Tips om hvordan du kan lage personlig tilpassede publikasjoner

Obs!:  Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.

De fleste kunder setter pris på at personalet i butikker og restauranter de ofte besøker, husker hvem de er. Ikke bare fordi de blir tiltalt ved navn, men også fordi noen husker hva de liker. Kanskje de for eksempel blir møtt med en slik hilsen: 

"Husker du at du ba oss si fra når vi fikk inn de nye prøvene? Nå er de kommet, og vi har dem i din favorittfarge!"

"Jeg har holdt av favorittbordet ditt for deg, og laksen du likte så godt forrige gang, er på dagens meny."

I denne artikkelen

Hvorfor tilpasse?

Konfigurere datafilen

Legge til et adresseområde og en hilsen

Legge til notater og hyperkoblinger

Hvorfor lage personlig tilpassede publikasjoner?

De fleste kunder liker at noen husker på og hjelper dem. Om ikke for noe annet, så fordi det fører til at de raskere får det de ønsker. Denne typen personlig service gir lojale kunder. Når butikker og restauranter holder god oversikt over kundenes interesser, svarer kundene som regel med å komme tilbake og bruke mer tid og penger der senere. 

Masseutsendelser kan fungere på samme måte. Når du tar med innhold i en masseutsendelse som gjelder bestemte interesser kundene har, er det mye større sjanse for at du klarer å fange kundenes oppmerksomhet og få ønsket respons.

Samle inn kundeinformasjonen du trenger

Det kan selvfølgelig være en omfattende oppgave å holde oversikt over enkeltkunders interesser og kjennetegn. Du må samle inn informasjonen, lagre den på en måte som gjør at det er enkelt å hente den frem igjen, og filtrere etter kjennetegn som er nyttige for ditt firma, og som dermed kan bidra til at du får mest mulig igjen når du investerer i en masseutsendelse. Jo mer nøyaktig du kan identifisere kunder som har felles interesser, jo mer får du sannsynligvis igjen for investeringen.

Microsoft Office Publisher gjør denne jobben enklere. Du kan skrive inn kundedata i en database du oppretter direkte i Microsoft Publisher eller i andre programmer, for eksempel Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Outlook med Business Contact Manager og Microsoft Office Access. Du kan også bruke lister du kjøper, for eksempel lister fra Microsoft List Builder.

Når du har samlet inn informasjonen, kan du analysere den for å finne ut hva de beste kundene har til felles, gruppere kundene etter hva de liker, og vektlegge deres interesser når du oppretter masseutsendelser.

Til toppen av siden

Konfigurere datafilen

Adressene og de personlige opplysningene du legger til i publikasjoner, må hentes fra et sted. Derfor er det første du må gjøre når du skal klargjøre en masseutsendelse, å konfigurere en datafil som inneholder kontaktinformasjon for kundene. Denne datafilen kan være et Microsoft Office Excel-regneark, en Microsoft Office Word-tabell, en Microsoft Office Access-database eller til og med en Microsoft Office Outlook-kontaktmappe. Adresselisten bygges fra denne datafilen.

Når du konfigurerer datafilen, må du huske på punktene nedenfor. (Se bildet nedenfor etter hvert som du leser gjennom listen. Det viser kolonner i et Excel-regneark og flettefeltene på begge sider av et postkort.)

  • Informasjonstyper i kolonner     Hver kolonne i datafilen tilsvarer én type informasjon som du vil legge til i en publikasjon. Hvis du for eksempel vil legge til kundens adresse og en personlig kommentar på hvert eksemplar av et postkort du skriver ut, må datafilen inneholde kolonner for navn, gateadresse, postnummer, poststed og personlig kommentar.

  • Én oppføring per rad     Hver av radene i datafilen inneholder informasjon som brukes i ett eksemplar av publikasjonen. All informasjon i rad 2 i Excel-regnearket plasseres for eksempel på postkortet du sender til kunde 1, all informasjon i rad 3 plasseres på postkortet du sender til kunde 2 og så videre.

