Tips om adresselister

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Uansett hvor bra en masseutsendelse er, får den liten betydning hvis du ikke sender den til de rette personene. Du kan begrense adresselisten til navn og adresser, eller du kan inkludere flere detaljer om hver kunde, slik at du kan kategorisere kundene i segmenter som er nyttige for firmaet.

Jo mer du tilpasser en masseutsendelse til et kundesegment som sannsynligvis vil være interessert i et bestemt tilbud, jo mer vellykket blir masseutsendelsen. Du bør sette av mellom en tredjedel og halvparten av tiden og budsjettet som skal brukes på masseutsendelseskampanjen, til å bearbeide adresselistene for å treffe de rette kundesegmentene.

I denne artikkelen

Hvordan du bruker kundedata

Opprette en adresseliste

Kombinere lister fra flere kilder i én liste

Begrens en mottakerliste

Hvordan bør kundedata brukes?

Når du har innhentet informasjon om kunder og potensielle kunder, kan det være veldig nyttig å registrere attributter som er felles for dem. Jo flere detaljer du kan fange opp i adresselisten, jo flere muligheter har du til å tilpasse masseutsendelsene til mottakerne.

Forsikre deg om at de detaljerte dataene du registrerer, er data du trenger. Jo mer avansert adresselisten er, jo mer arbeid kreves for å vedlikeholde listen.

Du kan for eksempel bruke kundedata på én eller flere av følgende måter:

  • Skriv ut adresseetiketter     Opprett adresseetiketter som bare krever informasjon om navn og adresse.

  • Send masseutsendelser til kunder på et bestemt sted     Filtrer adresselisten etter by eller postnummer, slik at det er enkelt å informere bare kunder som bor på et bestemt sted, om et tilbud.

  • Legg til en personlig hilsen     Tilpasse en masseutsendelse ved å inkludere mottakernes eller etternavn i en hilsningslinje ved å skille navnet i Tittel, Fornavnog Etternavn datafelt.

  • Fokus på mottakere av en viss alder     Informer kunder om produkter eller tjenester som er relevante for disse kundenes trinn i levetid (for eksempel planlegging til pensjonen i deres pensjonsplanlegging kontra planlegging til pensjonen i registrert) ved å samle inn kundenes som Fødsel år (for eksempel "1945").

    Hvis du vil tilby en gave til alle kunder med fødselsdag i inneværende måned, kan du samle deres Fødselsdato som måned, dag, år (for eksempel "1 januar 2000").

  • Skreddersy masseutsendelser etter kjønn     Informer bare kvinner eller bare menn om en ny produktserie ved å ta med kundens kjønn ("kvinne" eller "mann") i adresselisten.

  • Bruk informasjon om tidligere kjøp     Send egne meldinger til kunder som nylig har foretatt store innkjøp, eller informer kunder når du får inn nye modeller i deres favorittmerke. Hvis du vil gjøre det, må du registrere informasjon om hvilke kjøp kundene har foretatt. Du kan også informere kunder om liknende produkter (du kan for eksempel skrive "Kunder som kjøpte produktet du kjøpte, kjøpte også dette produktet").

  • Send e-post for å spare porto     Spar portoutgifter for et arrangement som bare er ved invitasjon, ved å sende invitasjoner via e-post til de kundene som har oppgitt e-postadressene sine. Du kan først adressere invitasjonene som skal skrives ut, ved å utføre en utskriftsfletting og filtrere etter kunder som ikke har oppgitt e-postadresse. Deretter kan du opprette en e-postinvitasjon ved å utføre en e-postfletting og filtrere etter kunder som har oppgitt e-postadresse.

Til toppen av siden

Opprette en adresseliste

De enkleste adresselistene er tekstfiler som brukes til å registrere og skille mottakerposter i vanlige felt. Slike lister opprettes vanligvis i regneark eller tabeller der hver post er lagret i en egen rad, og den er delt inn i kolonner som inneholder hvert enkelt datafelt, slik som den enkle adresselisten på bildet nedenfor.

En enkel adresseliste i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting.

En avansert liste kan inneholde flere datafelt, for eksempel felt for produktstørrelse, fargepreferanse, informasjon om tidligere kjøp, bursdag og kjønn.

Hvis det er første gang du oppretter en adresseliste, kan du gjøre det uten å forlate Microsoft Office Publisher.

Opprette en adresseliste

  1. Åpne en publikasjon.

  2. Pek på Masseutsendelser og katalogerVerktøy-menyen, og klikk deretter Opprett adresseliste.

  3. Du kan tilpasse feltene ved å legge til, fjerne, endre navn på eller endre rekkefølgen på felt som vises i dialogboksen Ny adresseliste, før du begynner å skrive inn informasjon for listen.

