Styre ekstern deling for SharePoint Online-miljøet

Hvis organisasjonen utfører arbeid som innebærer deling av dokumenter eller samarbeid direkte med leverandører, klienter eller kunder, kan du bruke funksjoner for ekstern deling i SharePoint Online til å dele innhold med personer utenfor organisasjonen. Hvis dette ikke er tilfelle, bør du begrense bruken av ekstern deling i organisasjonen. I denne artikkelen ser vi på alternativer for SharePoint Online-deling og hvordan du planlegger dem.

(Hvis du vil gå rett til å konfigurere deling, kan du se Slå ekstern deling på eller av for SharePoint Online. Hvis du prøver å dele en fil eller mappe, kan du se Dele OneDrive-filer og -mapper eller Dele SharePoint-filer eller -mapper i Office 365.)

Planlegging for ekstern deling skal inkluderes som en del av de generelle tillatelsene som planlegges for SharePoint Online.

Legg merke til at ekstern deling er slått på som standard både for hele SharePoint Online-miljøet og områdesamlingene i det. Du bør vurdere å slå av deling globalt før noen begynner å bruke områdene, eller til du vet nøyaktig hvordan du vil bruke funksjonen.

Hva er funksjonene for ekstern deling i SharePoint Online?

SharePoint Online har både globale innstillinger (hele tenanten) og innstillinger for områdesamling for ekstern deling. Innstillingene på tenantnivå overstyrer eventuelle innstillinger på områdesamlingsnivå.

Du kan velge blant følgende grunnleggende alternativer for deling for SharePoint Online-tenanten og for hver enkelt områdesamling:

  • Ingen ekstern deling – områder og dokumenter kan bare deles med interne brukere i ditt Office 365-abonnement.

  • Deling bare med eksterne brukere i katalogen – områder, mapper og dokumenter kan bare deles med eksterne brukere som allerede finnes i din Office 365-katalog. Det gjelder for eksempel brukere som allerede har godtatt en delingsinvitasjon eller brukere som du har importert fra en annen Office 365- eller Azure Active Directory-tenant.

  • Deling med godkjente eksterne brukere – områder kan deles med eksterne brukere som har en Microsoft-konto eller en jobb- eller skolekonto fra et annet Office 365-abonnement eller et Azure Active Directory-abonnement. Når mapper eller dokumenter deles, sendes en engangskode til brukeren det deles med, slik at de kan bekrefte identiteten. De trenger ikke logge på med en Microsoft-konto eller en jobb- eller skolekonto.

  • Deling med anonyme brukere – dokumenter og mapper (men ikke områder) kan deles via en anonym kobling der alle med koblingen kan vise eller redigere dokumentet, eller laste opp til mappen.

Listen ovenfor er i rekkefølgen mest til minst restriktivt. Uansett hvilket alternativ du velger, er den mer restriktive funksjonaliteten fortsatt tilgjengelig for deg. Hvis du for eksempel velger å tillate deling med anonyme brukere, kan du fortsatt dele med godkjente eksterne brukere og brukere som allerede er i katalogen, inkludert interne brukere.

Deling og sikkerhet   

Hvis du har konfidensiell informasjon som aldri skal deles med eksterne brukere, kan du vurdere å ha en eller flere områdesamlinger hvor ekstern deling er slått av der du oppbevarer konfidensiell informasjon. Opprette flere områdesamlinger etter behov for bruk til ekstern deling. Dette hjelper deg med å behandle sikkerhetsrisiko ved å forhindre ekstern tilgang til sensitiv informasjon.

Hva er en ekstern bruker?

En ekstern bruker er en person utenfor ditt Office 365-abonnement som har fått tilgang til ett eller flere områder, filer eller mapper. Det finnes to typer eksterne brukere:

Godkjente brukere   

Godkjente brukere er brukere som har en Microsoft-konto eller en jobb- eller skolekonto fra et annet Office 365-abonnement. Du kan dele områder og dokumenter med disse brukerne på omtrent samme måte som du deler områder og dokumenter med interne brukere. Tillatelser og grupper fungerer på samme måte for godkjente eksterne brukere som de gjør for interne brukere.

Fordi eksterne brukere ikke har en lisens til ditt Office 365-abonnement, er de begrenset til grunnleggende samarbeidsoppgaver:

  • En godkjent ekstern bruker kan utføre oppgaver på et nettsted som samsvarer med tilgangsnivået de har fått tildelt. Hvis du for eksempel legger til en ekstern bruker i Medlemmer-gruppen, vil denne personen ha redigeringstillatelser og kan legge til, redigere og slette lister. Personen vil også kunne vise, legge til, oppdatere og slette listeelementer og dokumenter.

