Synkronisere en SharePoint 2010-liste med Access 2010

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Du kan synkronisere data mellom en SharePoint 2010-liste og Office Access 2010 og holde begge datasettene oppdatert. Du vil for eksempel kanskje ha sporingsinformasjon for en salgskampanje i en SharePoint-liste, slik at det blir enkelt å samarbeide med andre i gruppen, men også å foreta periodisk rapportering og spørring og periodiske masseendringer ved å bruke Access 2010.

I denne artikkelen

Introduksjon til å synkronisere en SharePoint-liste med Access

Synkronisere listedata ved hjelp av åpne med Access-kommando

Synkronisere listedata ved hjelp av alternativet Spor denne listen-kommandoen i dataarkvisning

Synkronisere listedata ved hjelp av kommandoen SharePoint-liste fra Access

Fordelene ved å koble en Access-tabell til en SharePoint-liste

Oppslagsdata

Strukturell endringer

Ytelse

Masseredigeringer

Ta notater data frakoblet og løse konflikter

Vurderinger når synkroniseringen av data

Sammenligning av en synkronisert liste med et webprogram for database

Synkronisere en SharePoint-liste med Access

Oppdatere synkroniserte data

Innføring i synkronisering av en SharePoint-liste med Access

Du kan synkronisere data mellom en SharePoint 2010-liste og Access 2010 og holde begge datasettene oppdatert. Du vil for eksempel kanskje ha sporingsinformasjon for en salgskampanje i en SharePoint-liste, slik at det blir enkelt å samarbeide med andre i gruppen, men også å foreta periodisk rapportering og spørring og periodiske masseendringer ved å bruke Access 2010.

Du kan synkronisere data mellom en SharePoint-liste og Access 2010 på tre ulike måter. Synkroniseringen er toveis uansett hvilken måte du velger. Hvis du endrer listedataene i Access, lastes endringene opp til SharePoint-serveren, og hvis du endrer SharePoint-listen på serveren, lastes endringene ned til Access på datamaskinen.

Hvis du vil synkronisere en SharePoint-liste, må du ha Access 2010 installert på klientdatamaskinen, og du må ha tillatelsen Bidra for listen.

Du finner mer informasjon om hvordan du bruker SharePoint 2010 med Access 2010, i avsnittet Se også og i Hjelp for Access 2010.

Merknad: Du kan ikke synkronisere en ekstern SharePoint-liste med Access 2010.

Til toppen av siden

Synkronisere listedata ved å bruke kommandoen Åpne i Access

Du kan synkronisere dataene i en SharePoint-liste med Access 2010 ved å bruke kommandoen Åpne i Access på listebåndet. Du bruker denne kommandoen til å opprette en Access-tabell som er koblet til SharePoint-listen, og en supplerende UserInfo-tabell som inneholder tilleggsinformasjon, for eksempel brukernavn, kontoer og e-postadresser.

Hver gang du åpner SharePoint-listen eller den Access-koblede tabellen, vises de siste dataene. Etter hvert som SharePoint-listen oppdateres, kan du også manuelt oppdatere den Access-koblede tabellen med de siste listeendringene. Etter hvert som den Access-koblede tabellen oppdateres, kan du også manuelt oppdatere SharePoint-listedataene med de siste Access-endringene.

Til toppen av siden

Synkronisere listedata ved å bruke kommandoen Spor denne listen i Access i dataarkvisning

Du kan også synkronisere en SharePoint-liste fra dataarkvisning ved å bruke kommandoen Spor denne listen i Access, som er tilgjengelig i oppgaveruten for dataarkvisning, og som oppretter en koblet tabell i Access. Du kan bruke andre kommandoer i oppgaveruten til å synkronisere listedataene og gjøre følgende:

  • Rapportere med Access

  • Eksportere til Access

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Hjelp for dataarkvisningen. (Klikk Hjelp-koblingen nederst i dataarkvisning.)

