Smart arbeid: Bruke Lync 2010 Attendant

Microsoft® Lync™ 2010 Attendant er et integrert program for anropsbehandling som gjør det mulig for deg å behandle mange samtaler samtidig på en effektiv måte ved å håndtere og rute telefonsamtaler og direktemeldinger raskt.

I denne artikkelen

Foreta og motta anrop

Slik foretar du et anrop

Slik svarer du på et anrop

Slik avslår du et anrop

Slik omdirigerer du en talemelding

Hva du kan gjøre under en samtale

Slik setter du en samtale på vent

Slik viderekobler du en samtale

Slik snakker du med den beregnede mottakeren før et anrop viderekobles

Slik inviterer du noen andre til å delta i samtalen

Slik avslutter du samtalen

Administrere flere samtaler

Én aktiv samtale

Flere aktive samtaler (telefon og direktemelding)

Kontaktliste og grupper

Slik finner du og legger til kontakter

Slik sorterer du kontakter

Slik organiserer du egendefinerte grupper

Opprette en tom egendefinert gruppe

Opprette en egendefinert gruppe fra kontaktlisten

Ordne egendefinerte grupper

Slik viser du standardgrupper

Slik viser du nylige søk

Hvordan fungerer anrop?

Slik legger du til en kontakt i en anropsgruppe

Slik angir du en ringeforsinkelse

Svare på anrop for en responsgruppeagent

Slik svarer du på et anrop

Parkere samtaler

Slik parkerer du en samtale

Slik henter du en parkert samtale

Foreta og motta anrop

Oppringing og svaring på anrop er blant de vanligste oppgavene som utføres med Lync 2010 Attendant. Prosedyrene er like for sending og mottak av direktemeldinger. Du kan fremdeles motta direktemeldinger mens du er i en samtale.

Slik foretar du et anrop

Hvis du vil foreta et anrop til noen i kontaktlisten, dobbeltklikker du navnet på denne personen eller klikker telefonknappen ved siden av navnet.

Foreta et anrop

  1. Når du dobbeltklikker et navn i kontaktlisten, utføres det som standard et anrop til denne personen.

Du kan endre standardverdien slik at det i stedet sendes en direktemelding når du dobbeltklikker:

  1. I verktøylinjen klikker du Alternativer, klikker Alternativer i rullegardinlisten, og deretter klikker du Handlinger og varsler.

  2. I rullegardinlisten ved siden av Når jeg dobbeltklikker en kontakt, skjer følgende velger du Send direktemelding.

  3. Trykk OK.

Alternativer-ikon i Lync Attendant

  1. Du kan søke etter en kontakt ved å skrive inn navnet i Søk-boksen. Når du skriver, vises samsvarende navn i kontaktlisten. Vær oppmerksom på det tar tid før søket fullfører den første indekseringen.

  2. Angi nummeret i Søk-boksen for å ringe etter nummer, og dobbeltklikk Søk-resultatet.

Anropsnummer

Slik svarer du på et anrop

  • Når noen ringer deg, vises det et varsel i området for innkommende anrop i hovedvinduet i Lync. Hvis du vil svare på det, kan du dobbeltklikke hvor som helst på varselet.

Varsel om innkommende anrop

Merknad:  Varselet om anrop ser annerledes ut for en gjentakende innringer – en kontakt som har ringt deg mer en én gang i løpet av 30 minutter. Svar på anropet ved å dobbeltklikke varselet eller ved å klikke Godta eller Avslå.

Melding om gjentakende innringer

Slik avslår du et anrop

  • Du kan avslå en talesamtale ved å høyreklikke varselet om innkommende anrop og deretter klikke Ignorer. Hvis talemelding er aktivert, omdirigeres anropet til telefonsvareren.

Slik omdirigerer du en talemelding

  • Hvis du vil viderekoble et anrop til en telefonsvarer, høyreklikker du varselet om innkommende anrop, velger Viderekoble, og deretter velger du et annet nummer eller Telefonsvarer.

