Støtt innføringen av Project Online med et prosjektstyringskontor

Obs!:  Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.

< Mer prosjekthjelp

Hva er et prosjektstyringskontor?

Du planlegger å innføre Project Online i bedriften. Hva vil du bruke det til – eller for å si det med andre ord – hvilket problem i bedriften er det du prøver å løse? Noen eksempler kan være:

  • Bedriftslederne ønsker bedre innsikt i statusen til prosjekter.

  • Jeg vil gjøre det enklere å administrere ressurser og tilordne dem til prosjekter.

  • Jeg ønsker å enkelt kunne se hvor lang tid medarbeidere bruker på oppgaver.

  • Jeg trenger en mer robust måte å spore prosjektdata på enn å bruke Excel-regneark.

Organisasjoner som har vært mest lykkes med bruken av Project Online i adresserer bedriftens problemer som dette er de oppretter et sett med standarder, prosesser og anbefalte fremgangsmåter for hvordan prosjekter behandles i organisasjonen. Personen eller gruppen som oppretter og administrerer disse reglene for prosjektstyring kalles noen ganger som Project Management Office (Prosjektstyringskontoret).

Hva gjør et prosjektstyringskontor?

I større selskaper kan et prosjektstyringskontor bestå av en avdeling som håndterer prosjektstyringsproblemer på tvers av organisasjonen. Dette kan for eksempel være administrasjon av prosjektstyringen, implementering, opplæring, undersøkelser av prosjektstyringsbehov eller hvordan man lager nyttige rapporter på best mulig måte. I små eller mellomstore bedrifter kan et prosjektstyringskontor variere fra å bestå av én person til noen få personer som jobber i en gruppe, men prosjektstyringskontoret kan også skaleres for å prøve å løse de samme problemene som store bedrifter står overfor. Målene til alle prosjektstyringskontorer inkluderer imidlertid å

  • drive frem og promotere innføringen av prosjektstyringssystemet

  • forenkle prosjektstyringen for organisasjonens brukere ved automatisering av prosesser inn i verktøyet

  • opprette retningslinjer, prosedyrer og anbefalte fremgangsmåter for prosjektstyringsfunksjonene

  • være fageksperter for alt som har med prosjektstyring å gjøre, og være i stand til å gi opplæring i anbefalte fremgangsmåter og verktøy for prosjektstyring

  • få støtte fra ledelsen, slik at endringer kan gjennomføres ved hjelp av ledelsens anbefalinger

Fortsatt usikker? La oss bruke et eksempel alle kan forholde seg til, nemlig hvordan ting kan fungere i en familie:

Behov

Prosjektstyringskontor (PMO)

Familie

Prosjektstyringskontor – informasjon

Prosjektstyringskontoret bidrar til å etablere en effektiv metode for levering av informasjon til prosjektinteressenter gjennom prosjektstatus- og tilstandsrapporter. Dette kan innebære å undersøke rapporteringsbehov, flytte nødvendige data til systemet og etablere arbeidsflyter for å sikre at nødvendige data for regelmessige rapporter vises i systemet i tide.

I en familie er det nødvendig med tilstandsrapporter:

  • rapporter om barnas skolegang

  • månedlige kontoutskrifter som viser tilstanden i økonomien

  • årlige legebesøk for å finne ut av helsetilstanden til familiemedlemmene

Prosjektstyringskontor – informasjon om hvem som gjør hva

Prosjektstyringskontoret oppretter prosesser for å få de riktige dataene til project administrasjonssystemet for å gi statusen på et prosjektnivå til prosjektledere. Den inneholder også veiledning og anbefalte fremgangsmåter for ressursstyring.

Familiemedlemmene må vite hvem som skal gjøre hva. Dette kan omfatte:

  • Hvem skal hente barna fra skolen i dag, gå tur med hunden på kvelden, lage middag og så videre?

  • Hvis et familiemedlem ikke kan gjøre den vanlige oppgaven sin, må du vite hvem som kan ta over oppgaven hans/hennes.

  • Det hjelper å henge opp alles tidsplaner på jobb eller skole på et sted der alle kan se dem. Dette gjør det enkelt å vite hvem som kan sette av tid til hva.

Prosjektstyringskontor – fora for samarbeid

Prosjektstyringskontoret bidrar til å opprette nettsteder for prosjektsamarbeid, og tilpasser dem slik at de oppfyller behovene til brukerne av nettstedet.

Familier trenger et forum for samkjøring, for eksempel:

  • en veggkalender på kjøkkenet der de kan skrive opp viktige hendelser

  • daglige samtaler rundt middagsbordet

Prosjektstyringskontor – vurdere og redusere risikoen

Prosjektstyringskontoret er ansvarlig for å opprette et system som håndterer risikostyring.

