabell, noterer du navnet på tabellen, og går til neste trinn.

  5. Åpne tabellen i data ark visning, og rediger deretter liste elementene etter behov.

Til toppen av siden

Slette data fra en verdi liste eller et oppSlags felt

Elementene i en verdiliste ligger i samme tabell som de andre verdiene i en post. Dataene i et oppslags felt finnes i én eller flere andre tabeller. Hvis du vil fjerne data fra en verdi liste, åpner du tabellen og redigerer elementene.

Å fjerne data fra en oppslagsliste krever flere trinn, og de trinnene varierer avhengig av hvorvidt spørringen for oppslagslisten henter data fra en tabell eller en annen spørring. Hvis spørringen for oppslagslisten er basert på en tabell, må du finne den tabellen og feltet som inneholder dataene som vises i listen. Deretter åpner du kildetabellen og redigerer dataene i det feltet. Hvis spørringen for oppslagslisten er basert på en annen spørring, må du åpne den andre spørringen, finne kildetabellen og feltet som den andre spørringen henter dataene fra og endre verdiene i den tabellen.

Fjerne data fra en verdiliste

  1. Åpne tabellen i Utformingsvisning.

  2. Velg tabellfeltet som inneholder verdilisten i den øvre delen av utformingsrutenettet.

  3. Klikk på Oppslag-fanen i den nederste delen av rutenettet, og finn deretter egenskapen for Radkilde.

    Som standard omslutter doble anførselstegn elementene i en verdiliste, og semikolon skiller hvert element: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Fjern elementer fra listen etter behov. Husk å slette anførselstegnene som omslutter hvert slettede element. La heller ikke et innledende semikolon være igjen, ikke la det stå igjen to semikolon sammen (;;), og hvis du sletter det siste elementet i listen, må du slette det siste semikolonet.

    Viktig    Hvis du sletter et element fra en verdiliste, og poster i tabellen allerede bruker elementet du slettet, forblir det slettede elementet en del av oppføringen inntil du endrer den. Anta for eksempel at bedriften din har et lager i by A, men deretter selger denne bygningen. Hvis du fjerner «By A» fra listen over lagre, ser du «By A» i tabellen inntil du endrer disse verdiene.

Fjerne data fra et oppslags felt

  1. Åpne tabellen i Utformingsvisning.

  2. Velg oppslagsfeltet i den øvre delen av utformingsrutenettet.

  3. Klikk på Oppslag-fanen i den nederste delen av rutenettet, og finn egenskapene for Radkildetype og Radkilde.

    Egenskapen for Radkildetype viser Tabell/Spørring, og egenskapen for Radkilde må inneholde en spørring som refererer til en tabell eller en annen spørring. Spørringer for oppslags felt begynner alltid med ordet Select.

    Vanligvis (men ikke alltid), bruker en spørring denne grunnleggende syntaksen: Velg [navn_på_tabell_eller_spørring]. [ feltnavn] FRA [navn_på_tabell_eller_spørring].

    I dette tilfellet inneholder spørringen to setninger (Velg og fra). Den første setningen refererer til en tabell og til et felt i denne tabellen. den andre setningen refererer bare til tabellen. Et poeng å huske: FROM-setningen vil alltid fortelle deg navnet på kilde tabellen eller spørringen. Det kan hende at SELECT-setninger ikke alltid inneholder navnet på en tabell eller en spørring, selv om de alltid inneholder navnet på minst ett felt. Alle FROM-setninger må imidlertid referere til en tabell eller spørring.

  4. Gjør et av følgende:

    • Hvis spørringen i oppSlags feltet refererer til en annen spørring, klikker du Bygg -knappen (Klikk på Verktøy-knappen ved siden av data -fanen på egenskaps siden) for å åpne spørringen i utformings visning. Noter deg navnet på tabellen som vises i den øvre delen av spørringsutformingen, og deretter fortsetter du til trinn 5.

    • Hvis spørringen i oppslagsfeltet refererer til en tabell, må du notere deg navnet på tabellen og deretter fortsetter du til trinn 5.

  5. Åpne kilde tabellen i data ark visning.

  6. Finn feltet som inneholder dataene som brukes i oppslagslisten, og rediger deretter disse dataene etter behov.

Til toppen av siden

Hvordan data typer påvirker måten du skriver inn data på

Når du utformer en database tabell, velger du en datatype for hvert felt i tabellen, en prosess som bidrar til å sikre mer presis data registrering.

