Track or Treat: hvitbok

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Denne hvitboken er en del av våre "From the trenches-områdesamling. Det beskriver fordelene til sporing av prosjektarbeid, vurderer forskjellige Sporingsmetoder og forklarer forskjellen mellom sporing av tid og sporing av fremdrift.

Hvis du vil se flere hvitbøker, kan du se "From the Trenches" white papers (på engelsk).

Spor eller behandle

Det er allehelgensaften-sesong her i Nord-Amerika, så jeg trodde vi vil snakke om noe skremmende: oppfølging av våre prosjekter. Hva? Det er ikke skremmende du si? Informasjon fra feltet vil beg varierer.

Planlegge ikke behandle er fremdeles så vanlige

I mange bransjer og organisasjoner er det stunningly vanlige at selv når formell management prosjektplaner opprettes, er de venstre planleggingsmodus bare og aldri spores. Øvelse av planen og hvis du må, planlegge på nytt. Ingen steder er dette mer fremtredende enn i programvareutvikling. For alle fremdriften vi har gjort i prosjektstyring i programvarebransjen, er antall prosjekter som bare er planlagt i forhold til de som er planlagt og deretter sporede enorm. Hvis du er en av dem som planlegger bare, er fine, ikke er du alene. Dårlige nyheter er du ikke er alene!

Det er mange grunner til at sporing prosjekter i noen bransjer ikke er populære. I noen bransjer, for eksempel er det helt vanlig å ha personell som er spesialister å opprette bids eller i project priser eller project reduseres eller beregne for å gjøre den opprinnelige planen for prosjektet. Dette er tilfelle i mange forskjellige miljøene, men vi ser det nesten alltid i konstruksjon, tung teknikk, aerospace/defence og store teknikk/innkjøp/konstruksjon (EPC) prosjekter. Når budet blir vunnet, tar en helt ny gruppe på sporing og levering av prosjektet. På store prosjekter, har personene som opprettet opprinnelige budet ofte flyttet lenge siden som skal gjøres andre bids tiden mellom å opprette beregningen og lukke kontrakten kan være omfattende. Prosjektet som akkurat nå starter kanskje gamle nyheter til dem. Slik at personene som utfører prosjektstyringen ikke kan spore mot den opprinnelige planen fordi personene som opprettet det og strukturen til selve planen ikke er tilgjengelige.

De vanligste årsaken gitt for ikke å gjøre project sporing imidlertid er at prosjektet er så jevne at følge opp arbeidet som er for vanskelige. Noen prosjekter endres så raskt at bare å holde tritt med planen er en enorm prosjektet. Hvis du bruker alle tidsbruken oppdaterer planen, er det verdifull lite tid som gjenstår for å spore hva du har blitt planlegging.

Dette kan ha en interessant effekt som ikke nødvendigvis er god. I miljøer der prosjektlederen oppdaterer planen igjen og igjen og over basert på nytt om hvordan du endrer betingelser, er prosjektet aldri virkelig sent; Faktisk aldri over budsjettet. Faktisk aldri deaktivere sporing. Hvordan kan det være? Etter at alle vi oppdaterte bare planen 20 minutter siden, og vi har helt spor med der vi planlagt.

Hvis du er i bransjen programvare utvikling, og du tenker, som høres litt ut Agile, du vil være nøyaktig. Tanken bak smidig prosjektstyring ble til å bygge som vi utforme og ha levering av hva vi oppretter skjer gjentatte ganger. Vår planer vil justere tilsvarende og vi kan når som helst si "klienten rapporterer at det er god nok. Vi kan stoppe her foreløpig."

Som passer helt for bestemte typer utvikling, men for andre, er det ting av drømmene. De fleste programvare development miljøer direkte med de samme project management begrensningene som alle andre bransjer. Vi har tidsfrister må oppfylle, budsjetter til å godta og en fast liste over omfanget til å holde. La oss kalle den tradisjonelle prosjektstyringen. Selv i hovedsakelig smidig miljøene er lyden at smidig prosjektstyring skjer i en paraply av tradisjonell prosjektstyring.

