Slette én eller flere poster fra en database

Å slette unøyaktige eller foreldede data kan gjøre Access-databasen raskere og enklere å bruke. Hvis du for eksempel flytter data fra forrige kalender eller økonomiske kvartal til en annen database, kan du redusere størrelsen på eksisterende database og dermed gjøre den raskere. Hvis du fjerner unøyaktige eller dupliserte data, kan du redusere bedriftens kostnader.

Denne artikkelen forklarer hvordan du sletter data fra en Access-database. Den forklarer også hvordan du sletter data fra enkeltfelt, en relativt enkel prosess, og hvordan du kan slette hele poster, en prosess som kan være mye mer kompleks.

Merknad: For å forstå og bruke informasjonen i denne artikkelen, må du først forstå begrepene primærnøkler og sekundærnøkler. Du finner innledende informasjon om primærnøkler og sekundærnøkler i artikkelen Grunnleggende om databaseutforming.

I denne artikkelen

Om sletting av data

Slette data i et felt

Slette data i en liste

Slette ikke-relaterte poster i en database

Slette relaterte poster i en database ved hjelp av en slettespørring

Om sletting av data

Access har flere typer eller nivåer for sletting av data. Du kan slette data fra individuelle datapunkter fra en post, du kan slette hele poster fra en tabell og du kan også slette hele tabeller.

Du sletter individuelle verdier når du vil tømme enkelte eller alle datapunkter i en post, men fortsatt bevare selve posten (raden) i tabellen. Å slette en dataverdi er relativt enkelt. Du merker deler av, eller alle dataene i feltet og trykker på SLETT.

Når du sletter en hel post, kan du fjerne alle dataene i hvert felt samt nøkkelverdien som gjør posten unik. Denne fremgangsmåten fjerner hele raden fra tabellen. Du kan slette individuelle poster manuelt, eller du kan opprette slettespørringer som fjerner et stort antall poster samtidig.

Hvis du vil slette postene som ikke er relatert til andre data i databasen, er slettingen ganske enkel. Du kan velge en hel rad og trykke på SLETT, eller du kan opprette og kjøre en slettespørring. Hvis postene som skal slettes er relatert til andre data, og de befinner seg på «én»-siden i en én-til-mange-relasjon, må du imidlertid utføre noen ekstra trinn fordi Access som standard ikke lar deg slette relaterte data. Husk også at du ikke kan angre slettingen når du sletter en hel post. Derfor bør du alltid sikkerhetskopiere databasen før du sletter data.

Å slette hele tabeller er ikke en like komplisert prosess som å slette data fra felt eller slette hele poster, men husk at når du sletter en hel tabell, kan du ødelegge funksjonaliteten for deler av, og muligens hele, databasen din om du sletter tabellen feil. I tillegg mister du all data i den slettede tabellen permanent. Derfor bør du alltid sikkerhetskopiere databasen før du sletter en tabell.

Til slutt kan du slette data raskere og med større nøyaktighet hvis du behersker utforming av relasjonsdatabaser. Se Grunnleggende om utforming av databaser hvis du er ny i Access eller i relasjonsdatabaser generelt.

Fremgangsmåtene i de følgende avsnittene forklarer hvordan du sletter data fra enkeltfelt, hvordan du kan slette hele poster og hvordan du sletter hele tabeller. Hver inndeling gir bakgrunnsinformasjonen du trenger for å utføre en bestemt oppgave.

Slette data i et felt

Du kan slette data i enkeltfelt når du har tabeller eller spørringer åpne i Dataarkvisning Knappesymbol , og når du har skjemaer for dataregistrering åpne i Skjema Knappesymbol og visninger for Knapp Utforming.

Slette data fra et dataark

  1. Dobbeltklikk på tabellen eller spørringen som inneholder dataene du vil bruke, i Navigasjonsruten. Dette åpner tabellen eller spørringen i Dataarkvisning.

  2. Merk dataene du vil slette.

    Du kan utheve deler av eller alle dataene, eller bare plassere markøren i feltet.

  3. Hvis du merker alle dataene i feltet, trykker du på SLETT.

    -eller-

    Klikk på Slett i Poster-gruppen under Hjem-fanen.

    -eller-

    Hvis du plasserer markøren i feltet, trykker du på SLETT eller TILBAKE etter behov.

