Synkronisere SharePoint-innhold med SharePoint Workspace

I denne artikkelen

• Innføring i synkronisering av SharePoint 2010-innhold med SharePoint Workspace 2010

• Hva er synkronisering?

• Arbeide med dokumenter i SharePoint-biblioteker

• Arbeide med listedata

• Søke etter SharePoint Workspace 2010-innhold

• Begrensninger, unntak og midlertidige løsninger

• Synkronisere et SharePoint-arbeidsområde med et SharePoint-område

• Synkronisere et SharePoint-arbeidsområde med et bestemt bibliotek eller en bestemt liste

Innføring i synkronisering av SharePoint 2010-innhold med SharePoint Workspace 2010

Ved hjelp av Microsoft SharePoint Workspace 2010 kan du arbeide med SharePoint 2010-områder, -biblioteker og -lister på en stasjonær eller bærbar datamaskin enten du er på kontoret eller andre steder. Synkronisering av endringer mellom datamaskinen og SharePoint-serveren håndteres på en smidig og effektiv måte. Ved å bruke SharePoint Workspace 2010 kan du spare tid og administrere samarbeidsinnsatsen mye mer effektivt.

Når du er tilkoblet, kan synkroniseringen foregå automatisk i bakgrunnen selv om du kan gjøre endringene manuelt hvis du vil. Når du ikke er tilkoblet, det vil si når du er hjemme eller på reise, kan du fortsette å jobbe på datamaskinen. Når du kobler deg til nettet igjen, synkroniseres SharePoint Workspace 2010-endringene du og andre har gjort mens du var frakoblet.

Du kan for eksempel redigere dokumenter, presentasjoner, filer og lister (både opprinnelige og eksterne) på datamaskinen mens du er frakoblet under en flyreise. Det kan du gjøre ved hjelp av standard Office-produkter og -funksjoner, for eksempel Office 2010 Word, Office Excel 2010 og Office InfoPath 2010. Når du kobler deg til SharePoint 2010-områdene igjen, kan alle endringene synkroniseres automatisk, og eventuelle konflikter løses problemfritt.

Når du skal synkronisere et SharePoint-område, et SharePoint-bibliotek eller en SharePoint-liste, må du ha SharePoint Workspace 2010 installert på klientdatamaskinen, og du må ha tillatelsen Bidra til området, biblioteket eller listen.

Du finner mer informasjon om hvordan du bruker SharePoint 2010 med SharePoint Workspace 2010, under Se også og i Hjelp for SharePoint Workspace 2010.

Til toppen av siden

Hva er synkronisering?

Kort sagt betyr synkronisering at eventuelle endringer som gjøres på datamaskinen eller på SharePoint-serveren, kontinuerlig avstemmes slik at innholdet er det samme på begge maskinene. Denne synkroniseringen er toveis. Endringer som gjøres på datamaskinen, lastes opp til serveren, og endringer som gjøres på serveren, lastes ned til datamaskinen. SharePoint Workspace 2010-synkronisering er også effektiv. Det er bare endringene i filen eller listen som synkroniseres, ikke hele filen eller listen.

Til toppen av siden

Arbeide med dokumenter i SharePoint-biblioteker

Du kan arbeide med filer i SharePoint-biblioteker på datamaskinen din ved hjelp av SharePoint Workspace 2010. Bibliotekvisningen i SharePoint Workspace 2010 er veldig lik visningen i SharePoint 2010. Du kan bruke egendefinerte kolonner, visninger og innholdstyper. Dette omfatter bibliotekvisninger, både offentlige og private.

Egendefinerte egenskaper som tittel, prioritet og nøkkelord vises i dokumentinformasjonspaneler i Word, Excel og PowerPoint. Til og med kommandoen Ny med definerte innholdstyper fungerer på en lignende måte.

Du kan også åpne og lagre Office-filer, for eksempel dokumenter, regneark og presentasjoner, til og fra dine lokale arbeidsområder ved hjelp av de kjente Office-dialogboksene Åpne og Lagre. Du kan også dra og slippe filer fra Windows Utforsker til SharePoint-arbeidsområdet.

Videre kan du sjekke inn, sjekke ut og opprette hovedversjoner og underordnede versjoner. Relaterte kommandoer er tilgjengelige på SharePoint Workspace-båndet når du er tilkoblet, men de er ikke tilgjengelige når du arbeider frakoblet.

Office-filer, for eksempel Word-dokumenter eller PowerPoint-presentasjoner, behandles av SharePoint Workspace 2010 på samme måte som en fil som åpnes direkte fra webleseren. Den beholder også webadressen, som du kan se og kopiere i Backstage-visning.

Til toppen av siden

Arbeide med listedata

Du kan arbeide med SharePoint-lister, både opprinnelige og eksterne, på datamaskinen ved hjelp av SharePoint Workspace 2010. Du kan dessuten bruke de fleste kolonnetyper, metadata og innholdstyper i SharePoint Workspace 2010. Dette omfatter listevisninger, både offentlige og private.

Hvis det oppstår en konflikt når to eller flere personer redigerer samme listeelement, kan du bruke dialogboksen for konfliktløsning til å løse konflikten og fortsette arbeidet. Når listemetadata endres på serveren, kan de nye listemetadataene synkroniseres på datamaskinen. Hvis for eksempel en beregnet kolonne legges til på SharePoint 2010, registreres endringen i SharePoint Workspace 2010 ved neste synkronisering.

