Smart arbeid: Bruke tilgjengelighetsfunksjonen til din fordel

Bruk denne veiledningen som en hjelp til å holde kontakten med personer som er viktige for deg og personer som er av avgjørende betydning i jobbsammenheng.

Hva vil du gjøre?

Fortelle andre hva du holder på med

Endre tilgjengelighetsstatusen

Fortell andre hva som skjer i dag

Angi plasseringen din

Holde kontakten med personer som er viktige for deg

Søke etter personer

Låse ofte brukte kontakter

Opprette grupper for personer du kommuniserer med regelmessig

Opprette en gruppe

Legge til personer i en gruppe

Sende en direktemelding til en kontakt eller gruppe

Invitere flere personer til en direktemeldingssamtale

Spore opp en travel kollega

Merke en kontakt

Se kommunikasjonsmetodene som er tilgjengelige for en kontakt

Sjekke plasseringen til en kontakt

Sjekke kalenderen til en kontakt

Holde deg oppdatert på den daglige kommunikasjon

Sende e-post til en kontakt

Planlegge et møte med noen

Se etter ubesvarte samtaler

Få slutt på avbrytelsene

Sette statusen til Ikke forstyrr

Fortelle andre hva du holder på med

Kommunikasjonsprogramvaren Microsoft® Lync™ 2010 angir tilgjengeligheten din automatisk basert på aktiviteten din eller Microsoft® Outlook®-kalenderen, men du kan selv oppgi en plassering eller legge inn en merknad for å gi andre mer informasjon.

Endre tilgjengelighetsstatusen

  • Åpne Lync 2010 og klikk tilgjengelighetsmenyen under navnet ditt i hovedvinduet i Lync. Velg deretter en annen status, for eksempel Straks tilbake.

Tilstedeværelsesstatus i Lync

Følgende tabell beskriver tilgjengelighetsstatusen som andre ser for deg og hva statusen betyr.

Tilgjengelighetsstatus

Beskrivelse

Tilstedeværelsesstatusen Tilgjengelig i Lync Tilgjengelig

Du er pålogget og kan kontaktes.

Tilstedeværelsesstatusen Opptatt i Lync Opptatt

Du er i en Lync-samtale, eller du er i et møte i henhold til Outlook-kalenderen, og må ikke forstyrres.

Tilstedeværelsesstatusen Ikke forstyrr i Lync Ikke forstyrr

Du vil ikke forstyrres, og du ser bare samtalevarslinger hvis de sendes av noen i din egen Arbeidsgruppe.

Tilstedeværelsesstatusen Borte i Lync Straks tilbake

Du er borte fra datamaskinen en liten stund.

Tilstedeværelsesstatusen Borte i Lync Borte

Datamaskinen din har ikke vært i bruk på en stund (standardperioden er 15 minutter).

Tilstedeværelsesstatusen Borte i Lync Ikke på jobb

Du jobber ikke og kan ikke kontaktes.

Tilgjengelighetsstatusen Frakoblet i Lync Frakoblet

Du er ikke logget på. Hvis du har blokkert enkeltpersoner fra å se tilgjengeligheten din, vises du som frakoblet for dem.

Tilstedeværelsesstatusen Ukjent i Lync Ukjent

Tilgjengeligheten din er ikke kjent. Hvis andre ikke bruker Lync som sitt hoveddirektemeldingsprogram, kan tilgjengeligheten din vises som ukjent for dem.

Fortell andre hva som skjer i dag

  • I hovedvinduet i Lync kan du klikke merknadsboksen over navnet ditt og deretter skrive inn en merknad, for eksempel "Arbeider hjemmefra" eller "Jobber etter en tidsfrist, send direktemelding i stedet for å stikke innom".