Vise data typer

Gjør ett av følgende:

Bruke data ark visning

  1. Åpne en tabell i Dataarkvisning.

  2. Se på verdien i Datatype-listen i formatering -gruppen på felt -fanen. Verdien endres når du plasserer markøren i de ulike feltene i tabellen:

    Datatype-listen

Bruke utFormings visning

  1. Åpne tabellen i Utformingsvisning.

  2. Se på utformings rute nettet. Den øvre delen av rute nettet viser navnet og data typen for hvert tabell felt.

    Felt i utformingsvisning

Hvordan data typer påvirker data registrering

Data typen du angir for hvert tabell felt, gir det første kontroll nivået over hvilken datatype som tillates i et felt. I noen tilfeller, for eksempel et langt tekst felt, kan du angi eventuelle data du vil bruke. I andre tilfeller, for eksempel et autoNummer-felt, hindrer data type innstillingen for feltet deg i å skrive inn informasjon i det hele tatt. Tabellen nedenfor viser data typene som Access tilbyr, og beskriver hvordan de påvirker data registrering.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se data typer for tilgang til skrive bords databaser og endre eller endre data type innstillingen for et felt.

Datatype

Effekt på data registrering

Kort tekst

Vær oppmerksom på at tekstdatatyper har fått følgende nytt navn: Kort tekst, fra og med Access 2013.

Korte tekst felt godtar enten tekst eller numeriske tegn, inkludert lister over elementer som er delt opp. Et tekst felt godtar et mindre antall tegn enn gjør et langt tekst felt – fra 0 til 255 tegn. I noen tilfeller kan du bruke konverterings funksjoner til å utføre beregninger på dataene i et kort tekst felt.

Lang tekst

Obs!, som begynner i Access 2013, har notat data typene endret til lang tekst.

Du kan skrive inn store mengder tekst og numeriske data i denne typen felt opptil 64 000 tegn. Du angir også at feltet skal støtte rik tekst formatering, du kan bruke formaterings typene du vanligvis finner i tekstbehandlings programmer, for eksempel Word. Du kan for eksempel bruke forskjellige skrifter og skrift størrelser på bestemte tegn i teksten, og gjøre dem fet eller kursiv, og så videre. Du kan også legge til HTML-koder (Hypertext Markup Language) i dataene. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se sette inn eller legge til et felt for rik tekst.

I tillegg har lange tekst felt en egenskap som kalles bare Tilføy. Når du aktiverer denne egenskapen, kan du legge til nye data i et langt tekst felt, men du kan ikke endre eksisterende data. Funksjonen er ment for bruk i programmer, for eksempel problem sporings databaser, der det kan være nødvendig å ha en permanent post som forblir uendret. Når du plasserer markøren i et langt tekst felt med egenskapen bare Tilføy aktivert, forsvinner teksten i feltet som standard. Du kan ikke bruke formatering eller andre endringer på teksten.

I likhet med korte tekst felt, kan du også kjøre konverterings funksjoner mot dataene i et langt tekst felt.

Tall

Du kan bare skrive inn tall i denne typen felt, og du kan utføre beregninger på verdiene i et tall-felt.

Stort tall

Obs! store tall data typer er bare tilgjengelige i Office 365-abonnement versjonen av Access.

Du kan bare skrive inn tall i denne typen felt, og du kan utføre beregninger på verdiene i et stort tall-felt.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bruke datatypen Stort tall.

Dato/klokkeslett

Du kan bare skrive inn datoer og klokkeslett i denne typen felt. 

Du kan angi en inn data maske for feltet (en serie med litteral-og plassholdertegn som vises når du velger feltet), må du skrive inn data i mellomrommene og formatet som masken gir. Hvis du for eksempel ser en maske som MMM_DD_YYYY, må du skrive inn Oct 11 2017 i de angitte områdene. Du kan ikke angi et fullstendig måneds navn eller en tosifret årstall verdi. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se kontrollere data registrerings formater med inn data masker.

Hvis du ikke oppretter en inn data maske, kan du angi verdien ved hjelp av et hvilket som helst gyldig dato-eller klokkeslett format. Du kan for eksempel skrive inn 11 okt. 2017, 10/11/17, oktober 11, 2017 og så videre.

