Støtt innføringen av Project Online med et prosjektstyringskontor

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

< Mer prosjekthjelp

Hva er et prosjektstyringskontor?

Du planlegger å innføre Project Online i bedriften. Hva vil du bruke det til – eller for å si det med andre ord – hvilket problem i bedriften er det du prøver å løse? Noen eksempler kan være:

  • Bedriftslederne ønsker bedre innsikt i statusen til prosjekter.

  • Jeg vil gjøre det enklere å administrere ressurser og tilordne dem til prosjekter.

  • Jeg ønsker å enkelt kunne se hvor lang tid medarbeidere bruker på oppgaver.

  • Jeg trenger en mer robust måte å spore prosjektdata på enn å bruke Excel-regneark.

Organisasjonene som har hatt størst suksess med å bruke Project Online til å håndtere slike bedriftsproblemer, er de som oppretter et sett med standarder, prosesser og anbefalte fremgangsmåter for hvordan prosjekter administreres i organisasjonen. Personen eller gruppen som oppretter og administrerer disse reglene for prosjektstyring, kalles noen ganger et prosjektstyringskontor (PMO).

Hva gjør et prosjektstyringskontor?

I større selskaper kan et prosjektstyringskontor bestå av en avdeling som håndterer prosjektstyringsproblemer på tvers av organisasjonen. Dette kan for eksempel være administrasjon av prosjektstyringen, implementering, opplæring, undersøkelser av prosjektstyringsbehov eller hvordan man lager nyttige rapporter på best mulig måte. I små eller mellomstore bedrifter kan et prosjektstyringskontor variere fra å bestå av én person til noen få personer som jobber i en gruppe, men prosjektstyringskontoret kan også skaleres for å prøve å løse de samme problemene som store bedrifter står overfor. Målene til alle prosjektstyringskontorer inkluderer imidlertid å

  • drive frem og promotere innføringen av prosjektstyringssystemet

  • forenkle prosjektstyringen for organisasjonens brukere ved automatisering av prosesser inn i verktøyet

  • opprette retningslinjer, prosedyrer og anbefalte fremgangsmåter for prosjektstyringsfunksjonene

  • være fageksperter for alt som har med prosjektstyring å gjøre, og være i stand til å gi opplæring i anbefalte fremgangsmåter og verktøy for prosjektstyring

  • få støtte fra ledelsen, slik at endringer kan gjennomføres ved hjelp av ledelsens anbefalinger

Fortsatt usikker? La oss bruke et eksempel alle kan forholde seg til, nemlig hvordan ting kan fungere i en familie:

Behov

Prosjektstyringskontor (PMO)

Familie

Prosjektstyringskontor – informasjon

Prosjektstyringskontoret bidrar til å etablere en effektiv metode for levering av informasjon til prosjektinteressenter gjennom prosjektstatus- og tilstandsrapporter. Dette kan innebære å undersøke rapporteringsbehov, flytte nødvendige data til systemet og etablere arbeidsflyter for å sikre at nødvendige data for regelmessige rapporter vises i systemet i tide.

I en familie er det nødvendig med tilstandsrapporter:

  • rapporter om barnas skolegang

  • månedlige kontoutskrifter som viser tilstanden i økonomien

  • årlige legebesøk for å finne ut av helsetilstanden til familiemedlemmene

Prosjektstyringskontor – informasjon om hvem som gjør hva

Prosjektstyringskontoret oppretter prosesser for å få de riktige dataene sendt til prosjektstyringssystemet slik at prosjektlederne får kjennskap til statusen til prosjektet. Det gir også veiledning og informasjon om anbefalte fremgangsmåter for ressursadministrasjon.

Familiemedlemmene må vite hvem som skal gjøre hva. Dette kan omfatte:

  • Hvem skal hente barna fra skolen i dag, gå tur med hunden på kvelden, lage middag og så videre?