Til toppen av siden

Hva du kan gjøre under en samtale

Når du har svart på et anrop, vises den i det aktive området. Du kan utføre forskjellige oppgaver ved hjelp av anropskontroller.

Slik setter du en samtale på vent

  • Klikk Vent-ikonet i Samtale-vinduet.

Anropskontroller

Slik viderekobler du en samtale

  1. Klikk Sett over-ikonet i Samtale-vinduet.

  2. Dobbeltklikk navnet i kontaktlisten du vil sette over samtalen til.

  3. Samtalen forsvinner bare fra samtalevinduet. Som standard vises det en feilmelding hvis viderekoblingen er vellykket.

Anropskontroller

Merknad:  Hvis du vil deaktivere varsler, klikker du Alternativer, klikker kategorien Handlinger og varsler, fjerner avmerkingen i de riktige avmerkingsboksene, og deretter klikker du OK.

Slik snakker du med den beregnede mottakeren før et anrop viderekobles

  1. Klikk knappen Konsulter før overføring eller sammenslåing av samtaler i samtalevinduet. Samtalen settes på vent.

Anropskontroller

  1. Klikk mottakerens telefonikon i kontaktlisten. (Du kan også klikke Direktemelding-ikonet for å snakke med direktemelding.)

Konsulter

Merknad: Når du snakker med den beregnede mottakeren, åpnes det et nytt samtalevindu. Den opprinnelige innringeren forblir tilkoblet, og samtalen blir satt på vent og flyttes til Vent-området. Dobbeltklikk for å veksle mellom samtaler.

  1. Hvis mottakeren godtar å ta i mot viderekoblingen, klikker du knappen Ring denne kontakten, og koble den nye samtalen til forrige samtale.

Communicator

Merknad: Hvis mottakeren ikke vil ta i mot viderekoblingen, kan du avslutte konsultasjonen. Hvis du vil fortsette samtalen med anroperen, klikker du knappen Hold/Gjenoppta samtale. Du kan deretter snakke med anroperen og ta notater før du avslutter samtalen.

Hvis viderekoblingen er vellykket, vises det ingen visuell indikator – anroperen bare forsvinner fra samtalevinduet. En mislykket viderekobling viser en feilmelding, hvis du ikke har deaktivert varsler i Alternativer-vinduet.

Slik inviterer du noen andre til å delta i samtalen

  • Hvis du vil legge til kontakter under en telefonkonferanse, klikker du Legg til-ikonet, og deretter dobbeltklikker du kontaktnavnet eller drar kontakten fra kontaktlisten til samtaleområdet. Du kan også angi et mobilnummer ved hjelp av det numeriske tastaturet.

Anropskontroller

Slik avslutter du samtalen

  • Hvis du vil avslutte samtalen, klikker du Avslutt samtale-ikonet.

Anropskontroller

Til toppen av siden

Administrere flere samtaler

Samtaleområdet (venstre side) i hovedvinduet er hvor all samtaleaktivitet forekommer. Ved å ta hensyn til innkommende, aktive og ventende (på vent) samtaler kan du administrere flere samtaler samtidig.

Én aktiv samtale

  • Vær oppmerksom på at samtalen i det aktive området er den samtalen du håndterer i øyeblikket. Hvis du vil svare på et innkommende anrop eller flytte et ventende anrop til det aktive området, dobbeltklikker du bare det.

Flere aktive samtaler (telefon og direktemelding)

  • Du kan opprettholde flere aktive samtaler samtidig, forutsatt at bare én av dem er en talesamtale. Du kan for eksempel godta et innkommende anrop mens du opprettholder to andre direktemeldingssamtaler. I dette tilfellet flyttes den direktemeldingssamtalen du håndterer i øyeblikket, til det aktive området, og talesamtalen vil fortsatt være aktiv (angitt av den røde pilen) selv om den flyttes til Venter-området på skjermen.

Flere samtaler i Attendant

Dobbeltklikk et anropsvarsel eller en samtale for å flytte det/den til det aktive området.