Du kan også bruke et visnings format for feltet. Hvis det ikke finnes en inn data maske, kan du i så fall angi en verdi i nesten alle formater, men Access viser datoene i samsvar med visnings formatet. Du kan for eksempel angi 10/11/2017, men visnings formatet kan være angitt slik at det viser verdien som 11-okt-2017.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se sette inn dagens dato.

Valuta

Du kan bare skrive inn valuta verdier i denne typen felt. Du trenger heller ikke angi et valuta symbol manuelt. Som standard bruker Access valuta symbolet (¥, £, $ og så videre) som er angitt i de regionale innstillingene i Windows. Du kan endre dette valuta symbolet for å gjenspeile en annen valuta, om nødvendig.

Autonummerering

Du kan ikke skrive inn eller endre dataene i denne felt typen når som helst. Verdiene i et autoNummer-felt økes automatisk hver gang du legger til en ny post i en tabell.

Beregnet

Du kan ikke skrive inn eller endre dataene i denne felt typen når som helst. Resultatene av dette feltet bestemmes av et uttrykk du definerer. Access oppdaterer verdiene i et beregnet felt når du legger til eller redigerer en ny post i en tabell.

Ja/nei

Når du klikker et felt som er satt til denne data typen, viser Access enten en avmerkings boks eller en rulle gardin liste, avhengig av hvordan du formaterer feltet. Hvis du formaterer feltet for å vise en liste, kan du velge enten Ja eller Nei, sann eller Usanneller eller av fra listen, på nytt, avhengig av formatet som er brukt på feltet. Du kan ikke angi verdier i listen eller endre verdiene i listen direkte fra et skjema eller en tabell.

OLE-objekt

Du bruker denne typen felt når du vil vise data fra en fil som er opprettet i et annet program. Du kan for eksempel vise en tekstfil, et Excel-diagram eller en lysbilde fremvisning i PowerPoint i et OLE-objektfelt.

Vedlegg gir en raskere, enklere og mer fleksibel måte å vise data fra andre programmer på.

Hyperkobling

Du kan skrive inn data i denne typen felt, og Access bryter den i en nett adresse. Hvis du for eksempel skriver inn en verdi i feltet, omslutter Access teksten med http://www.your_text. com. Hvis du angir en gyldig nett adresse, vil koblingen fungere. Ellers vil koblingen resultere i en feil melding.

Det kan også være vanskelig å redigere eksisterende hyperkoblinger fordi du ved å klikke et hyperkoblingsfelt med musen starter nett leseren og tar deg til området som er angitt i koblingen. Hvis du vil redigere et hyperkoblingsfelt, kan du velge et tilstøtende felt, bruke TAB-eller pil tastene til å flytte fokus til hyperkoblingsfeltet, og deretter trykke F2 for å aktivere redigering.

Vedlegg

Du kan legge ved data fra andre programmer i denne typen felt, men du kan ikke skrive eller på annen måte skrive inn tekst eller numeriske data.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se legge ved filer og grafikk i postene i databasen.

Oppslagsveiviseren

OppSlags vei viseren er ikke en datatype. I stedet bruker du vei viseren til å opprette to typer rulle gardin lister: verdi lister og oppslags felt. En verdi liste bruker en liste over elementer med skille tegn som du angir manuelt når du bruker oppSlags vei viseren. Disse verdiene kan være uavhengige av eventuelle andre data eller objekter i databasen.

Et oppslags felt bruker derimot en spørring til å hente data fra én eller flere av de andre tabellene i en database. Oppslags feltet viser deretter dataene i en rulle gardin liste. Som standard setter oppSlags vei viseren tabell feltet til data typen tall.

Du kan arbeide med oppslags felt direkte i tabeller, og også i skjemaer og rapporter. Som standard vises verdiene i et oppslags felt i en type liste kontroll kalt en kombinasjons boks – en liste som har en rulle gardin pil:

En tom oppslagsliste

Du kan også bruke en liste boks som viser flere elementer med et rulle felt for å se flere elementer:

En grunnleggende listekontroll i et skjema

Avhengig av hvordan du angir oppslags feltet og kombinasjons boksen, kan du redigere elementene i listen og legge til elementer i listen ved å slå av egenskapen Limit to List for oppslags feltet.