Til toppen av siden

Synkronisere listedata ved å bruke kommandoen SharePoint-liste i Access

I Access 2010 kan du også koble en tabell til en eksisterende SharePoint-liste ved å bruke kommandoen SharePoint-liste under Importer og koble på fanen Eksterne data.

Du kan også opprette en tom SharePoint-liste i Access. Klikk SharePoint-lister under Tabeller på fanen Opprett på båndet, og klikk deretter ett av følgende: Kontakter, Oppgaver, Problemer, Hendelser eller Egendefinert.

Du finner mer informasjon om hvordan du bruker Access, i Hjelp for Access 2010.

Til toppen av siden

Fordeler ved å koble en Access-tabell til en SharePoint-liste

Uansett hvordan du velger å synkronisere en SharePoint-liste, opprettes det en koblet tabell i Access 2010 som gjenspeiler strukturen og innholdet i SharePoint-listen. Den riktige datatypen velges for hvert felt som tilsvarer listekolonnen. Disse koblede tabellene fungerer deretter som en hvilken som helst annen Access-tabell. Dermed kan du også bruke spørringer, skjemaer, rapporter, makroer eller kode til å arbeide med dataene i Access 2010.

Til toppen av siden

Oppslagsdata

Access oppretter også koblede tabeller for alle oppslagslister automatisk (med mindre oppslagslistene allerede er koblet til databasen). Hvis oppslagslistene inneholder kolonner som slår opp andre lister, inkluderes også disse listene i koblingsoperasjonen, slik at oppslagslisten for hver koblede tabell har en tilsvarende koblet tabell i databasen. Det opprettes også relasjoner mellom disse koblede tabellene.

Til toppen av siden

Strukturelle endringer

Som i andre typer koblede tabeller kan du ikke legge til, slette eller endre feltene i en koblet tabell mens du arbeider i Access. Hvis du vil gjøre strukturelle endringer, for eksempel fjerne eller endre en kolonne, må du åpne listen på SharePoint-nettstedet. Du kan gå fra Access til innstillingssiden for SharePoint-listen hvis du vil endre listestrukturen. Høyreklikk Access-tabellen i navigasjonsruten, velg Flere alternativer, og klikk deretter Endre kolonner og innstillinger.

Strukturelle endringer du gjør i en SharePoint-liste, gjenspeiles ikke automatisk i en koblet tabell. Hvis du vil oppdatere en koblet tabell ved å bruke den siste listestrukturen, høyreklikker du Access-tabellen i navigasjonsruten, velger Flere alternativer og klikker deretter Oppdater liste.

Til toppen av siden

Ytelse

Siden data fra koblede SharePoint-lister synkroniseres automatisk med lokale tabeller og brukere alltid arbeider mot lokale data, er ytelsen til en koblet Access-tabell forbedret i forhold til versjoner før Access 2010.

Til toppen av siden

Masseredigeringer

Hvis du synkroniserer en SharePoint-liste med Access 2010, blir det mye enklere å foreta masseendringer i SharePoint-listedataene. Hvis du vil legge til, oppdatere eller slette data i en SharePoint-liste i en masseoperasjon, kjører du en tilføyings-, oppdaterings- eller slettespørring i Access 2010, og deretter åpner eller oppdaterer du SharePoint-listen.

Til toppen av siden

Arbeide med data i frakoblet modus og løse konflikter

Hvis du må ta noe arbeid med deg hjem eller når du er på reisefot, kan du arbeide med de koblede SharePoint-listene i frakoblet modus ved å bruke Access 2010. Kanskje du vil gi en klient en delekatalog mens du er på reisefot. Du kan arbeide med dataene i Access 2010 og synkronisere endringene når du kobler til SharePoint-nettstedet på nytt senere.

Hvis det oppstår konflikter, for eksempel hvis en annen person oppdaterer den samme posten på serveren eller mens vedkommende arbeider frakoblet, kan du løse konflikten når du er tilkoblet på nytt, ved å bruke dialogboksen Løs konflikter. Denne dialogboksen inneholder informasjon om konflikten, for eksempel hvorfor feilen oppstod, og alternativer du kan bruke til å prøve å sende dataene på nytt eller til å forkaste endringene. Hvis det finnes flere feil, kan du vise detaljene for hver feil ved å klikke knappene Forrige og Neste i dialogboksen. Noen feil kan bare løses ved at du forkaster endringene.