Eksterne lister som er opprettet ved hjelp av Business Connectivity Services (BCS) i SharePoint Designer 2010, støttes også. Eksterne lister kan inneholde lese- /skrivetilgang til bransjedata (LOB-data) fra datakilder, for eksempel SQL Server eller SAP. Dette betyr at du kan arbeide med eksterne listedata fra SharePoint Workspace 2010, uansett om du er frakoblet eller tilkoblet, og synkronisere endringene direkte til den eksterne datakilden.

Det er enklere og raskere å legge til og redigere listeelementdata og metadata på datamaskinen i SharePoint Workspace 2010 enn i en webleser i et SharePoint-område. Du kan vise listedataene i en rutenettvisning og redigere dataene i et skjema. Det delte skjemaet er en praktisk og oversiktlig måte å vise dataene på.

Hvis noen har utformet et InfoPath-skjema og knyttet det til listen, kan du synkronisere skjemaet og bruke det i SharePoint Workspace 2010. Det betyr at du kan bruke InfoPath-skjemafunksjoner som stavekontroll, filvedlegg, rik tekst, feltvalidering og forretningsregler.

Til toppen av siden

Søke etter SharePoint Workspace 2010-innhold

Søking etter SharePoint Workspace 2010-innhold fungerer på en smart og robust måte:

• Når du søker på et arbeidsområde eller fra startfeltet, kan du finne innhold i alle de webbaserte arbeidsområdene.

• Når du bruker startknappen i Microsoft Windows 7 til å søke, søker du på skrivebordet og i alt innhold du har lastet ned fra SharePoint Workspace 2010. Arbeidsområder indekseres automatisk. Lokale søk er raske og fungerer enten du er frakoblet eller tilkoblet.

Til toppen av siden

Begrensninger, unntak og midlertidige løsninger

Enkelte begrensninger og unntak gjelder når du arbeider med SharePoint 2010-innhold i SharePoint Workspace 2010. Legg merke til at navigasjonsruten i SharePoint Workspace 2010 viser koblinger til lister og biblioteker som ikke støttes. Disse kan du enkelt klikke for å jobbe med dem med full støtte i SharePoint 2010 hvis du er tilkoblet.

Vær oppmerksom på følgende begrensninger og unntak når du arbeider i SharePoint Workspace 2010:

• Det totale antallet filer du kan lagre på tvers av alle SharePoint-arbeidsområdene, er 10 000.

  Obs!:  Hvis du ikke har oppdatert til Microsoft Office 2010 Service Pack 1, kan du bare lagre cirka 500 dokumenter i SharePoint Workspace før du ser advarsler om dokumentbegrensninger. Når du overskrider 1800 dokumenter på tvers av SharePoint-arbeidsområdene, vil du se en advarsel som informerer deg om at bare dokumentegenskapene vil bli lastet ned til arbeidsområdet.

• Hver liste kan ikke ha flere enn 30 000 elementer.

• I SharePoint Workspace 2010 kan du opprette, oppdatere og slette filer i et bibliotek og nye elementer i en liste, men du kan ikke opprette nye webområder, biblioteker eller lister.

• Webområder som er basert på en Access-databasemal, støttes ikke.

• Følgende lister støttes ikke: Kalender, wiki-side og undersøkelse.

• Følgende visninger støttes ikke: Prosjektaktivitetsliste i Gantt-visning, stil, innebygde mapper (som vises som grupper) og elementgrense.

• Personvelgerkontrollen støttes ikke.

• Redigering av områdesider i områdesidebiblioteket støttes ikke.

• Redigering av listevedlegg støttes ikke (selv om du kan åpne en skrivebeskyttet versjon av vedlegget).

• Synkronisering av endringer i OneNote-notatblokker støttes ikke.

• Lister eller biblioteker som beskyttes av IRM (Information Rights Management), støttes ikke.

Til toppen av siden

Synkronisere et SharePoint-arbeidsområde med et SharePoint-område

1. Gå til SharePoint-området du vil synkronisere, i webleseren.

2. Klikk Områdehandlinger, og klikk deretter Synkroniser med SharePoint Workspace.

3. Slik kontrollerer du hvilke biblioteker og lister som skal lastes ned:

   1. Klikk Konfigurer.

   2. Merk hver liste eller hvert bibliotek, og velg deretter Bare meldingshoder (bare biblioteker) eller Ikke innhold i Last ned-boksen. Du kan laste ned hele innholdet senere om nødvendig.

Første gang du synkroniserer et helt webområde, kan det ta noen minutter å laste ned alle filene på datamaskinen, men dette skjer i bakgrunnen, slik at du kan fortsette å arbeide med andre oppgaver.

Til toppen av siden

Synkronisere et SharePoint-arbeidsområde med et bestemt bibliotek eller en bestemt liste

Du kan velge et bestemt bibliotek eller en bestemt liste hvis det er alt du trenger for å jobbe i et webområde. Du bør være selektiv med hva du laster ned, slik at du sparer plass på datamaskinen, eller fordi du ikke har tillatelse til å synkronisere resten av webområdet.

1. Gå til SharePoint-området som inneholder listen eller biblioteket du vil synkronisere, i webleseren.

2. Klikk navnet på listen eller biblioteket på hurtigstartlinjen, eller klikk Områdehandlinger, Vis alt områdeinnhold, og klikk deretter navnet på listen eller biblioteket under den aktuelle liste- eller bibliotekdelen.

   Obs!: SharePoint-områder kan i stor grad endres med hensyn til utseende og navigering. Kontakt administratoren hvis du ikke finner et alternativ, for eksempel en kommando, knapp eller kobling.

3. Klikk Synkroniser med SharePoint Workspace i gruppen Koble til og eksporter i kategorien Liste eller Bibliotek på båndet.

Til toppen av siden