Hvis du ikke kan redigere verdiene direkte i en liste, må du legge til eller endre dataene i den forhånds definerte verdi listen, eller i tabellen som fungerer som kilden for oppslags feltet.

Når du oppretter et oppslags felt, kan du også angi at det skal støtte flere verdier. Når du gjør dette, viser den resulterende listen en avmerkings boks ved siden av hvert liste element, og du kan velge eller fjerne så mange av elementene du trenger. Denne illustrasjonen viser en vanlig liste med flere verdier:

En liste for avmerkingsbokser.

Hvis du vil ha informasjon om hvordan du oppretter oppslags felt med flere verdier og bruker de resulterende listene, kan du se opprette eller slette et fler verdi felt.

Til toppen av siden

Hvordan tabell felt egenskaper påvirker måten du skriver inn data på

I tillegg til utformings prinsippene som styrer strukturen til en database og data typene som styrer hva du kan angi i et gitt felt, kan flere felt Egenskaper påvirke hvordan du skriver inn data i en Access-database.

Vise egenskaper for et tabell felt

Access har to metoder for å vise egenskapene for et tabell felt.

I data ark visning

  1. Åpne en tabell i Dataarkvisning.

  2. Klikk felt -fanen, og Bruk kontrollene i formaterings gruppen til å vise egenskapene for hvert tabell felt.

I utFormings visning

  1. Åpne tabellen i Utformingsvisning.

  2. Klikk kategorien Generelt i den nederste delen av rute nettet, hvis den ikke allerede er valgt.

  3. Hvis du vil se egenskapene for et oppslags felt, klikker du på Oppslag -fanen.

Hvordan egenskaper påvirker data registrering

Tabellen nedenfor viser egenskapene som har størst innvirkning på data registrering og forklarer hvordan de påvirker data registrering.

Egenskap

Plassering i utformings rute nettet for tabeller

Mulige verdier

Virke måte når du prøver å skrive inn data

Feltstørrelse

Fanen Generelt

0-255

Tegn grensen gjelder bare for felt som er angitt for tekst data typen. Hvis du prøver å angi mer enn det angitte antallet tegn, kutter feltet.

Nødvendig

Fanen Generelt

Ja/nei

Når den er slått på, tvinger denne egenskapen deg til å angi en verdi i et felt, og Access lar deg ikke lagre nye data før du har fullført et obligatorisk felt. Når den er slått av, godtar feltet null verdier, noe som betyr at feltet kan være tomt.

En null verdi er ikke det samme som en null verdi. Null er et siffer, og «null» er en manglende, udefinert eller ukjent verdi.

Tillate strenger med null lengde

Fanen Generelt

Ja/nei

Når den er aktivert, kan du angi tomme strenger – strenger som ikke inneholder tegn. Hvis du vil opprette en tom streng, skriver du inn et par doble anførsels tegn i feltet ("").

Indeksert

Fanen Generelt

Ja/nei

Når du indekserer et tabell felt, hindrer Access deg i å legge til dupliserte verdier. Du kan også opprette en indeks fra mer enn ett felt. Hvis du gjør dette, kan du duplisere verdiene i ett felt, men ikke i begge feltene.

Inndatamaske

Fanen Generelt

ForHånds definerte eller egen definerte sett med litterale tegn og plassholdertegn

En inn data maske tvinger deg til å skrive inn data i et forhånds definert format. Maskene vises når du velger et felt i en tabell eller en kontroll i et skjema. Anta for eksempel at du klikker et datofelt og ser dette tegn settet: MMM-DD-åååå. Det er en inn data maske. Det tvinger deg til å angi måneds verdier som forkortelser på tre bokstaver, for eksempel OKT, og års verdien som fire sifre, for eksempel OKT-15-2017.

Inn data masker styrer bare hvordan du skriver inn data, ikke hvordan Access lagrer eller viser disse dataene.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se kontrollere data registrerings formater med inn data masker og formatere et dato-og klokkeslett felt.

Begrens til liste

Oppslag -fanen

Ja/nei

Aktiverer eller deaktiverer endringer av elementene i et oppslags felt. Brukere prøver noen ganger å endre elementene i et oppslags felt manuelt. Når Access hindrer deg i å endre elementene i et felt, er denne egenskapen satt til Ja. Hvis denne egenskapen er aktivert, og du må endre elementene i en liste, må du åpne listen (Hvis du vil redigere en verdi liste) eller tabellen som inneholder kilde dataene for listen (Hvis du vil redigere et oppslags felt) og endre verdiene der.