I en familie må man kanskje ta grep for å redusere risiko:

  • avgjøre om det er behov for helseforsikring

  • kjøpe et medlemskap hos et treningsstudio

  • øke sparebeløpet til pensjonen

Prosjektstyringskontor – etablere regler og prosesser

Prosjektstyringskontoret ser på gjeldende prosesser og arbeidsflyter, og finner en metode for å automatisere dem gjennom prosjektstyringsverktøyet som skal iverksettes. En av disse kan omfatte fastslå drivere for å velge hvilke prosjekter for å flytte fremover på den angitte et sett budsjett (porteføljeanalyse).

Foreldre setter regler og etablerer vaner for familien, for eksempel:

  • bestemme barnas inne- eller sengetider

  • Se på faktorer for å bestemme hvilke innkjøp som må gjøres (for eksempel «Skal vi kjøpe en bil, reparere taket eller dra på ferie i år?»).

  • koble et sprinkleranlegg opp mot et automatisk tidsur

  • bestemme hvilken ukedag de skal handle og gjøre ærender

Et prosjektstyringskontor hjelper bedriften med å oppnå en mer effektiv prosjektstyring ved å gjøre ting som for det i listen nedenfor.

  • De kan samle inn informasjon som bidrar til å definere kravene til prosjektstyringen for organisasjonen. Eksempler på dette er analyse av organisasjonens forretningsbehov, utvikling av prosesser som adresserer disse behovene og deretter tilordning av disse prosessene til innstillinger eller arbeidsflyter i Project Online.

  • De kan avgjøre hvilke data det er viktig å se gjennom underveis, og samarbeide med den prosjektansvarlige om deling av disse dataene med interessentene. De kan for eksempel finne ut hvilke data som kreves, og hvordan disse dataene skal tas opp i systemet for å opprette en ukentlig statusrapport for prosjekter. En slik rapport gir interessenter et overblikk over tilstanden til pågående prosjekter.

  • De kan opprette regler for prosesser og arbeidsflyter. Man kan for eksempel etablere en arbeidsflyt der prosjektideer må gjennomgå en godkjenningsprosess for å bli prosjekter i Project Online.

  • De kan overføre eksisterende data fra det gjeldende prosjektstyringssystemet til et nytt. Få hjelp til å finne de enkleste måtene å overføre ressurs- og prosjektdata på, enten fra Microsoft Excel-regneark til Project Online, eller fra Project Professional på hver enkelt persons datamaskin til et sentralisert Project Online-miljø.

  • Gi project portefølje management støtte for å hjelpe med project prioritering og prognoser. Det finnes mange prosjekter du ønsker å gjøre, men har begrenset budsjett og ressurser for å gjøre alle som de fleste firmaer. Du trenger en måte å finne ut hvilke prosjekter som du skal flytte på. Prosjektstyringskontor kan drive project og programmet utvalget prosessen til å sikre at fremtidige investeringene er i tråd med organisasjonens strategiske mål og vekst syn.

  • Administrering av brukere som emosjonell endringer kan vises i flytting fra deres gjeldende prosjektstyringssystem de er tilkoblet. Taktfullt påvirker for eksempel prosjektledere til å flytte fra sine gamle prosessen med å lagre deres prosjektfiler sine harddisker og dele dem ved å vise dem fordelene ved å publisere dem på Project Online. Prosjektstyringskontoret kan gjøre dette ved devoting lengre tid å overbevise mer overordnet prosjektlederne først og deretter håper deres innvirkning på de andre project ledere bidrar til å drive endringen.

  • De kan håndtere de tekniske utfordringene som oppstår ved endringer, ved å gi god og variert opplæring.

Hvorfor trenger jeg et prosjektstyringskontor?

I eksemplet family være konsekvensene av adresserer ikke noen av behovene d. Hvis du for eksempel ikke går gjennom en underordnet rapport kortet når det kommer først kan føre til antas det at ting er Fin, når faktisk mer studere tid eller en tutor kan være nødvendig. På samme måte, kan distribuerer Project Online uten å opprette en enhet som gjør det enklere med standardiseringsorganisasjonen og innføring også ha d situasjoner. Å etablere et Prosjektstyringskontor hjelper med å øke sjansene for suksess for Project Online distribusjonen. Avhengig av målene, kan dette Oversett til bedre effektiviteten innen prosjektstyring (for eksempel flere prosjekter fullføres i tide), som er vanligvis knyttet til lavere kostnader til å administrere prosjekter (for eksempel flere project fullføres på eller under budsjettet).

Hva må jeg gjøre for å opprette et prosjektstyringskontor?