Til toppen av siden

Vurderinger ved synkronisering av data

Tabellen nedenfor inneholder enkelte ting du bør ta hensyn til når du synkroniserer data mellom en SharePoint-liste og en koblet Access-tabell.

Funksjon/egenskap

Sammenligning

Kolonner

Access støtter ikke mer enn 256 felt i en tabell, og derfor inkluderer den koblede tabellen bare de første 256 kolonnene.

Mapper

Hver mappe i SharePoint-listen eller vises som en post i Access-tabellen. Elementer i en mappe vises også som poster, rett under posten som tilsvarer denne mappen.

Oppslagskolonner

Hvis en kolonne slår opp verdier i en annen liste og den relaterte listen ikke allerede er i databasen, opprettes det automatisk koblede tabeller for de relaterte listene.

Merknad: En kolonne av typen Person eller Gruppe er en spesiell type oppslagskolonne som slår opp verdier i listen over brukerinformasjon. Hvis du kobler til en liste som inneholder en Person- eller Gruppe-kolonne, oppretter Access automatisk en koblet tabell for listen over brukerinformasjon.

Beregnede kolonner

Resultatene i en beregnet kolonne vises i det tilsvarende feltet, men du kan ikke vise eller endre formelen i Access.

Vedlegg

Vedleggskolonnen for listen vises som et felt med navnet Vedlegg.

Skrivebeskyttede kolonner

Kolonnene som er skrivebeskyttet i en SharePoint-liste, vil fortsatt være skrivebeskyttet i Access. I tillegg vil du kanskje ikke kunne legge til, endre eller slette kolonner i Access.

Kolonner med flere verdier

En kolonne av typen Valg eller Oppslag kan inneholde flere verdier. For slike kolonner oppretter koblingsoperasjonen felt som støtter flere verdier. Oppslagskolonner med flere verdier opprettes i den koblede tabellen hvis kolonnen er av typen Oppslag.

Lister som ikke støttes

Følgende lister støttes ikke:

  • Undersøkelser

  • Diskusjonstavler

Til toppen av siden

Sammenligne en synkronisert liste med et webdatabaseprogram

Du kan bruke Access 2010 og Access Services, en ny komponent av SharePoint Server 2010 til å bygge web-databaseprogrammer. Access Services gir en serverplattform til å opprette databaser som du kan bruke på nettet. Du kan utforme og publisere en Webdatabase ved hjelp av Access 2010 og SharePoint 2010, og deretter personer bruker webdatabasen for i en nettleser. Dette hjelper deg med å sikre og behandle tilgang til dataene, dele data i en organisasjon, eller via Internett og opprette databaseprogrammer for brukere som ikke krever Access 2010 på klientdatamaskinen.

Når du publiserer et webdatabaseprogram, oppretter Access Services et egendefinert SharePoint-område som inneholder Access-databasen. Alle webkompatible databaseobjekter konverteres automatisk til SharePoint-funksjonalitet, for eksempel listeskjemaer, websider og arbeidsflyter, og flyttes til og kjøres på dette området. Vanligvis oppretter du også et navigasjonsskjema med navigasjonsknapper og -kategorier i webstil, slik at brukere kan bruke webdatabaseprogrammet. Alle Access-tabeller kopieres til SharePoint-lister, og hver tabell konverteres til en Access-tabell som er koblet til hver SharePoint-liste.

Synkronisere en SharePoint-liste og publisere et webprogram databasen er komplementære fremgangsmåter for å arbeide med Access 2010 og SharePoint 2010. Det finnes imidlertid viktige forskjeller du bør være klar over:

  • Access Services krever SharePoint Server 2010, Enterprise edition, mens du kan synkronisere en SharePoint-liste med SharePoint Foundation 2010.