Tillat endringer i verdiliste

Oppslag -fanen

Ja/nei

Aktiverer eller deaktiverer kommandoen Rediger liste elementer for verdi lister, men ikke for oppslags felt. Hvis du vil aktivere kommandoen for oppslags felt, skriver du inn et gyldig skjema navn i skjema egenskapen Rediger liste elementer . Kommandoen Tillat redigering av verdi liste vises på en hurtig meny som du åpner ved å høyreklikke en liste boks-eller kombinasjons boks kontroll. Når du kjører kommandoen, vises dialog boksen Rediger liste elementer . Alternativt, hvis du angir navnet på et skjema i skjema egenskapen Rediger liste elementer , starter Access dette skjemaet i stedet for å vise dialog boksen.

Du kan kjøre kommandoen Rediger liste elementer fra lister og kombinasjons bokser som ligger på skjemaer, og fra kombinasjons boks kontroller som befinner seg i tabeller og resultat sett for spørringer. Skjemaer må være åpne enten i utFormings visning eller bla gjennom-visning. tabeller og resultat sett for spørringer må være åpne i data ark visning.

Skjema for redigering av listeelementer

Oppslag -fanen

Navn på et data registrerings skjema

Hvis du skriver inn navnet på et data registrerings skjema som verdien i denne tabell egenskapen, åpnes dette skjemaet når en bruker kjører kommandoen Rediger liste elementer . Ellers vises dialog boksen Rediger liste elementer når brukerne kjører kommandoen.

Til toppen av siden

Bruke gjennom gripende oppdatering til å endre primær-og sekundær nøkkel verdier

Noen ganger må du kanskje oppdatere en primær nøkkel verdi. Hvis du bruker den primære nøkkelen som en sekundær nøkkel, kan du automatisk oppdatere endringene gjennom alle underordnede forekomster av sekundær nøkkelen.

Som en påminnelse er en Primær nøkkel en verdi som entydig identifiserer hver rad (post) i en database tabell. En sekundær nøkkel er en kolonne som Sams varer med primær nøkkelen. Sekundær nøkler ligger vanligvis i andre tabeller, og de gjør det mulig å opprette en relasjon (en kobling) mellom dataene i tabellene.

Anta for eksempel at du bruker et produkt-ID-nummer som primær nøkkel. Ett ID-nummer identifiserer ett produkt unikt. Du bruker også dette ID-nummeret som en sekundær nøkkel i en tabell med ordre data. På denne måten kan du finne alle ordrene som involverer hvert produkt, fordi hver gang noen legger inn en ordre for dette produktet, blir IDen en del av ordren.

Noen ganger endres disse ID-numrene (eller andre typer primær nøkler). Når de gjør dette, kan du endre primær nøkkel verdien og la denne endringen automatisk overlappe gjennom alle relaterte underordnede poster. Du aktiverer denne virke måten ved å slå på referanseintegritet og gjennom gripende oppdatering mellom de to tabellene.

Husk disse viktige reglene:

  • Du kan bare aktivere gjennom gripende oppdatering for primær nøkkel felt angitt til data typene tekst eller tall. Du kan ikke bruke gjennom gripende oppdatering for felt som er satt til data typen autoNummer.

  • Du kan bare aktivere gjennom gripende oppdatering mellom tabeller med en én-til-mange-relasjon.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter relasjoner. se veiledning for tabell relasjoner og opprette, redigere eller slette en relasjon.

Følgende Fremgangs måter går hånd inn og forklarer hvordan du først oppretter en relasjon og deretter aktiverer gjennom gripende oppdatering for denne relasjonen.

Opprette relasjonen

  1. Klikk på Relasjoner i Vis/skjul-gruppen på Databaseverktøy-fanen.

  2. Klikk Vis tabelli relasjoner -gruppen i kategorien utforming .

  3. Velg tabeller -fanen i dialog boksen Vis tabell , Velg tabellene du vil endre, klikk Legg til, og klikk deretter Lukk.

    Du kan trykke Skift for å velge flere tabeller, eller du kan legge til hver tabell enkeltvis. Velg bare tabellene på "én"-og "mange"-sidene i relasjonen.