Til toppen av siden

Kontaktliste og grupper

Kontaktlisten er en liste med kolleger, familiemedlemmer, venner og bekjente som du kommuniserer mest med. Den viser tilgjengeligheten for kontaktene og gjør det mulig å vise tilleggsinformasjon om kontaktene ved å høyreklikke kontaktens navn, og deretter klikke Egenskaper. Kontaktlisten er startpunktet for kommunikasjon med andre. Ved hjelp av et museklikk eller to kan du foreta et telefonanrop, starte en direktemeldingsøkt, starte en e-postsamtale eller starte en konferanse.

Slik finner du og legger til kontakter

Bruk Søk-boksen til å finne personene du vil legge til i kontaktlisten.

  1. I Søk-boksen skriver du inn visningsnavnet eller e-postadressen for en person. Alle samsvarende navn vises i søkeresultatene. Det kan ta litt tid før søket fullføres.

Merknad: Som standard viser Lync 2010 Attendant alle samsvarende brukere fra domenetjenesten Active Directory® og kontaktlisten i Microsoft®-meldings- og samarbeidsklienten.

  1. Høyreklikk navnet på personen, og pek på Legg til i kontaktliste. Listen over egendefinerte grupper vises.

  2. Klikk en egendefinert gruppe, eller klikk Ny gruppe for å opprette en ny gruppe for kontakten.

Legg til i kontaktliste

Slik sorterer du kontakter

Du kan sortere kontaktene etter forskjellige kriterier, for eksempel visningsnavn, tilgjengelighet eller firma. Sortering av kontaktene gjør det enklere organisere, finne og koble til gruppemedarbeidere raskt.

  1. Øverst i kontaktlisten kan du klikke pilen ved siden av Ordnet etter. Visningsnavn er standard sorteringsrekkefølge i Lync 2010 Attendant.

  2. Velg et sorteringsvilkår i rullegardinlisten (for eksempel Tilgjengelighet).

Merknad:  Du kan ikke skjule kontakter som har tilstedeværelsesstatusen Frakoblet eller Ukjent.

Slik organiserer du egendefinerte grupper

Du kan organisere tilknyttede kontakter i egendefinerte grupper slik at du får raskere tilgang til dem. Du kan for eksempel ha egendefinerte grupper kalt Utvikling, Salg og Min gruppe.

Til toppen av siden

Opprette en tom egendefinert gruppe

Du kan opprette en egendefinert gruppe fra gruppelisten. Den egendefinerte gruppen er tom til du legger til kontakter i den.

  1. I Gruppeliste klikker du plusstegnet ved siden av Egendefinert. Det vises en ny gruppe i gruppelisten.

  2. Skriv inn et navn på gruppen, og trykk deretter ENTER.

Egendefinert gruppe

Opprette en egendefinert gruppe fra kontaktlisten

Du kan opprette en egendefinert gruppe som fylles ut øyeblikkelig med kontakter som du velger.

  1. Velg én eller flere kontakter i kontaktlisten, eller bruk søkeboksen for å finne en kontakt.

Merknad: Hvis du vil velge flere kontakter, trykker du CTRL+klikker navnene, eller trykker SKIFT+klikker tilstøtende navn.

  1. Høyreklikk én av kontaktene, og pek på Legg til i kontaktliste.

  2. Klikk Ny gruppe.

  3. Skriv inn et navn på gruppen, og trykk deretter ENTER.

  4. Hvis du vil legge til flere kontakter, drar du dem bare til gruppen fra kontaktlisten.

Ordne egendefinerte grupper

Som standard ordnes egendefinerte grupper alfabetisk. Hvis du vil ordne dem på nytt, gjør du ett av følgende:

  • Dra og slipp en gruppe på et annet sted i listen.

  • Høyreklikk en gruppe, og klikk deretter Flytt gruppe opp eller Flytt gruppe ned.

  • Klikk en gruppe for å velge den, og trykk deretter ALT+SKIFT+pil opp eller ALT+SKIFT+pil ned.

Slik viser du standardgrupper

Lync 2010 Attendant inneholder tre standardgrupper: Ofte brukte, Tilgjengelig og Alle kontakter.

  • Ofte brukte viser navnene på personer i synkende rekkefølge som du har hatt nylig kontakt med via Lync 2010 Attendant.