  • I et webdatabaseprogram må dataene stamme fra Access 2010, mens dataene i en synkronisert liste stammer fra en SharePoint-liste. Når synkroniseringsprosessen er fullført, er imidlertid synkroniseringen toveis i begge tilfeller.

  • Når du lager et webdatabaseprogram, oppretter du samtidig et egendefinert SharePoint-område som er utformet for et webdatabaseprogram, men begrenset i funksjonalitet. Du kan ikke samarbeide om SharePoint-lister som er opprettet på dette egendefinerte SharePoint-området, på samme måte som en synkronisert SharePoint-liste på et gruppeområde.

  • Sammenlignet med en synkronisert SharePoint-liste har et webdatabaseprogram viktige ytelsesfordeler. All SQL-behandling skjer på serveren, og dette forbedrer nettverksytelsen ved å begrense trafikken til resultatsett. I mange tilfeller oppdateres data på siden uten at hele siden må oppdateres.

    Når du bruker Access Services, kan du også arbeide med mye mer data enn i en synkronisert SharePoint-liste, som ikke bruker Access Services, og som er underlagt standardterskelen for SharePoint-lister på 5 000 elementer, som er definert i områdesamlingen. Access Services henter automatisk data i bunker på 2 000 elementer om gangen, og setter dem deretter sammen igjen. Standardgrensen er 50 000 elementer, men dette kan endres av en farmadministrator.

Du Finn mer informasjon om web databaseprogrammer i Se også -delen og hjelpesystemet for Access 2010.

Til toppen av siden

Synkronisere en SharePoint-liste med Access

  1. Naviger til SharePoint-nettstedet som inneholder listen du vil synkronisere med et regnearkprogram.

  2. Klikk navnet på listen i Hurtigstart, eller klikk Nettstedshandlinger, Vis alt nettstedsinnhold og deretter navnet på listen under den aktuelle listedelen.

    Merknad: SharePoint-nettsteder kan i stor grad endres med hensyn til utseende og navigering. Kontakt administratoren hvis du ikke finner et alternativ, for eksempel en kommando, knapp eller kobling.

  3. Klikk fanen Liste på båndet, og klikk deretter Åpne i Access i gruppen Koble til og eksporter.

  4. Angi en plassering for den nye eller eksisterende databasen, eller klikk Bla gjennom for å finne en database.

  5. Velg Koble til data på SharePoint-nettstedet, og klikk deretter OK.

    Merknad: Du kan også klikke Eksporter en kopi av dataene. Å eksportere data, i motsetning til å koble data, er en engangskopiering av gjeldende data, og det forekommer ingen synkronisering mellom Access-tabellen som opprettes, og SharePoint-listen.

  6. Hvis du blir bedt om å bekrefte operasjonen, klikker du OK.

  7. Klikk Åpne i dialogboksen Nedlasting av filer.

  8. Hvis du blir spurt om du vil aktivere datatilkoblinger på datamaskinen, klikker du Aktiver hvis du tror at tilkoblingen til dataene på SharePoint-nettstedet er trygg å aktivere.

Access 2010 oppretter en Access-tabell som er koblet til SharePoint-listen, en UserInfo-tabell og andre koblede tabeller hvis SharePoint-listen inneholder oppslagskolonner.

Til toppen av siden

Oppdatere synkroniserte data

Hver gang du åpner den synkroniserte SharePoint-listen eller den Access-koblede tabellen, vises de siste dataene. Du kan sikre at du viser de siste dataene mens SharePoint-listen eller den koblede Access-tabellen er åpen, ved å oppdatere dataene manuelt.

Gjør ett av følgende for å oppdatere de synkroniserte dataene:

  • Klikk Oppdater under Poster på fanen Hjem på båndet for den koblede Access-tabellen i Access 2010, og klikk deretter Oppdater.

  • Gjør ett av følgende fra SharePoint-listen:

    • Klikk fanen Liste i dataarkvisning på båndet, og klikk deretter Oppdater data i Dataark-gruppen.

    • Klikk Oppdater på adresselinjen i Internet Explorer i standardvisning, eller trykk F5.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×