Uansett hvilken insentiv til bare plan bærer oppfølging av prosjektet potensial for enorm fordeler. La oss ta en titt på konseptet hele sporing.

Gjør sporing betyr?

Du tror at prosjektsporing har en svært distinkte definisjon og du vil føre til feil. Hvordan du sporer et prosjekt avhenger av stor grad målene er. Her er et par vanlige Sporingsmetoder:

Gjette på en prosentdel

Meldingen vi er omtrent halvparten måten det,"team lederen står, og vi vet som er omtrent 50 prosent av vi har planlagt. Selv om dette sporer og dette er mye bedre enn sporing ikke i det hele tatt, er kvaliteten på disse dataene helt svake. Hvis jeg har en plan for å fullføre en oppgave i 10 dager, og jeg rapport som vi er omtrent 50 prosent fullført, prosjektstyringsverktøy som Microsoft Project og Project Server vil gjøre noen antakelser for meg. De kan finne som basert på begrenset dataene de har, må du har brukt 5 dager av arbeid så langt og har 5 dager av gjenstående arbeid. Kanskje som er riktig, men den vil skjule en situasjon der du er omtrent 50 prosent fullført, men det har tatt 20 dager av arbeid for å få det og derfor har sannsynligvis 20 dager av gjenstående arbeid.

Måle hvor mye som gjenstår

År siden aktuelt en mørk comedy film kalt "The penger Pit" med Tom Hanks en staben av Hjem underleverandører som lot aldri være gjøres. Løpende gag gjennom hele filmen ble svaret på "Når du bli utført?" "Tre flere uker" alle underleverandører vil si.

Men sporing gjenstående varighet er en mye bedre kvaliteten på data enn bare gjetting med en prosent. Gjenstående varighet gir oss skarpe fokus på hva som gjenstår for å få denne del ferdig, og når kan neste del som er avhengige av denne komme i gang. Det finnes to måter å tenke på gjenstående varighet basert på hvordan du har konfigurert oppgavene dine. Først er å tenke på totalt aktivitetens gjenstående varighet. Dette er riktig hvis vi ikke er fokusert på arbeidet som kreves for å fullføre den. Andre er å tenke på gjenstående varighet eller arbeid som kreves for hver enkelt tildeling. Dette er mer passende Hvis aktivitetene blir ressurs innsatsdrevet. Men enten er en stor trinn opp fra bare gjetting med en prosent.

Måle hvor mye har vi brukt

"Jeg har brukt 10 dager så langt" er én måte å se på fremdrift. Noen ganger kalt LOE eller "nivå eller innsatsdrevet. Nivå av arbeid er en flott måte å se på våre faktisk Brenn rente, men det har en blind side. På god side av denne metoden har vi en flott forståelse av hvor mye vi har brukt på aktiviteten hittil. På ugyldig side, kan vi ikke har en flott forståelse av hva som gjenstår for å gjøre. Blir i timeliste-business, håndtere vi ofte organisasjoner prøver å implementere denne metoden. Samtidig som ansatte trodde av denne metoden som bare aktuelle Hvis sammen med andre mer avanserte teknikker for prosjektsporing, men vi har blitt vist som er det ofte svært sterke bare på sin egen. "Hvis vi kan bare bestemme hvor vår tid som skjer," ble jeg fortalt av en klient «som setter oss så langt foran hva vi har blitt gjør, vi kunne bli nesten umiddelbart mer effektive.» Han var høyre for. Vi implementere en timeliste som tillatt tid spores mot planlagte aktiviteter og som alene gjort organisasjonene veldig mer effektive. De var senere kan legge til flere metoder for sporing til å forbedre ytelsen ennå lenger.