    Hvordan?

    1. Klikk Tilpass kolonner, og gjør deretter ett eller flere av følgende:

      • Hvis du vil legge til et felt, klikker du Legg til. I dialogboksen Legg til felt skriver du inn et navn på det nye feltet, og deretter klikker du OK.

      • Hvis du vil fjerne et felt, merker du feltet under Feltnavn, klikker Slett og deretter Ja.

      • Hvis du vil gi nytt navn til et felt, merker du feltet under Feltnavn, og deretter klikker du Gi nytt navn. I dialogboksen Gi nytt navn til felt skriver du inn et nytt navn i Til-boksen, og deretter klikker du OK.

      • Hvis du vil endre rekkefølgen på feltene, merker du feltet du vil flytte, og deretter klikker du Flytt opp eller Flytt ned til det er plassert der du vil ha det.

    2. Gjenta disse trinnene til du har fullført omarbeidingen av listen med feltnavn, og klikk deretter OK.

  4. Skriv inn informasjonen for den første oppføringen i de relevante feltene (Tittel, Fornavn, Etternavn osv.) i dialogboksen Ny adresseliste.

  5. Når du er ferdig med å legge inn opplysningene for den første oppføringen, klikker du Ny oppføring eller trykker TAB.

  6. Gjenta trinn 3 og 4 til du er ferdig med å skrive inn oppføringene.

  7. Klikk OK.

  8. Skriv inn et navn på adresselisten i Filnavn-boksen i dialogboksen Lagre adresseliste.

    Som standard lagres adresselisten i mappen Mine datakilder. Det er best å oppbevare adresselisten her fordi dette er standardmappen der Microsoft Publisher ser etter datakilder.

  9. Klikk Lagre.

Til toppen av siden

Kombinere lister fra flere kilder

Uansett om du har adresselister eller du kjøper dem, er det enkelt å kombinere og redigere kundelister fra flere kilder i Publisher. Du kan velge det som fungerer best for firmaet, ved å sette sammen adresselister i Publisher fra en hvilken som helst kombinasjon av andre lister som er opprettet i følgende programmer:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook med Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

Du kan også bruke lister du kjøper, for eksempel lister fra Microsoft List Builder.

Angi hvilken liste som skal legges til

  1. Klikk Masseutsendelser og katalogerVerktøy-menyen, og klikk deretter Flett utskrift for å åpne oppgaveruten Utskriftsfletting.

    Hvis publikasjonen er koblet til en mottakerliste, kontrollerer du tilkoblingen, og deretter klikker du Rediger mottakerliste i oppgaveruten Utskriftsfletting. Hvis publikasjonen ikke er koblet til en eksisterende mottakerliste, klikker du et av alternativene under Opprett mottakerliste og klikker Neste: Opprett eller koble til en mottakerliste. Deretter velger du listen du vil ha.

  2. Gjør ett eller flere av følgende under Legg til i mottakerliste i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting:

    • Klikk Velg en eksisterende liste, velg en datakilde i dialogboksen Velg datakilde, og klikk deretter Åpne.

    • Klikk Velg blant Outlook-kontakter (Hvis du er bedt om å velge en e-postprofil, klikker du profilen du vil bruke), og klikk deretter OK. Velger en mappe eller distribusjonslisten i dialogboksen Velg kontakter, og klikk deretter OK.

    • Klikk Skriv inn en ny liste, legg til oppføringene du vil ha, i dialogboksen Ny adresseliste, og klikk deretter OK.

Løse avvik når du kombinerer lister

Når du legger til en adresseliste til en annen, kan ett eller flere felt i listen ikke har et treff i den eksisterende listen. Hvis du for eksempel adresselisten du legger til kan inneholde et Firmanavn -felt, men den opprinnelige listen kan ikke.

Du får spørsmål om du vil korrigere avvik mellom felt i de ulike kildelistene når du åpner dialogboksen Legg til i mottakerliste.

  1. Velg et felt det ikke er merket av for i Tilordnet-kolonnen, i dialogboksen Legg til i mottakerliste, velg feltet du vil tilordne det til, i listen Felt i mottakerliste med samsvarende felt, og klikk deretter Samsvar.

  2. Kontroller at feltet du valgte, vises i listen under Tilordne til felt i mottakerliste i dialogboksen Tilordne felt, eller velg et annet felt, og klikk deretter OK.

  3. Hvis du har behov for å legge til et nytt felt i mottakerlisten for å få samsvar mellom feltene, velger du feltet du vil legge til i den nye listen (i listen til venstre i dialogboksen Legg til i mottakerliste), klikker Legg til og klikker deretter OK. Felt du har lagt til, vises under Nye felt som skal legges til i mottakerlisten.

