Sortere og filtrere data for en utskriftsfletting

Sortere og filtrere data for en utskriftsfletting

Du kan bruke utskriftsfletting til å opprette og sende masseutsendelser og opprette konvolutter og etiketter. Adresselisten er datakilden som brukes for utskriftsfletting. Word henter informasjon fra adresselisten og setter det inn i dokumentet for utskriftsfletting.

Redigere adresselisten

Med utskriftsfletting kan du sortere og filtrere data i adresselisten, slik at du velger bare de postene du ønsker.

  1. Åpne dokumentet for utskriftsfletting ved behov.

  2. Velg Rediger mottakerliste i gruppen Start utskriftsflettingMasseutsendelser-fanen.

    Velg Rediger mottakerliste i Start sammenslåing-gruppen på Masseutsendelser-fanen i utskriftsfletting i Word.

    Tips!: Hvis Rediger mottakerliste er utilgjengelig, velger du Velg mottakere og kobler dokumentet til adresselisten du vil bruke.

  3. Merk av for hver mottaker hvis poster skal inkluderes i flettingen i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting.

    Merk av for å inkludere hver mottaker for hver rad.

    Tips!: Hvis du vil gruppere rader eller begrense visningen til enkelte rader, kan du sortere eller filtrere adresselisten.

Flere alternativer

I dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting ser du alternativer for å begrense adresselisten. De to oftest brukte alternativene er å sortere og filtrere listen, da dette gjør det enklere å finne navn og adresser. Hvis du vil ha detaljer, kan du gå til «Sortere mottakerlisten» eller «Filtrere mottakerlisten» nedenfor.

Velg Rediger mottakere i et dokument for utskriftsfletting i Word, og velg et alternativ i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting under Begrens mottakerliste.

Sortere mottakerlisten

Det er mange måter du kan sortere mottakerlisten på. Fremgangsmåten nedenfor er bare ett eksempel på hva du kan gjøre for å sortere poster.

  1. Velg Sorter under Begrens mottakerliste, og dialogboksen Filtrer og sorter åpnes.

  2. Velg rullegardinpil ned for Sorter posterSorter poster-fanen, velg kolonnenavnet i Excel-adresselisten du ønsker å sortere etter, og velg deretter Stigende or Synkende som sorteringsrekkefølge.

    Som en del av utskriftsfletting i Word velger du Rediger mottakerliste, og velger Sorter under Begrens mottakerliste.

  3. (Valgfritt) Velg rullegardinpil ned for Heller etter, velg kolonnenavnet du ønsker å sortere etter, og velg deretter Stigende eller Synkende som sorteringsrekkefølge.

  4. (Valgfritt) Gjenta trinn 3 hvis du trenger å legge til enda et kolonnenavn å sortere etter.

  5. Velg OK, og se sorteringsresultater.

    Som en del av utskriftsfletting i Word: resultater til en sortering av en mottakerliste.

    Obs!: Mottakerlisten er nå i stigende alfabetisk rekkefølge.

Filtrere mottakerlisten

Du kan filtrere adresselisten for å se bare mottakerne du ønsker å inkludere i utskriftsflettingen. Filteret returnerer for eksempel poster for personer i bestemte byer eller for beholdningsobjekter til en bestemt pris.

I følgende fremgangsmåte angir du forhold som skal brukes for å filtrere adresselisten din. Filtrering brukes enkle vilkår (uttrykk) basert på valgene du foretar deg for å evaluere om dataene du oppga faktisk eksisterer.

  1. Velg Filtrer under Begrens mottakerliste, og dialogboksen Filtrer og sorter åpnes.

  2. Velg rullegardinpil ned for FeltFiltrer oppføringer-fanen, og deretter velger du kolonnenavnet i Excel-adresselisten som du ønsker å bruke som overordnet filter.

    Obs!: Filtrer poster-fanen er formatert likt et skjema med fire kolonner. Kolonnene er, fra venstre mot høyre, betingelse, felt, sammenligningsoperator og brukerdefinert treffvilkår.

  3. Velg rullegardinpil ned for Sammenligning, og velg deretter Er lik eller et annet sammenligningsalternativ.

  4. Skriv inn dataene du ønsker at det merkede området i Felt-boksen samsvarer med, i Sammenlign med-boksen.

  5. (Valgfritt) Hvis du ønsker å legge til et underordnet filter, gjør du ett av følgende i kolonnen helt til venstre:

    • Velg Og for å sikre at begge filterbetingelsene er oppfylt, og gjenta deretter trinn 2 til trinn 4.

      eller

    • Velg Eller for å sikre at ett av filterbetingelsene er oppfylt, og gjenta deretter trinn 2 til trinn 4.

    Som en del av utskriftsfletting i Word velger du Rediger mottakerliste, og velger Filtrer under Begrens mottakerliste.

  6. Gjenta trinn 5 ved behov.

  7. Velg OK når du er ferdig, og vis deretter resultatene av de filtrerte postene.

    Som en del av utskriftsfletting i Word: resultater til et filter som ble tatt i bruk på en mottakerliste.

Finne en mottaker

Du kan søke i adresselisten og finne en bestemt mottaker eller gruppe av mottakere som har et felles attributt, for eksempel et etternavn, et postnummer eller et medlemsnummer.

  1. Velg Finn mottaker i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting under Begrens mottakerliste.

  2. Skriv inn attributtnavnet du ønsker å søke etter i adresselisten, i Finn-boksen på dialogboksen Søk etter oppføring.

    Skriv inn et navn i dialogboksen Søk etter oppføring for å finne en mottaker.

  3. Gjør ett av følgende for Søk i:

    • Godta standardalternativet Alle felter.

      eller

    • Velg Dette feltet, og velg kolonnenavnet du ønsker å søke etter i rullegardinlisten.

  4. Velg Finn neste.

    Obs!: Hvis det finnes et treff på et søkeord, utheves oppføringen i adresselisten. Velg Finn neste på nytt, og hvis det finnes et nytt treff, utheves også dette i listen.

Se også

Se Ta utskriftsfletting til et høyere nivå – en gratis videoopplæring som forklarer sortering og filtrering av felt for utskriftsfletting, tilpassing av utskriftsflettingen med egendefinerte meldinger, og hvordan du setter inn tilpassede flettefelt.

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×