  • Hvis et familiemedlem ikke kan gjøre den vanlige oppgaven sin, må du vite hvem som kan ta over oppgaven hans/hennes.

  • Det hjelper å henge opp alles tidsplaner på jobb eller skole på et sted der alle kan se dem. Dette gjør det enkelt å vite hvem som kan sette av tid til hva.

Prosjektstyringskontor – fora for samarbeid

Prosjektstyringskontoret bidrar til å opprette nettsteder for prosjektsamarbeid, og tilpasser dem slik at de oppfyller behovene til brukerne av nettstedet.

Familier trenger et forum for samkjøring, for eksempel:

  • en veggkalender på kjøkkenet der de kan skrive opp viktige hendelser

  • daglige samtaler rundt middagsbordet

Prosjektstyringskontor – vurdere og redusere risikoen

Prosjektstyringskontoret er ansvarlig for å opprette et system som håndterer risikostyring.

I en familie må man kanskje ta grep for å redusere risiko:

  • avgjøre om det er behov for helseforsikring

  • kjøpe et medlemskap hos et treningsstudio

  • øke sparebeløpet til pensjonen

Prosjektstyringskontor – etablere regler og prosesser

Prosjektstyringskontoret ser på gjeldende prosesser og arbeidsflyter og finner en metode for å automatisere dem gjennom prosjektstyringsverktøyet som skal iverksettes. Ett av disse kan innebære å opprette drivere for å velge hvilke prosjekter som skal gå fremover, gitt et visst budsjettet (porteføljeanalyse).

Foreldre setter regler og etablerer vaner for familien, for eksempel:

  • bestemme barnas inne- eller sengetider

  • Se på faktorer for å bestemme hvilke innkjøp som må gjøres (for eksempel «Skal vi kjøpe en bil, reparere taket eller dra på ferie i år?»).

  • koble et sprinkleranlegg opp mot et automatisk tidsur

  • bestemme hvilken ukedag de skal handle og gjøre ærender

Et prosjektstyringskontor hjelper bedriften med å oppnå en mer effektiv prosjektstyring ved å gjøre ting som for det i listen nedenfor.

  • De kan samle inn informasjon som bidrar til å definere kravene til prosjektstyringen for organisasjonen. Eksempler på dette er analyse av organisasjonens forretningsbehov, utvikling av prosesser som adresserer disse behovene og deretter tilordning av disse prosessene til innstillinger eller arbeidsflyter i Project Online.

  • De kan avgjøre hvilke data det er viktig å se gjennom underveis, og samarbeide med den prosjektansvarlige om deling av disse dataene med interessentene. De kan for eksempel finne ut hvilke data som kreves, og hvordan disse dataene skal tas opp i systemet for å opprette en ukentlig statusrapport for prosjekter. En slik rapport gir interessenter et overblikk over tilstanden til pågående prosjekter.

  • De kan opprette regler for prosesser og arbeidsflyter. Man kan for eksempel etablere en arbeidsflyt der prosjektideer må gjennomgå en godkjenningsprosess for å bli prosjekter i Project Online.

  • De kan overføre eksisterende data fra det gjeldende prosjektstyringssystemet til et nytt. Få hjelp til å finne de enkleste måtene å overføre ressurs- og prosjektdata på, enten fra Microsoft Excel-regneark til Project Online, eller fra Project Professional på hver enkelt persons datamaskin til et sentralisert Project Online-miljø.

  • De kan gi støtte til administrasjon av prosjektporteføljer og hjelp til prosjektprioritering og opprettelse av prosjektprognoser. I de fleste selskaper er det mange prosjekter som virker interessante, men det finnes ikke nok penger eller ressurser til å gjennomføre alle disse prosjektene. Derfor trenger du en metode som kan hjelpe deg med å avgjøre hvilke prosjekter du bør sette i gang. Prosjektstyringskontorer kan styre prosjektet og utvelgingen av programmer, slik at du er sikker på at fremtidige investeringer er i tråd med organisasjonens strategiske målsetninger og fremtidsplaner.