    Tips!: Du kan fjerne et felt som er lagt til, ved å merke det i boksen Nye felt som skal legges til i mottakerlisten og deretter klikke Fjern.

Bilde av dialogboksen Legg til i mottakerliste

Hvordan tilordner jeg felt når Publisher ikke spør meg om å?

  • Klikk Adressefelt under Flere elementer i oppgaveruten Flett utskrift, og klikk deretter Tilordne felt.

Lagre en snarvei til en kombinert liste

Du kan opprette en snarvei til den kombinerte listen, slik at du kan bruke den for andre masseutsendelser. Når du redigerer en enkelt oppføring i den kombinerte listen, oppdateres denne oppføringen også i den opprinnelige kildefilen hvis den er tilgjengelig for redigering. Hvis du ikke vil oppdatere den opprinnelige kildefilen, eksporterer du mottakerlisten til en ny fil.

  1. Klikk Lagre en snarvei til mottakerliste under Klargjør oppfølging for denne utsendelsen i oppgaveruten Flett utskrift (Trinn 3: Opprett flettede publikasjoner).

  2. Skriv inn et navn på den kombinerte adresselisten i Filnavn-boksen i dialogboksen Lagre fil.

    Som standard lagres adresselisten i mappen Mine datakilder. Det er best å oppbevare adresselisten her fordi dette er standardmappen der Microsoft Office Publisher ser etter datakilder.

  3. Klikk Lagre.

Til toppen av siden

Bearbeide en mottakerliste

Når feltene i de ulike kildelistene stemmer overens, vises alle postene i den eksisterende listen i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting der du kan filtrere, sortere og velge mottakere som skal inkluderes i e-postflettingen. Merk av i boksen ved siden av hver mottaker du vil inkludere, og fjern merket i boksen for hver mottaker du vil utelate.

Merke av for eller fjern merket for alle elementene

  • Merk av for eller fjern merket i boksen i overskriftraden.

Filtrere elementer i listen

Hvis du vil bruke bare bestemte oppføringer i listen, kan du filtrere listen etter et bestemt felt eller kriterium. Når du har filtrert listen, kan du bruke avmerkingsboksene til å inkludere eller utelate poster.

  1. Klikk pilen ved siden av kolonneoverskriften for elementet du vil filtrere etter.

  2. Gjør ett av følgende:

    • Klikk (Tomme) for å vise alle postene som har et tomt tilhørende felt.

    • Klikk (IkkeTomme) for å vise alle postene der det tilhørende feltet inneholder informasjon.

    • Klikk (Avansert) for å åpne dialogboksen Filtrer og sorter som du kan bruke til å filtrere etter flere kriterier.

      Merknad: Du kan også åpne dialogboksen Filtrer og sorter ved å klikke Filtrer under Begrens mottakerliste i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting.

  3. Tips!: Hvis datakilden inneholder poster som deler samme informasjon, og det finnes 10 eller færre unike verdier i kolonnen, kan du filtrere etter spesifikk informasjon. Hvis det finnes flere adresser som viser Australia som land eller område, kan du for eksempel filtrere på Australia.

  4. Dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting viser bare angitte poster. Hvis du vil vise alle postene på nytt, klikker du (Alle).

Sortere elementer i listen

Hvis du vil vise elementene i alfabetisk rekkefølge, kan du sortere elementene i listen.

  • I dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting klikker du kolonneoverskriften for elementet du vil sortere etter.

    Hvis du for eksempel vil vise listen alfabetisk etter etternavn, klikker du kolonneoverskriften Etternavn.

  • Hvis du vil sortere etter flere kriterier, klikker du Sorter under Begrens mottakerliste. I dialogboksen Filtrer og sorter velger du kriteriene du vil sortere etter.

Søke etter duplikater

Du kan søke etter og fjerne poster i den kombinerte listen der noen av (men ikke nødvendigvis alle) feltene er like, for å forhindre at det sendes ut duplikater.

  1. Klikk Søk etter duplikater i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting.

  2. Kontroller at det bare er merket av for de oppføringene du vil inkludere, i dialogboksen Søk etter duplikater, og klikk deretter OK.

Søke etter en bestemt mottaker eller mottakergruppe som har et felles attributt

Hvis du vil finne frem til en enkeltperson eller en gruppe med enkeltpersoner som har felles attributter (for eksempel fornavn, postnummer eller fødselsmåned), kan du søke i listen.

  1. Klikk Søk etter mottaker i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting.

  2. Skriv inn attributtet du vil søke etter, i tekstboksen Søk etter i dialogboksen Søk etter oppføring, angi feltet eller feltene du vil søke etter, og klikk deretter Søk etter neste.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×