Hvordan vet du om prosjektet er på budsjett? Gjennom kostnadssporing i Project. Bruk Project til å sammenligne opprinnelige kostnadsestimater, faktiske kostnader, forventede kostnader og se avvikene mellom kostnader når som helst og på alle detaljnivåer.
I denne artikkelen
Hva er kostnadssporingsprosessen?
Du bør først opprette en budsjett ved å opprette og skrive inn kostnadsverdier for budsjettressurser som er tilordnet til prosjektsammendrag, for å få best mulig oversikt over kostnader. Deretter kan du identifisere andre ressurser og aktivitetskostnader som du vil spore og måle mot budsjettressursene. Du kan angi lønnssatser, kostnader per bruk og faste kostnader for aktiviteter, ressurser, og eventuelt tildelinger. Deretter angir du beregnet arbeid eller varighet for aktiviteter og tildeler ressurser til aktivitetene.
Bare når alle disse trinnene er fullført, kan Project beregne de totale estimerte kostnadene for prosjektet. Du vil kanskje begrense estimatene dine. Når du er ferdig, kan du kategorisere og gruppere alle ressurser for å sammenligne dem med budsjetterte kostnader. Du kan også angi en opprinnelig plan med budsjetterte kostnader, og bruke den til å sammenligne med faktiske kostnader etter hvert som prosjektet går fremover.
Når prosjektet starter, oppdaterer du aktivitetsfremdriften – mengden arbeid som er utført på aktiviteter eller prosentandelen av aktivitetene som er fullført. Project beregner kostnader for deg basert på aktivitetsfremdrift.
Obs!: Du kan også velge å deaktivere automatisk beregning av kostnader og angi faktiske kostnader selv, i tillegg til aktivitetsfremdrift.
Ved å kombinere de faktiske kostnadene for fullført arbeid med de estimerte kostnadene for gjenstående arbeid, beregner Project planlagte (forventede) kostnader. Enda viktigere er det at den beregner forskjellen mellom de planlagte og opprinnelige kostnadene. Denne forskjellen, eller kostnadsavviket, forteller deg om prosjektet er på budsjett.
Du kan utføre enkel kostnadssporing ved å vise de faktiske og planlagte (forventede) kostnadene for aktiviteter, ressurser, tildelinger og prosjektet.
Hvis du har opprettet et budsjett gjennom en opprinnelig plan, kan du utføre mer omfattende sporing ved å sammenligne de faktiske og planlagte kostnadene med de opprinnelige kostnadene.
Hvis du vil finne ut om du er på budsjett eller ikke, kan du vise kostnadsavviket mellom planlagte kostnader og opprinnelige kostnader. Hvis for eksempel en aktivitet er budsjettert til å koste kr 500, men aktiviteten er halvveis utført og allerede koster usd 35, er den planlagte kostnaden kr 600 (de faktiske kostnadene på USD 35 til dags dato, pluss de 25 forventede kostnadene for gjenstående arbeid på aktiviteten). Kostnadsavviket er kr 100 (60 USD i faktiske kostnader minus 50 usd i budsjettkostnader).
Ved å overvåke kostnadsavvik regelmessig, kan du gjøre noe for å sikre at prosjektet holder seg nær budsjettet.
Obs!: Du kan bare vise kostnadsavvik hvis du har angitt opprinnelige kostnader og lagret en opprinnelig plan. Hvis du for eksempel ikke angir lønnssatser for en ressurs før du lagret den opprinnelige planen, kan du ikke vise kostnadsavvik for denne ressursen.
Kan du gi meg et eksempel på kostnadssporing?
Du kan skrive inn aktiviteten «Test programmet» i prosjektplanen og tilordne en kontrakttester til aktiviteten med kr 400 per time (anta at testerens lønn er det eneste bidraget til aktivitetskostnaden). Du angir en varighet på 10 dager (8 timer per dag), og deretter lagrer du en opprinnelig plan.
På slutten av 5 dager bestemmer du at aktiviteten er halvferdig, og du merker aktiviteten i Project som 50 % fullført. I Aktivitetsliste-visningen bruker du kostnadstabellen og ser følgende:
-
I Opprinnelig plan-feltet viser Project de opprinnelige kostnadene for aktiviteten, kr 32 000, som beregnes ved å multiplisere det opprinnelige varighetsestimatet på 10 dager (eller 80 timer) med testerens standard timepris på KR 400 per time.
-
Fordi aktiviteten ikke påløper noen ikke-planlagte kostnader i løpet av de første fem dagene, viser faktiske felt nøyaktig den faktiske kostnaden som er påløpt til dags dato. I dette tilfellet beregnes faktisk arbeid av formelen Faktisk arbeid * Standardsats = Faktiske kostnader, eller 40 timer * KR 400 per time = KR 16 000. (Overtid, kostnader per bruk og faste kostnader er ikke inkludert i dette eksemplet, men kan inkluderes i en faktisk kostnad.)
-
Den gjenstående kostnaden beregnes av formelen Gjenstående arbeid * Standardsats = Gjenstående kostnader, eller 40 timer * KR 400 per time = KR 16 000.
-
I feltet Totale kostnader Project vise den planlagte kostnaden, som beregnes i henhold til formelen Faktiske kostnader + Gjenstående kostnader = Planlagte kostnader, eller KR 16 000 + KR 16 000 = KR 32 000. Fordi den planlagte kostnaden er lik den opprinnelige kostnaden, viser feltet Avvik et kostnadsavvik (CV) på kr 0, noe som betyr at aktiviteten er nøyaktig på budsjettet.
Hvor kan jeg vise kostnadsinformasjon?
I Project kan du se kostnader for aktiviteter, ressurser og tildelinger. Du kan også se prosjektkostnadene, som vanligvis er basert på disse mer detaljerte kostnadene. Du kan vise både totale kostnader og tidsinndelt kostnader, som er kostnader fordelt over tid.
Hvis du vil ha mer informasjon og trinnvise prosedyrer for å vise kostnadsinformasjon i Project, kan du se Vis totalsummer for prosjektkostnader.