Endre statusmelding i Lync

Angi plasseringen din

  • Under tilgjengelighetsstatusen din i hovedvinduet i Lync vises det en plassering som er relatert til nettverket du er koblet til. Du kan gi denne plasseringen mer mening ved å endre navnet til "Jobb" eller "Hjemme". Hver gang du arbeider fra denne plasseringen, vil kontaktene du ønsker å dele denne informasjonen med, være bedre informert om hvor du er. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du konfigurerer fortrolighetsforhold, kan du se Styre tilgangen til tilstedeværelsesinformasjonen.

Vis plassering i Lync

Til toppen av siden

Holde kontakten med personer som er viktige for deg

Du kan bygge opp kontaktlisten på en måte som forenkler kommunikasjonen og gjør det mulig å se tilgjengelighet og kontaktinformasjon for menneskene som er viktige for deg. Den enkleste måten å finne andre på, enten de allerede er i kontaktlisten din eller ikke, er å søke etter dem i søkeboksen. I tillegg til å kunne søke etter navn eller telefonnummer kan du søke etter andre vilkår som en kontakt har spesifisert i en profil. Hvis det vises en Kompetanse-knapp under søkeboksen, kan du prøve å søke etter en kompetansetype eller et ekspertiseområde, en stilling og så videre.

Som en hjelp til å organisere kontaktlisten fylles listen Ofte brukte kontakter ut automatisk, basert på de 10 kontaktene du oftest har samtaler med. Du kan også låse de viktigste kontaktene øverst i denne kontaktgruppen, slik at du har raskere tilgang til dem. I Lync 2010 forhåndsutfylles den låste listen med gruppemedlemmene dine.

Søke etter personer

  • Begynn å skrive inn navnet på en person i søkeboksen i kontaktlisten i hovedvinduet i Lync. Resultatene vises under boksen.

Søke etter en kontakt

Låse ofte brukte kontakter

  • Høyreklikk personen i kontaktlisten eller søkeresultatene, og klikk deretter Fest til ofte brukte kontakter.

Communicator

Til toppen av siden

Opprette grupper for personer du kommuniserer med regelmessig

Har du behov for å sende en rask melding til en hel gruppe? Du kan konfigurere en gruppe for hvert arbeidsgruppe du arbeider med, slik at du kan se hvem som er tilgjengelige på et gitt tidspunkt eller kontakte hele gruppen.

Opprette en gruppe

  • Høyreklikk et gruppenavn i kontaktlisten i hovedvinduet i Lync (for eksempel Ofte brukte kontakter), klikk Opprett ny gruppe, og gi deretter et navn til gruppen.

Opprett ny gruppe valgt ved å høyreklikke en eksisterende gruppe

Legge til personer i en gruppe

  • Gjør ett av følgende i kontaktlisten:

    • Dra kontakter over i en gruppe.

    • Søk etter en kontakt, høyreklikk personen i søkeresultatene, klikk Legg til i kontaktliste, og klikk deretter navnet på den nye gruppen.

Sende en direktemelding til en kontakt eller gruppe

  • Pek på kontakten eller gruppen i kontaktlisten, og vent til kontaktkortet åpnes.

  • Klikk Direktemelding-knappen på kontaktkortet.

Communicator

Invitere flere personer til en direktemeldingssamtale

  • Klikk menyen Alternativer for personer i samtalevinduet, og klikk deretter Inviter etter navn eller telefonnummer.

Inviter personer i Lync

Du kan også legge til kontakter eller grupper ved å dra dem fra kontaktlisten til samtalevinduet.

Tips!:  Hvis du har kontakter utenfor organisasjonen, kan du likevel legge dem til. Bare klikk Inviter via e-post, så kan de bli med i samtalen ved å klikke en kobling i e-postmeldingen (enten de har Lync installert eller ikke).

Til toppen av siden

Spore opp en travel kollega

Lync ikke bare viser deg statusen til en person (for eksempel Tilgjengelig, Opptatt eller Borte) – du kan også finne ut hvor vedkommende befinner seg, og du får hjelp til å fastslå den beste kommunikasjonsmetoden. Du kan for eksempel "merke" en kontakt, det vil si at Lync viser en varsling så snart kontaktens status endres til Tilgjengelig, slik at du får beskjed når det er greit å sende en direktemelding eller stikke innom.