I og med at du har tatt deg bryet med å finne denne artikkelen, har du sannsynligvis allerede tatt de første skrittene mot å opprette et prosjektstyringskontor. Hvis du er interessert i å bytte til Project Online, kjenner du nok allerede til hvordan dette kan forbedre effektiviteten eller løse problemer hos bedriften din. Når du bestemmer deg for en metode du skal bruke for å formalisere prosjektstyringskontoret, bør du tenke over følgende:

Definere hva du vil at prosjektstyringskontoret skal gjøre

Primære mål av Prosjektstyringskontoret skal være å løse problemer med bestemte business? Du kan for eksempel implementere en timelistesystemet for å få bedre kontroll av kostnadsanalyse. Eller du kan ha prosjektet data spredt over to eller tre selv forskjellige programmer, og ønsker å konsolidere dataene i ett enkelt system, noe som kan bidra til å gi bedre innsikt i utførelsen av prosjekter. Eller det kan være å gi pågående project management veiledning og løse project manager opplæring behov. Når du forstår hvorfor Prosjektstyringskontoret er nødvendig, vil det være enklere å omfang kravene er i å opprette og vedlikeholde den.

Få støtte fra ledelsen

Sørg for at du blir støttet av noen i ledelsen. Det er viktig at prosjektstyringskontoret støttes av ledelsen ettersom mangel på administrativ støtte er en av de vanligste årsakene til at prosjektstyringskontorer ikke blir en suksess. Det er flott hvis du allerede har en leder som kjenner til fordelene ved og viktigheten av det du prøver å gjøre. Hvis dette ikke er tilfellet, er den beste måten å overbevise dem på å vise dem fordelene ved å flytte over til et prosjektstyringssystem som Project Online. Du kan gjøre dette ved å vise dem et problem i bedriften som kan løses ved hjelp av et prosjektstyringskontor. Du gjorde kanskje dette til en viss grad første gang du evaluerte Project Online, men du kan virkelig overbevise ledelsen ved å vise dem hvordan det fungerer med dine egne data i et forsøksmiljø. Det er viktig å vise ledelsen hvilke fordeler som kan oppnås med et prosjektstyringskontor.

Sterke ledelsen kan være nyttig adresserer motstand brukere kan ha i flytting fra hva de er kjent med, til et nytt project management system, for eksempel Project Online. Promotere og hever fordelene til andre innflytelsesrik interessenter, for eksempel overordnet prosjektledere kan også hjelpe med å bryte emosjonell vedlegg som andre brukere kan systemet du flytter fra.

Sette sammen arbeidsgruppen

Enten du prøver å etablere et prosjektstyringskontor i en stor eller liten bedrift, må følgende ansvarsområder håndteres av personer fra prosjektstyringskontoret:

Rolle

Beskrivelse

Styring av innføringsplanen for Project Online

Hvis du er i ferd med å implementere Project Online, må den samlede planen noen til å drive den. Akkurat som et prosjekt må adoption planen en eier for å sikre at de nødvendige oppgavene bemannet og fullført.

Undersøking av krav til prosjektstyring

Denne personen vurderer kravene til prosjektstyring i organisasjonen. Denne personen må snakke med brukere i bedriften og på tvers av avdelingene for å finne ut hvordan de for øyeblikket styrer prosjekter, hvilke krav som gjelder og hvordan prosjektene kan forbedres ved å implementere Project Online. Den prosjektansvarlige må underrettes om disse kravene, slik at de kan implementeres på riktig måte i Project Online. Denne personen må ha god prosjektstyringskompetanse, men bør også være en person med gode kommunikasjonsevner. Det kan hende at enkelte i bedriften er knyttet til prosessen du prøver å få dem til å gå bort fra. Denne personen må kunne håndtere dette ved å vise hvordan det nye systemet vil gjøre ting mye enklere for dem.

Opplæring, dokumentasjon og støtte

Denne personen må vurdere kompetansenivået til brukerne, og vil være ansvarlig for at brukerne lærer seg å bruke produktet riktig. Dette kan innebære å opprette rollebasert opplæring for prosjektansvarlige, prosjektledere, gruppeledere og gruppemedlemmer. Selv om du kanskje kommer til å bruke mest tid på å forberede opplæringen for prosjektledere og prosjektansvarlige, kan det hende at gruppeledere og gruppemedlemmer vil synes at hurtigreferansekort, oversiktsark, sjekklister eller korte veiledninger er mer effektivt. Du må også ha et system som tilbyr brukerne lokal støtte, og en metode som fører mer kompliserte problemer gjennom de riktige kanalene.

Forbindelse til IT-avdelingen

Det er viktig i engasjerende dem til å hjelpe med å fortegnet opp, installasjon og konfigurasjon av Project Online samarbeid med IT-avdelingen. Hvis du bare i ferd med å evaluere Project Online, kan dette vanligvis gjøres av noen fra IT-avdelingen uten for mye problemer ved å se Komme i gang med Project Online -dokumentasjonen.