  • Legg til felt i publikasjonen     Du setter inn felt i publikasjonen for å bruke informasjonen i datafilen. Du legger til ett felt for hver informasjonstype du vil bruke. Hvis du for eksempel vil skrive ut navn, gateadresse, postnummer, poststed og en personlig kommentar på hvert eksemplar av et postkort, må postkortpublikasjonen inneholde ett felt for hver av disse informasjonstypene. 

Kolonner i et Excel-regneark tilsvarer felt i en postkortpublikasjon

Tips!: Hvis du vil flette bilder inn i publikasjonene du skal sende, må det finnes en kolonne i datafilen som inneholder bildefilnavn. Hver rad i denne kolonnen må inneholde filnavnet for et bestemt bilde, for eksempel Førstebilde.jpg. Hvis bildene ikke er lagret i samme mappe som datakilden, tar du med banen til hvert bilde.

Til toppen av siden

Legge til et adresseområde og en hilsen

Et adresseområde som skrives ut på et nyhetsbrev (i stedet for en adresseetikett som klistres på), og en hilsen som inneholder kundens navn, er enkle teknikker som viser at en masseutsendelse er beregnet på hver enkelt mottaker.

Legge til et adresseområde med navn, adresse og annen informasjon

  1. Klikk Adresseområde under Flere elementer i oppgaveruten Utskriftsfletting (Trinn 2: Klargjøre publikasjonen).

  2. Klikk adresseelementene du vil bruke, i dialogboksen Sett inn adresseområde, og klikk deretter OK.

    Obs!: Hvis navnene på datafeltene i datakilden ikke stemmer overens med navnene på feltene som brukes for adresseområdene i Publisher, må du kanskje klikke Tilordne felt i dialogboksen Sett inn adresseområde. I dialogboksen Tilordne felt bruker du rullegardinlistene til å velge feltene fra datakilden som tilsvarer Publisher-feltene.

Sette inn en hilsningslinje

  1. Klikk Hilsningslinje under Flere elementer i oppgaveruten Utskriftsfletting (Trinn 2: Klargjøre publikasjonen).

  2. Velg hilsningslinjeformatet som inneholder en innledende hilsen, et navneformat og etterfølgende tegnsetting, i dialogboksen Sett inn hilsningslinje, eller skriv inn en ny oppføring i hver av tekstboksene.

  3. Skriv inn teksten du vil skal vises hvis mottakerens navn ikke kan tolkes, for eksempel når datakilden ikke inneholder fornavn eller etternavn for en mottaker, men bare et firmanavn. 

  4. Klikk OK.

    Obs!: Hvis navnene på datafeltene i datakilden ikke stemmer overens med navnene på feltene som brukes for hilsningslinjen i Publisher, må du kanskje klikke Tilordne felt i dialogboksen Hilsningslinje. I dialogboksen Tilordne felt bruker du rullegardinlistene til å velge feltene fra datakilden som tilsvarer Publisher-feltene.

Legge til et bilde i en adresse

Du kan legge til et bilde eller fotografi i et adresseområde eller i en hvilken som helst annen del av publikasjonen. Du kan vise ulike bilder for ulike kunder avhengig av hvilke merker kunden er interessert i, alder, kjønn eller andre datafelt du har registrert.

For detaljert informasjon om fletter bilder og konfigurerer datafilen med bildefilinformasjon, kan du se opprette en datakilde for en utskriftsfletting eller katalogfletting.

  1. Klikk der du vil sette inn flettefeltet for et bilde i publikasjonen (for eksempel ved siden av adresseområdet).

  2. Klikk Bildefelt under Flere elementer i oppgaveruten Utskriftsfletting (Trinn 2: Klargjøre publikasjonen).

  3. Velg feltet som tilsvarer bildeinformasjonen i datafilen, i dialogboksen Sett inn bildefelt, og klikk deretter OK.

    Det settes inn et flettefelt i en bilderamme ved valgt innsettingspunkt i publikasjonen. Du kan endre størrelsen på eller flytte bilderammen.