Merke en kontakt

  • Høyreklikk en kontakt i kontaktlisten i hovedvinduet i Lync, og klikk deretter Merk for varsler om statusendring.

Communicator

Se kommunikasjonsmetodene som er tilgjengelige for en kontakt

  • Åpne et kontaktkort ved å peke på kontaktens bilde i kontaktlisten.

  • Langs nedre kant ser du de ulike metodene du kan bruke når du vil kommunisere med vedkommende, for eksempel e-post og direktemeldinger. Klikk en av disse knappene hvis du vil kontakte personen.

Communicator

Sjekke plasseringen til en kontakt

  • Åpne et utvidet kontaktkort ved å peke på bildet til kontakten i kontaktlisten og deretter klikke utvidelsespilen i hjørnet nederst til høyre.

Utvide et kontaktkort

  • Kontaktkortet viser personens plassering for øyeblikket (knyttet til nettverket han eller hun er koblet til for øyeblikket), i tillegg til kontor og telefonnumre.

Sjekke kalenderen til en kontakt

  • Åpne det utvidede kontaktkortet ved å dobbeltklikke bildet av personen i kontaktlisten.

  • Se på oppføringen ved siden av Kalender.

Communicator

Til toppen av siden

Holde deg oppdatert på den daglige kommunikasjon

Lync er tett integrert med Outlook. Ikke bare kan du administrere direktemeldingssamtaler via Lync – du kan også sende e-post og Outlook-møteinnkallelser til Lync-kontakter. Både Lync og Outlook varsler deg også når du har gått glipp av samtaler.

Sende e-post til en kontakt

  • Pek på bildet eller tilgjengelighetsindikatoren til en kontakt i kontaktlisten i hovedvinduet i Lync. Kontaktkortet åpnes, og hvis vedkommende kan kontaktes via e-post, ser du en e-postknapp nederst.

  • Klikk denne knappen for å åpne en ny e-postmelding i Outlook.

Communicator

Planlegge et møte med noen

  • Klikk alternativmenyen ved siden av telefonknappen på et kontaktkort, og klikk deretter Planlegg et møte.

Communicator

Se etter ubesvarte samtaler

  • Klikk ikonet for tapte varslinger i hjørnet nederst til høyre i hovedvinduet i Lync, og gjør deretter ett av følgende:

    • Klikk Ubesvarte anrop, slik at mappen Samtalelogg i Outlook åpnes.

  • Klikk Ny talemelding for å spille av meldingen.

Communicator

Merknad:  Klikk Personlig i dialogboksen Lync - Alternativer, og kontroller at det er merket av for Lagre mine direktemeldingssamtaler i Outlook-mappen for samtalelogg.

Personlige alternativer for Lync

Til toppen av siden

Få slutt på avbrytelsene

Du kan sette statusen din til Ikke forstyrr for å unngå avbrytelser. Alle ser at du ikke ønsker å forstyrres, og hvis de prøver å invitere deg til direktemeldingssamtaler, blir du ikke plaget med varslinger (med mindre de sendes fra noen i din egen Arbeidsgruppe. Se merknaden nedenfor for nærmere informasjon).

Sette statusen til Ikke forstyrr

  • Klikk tilgjengelighetsstatusen din i hovedvinduet i Lync, og klikk deretter Ikke forstyrr.

Angi Ikke forstyrr i Lync

Merknad:  Alle kontaktene dine er Kolleger som standard. Du kan gjøre en kontakt til Arbeidsgruppe-kontakt, slik at du mottar samtalevarslinger (selv om statusen din er Ikke forstyrr), ved å høyreklikke kontakten i kontaktlisten, klikke Endre fortrolighetsforhold, og deretter klikke Arbeidsgruppe. Hvis du vil slå av varslinger fra alle når statusen din er Ikke forstyr, klikker du Alternativer-knappen, Varsler og deretter Ikke vis varsler.

Til toppen av siden

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×