Prosjektstyringskontoret må samarbeide med IT-avdelingen i håndteringen av følgende to områder:

  • Administrering av Office 365: Prosjektstyringskontoret må samarbeide med Office 365-administratoren om å tilordne brukere og lisenser.

  • Administrasjon av Project Online: Prosjektstyringskontoret må også samarbeide med Project Online-administratoren om anliggender som egendefinerte felt, ressurser og konfigurering av timelister. Det kan også hende at de må samarbeide med prosjektstyringskontoret om å implementere prosesser i Project Online via arbeidsflyter.

Noen prosjektstyringskontorer i større selskaper har også prosjektledere som er tilordnet til å hjelpe bestemte prosjekter som har behov for dette. Dette kan bety alt fra å være rådgiver for prosjekteieren, til faktisk å ta over eierskapet av prosjektet, avhengig av prosjektets omfang.

Opprette en målsetning for prosjektstyringskontoret

Alle prosjektstyringskontorer bør ha en målsetning. Hvis du allerede har vurdert behovet for et prosjektstyringskontor, blir det mye enklere å opprette en målsetning. Se på bedriftens eksisterende målsetning, og prøv å opprette én som er i samsvar med denne. Målsetningen trenger ikke å være altfor omfattende, men bør gi alle en grunnleggende forståelse av hvorfor prosjektstyringskontoret er der, og hvilken rolle det spiller i bedriften.

Legge en plan for opprettelsen av prosjektstyringskontoret ditt

Etter angi omfang gjennom oppgavene du må opprette ditt Prosjektstyringskontor, bør du opprette en overordnet prosjektplan for den. Vurder å bygge av Prosjektstyringskontoret som et stort prosjekt, med tilknyttede oppgaver, varigheter og tildelinger. Prosjektplanen vil bli mer definert mens du går gjennom noen av de første oppgavene, for eksempel vurdering av miljøet. Prosjektplanen bidrar til å gi Prosjektstyringskontoret en build-plan for å holde oversikt over hva du har gjort, hva du arbeider med, og hva du har ennå i å opprette ditt Prosjektstyringskontor. Her er hvordan flere Prosjektstyringskontoret build aktiviteter i en prosjektplan for Project Online kan se:

Prosjektplan fra administrasjonskontor for prosjekt i Project Online

Lære mer om prosjektstyringskontorer

Hvis du ikke allerede har et Prosjektstyringskontor, kan du bli intimidated litt på tanken på starte ett. Selv om firmaets krav og behov vil drive Prosjektstyringskontoret, må du vite hvordan du oppretter rammeverk for å etablere og utvikle seg Prosjektstyringskontoret. Avhengig av målene bør du slå opp ord i de ulike metoder for Prosjektstyringskontoret prosessen og bransje, eller se hvilken Prosjektstyringskontor-modell som du kan justere nært med. Det finnes mange bøker, opplæring og ressurser på nettet om å opprette og administrere Prosjektstyringskontorer som kan hjelpe deg i arbeidet ditt.

Hvis du prøver å konfigurere et Prosjektstyringskontor og trenger hjelp, bør du kontakte en Microsoft-sertifisert Partner eller Microsoft konsulenttjenester. Vi har også huset konsulenter hos Microsoft utmerket opplevelse på hvordan du konfigurerer Prosjektstyringskontorer for liten, Middels og store selskaper.

Hva skjer nå?

Dette er tilfelle, er du klar til å starte Prosjektstyringskontoret? Du har for, realisert etter å ha lest denne artikkelen som starter et Prosjektstyringskontor er en investering som skal være lurt å tid og krefter. Den krever mange samarbeid med personer i firmaet ditt, og det er viktig å har ledelsen «champion». Det vil også kreve en investering på å undersøke mer om hvordan du konfigurerer et Prosjektstyringskontor gjennom de mange ressursene som er tilgjengelige. Og hvis du trenger hjelp, kan du slå til Microsoft-sertifiserte partnere, samt Microsoft konsulenttjenester.

Hvis du er i en mindre bedrift, kan omfanget av alt dette virker overveldende. Du må kanskje ikke ressursene som skal leie personer for hver Prosjektstyringskontoret rolle nevnt i tabellen "Build arbeidsgruppen", og du trenger ikke. Bare være oppmerksom på at dette er ansvarsområder som sannsynligvis må håndteres på et bestemt tidspunkt i tid, og til en viss grad som dekker dine behov. Vær også oppmerksom på at innsatsen behov kan skalere til firmaet størrelse og mål. Et Prosjektstyringskontor i en mindre bedrift kan bare må oppfylle med noen overordnet prosjektledere i selskapet sitt å vurdere behovene, kontra flere avdelinger med varierte krav i et større firma.

Etablering av et prosjektstyringskontor kan hjelpe deg med å lykkes med Project Online, og bruk av Project Online kan føre til at prosjektstyringskontoret blir en suksess. Lykke til med implementeringen!

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×