  • De kan håndtere reaksjonene som oppstår når brukere må gå vekk fra det prosjektstyringssystemet de er vant til. Dette kan gjøres ved å påvirke prosjektledere til å gå vekk fra den gamle prosessen med å lagre prosjektfiler på harddisker og dele dem, ved å vise dem fordelene ved å publisere dem i Project Online i stedet. Prosjektstyringskontoret kan gjøre dette ved det å sette av mer tid til å først overbevise de mer erfarne prosjektlederne i håp om at de vil påvirke de andre prosjektledere til å innføre endringen.

  • De kan håndtere de tekniske utfordringene som oppstår ved endringer, ved å gi god og variert opplæring.

Hvorfor trenger jeg et prosjektstyringskontor?

Hvis vi ser på familieeksempelet igjen, kan det å la være å gjøre noe med situasjonene få uheldige utfall. Hvis du for eksempel ikke går gjennom barnas karakterutskrifter med en gang de blir utdelt, kan det hende at du tror alt er i orden når det faktisk er behov for å bruke mer tid på skolearbeidet. På samme måte kan distribusjon av Project Online uten å opprette en enhet som hjelper med standardisering og innføring også få uheldige utfall. Hvis du etablerer et prosjektstyringskontor, øker sjansene for at distribusjonen av Project Online blir vellykket. Avhengig av målene dine, kan dette omgjøres til mer effektiv prosjektstyring (for eksempel ved at flere prosjekter fullføres i tide), noe som vanligvis også gir lavere kostnader knyttet til prosjektstyring (for eksempel ved at færre prosjekter går over budsjettet).

Hva må jeg gjøre for å opprette et prosjektstyringskontor?

I og med at du har tatt deg bryet med å finne denne artikkelen, har du sannsynligvis allerede tatt de første skrittene mot å opprette et prosjektstyringskontor. Hvis du er interessert i å bytte til Project Online, kjenner du nok allerede til hvordan dette kan forbedre effektiviteten eller løse problemer hos bedriften din. Når du bestemmer deg for en metode du skal bruke for å formalisere prosjektstyringskontoret, bør du tenke over følgende:

Definere hva du vil at prosjektstyringskontoret skal gjøre

Primære mål av Prosjektstyringskontoret skal være å løse problemer med bestemte business? Du kan for eksempel implementere en timelistesystemet for å få bedre kontroll av kostnadsanalyse. Eller du kan ha prosjektet data spredt over to eller tre selv forskjellige programmer, og ønsker å konsolidere dataene i ett enkelt system, noe som kan bidra til å gi bedre innsikt i utførelsen av prosjekter. Eller det kan være å gi pågående project management veiledning og løse project manager opplæring behov. Når du forstår hvorfor Prosjektstyringskontoret er nødvendig, vil det være enklere å omfang kravene er i å opprette og vedlikeholde den.

Få støtte fra ledelsen

Sørg for at du blir støttet av noen i ledelsen. Det er viktig at prosjektstyringskontoret støttes av ledelsen ettersom mangel på administrativ støtte er en av de vanligste årsakene til at prosjektstyringskontorer ikke blir en suksess. Det er flott hvis du allerede har en leder som kjenner til fordelene ved og viktigheten av det du prøver å gjøre. Hvis dette ikke er tilfellet, er den beste måten å overbevise dem på å vise dem fordelene ved å flytte over til et prosjektstyringssystem som Project Online. Du kan gjøre dette ved å vise dem et problem i bedriften som kan løses ved hjelp av et prosjektstyringskontor. Du gjorde kanskje dette til en viss grad første gang du evaluerte Project Online, men du kan virkelig overbevise ledelsen ved å vise dem hvordan det fungerer med dine egne data i et forsøksmiljø. Det er viktig å vise ledelsen hvilke fordeler som kan oppnås med et prosjektstyringskontor.

