Office
Logg på

Start med en plan

Data, delt inn i separate tabeller

Spar tid og krefter ved å ha en plan.

La oss for dette kurset og de andre kursene i denne serien anta at du administrerer aktivadataene i firmaet – datamaskiner, skrivebord og annet utstyr. Du har brukt et regneark til å registrere og administrere disse dataene, men filen har blitt så stor at det er vanskelig å finne og endre data, og enkelte av postene er unøyaktige.

Ved å flytte disse dataene til en Access-database kan du gjøre jobben enklere, men hvor skal du starte? Ved å forstå databaseutforming. Språket som brukes ved databaseutforming, kan være ganske teknisk, og du får høre uttrykk som vanlige skjemaer – men her er det grunnleggende:

Se på dataene du må registrere. Hvor mye av disse dataene gjentas? Hvor mange ganger viser regnearket for eksempel leverandører? Du ser etter disse gjentatte dataene, og flytter dem til en egen tabell. Du gjentar denne prosessen til du har identifisert de ulike typene gjentatte data og flyttet hver type til en egen tabell.

Som del av dette sørger du for at hver tabell inneholder unike data. En tabell med aktiva inneholder for eksempel ikke salgsinformasjon, og en tabell med lønnsdata kan ikke inneholde pasientjournaler. Prosessen med å bryte dataene ned i mindre tabeller kalles normalisering.

Når du har normalisert dataene, kan du slå dem sammen igjen ved å koble sammen tabellene med relasjoner. Bildet viser dette. Det opprinnelige regnearket plasserer dataene i én lang liste, mens databasen deler dem inn i tabeller. Tabellene relateres deretter sammen slik at du kan finne informasjon og få mening ut av dataene.

Dette settet med tabeller og relasjoner er ryggmargen i enhver relasjonsdatabase. Uten dette har du ikke en database. Så bare fortsett, så skal vi vise deg utformingsprosessen trinn for trinn.

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×