  • Tilgjengelig viser alle kontakter der tilstedeværelsen ikke angir Borte, Ukjent eller Frakoblet.

  • Alle kontakter viser alle kontakter som er lagt til i kontaktlisten (bortsett fra å være et medlem av en distribusjonsliste).

Slik viser du nylige søk

  • Klikk Siste søk for å vise de nyeste søkekriteriene og resultatene ved hjelp av Lync 2010 Attendant.

Til toppen av siden

Hvordan fungerer anrop?

Du kan legge til en kontakt i anropsgruppen som kan svare på anropene på dine vegne. Du kan redigere anropsgruppemedlemmene når som helst.

Slik legger du til en kontakt i en anropsgruppe

  1. Klikk Vis eller endre innstillinger for viderekobling av samtale på verktøylinjen.

Viderekoblingsikon for Attendant

  1. Under Gjør følgende når jeg mottar anrop i Innstillinger for viderekobling av samtale velger du Ring meg og min anropsgruppe.

Innstillinger for viderekobling av samtale

  1. Klikk Legg til under Legg til medlemmer fra anropsgruppen som skal kunne besvare anrop på dine vegne.

  2. Skriv inn navnet på en kontakt som kan svare på dine anrop, og klikk deretter OK.

Viktig: Hver kontakt du velger skal være et gruppemedlem, må være aktivert for VoIP for virksomheter.

Legg til gruppeanrop

Slik angir du en ringeforsinkelse

Når du aktiverer anrop, er det viktig å angi en ringeforsinkelse. Når du slår på ringeforsinkelse, ringer innkommende anrop deg først og deretter anropsgruppen, etter en forsinkelse.

  1. Klikk Ringeforsinkelse for å angi en ringeforsinkelse.

Angi ringeforsinkelse

  1. Merk av for Aktiver ringeforsinkelse og angi deretter ringeforsinkelsen.

  2. Klikk OK når du er ferdig.

  3. Klikk OK på nytt nederst for å lagre og bruke disse innstillingene.

Merknad: Før du lagrer disse innstillingene, bør du merke av i avmerkingsboksen for å bruke disse innstillingene i arbeidstiden som er angitt i Outlook.

Til toppen av siden

Svare på anrop for en responsgruppeagent

Som responsgruppeagent er du valgt til å hjelpe med å svare på telefonsamtaler for en gruppe eller flere grupper. Du kan bruke Lync 2010 Attendant for å svare på og administrere telefonsamtalene som kommer til gruppen.

  • Når serveradministratoren gjør deg til en agent for en responsgruppe, vil du se et varsel i Lync 2010 Attendant som forteller deg hvilken gruppe du er lagt til i.

Slik svarer du på et anrop

Når du har logget deg på en gruppe, er du klar til å foreta et anrop.

  1. Et varsel om innkommende anrop viser deg hvilken gruppe som ruter anropet til deg, i Via-feltet.

  2. Hvis du vil svare på anropet, klikker du bare varselet.

Responsgruppevarsel

Til toppen av siden

Parkere samtaler

Når du mottar et anrop som må overføres til en annen avdeling, kan du parkere samtalen i en Vent-kø i stedet for å sette samtalen på vent. Ventekøen gir deg så et innhentingsnummer som du kan bruke til å hente inn samtalen. Kontroller at kundestøttegruppen har konfigurert funksjonen for parkert samtale.

Slik parkerer du en samtale

  1. Svar på varsel om innkommende anrop.

  2. Hvis du vil parkere samtalen, klikker du rullegardinmenyen under Vent, og deretter velger du Parker samtale.

Parker samtale

  1. Når samtalen er parkert, får du en melding med hentenummeret.

  2. Send hentenummeret til personen eller avdelingen som samtalen overføres til.

Nå parkert

Slik henter du en parkert samtale

  • Hvis meldingen er synlig, klikker du Hent.

  • Angi hentenummeret for den parkerte samtalen i søkeboksen. Du kobles da til den parkerte innringeren.

Til toppen av siden

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×