Slette data i et skjema

  1. Dobbeltklikk på skjemaet du vil bruke, i Navigasjonsruten. Dette åpner skjemaet i Skjemavisning.

    -eller-

    Velg skjemaet du vil bruke i Navigasjonsruten, og klikk på Vis og deretter på Oppsettvisning under gruppen Visninger under Hjem-fanen.

  2. Merk dataene du vil slette.

    Du kan utheve deler av eller alle dataene, eller bare plassere markøren i feltet.

  3. Hvis du merker alle dataene i feltet, trykker du på SLETT.

    -eller-

    Klikk på Slett i Poster-gruppen under Hjem-fanen.

    -eller-

    Hvis du plasserer markøren i feltet, trykker du på SLETT eller TILBAKE etter behov.

    Kommentarer: Access viser kanskje en feilmelding og hindrer deg i å slette data. Flere faktorer kan stoppe slettingen:

    • Utformingen kan hindre deg i å slette data fra enkelte spørringer    Du kan for eksempel ikke redigere dataene som returneres av en krysstabellspørring, og du kan ikke redigere eller fjerne beregnede felt – verdier som beregnes av en formel når du bruker databasen, men som ikke er plassert i en tabell. Hvis skjemaet er basert på en spørring som ikke kan slette data, kan du ikke slette data fra skjemaet.

    • Du ikke har de nødvendige tillatelsene til å slette data    Kontakt systemansvarlig eller databaseutvikleren.

    • Feltet godtar ikke tomme verdier eller nullverdier    Hvis du har de nødvendige tillatelsene, åpner du tabellen i Utformingsvisning og endrer den Ønskede tabellens egenskaper fra Ja til Nei.

    • Du prøver å slette informasjon fra en liste    I et dataark for et skjema kan du alltid finne en liste fordi Access plasserer en pil som peker i ned i den ene enden, slik som dette: En tom oppslagsliste . Se den neste delen i denne artikkelen hvis du vil ha informasjon om hvordan du sletter verdiene i en liste.

Til toppen av siden

Slette data i en liste

Du kan slette data fra to typer lister: verdilister og oppslagslister. Verdilister viser et sett med forhåndsdefinerte verdier – verdier som du eller databaseutvikleren angir manuelt. Oppslagslister viser derimot en spørring for å hente verdiene fra en annen tabell eller annen spørring, og de returnerte verdiene vises i listen.

Elementene i en verdiliste ligger i samme tabell som de andre verdiene i en post. Dataene i en oppslagsliste befinner seg derimot i én eller flere andre tabeller. Åpne tabellen og rediger elementene for å fjerne data fra en verdiliste.

Å fjerne data fra en oppslagsliste krever flere trinn, og de trinnene varierer avhengig av hvorvidt spørringen for oppslagslisten henter data fra en tabell eller en annen spørring. Hvis spørringen for oppslagslisten er basert på en tabell, må du finne den tabellen og feltet som inneholder dataene som vises i listen. Deretter åpner du kildetabellen og redigerer dataene i det feltet.

Hvis spørringen for oppslagslisten er basert på en annen spørring, må du åpne den andre spørringen, finne kildetabellen og feltet som den andre spørringen henter dataene fra og endre verdiene i den tabellen.

Fremgangsmåtene nedenfor forklarer hvordan du sletter data i både en verdiliste og en oppslagsliste.

Fjerne data fra en verdiliste

  1. Høyreklikk på tabellen du vil endre, i navigasjonsruten og klikk på Utformingsvisning på hurtigmenyen.

  2. Velg tabellfeltet som inneholder verdilisten i den øvre delen av utformingsrutenettet.

  3. Klikk på Oppslag-fanen i den nederste delen av rutenettet, og finn deretter egenskapen for Radkilde.

    Som standard omslutter doble anførselstegn elementene i en verdiliste, og semikolon skiller hvert element: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Fjern elementer fra listen etter behov. Husk å slette anførselstegnene som omslutter hvert slettede element. La heller ikke et innledende semikolon være igjen, ikke la det stå igjen to semikolon sammen (;;), og hvis du sletter det siste elementet i listen, må du slette det siste semikolonet.

    Merknad: Hvis du sletter et element fra en verdiliste, og poster i tabellen allerede bruker elementet du slettet, forblir det slettede elementet en del av oppføringen inntil du endrer den. Anta for eksempel at bedriften din har et lager i by A, men deretter selger denne bygningen. Hvis du fjerner «By A» fra listen over lagre, ser du «By A» i tabellen inntil du endrer disse verdiene.

