Sortere poster i egendefinert rekkefølge

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Noen ganger vil du kanskje sortere data etter en brukerdefinert rekkefølge (også kalt egendefinert eller logisk rekkefølge) i stedet for å sortere dem alfabetisk eller numerisk. Det er for eksempel mer logisk å sortere ukedagene slik at mandag vises før fredag, i stedet for å sortere dem alfabetisk. Du kan sortere data i dataarkvisningen for en tabell eller spørring eller i skjemavisningen for et skjema.

Hva vil du gjøre?

Sortere et lite antall unike feltverdier

Sortere et stort antall unike feltverdier

Sortere et lite antall unike feltverdier

I denne prosedyren skal du skrive et uttrikk som bruker IIf-funksjonen til å rangere ansattes titler.

Først oppretter du en tabell som inneholder tre felt – Tittel, Fornavn og Etternavn. I feltet Tittel skriver du inn de følgende verdiene for fire nye poster:

  • Koordinator for internsalg

  • Salgssjef

  • Salgsrepresentant

  • Visepresident, salg

I feltene Fornavn og Etternavn for de fire postene skriver du inn navnene du vil ha.

  1. Åpne tabellen i dataarkvisning.

  2. Klikk Avansert i kategorien Hjem i gruppen Sorter og Filtrer, og klikk deretter Avansert Filter/sortering på hurtigmenyen.

  3. Legg til feltene du vil bruke, i rutenettet, for eksempel Fornavn, Etternavn og Tittel.

  4. Høyreklikk Felt-raden i den første tomme kolonnen, klikk Zoom og skriv inn følgende uttrykk:

    IIf ([Tittel] = "Visepresident, salg"; 1, IIf ([tittel] = "Salgssjef", 2, IIf ([tittel] = "Salgsrepresentant", 3, IIf ([tittel] = "Internsalg", 4, 5)))

    Tittel er navnet på feltet som inneholder verdiene som skal rangeres. Verdiene i anførselstegn er enkeltverdiene som er lagret i feltet. Den numeriske verdien som følger, er rangen som er tilordnet verdien. Det forrige uttrykket tilordner rangeringen 1 til og med 4 til fire ulike titler, og tilordner rangeringen 5 til alle andre. Når du sorterer postene, vil titlene som ikke er nevnt i uttrykket, bli tilordnet den samme rangen (5).

  5. Klikk Stigende i Sorter-raden for kolonnen som inneholder uttrykket.

  6. Klikk Aktiver/deaktiver Filter i gruppen Sorter og Filtrer i kategorien Hjem.

    Funksjonen IIf returnerer den numeriske verdien som tilsvarer verdien i Tittel-feltet. Hvis verdien i Tittel-feltet er Salgssjef, returneres for eksempel tallet 2. Hvis Tittel-feltet inneholder en verdi som ikke er oppført som et argument i funksjonen, for eksempel Distriktskoordinator, tilordnes verdien tallet 5. Spørringen sorterer deretter tallene i stigende rekkefølge.

Til toppen av siden

Sortere et stort antall unike feltverdier

Hvis du har et stort antall verdier som skal rangeres, er det bedre å opprette en oppslagstabell som sorterer dataene.

La oss anta at Ansatte-tabellen inneholder mer enn 50 ulike titler. Du må da først opprette en oppslagstabell og klargjøre den eksisterende tabellen slik at den slår opp i den nye. Deretter må du relatere de to tabellene og opprette en spørring.

Opprette en oppslagstabell og endre den eksisterende tabellen

  1. Opprett en ny oppslagstabell som skal inneholde titlene. Gi tabellen navnet tblTitler, og sett feltene til datatypene som er angitt i parentes, slik som vist i følgende tabell:

TittelID
(Autonummer)

Tittel
(tekst)

1

Visepresident, salg

2

Salgssjef

3

Salgsrepresentant

4

Koordinator for internsalg

  1. Angi TittelID-feltet som primærnøkkel.

  2. Endre Ansatte-tabellen slik at den slår opp i tblTitler-tabellen.

    • Endre navnet på Tittel-feltet til TittelID i utformingsvisning.

    • I Datatype-kolonnen endrer du Datatype til Tall.

  3. Under Feltegenskaper i kategorien Generelt endrer du Feltstørrelse til Langt heltall.

  4. Lagre tabellen, og ignorer advarselen om tap av data.

  5. Bytt til dataarkvisning.

  6. Fyll ut tittelkolonnen med TittelID-verdien som tilsvarer tittelverdien.

    Skriv for eksempel 2 for poster der Tittel-verdien er Salgssjef, og 3 for Salgsrepresentant.

  7. Lagre og lukk tabellen.

Relatere de to tabellene

  1. Velg kategorien Databaseverktøy, gruppen Vis/skjul, og klikk Relasjoner.

  2. Velg Tabellnavn i Vis/Skjul-gruppen i kategorien Utforming.

  3. Merk tblTitler og Ansatte, og klikk Legg til for å legge dem til i vinduet Relasjoner. Lukk dialogboksen Vis tabell.

  4. Dra TittelID-feltet fra tblTitler-tabellen til TittelID-feltet i Ansatte-tabellen.

    Dialogboksen Rediger relasjoner vises.

  5. Kontroller at begge feltnavnene som vises i de to kolonnene, er TittelID, og at boksen Relasjonstype viser En-til-mange. Du kan endre feltnavnene om nødvendig.

  6. Merk av for Gjennomfør referanseintegritet.

  7. Klikk Opprett for å opprette relasjonen.

    Dialogboksen Rediger relasjoner lukkes, og endringene lagres.

  8. Lukk kategorien Relasjoner.

Opprette en spørring

  1. Velg kategorien Opprett, gruppen Annet, og klikk Spørringsutforming.

  2. Velg kategorien Tabeller i dialogboksen Vis tabell, dobbeltklikk Ansatte, og dobbeltklikk deretter tblTitler.

  3. Lukk dialogboksen Vis tabell.

  4. Legg til feltene AnsattID, Etternavn og Fornavn fra Ansatte-tabellen, og Tittel-feltet fra tblTitler-tabellen i spørringsrutenettet.

  5. Bytt til dataarkvisning.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×