Sterk støtte fra ledelsen kan komme godt med i håndteringen av eventuell motstand brukere viser når de må bytte fra prosjektstyringssystemet de er vant med, til et nytt, for eksempel Project Online. Hvis du i tillegg klarer å overbevise andre innflytelsesrike interessenter, for eksempel de øverste prosjektlederne, om fordelene med et prosjektstyringskontor, kan dette også være med på å bryte ned motstand andre brukere har mot å bytte til et nytt system.

Sette sammen arbeidsgruppen

Enten du prøver å etablere et prosjektstyringskontor i en stor eller liten bedrift, må følgende ansvarsområder håndteres av personer fra prosjektstyringskontoret:

Rolle

Beskrivelse

Styring av innføringsplanen for Project Online

Hvis du er i ferd med å implementere Project Online, må den samlede planen noen til å drive den. Akkurat som et prosjekt må adoption planen en eier for å sikre at de nødvendige oppgavene bemannet og fullført.

Undersøking av krav til prosjektstyring

Denne personen vurderer kravene til prosjektstyring i organisasjonen. Denne personen må snakke med brukere i bedriften og på tvers av avdelingene for å finne ut hvordan de for øyeblikket styrer prosjekter, hvilke krav som gjelder og hvordan prosjektene kan forbedres ved å implementere Project Online. Den prosjektansvarlige må underrettes om disse kravene, slik at de kan implementeres på riktig måte i Project Online. Denne personen må ha god prosjektstyringskompetanse, men bør også være en person med gode kommunikasjonsevner. Det kan hende at enkelte i bedriften er knyttet til prosessen du prøver å få dem til å gå bort fra. Denne personen må kunne håndtere dette ved å vise hvordan det nye systemet vil gjøre ting mye enklere for dem.

Opplæring, dokumentasjon og støtte

Denne personen må vurdere kompetansenivået til brukerne, og vil være ansvarlig for at brukerne lærer seg å bruke produktet riktig. Dette kan innebære å opprette rollebasert opplæring for prosjektansvarlige, prosjektledere, gruppeledere og gruppemedlemmer. Selv om du kanskje kommer til å bruke mest tid på å forberede opplæringen for prosjektledere og prosjektansvarlige, kan det hende at gruppeledere og gruppemedlemmer vil synes at hurtigreferansekort, oversiktsark, sjekklister eller korte veiledninger er mer effektivt. Du må også ha et system som tilbyr brukerne lokal støtte, og en metode som fører mer kompliserte problemer gjennom de riktige kanalene.

Forbindelse til IT-avdelingen

Det er avgjørende å samarbeide med IT-avdelingen og få hjelp derfra til registrering, oppsett og konfigurasjon av Project Online. Hvis du bare holder på med å evaluere Project Online, kan dette vanligvis gjøres ved at noen i IT-avdelingen tar en rask titt på dokumentasjonen Komme i gang med Project Online.

Prosjektstyringskontoret må samarbeide med IT-avdelingen i håndteringen av følgende to områder:

  • Administrasjon av Office 365: Prosjektstyringskontoret må samarbeide med Office 365-administratoren om å tilordne brukere og lisenser.

  • Administrasjon av Project Online: Prosjektstyringskontoret må også samarbeide med Project Online-administratoren om anliggender som egendefinerte felt, ressurser og konfigurering av timelister. Det kan også hende at de må samarbeide med prosjektstyringskontoret om å implementere prosesser i Project Online via arbeidsflyter.

Noen prosjektstyringskontorer i større selskaper har også prosjektledere som er tilordnet til å hjelpe bestemte prosjekter som har behov for dette. Dette kan bety alt fra å være rådgiver for prosjekteieren, til faktisk å ta over eierskapet av prosjektet, avhengig av prosjektets omfang.