Vi skal bruke metode for opptjent verdi

Inntjent verdi-metoden ble utviklet omtrent 30 år siden som en måte å kontrollere svært komplekse prosjekter, men det grunnleggende konseptet er ganske enkelt. Hvis vi gjør et budsjett for en aktivitet, kan ikke deretter uansett hvor mye tid som vi bruker, vi oppnå mer enn 100% av budsjettet. Inntjent verdi fokus om hvordan du sporer "fysiske" prosent fullført, og som passer bra ut for noen typer prosjekter og ikke så mye til andre. Hvis vi bygger en reise, for eksempel, og vi har 100 mile av veien til å bygge, deretter er når vi er på mil-indikator 50, vi halvparten ferdig. Hvis du har brukt 75% av pengene komme som langt, har du stor alle problemene dine og metode for opptjent verdi vil gjøre som opplagte. Som indikerer at du sannsynligvis skal gå 50% over budsjettet når du er ferdig.

Hvis du å gjøre oppslag for en ny stoff eller skrive programvare, kan det være mye mer elusive å måle Fysisk prosent fullført. Inntjent verdi andre brukere har en hel Verktøykasse mulige måter å få på slike av fremdrift og alle, "vektet milepæler" som skulle vært min favoritt. Når vi kommer ved at milepælen, vi oppnår prosenten vi hadde enige før du starter denne milepæl kan representere i et vektet milepæl project management miljø, vi definert viktige milepæler av arbeidet. Hva er flotte om denne metoden er er det lille debattere. Fullførte milepælen? Ja eller Nei? Hvis ikke du har inntjent ingenting. Hvis dette er tilfelle, har du inntjent som prosent.

Ivory snø prosjektet

Selv om du bruker en av disse metodene, kaller noe av det du bør se opp for jeg "Ivory snø" prosjektet. Disse prosjektene nesten umiddelbart gå til 99.97% fullført, og deretter holde låste det for resten av tiden.

Hvordan vises alt dette?

Uansett hvilken prosjektstyringsverktøyet er du bruker, som viser fremdriften er ofte et ganske vanlig element på skjermen. Her har vi et bilde fra Microsoft Project som viser én stolpe med 50% fremdrift:

Gantt-stolpe med 50 prosents fremgang

Hvis det er alt vi sporer, har vi minst noen innstillinger for der vi hoder men moderne verktøy som Project og Project Server kan tilby så mye mer. Hvis vi har angitt en opprinnelig plan for prosjektet, vil vi kunne sammenligne ikke bare er fremdriften for oppgaven, men hvordan sammenligner mot våre opprinnelige planen.

Gantt-stolpe med grunnlinje

Her ser vi at oppgaven forventet til 50% fullført og det er, men den har startet en uke senere. Til høyre på stolpen, ser vi at vi har brukt 50% av tid og (helger å ta hensyn til) har vi fylt 50% av linjen. Hvis vi har angitt ressursarbeid, kan vi har fått 80 arbeidstimer til dag og brukes 40 timer. Dette er direkte på spor for denne oppgaven hvis vi tenke på det isolert, men selv om oppgaven kan fremdrift i tempo og brenne rente vi forventet, er det fortsatt har en negativ innvirkning på alle aktiviteter som er downstream.

OK, jeg følger, nå hva?

OK, så vi har dekket noen av grunnleggende. Du er allerede i de øverste 20% av kvalifisert management prosjektledere. Alvorlig. Dette er allerede bedre enn 80% av dem ut der. Nå etter noe grunnleggende men potensielt svært slagkraftige.

Hvis x, deretter y

Hva jeg samsvarer med det vil si at effektive sporing trenger en konsekvens formel: Hvis det skjer x, gjør y.

Det er en grunnleggende formel unntatt én av tøffeste å lære opp personer i. Mange år siden hadde jeg tilgangsnivå ved å arbeide med en gruppe med nationally sertifisert lifeguards. Disse ble kvalifisert eksperter, men én ting kan utført, men aldri virkelig opplevd før det skjedde faktisk: Hvordan vil du lifeguard reagere i virkelig skulle blir nødvendig. De i væpnede styrker forklares en lignende utfordring. Du kan lære opp og lære opp og lære opp, men du virkelig vet ikke for sikker på hvordan noen vil reagere når det er en faktisk våpnene starter i sinne mot dem.