  • Godkjente eksterne brukere kan bruke Office Online for visning og redigering av dokumenter. Hvis abonnementet ditt inkluderer Office Professional Plus, kan de ikke installere skrivebordsversjonen av Office på sine egne datamaskiner med mindre du tilordner dem en lisens.

  • En godkjent ekstern bruker vil kunne se andre typer innhold på nettsteder avhengig av hvilken tillatelse du gir dem. De kan for eksempel navigere til forskjellige sekundære nettsteder i nettstedssamlingen som de har blitt invitert til. De vil også være i stand til å gjøre ting som eksempelvis å vise nettstedsfeeder.

Hvis godkjente eksterne brukerne trenger større funksjonalitet, må du tilordne dem en passende Office 365-lisens. Gjør dette på samme måte som når du tilordner en lisens til en intern bruker.

Anonyme brukere   

Anonyme brukere er brukere som har en delbar kobling til en mappe eller et dokument og kan vise eller redigere dokumentet eller laste opp til mappen (avhengig av koblingstypen) uten å måtte logge på med brukernavn eller passord. Anonyme koblinger kan fritt sendes rundt mellom brukere og er gyldige til du deaktiverer dem, eller til de utløper (hvis du har angitt en utløpsdato).

Anonyme brukere får ikke tilgang til områder, og du kan ikke tilordne dem lisenser. De kan bare vise eller redigere det spesifikke dokumentet eller den mappen de har en anonym tilgangskobling til.

Hva skjer når jeg deler et område eller dokument?

Når du deler et område, en mappe eller et dokument, vil det som skjer i bakgrunnen avhenge av om du velger å dele med godkjente eksterne brukere eller anonyme brukere.

Dele områder med godkjente eksterne brukere   

Når du deler et område med en godkjent ekstern bruker, sendes en invitasjon som inneholder en kobling til området eller dokumentet, til brukeren via e-post . Når de klikker på koblingen, blir de bedt om å logge på med brukernavnet og passordet for Microsoft-kontoen sin eller jobb- eller skolekontoen. Når de logger på, blir de lagt til brukerlisten i Office 365-abonnementet ditt (du ser dem oppført med #EKST# i brukernavnet) og får tilgang til området eller dokumentet.

Når de er i brukerlisten i Office 365-abonnementet, kan du gi dem tilgang til andre områder eller dokumenter uten å sende dem flere invitasjoner. (Du må kanskje å sende dem en kobling til området eller dokumentet slik at de kan finne det.) Du kan også tilordne en Office 365-lisens hvis du ønsker det.

Du kan avslutte deling med en godkjent ekstern bruker ved å fjerne tillatelsene deres fra området eller ved å fjerne dem fra brukerlisten i Office 365.

Dele filer og mapper med godkjente eksterne brukere   

Når du deler en fil eller mappe med en godkjent ekstern bruker, sendes en invitasjon som inneholder en kobling til området eller dokumentet, til brukeren via e-post. Hver gang de går til filen eller mappen ved hjelp av koblingen, sendes de en tidssensitiv kode som de kan bruke til å bekrefte identiteten. De må angi koden for å få tilgang til filen eller mappen.

Du kan avslutte deling med en godkjent ekstern bruker ved å fjerne tillatelsene deres fra filen eller mappen.

Deling med anonyme brukere   

Når du deler med anonyme brukere, kan du tillate dem å redigere eller å vise et dokument eller laste opp til en mappe. Vis- og Rediger-koblinger opprettes separat og kan konfigureres til å utløpe på et angitt tidspunkt. Når du har opprettet disse koblingene, kan de kan brukes på nytt og fritt sendes rundt. Alle med koblingen kan få tilgang til dokumentet.

Anonyme brukere legges ikke til brukerlisten i Office 365. Du kan avslutte deling med dem ved å gå til dokumentet eller mappen du har delt og slette den anonyme koblingen.

Samarbeid med eksterne forretningspartnere

Hvis du har forretningspartnere eller leverandører som du trenger å samarbeide eller dele dokumenter med, bør du vurdere å sette opp et SharePoint Online-ekstranettområde. Et ekstranettområde er en områdesamling du bruker for bedrift-til-bedrift-samarbeid med en bestemt partner eller leverandør. Du kan låse dette området slik at bare områdeeiere kan invitere eksterne brukere og bare eksterne brukere fra bestemte domener kan inviteres.

SharePoint Online-ekstranettområder er svært enkle å konfigurere og mye enklere og rimeligere å vedlikeholde enn lokale ekstranettområder. Hvis du vil ha detaljer, kan du se Bruke Office 365 SharePoint Online som en ekstranettløsning for bedrift-til-bedrift (B2B).

Beslektede emner

Administrere deling med eksterne brukere i Office 365 Small Business
Konfigurere og administrere tilgangsforespørsler
Søke etter områdeinnhold som er delt med eksterne brukere
Planlegge tillatelsesstrategien

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×