Opprette en målsetning for prosjektstyringskontoret

Alle prosjektstyringskontorer bør ha en målsetning. Hvis du allerede har vurdert behovet for et prosjektstyringskontor, blir det mye enklere å opprette en målsetning. Se på bedriftens eksisterende målsetning, og prøv å opprette én som er i samsvar med denne. Målsetningen trenger ikke å være altfor omfattende, men bør gi alle en grunnleggende forståelse av hvorfor prosjektstyringskontoret er der, og hvilken rolle det spiller i bedriften.

Legge en plan for opprettelsen av prosjektstyringskontoret ditt

Etter at du har fordelt oppgavene, må du opprette prosjektstyringskontoret. Det kan være lurt å opprette en prosjektplan på et høyt nivå når du gjør dette. Se på opprettelsen av prosjektstyringskontoret som ett stort prosjekt med tilknyttede oppgaver, varigheter og tildelinger. Prosjektplanen blir mer definert etter hvert som du fullfører noen av de innledende oppgavene, for eksempel vurdering av miljøet. Prosjektplanen gir prosjektstyringskontoret en fremdriftsplan med oversikt over det du har gjort, det du holder på med og det du fremdeles må gjøre for å opprette prosjektstyringskontoret. Her er noen eksempler på hvordan oppgavene til et prosjektstyringskontor kan se ut i en prosjektplan i Project Online:

Prosjektplan fra administrasjonskontor for prosjekt i Project Online

Lære mer om prosjektstyringskontorer

Hvis du ikke allerede har et prosjektstyringskontor, kan det hende at du blir litt skremt av tanken på å opprette ett. Selv om bedriftens behov og krav er det som driver prosjektstyringskontoret, må du lære deg hvordan du oppretter et rammeverk for å etablere og utvikle prosjektstyringskontoret. Avhengig av målene dine, kan det være lurt å undersøke ulike prosesser for prosjektstyringskontorer og forskjellige bransjemetoder, eller lete etter en modell for prosjektstyringskontorer som passer for din bedrift. Du kan få hjelp på veien av de mange tilgjengelige bøkene, opplæringsmetodene og Internett-ressursene som tar for seg opprettelse og administrasjon av prosjektstyringskontorer.

Hvis du prøver å opprette et prosjektstyringskontor og trenger hjelp, kan du kontakte en Microsoft-Certified Partner eller Microsoft Consulting Services. Vi har også lokale konsulenter på Microsoft med god erfaring i å opprette prosjektstyringskontor for små, mellomstore og store bedrifter.

Hva skjer nå?

Er du klar til å starte et prosjektstyringskontor? Etter å ha lest denne artikkelen har du forhåpentligvis innsett at det å starte et prosjektstyringskontor er en investering som vil være verdt tiden og innsatsen du legger ned. Det krever mye samarbeid med kolleger, og det er avgjørende at det finnes en «mester» i ledelsen. Det krever også ytterligere undersøkelser av hvordan du oppretter et prosjektstyringskontor via de mange ressursene som er tilgjengelige. Hvis du trenger hjelp, kan du henvende deg til en Microsoft Certified Partner eller Microsoft Consulting Services.

Hvis du er ansatt i et mindre selskap, kan omfanget av alt dette kanskje virke overveldende. Det finnes kanskje ikke ressurser til å ansette nok personer til å fylle alle rollene i prosjektstyringskontoret som er angitt i tabellen Opprette arbeidsgruppe, men dette er heller ikke nødvendig. Bare vær oppmerksom at dette er oppgaver som trolig må håndteres på et eller annet tidspunkt, og i den grad at kravene dine blir oppfylt. Legg også merke til at innsatsen som kreves, kan skaleres etter bedriftens størrelse og målsetning. Et prosjektstyringskontor i en mindre bedrift trenger kanskje bare å møte noen få prosjektledere i firmaet for å kunne vurdere behovene. I en større bedrift med flere avdelinger stilles det større krav.

Etablering av et prosjektstyringskontor kan hjelpe deg med å lykkes med Project Online, og bruk av Project Online kan føre til at prosjektstyringskontoret blir en suksess. Lykke til med implementeringen!

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×