Prosjektstyring heldigvis er ikke vanligvis løpet av livet eller miste noen, men vi har et lignende problem med personer som sporer prosjekter. Vet prosjektlederen hva de gjør når prosjektet ikke er nøyaktig som planlagt sporing? Dette er noe du kan tenke lang tid i forveien. Har du et alternativ budsjett for tid og/eller penger? Har du en kjede av kommando for at de skal få tillatelse til å utføre handlinger? Har du en kommunikasjonsplan for dem å nå de riktige personene når prosjektet kjører sent eller ikke? Og hva resultatene utgjør ta handlingen? Er en forsinkelse for én dag verdt eskalerer? Hvordan omtrent en uke? Hva med en økning i risikoen eller omfanget? Angi noen standarder for denne på forhånd kan unngå upassende senere.

Hemmeligheten eller spor

Angi organisasjonen eller prosjektet til å implementere sporing er ikke vanskelig. Praktisk talt noensinne project management produktet i bransjen har noen mulighet til å lagre fremdriften for prosjektet, men det er ett bedriftens kulturelle aspekt av sporing som må fortsatt tas hensyn til har en god mulighet for å lykkes og det er å ta ikke messenger. Mange prosjektledere som jeg har lest opp over tid express bekymringer ledelsen finne gode nyheter skal akseptabel ved mottak prosjektrapporter.

Antall år siden jeg var i en stor styrerom av et stort flere nasjonale firma. Vi ble diskuteres virkningen av prosjektstyringsverktøyet mottar informasjon fra timeregistreringen vi har publisert.

"Jeg ikke forstår," et viseadministrerende direktør sa "Hvorfor, når vi Hent timer for timeregistrering, at oppgavene ikke oppdatere fremdriften".

"Hvis jeg har en 40 time aktivitet og jeg plasserte 40 timer av arbeid fra timeregistreringen til oppgaven, hva du forventer at resultatet skal være?" Spurte jeg.

Direktør sett på forvirret på spørsmålet.

"Jeg forventer det skal være fullført," svarte han.

"Men hva om det er ikke?" Jeg har svart.

"Jeg ikke forstår," SA nå opprørt Direktør. "Hvis det er en 40 time aktivitet, og du gjorde 40 timer arbeid, må den være."

Jeg var ikke sikker på hva du vil svare på som, men heldigvis jeg ble lagret i hodet på prosjekt-gruppen som bedt om å snakke med Direktør utenfor et øyeblikk og forklart formodentlig levetid ikke følger alltid planen.

Veien administrasjon for å forstå at de kan gjøre størst virkning når prosjektet ikke går som planlagt er noe som kan gi store fordeler bare så mye som kan være crippling management insistence at alle prosjekt må rapportere fremdrift som planlagt.

Oppfølging av prosjektet, kan det være en behandle ikke bare for personer som behandler dem, men også for hele organisasjonen.

Om forfatteren

Chris Vandersluis er administrerende direktør og grunnlegger av HMS Software, en Microsoft-sertifisert partner basert i Montreal, Canada. Han har en økonomigrad fra McGill University og over 30 års erfaring i automatisering av prosjektstyringssystemer. Han er langvarig medlem av Project Management Institute (PMI), og var med på å grunnlegge lokalavdelingene av Microsoft Project Users Group (MPUG) i Montreal, Toronto og Quebec. Publikasjoner som Chris har skrevet for, inkluderer Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada Magazine og PMIs PMNetwork, og han er en fast spaltist for Project Times. Han underviser i avansert prosjektstyring på McGill University, og holder ofte foredrag ved tilstelninger i forbindelse med prosjektstyring i hele Nord-Amerika og rundt om i verden. HMS Software er utgiver av det prosjektorienterte timeskrivingssystemet TimeControl, og har vært en Microsoft Project Solution Partner siden 1995.

Chris Vandersluis kan kontaktes på e-post på chris.vandersluis@hms.ca

Hvis du vil lese flere EPM-relaterte artikler av Chris Vandersluis, kan du se HMS sitt veiledningsnettsted for EPM (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×