  4. Dra primær nøkkelen fra tabellen på «én»-siden av relasjonen i relasjoner -vinduet, og slipp den på sekundær nøkkel feltet i tabellen på «mange»-siden av relasjonen.

    Dialogboksen Redigere relasjoner vises. Figuren nedenfor viser dialog boksen:

    Dialogboksen Redigere relasjoner med en eksisterende relasjon

  5. Merk avmerkings boksen Gjennomfør referanseintegritet , og klikk Opprett.

Aktivere gjennom gripende oppdatering i primær nøkler

  1. Klikk på Relasjoner i Vis/skjul-gruppen på Databaseverktøy-fanen.

  2. Relasjoner -vinduet vises, og viser sammenføyningene (vist som koblings linjer) mellom tabellene i databasen. Figuren nedenfor viser en typisk relasjon:

  3. Høyre klikk sammenføynings linjen mellom de overordnede og underordnede tabellene, og klikk Rediger relasjon.

    En relasjon mellom to tabeller

    Dialogboksen Redigere relasjoner vises. Figuren nedenfor viser dialog boksen:

    Dialogboksen Redigere relasjoner

  4. Velg Oppdater relaterte felt gjennom gripende, kontroller at det er merket av for Gjennomfør referanseintegritet , og klikk deretter OK.

Til toppen av siden

Hvorfor ID-nummeret noen ganger ser ut til å hoppe over et nummer

Når du oppretter et felt som er satt til data typen autoNummer, genererer Access automatisk en verdi for dette feltet i hver ny post. Verdien økes som standard, slik at alle nye poster får neste tilgjengelige sekvensielle nummer. Formålet med autoNummer-datatypen er å angi en verdi som passer for bruk som primær nøkkel. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se legge til, angi, endre eller fjerne primær nøkkelen.

Når du sletter en rad fra en tabell som inneholder et felt som er satt til autoNummer-datatypen, brukes ikke verdien i autoNummer-feltet for denne raden automatisk. Derfor kan det hende at nummeret som Access genererer, ikke er tallet du forventer å se, og tomrom vises kanskje i sekvensen av ID-numre – dette er etter utforming. Du bør bare stole på unike verdier i et autoNummer-felt, og ikke rekkefølgen deres.

Til toppen av siden

Masse oppdatering av data ved hjelp av spørringer

Tilføyings-, oppdaterings-og slette spørringer er kraftige metoder for å legge til, endre eller fjerne poster i bulk. I tillegg er masse oppdateringer enklere og mer effektive å utføre når du bruker gode prinsipper for database utforming. Bruk av en tilføyings-, oppdaterings-eller slette spørring kan være en tids besvarlig fordi du også kan bruke spørringen på nytt.

Viktig    Sikkerhets Kopier dataene før du bruker disse spørringene. Hvis du har en sikkerhets kopi tilgjengelig, kan du raskt løse eventuelle feil du kan gjøre.

Tilføye spørringer    Brukes til å legge til mange poster i én eller flere tabeller. Et av de mest brukte bruks områder for en tilføyings spørring er å legge til en gruppe poster fra én eller flere tabeller i en kilde database til én eller flere tabeller i en mål database. Anta for eksempel at du har fått nye kunder og en database som inneholder en tabell med informasjon om disse kundene. Du kan unngå å legge inn de nye dataene manuelt ved å legge den til i den riktige tabellen eller tabellene i databasen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se legge til poster i en tabell ved å bruke en tilføyings spørring.

Oppdateringsspørringer    Brukes til å legge til, endre eller slette deler (men ikke alle) mange eksisterende poster. Du kan se på oppdateringsspørringer som en kraftig utgave av dialogboksen Søk og erstatt. Du skriver inn et SELECT-kriterium (tilsvarer grovt for en søke streng) og et oppdaterings kriterium (den grov-ekvivalenten for en erstatnings streng). I motsetning til dialog boksen kan oppdaterings spørringer godta flere kriterier, tillate at du oppdaterer et stort antall poster i én omgang, og lar deg endre poster i mer enn én tabell. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se opprette og kjøre en oppdaterings spørring.

Slette spørringer    Når du vil slette mye data raskt, eller slette et sett med data regelmessig, er en sletting nyttig fordi spørringene gjør det mulig å angi vilkår for å finne og slette dataene raskt. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se måter å legge til, redigere og slette poster på.

Til toppen av siden

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×