Til toppen av siden

Legge til notater og hyperkoblinger

Hvis du har konfigurert datafilen til å lagre relevante personlige opplysninger om kunder, som beskrevet i Tips om hvordan du klargjør en e-postadresseliste, kan du bruke informasjonen som samles inn til å presentere innhold som er beregnet spesielt på din kundenes interesser. Levere innhold som samsvarer med kunden interesser er en kraftig form for tilpasning. Du kan for eksempel:

  • Skreddersy masseutsendelser etter kjønn     Informer bare kvinner eller bare menn om en ny produktserie ved å ta med kundens kjønn ("kvinne" eller "mann") i adresselisten, og deretter filtrere på kjønn. Alternativt kan du ganske enkelt filtrere etter de ulike oppføringene i Tittel-feltet ("Herr" og "Fru"). Du kan ta med en URL-adresse (i trykte publikasjoner) eller opprette en kobling til en webside (i e-post) for hvert kjønn, som inneholder informasjon om ulike alternativer. Det gjør du ved å legge til riktig URL-adresse for hver post i en egen kolonne beregnet på dette formålet.

  • Fokus på mottakere av en viss alder     Informer kunder om produkter eller tjenester som er relevante for disse kundenes trinn i levetid (for eksempel planlegging til pensjonen i deres pensjonsplanlegging kontra planlegging til pensjonen i registrert) ved å samle inn kundenes som Fødsel year (for eksempel "1945").

    Hvis du vil tilby en gave til alle kunder som har bursdag i inneværende måned, kan du samle inn fødselsdatoene som dag, måned, år (for eksempel "1. januar 2008").

  • Bruk informasjon om tidligere kjøp     Send egne meldinger til kunder som nylig har foretatt store innkjøp, eller informer kunder når du får inn nye modeller i deres favorittmerke. Hvis du registrerer hva kunder kjøper, kan du sortere datafilen for å finne ut hvilke merker de har kjøpt, når du får inn et nytt parti av en produktserie, eller for å informere dem om liknende produkter som andre kunder har kjøpt (Du kan for eksempel skrive "Kunder som kjøpte produktet du kjøpte, var også interessert i dette produktet").

Legge til en personlig kommentar

Du kan sende en tilpasset melding til hver kunde-delen som har en felles interesse. Hvis du vil gjøre dette, legge til et felt (eller en kolonne) i datafilen til å inneholde disse meldingene, og deretter legge til riktig melding til hver post (eller rad). Du kan knytte en bestemt melding til kunder som har samme kjønn, som har samme alder eller Fødselsdato, eller hvem som har gjort kjøp i de siste seks månedene. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du klargjør adresselisten, kan du se Tips om adresselister.

  1. Klikk en tekstboks i publikasjonen der du vil at den tilpassede informasjonen skal vises. Du kan også klikke TekstboksSett inn-menyen og deretter dra et rektangel i ønsket størrelse.

    • Hvis det allerede finnes tekst i tekstboksen og du vil erstatte den med en annen tekst, merker du den også.

    • Hvis det allerede finnes tekst i tekstboksen og du vil beholde den, plasserer du markøren der du vil sette inn den personlige meldingen.

  2. Klikk riktig flettefelt i listen i oppgaveruten Utskriftsfletting.

Legge til en personlig tilpasset hyperkobling

Du kan ta med en hyperkobling som leder kundene til en webside som omhandler deres interesser, eller som er tilpasset dem på andre måter. Du kan legge til kundenes navn eller andre datafelt i teksten for hyperkoblingen for å gjøre den enda mer personlig.

  1. Klikk Sett inn personlig hyperkobling under Flere elementer i oppgaveruten E-postfletting (Trinn 2: Klargjøre publikasjonen).

  2. Skriv inn teksten som skal vises, og adressen til webområdet du vil at mottakerne skal gå til når de klikker hyperkoblingen, i dialogboksen Sett inn personlig hyperkobling.

  3. Hvis du vil bruke et datafelt i teksten som skal vises, klikker du teksten, og deretter klikker du datafeltet du vil sette inn, i listen til høyre.

    Obs!: Hvis du setter inn et datafelt, kan du angi en tekst og en webadresse som skal brukes for eventuelle tomme oppføringer som tilsvarer det innsatte datafeltet. Merk av for Bruk standardtekst for tomme oppføringer og Bruk standard hyperkobling for tomme oppføringer etter behov, og skriv deretter inn teksten og webadressen som skal brukes som erstatning.

    Bilde av dialogboksen Sett inn personlig hyperkobling

Til toppen av siden

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×