Fjerne data fra en oppslagsliste

  1. Høyreklikk på tabellen du vil endre, i navigasjonsruten og klikk på Utformingsvisning på hurtigmenyen.

  2. Velg oppslagsfeltet i den øvre delen av utformingsrutenettet.

  3. Klikk på Oppslag-fanen i den nederste delen av rutenettet, og finn egenskapene for Radkildetype og Radkilde.

    Egenskapen for Radkildetype viser Tabell/Spørring, og egenskapen for Radkilde må inneholde en spørring som refererer til en tabell eller en annen spørring.

    Merknad: Spørringer etter oppslagsfelt begynner alltid med ordet VELG.

    Vanligvis (men ikke alltid), bruker en spørring denne grunnleggende syntaksen: Velg [navn_på_tabell_eller_spørring]. [ feltnavn] FRA [navn_på_tabell_eller_spørring].

    I dette tilfellet inneholder spørringen to setninger (VELG og FRA). Den første setningen viser til en tabell og et felt i tabellen. På samme måte viser den andre setningen bare til tabellen. Et punkt du må huske: Setningsdelen FRA forteller deg alltid navnet på kildetabellen eller spørringen. VELG-setninger inneholder ikke alltid navnet på en tabell eller spørring, selv om de alltid inneholder navnet på minst ett felt. Alle FRA-setninger må imidlertid referere til en tabell eller spørring.

  4. Gjør et av følgende:

    • Hvis spørringen i oppslagsfeltet refererer til en annen spørring, klikker du på Bygg-knappen (klikk på Verktøy-knappen neste på Data-fanen på Egenskapssiden) for å åpne spørringen i utformingsvisning. Noter deg navnet på tabellen som vises i den øvre delen av spørringsutformingen, og deretter fortsetter du til trinn 5.

    • Hvis spørringen i oppslagsfeltet refererer til en tabell, må du notere deg navnet på tabellen og deretter fortsetter du til trinn 5.

  5. Dobbeltklikk på kildetabellen i Navigasjonsruten for å åpne den i Dataarkvisning.

  6. Finn feltet som inneholder dataene som brukes i oppslagslisten, og rediger deretter disse dataene etter behov.

Til toppen av siden

Slette ikke-relaterte poster i en database

Når du sletter hele poster i en database, sletter du data i hvert felt og også nøkkelverdien – verdien som gjør posten unik. Hvis oppføringen ikke er relatert til andre poster (det vil si hvis nøkkelverdien ikke befinner seg i andre poster eller tabeller i databasen), kan du slette posten ved å merke den og trykke på SLETT. Hvis du vil slette et stort antall ikke-relaterte poster, mer enn du vil slette manuelt, kan du bruke en slettespørring til å fjerne dem. Fremgangsmåtene i de følgende avsnittene forklarer hvordan du utfører begge oppgavene.

Slette en ikke-relatert post manuelt

  1. Åpne tabellen eller spørringen som inneholder dataene du vil slette, i dataarkvisning.

  2. Finn oppføringen (raden) som du vil slette, og klikk deretter på Merk alle-knappen – firkanten som er plassert ytterst til høyre eller venstre i posten. Du kan merke individuelle rader, klikke og dra for å velge et sammenhengende sett av rader, eller trykke på CTRL og klikke på museknappen for å merke flere usammenhengende rader.

    Access lager en kantlinje rundt hele posten (hele raden) eller blokker med valgte poster.

  3. Trykk på DEL.

    -eller-

    Klikk på Slett i Poster-gruppen under Hjem-fanen.

    -eller-

    Høyreklikk på Merk alt-knappen og klikk på Slett post.

    Hvis du ikke kan klikke på Merk alt-knappen, må du sette markøren i et felt i posten. Klikk på PIL NED ved siden av Slett, og klikk på Slett post i Hjem-fanen i Poster-gruppen.

    Merknad: Access kan da vise en feilmelding som sier at du ikke kan slette posten fordi den er relatert til andre data. Hvis du ser en slik melding, klikker du på OK og går til Slette relaterte poster fra en database ved hjelp av en slettespørring senere i denne artikkelen.

  4. Klikk på Ja når Access ber deg om å bekrefte slettingen.

Slette ikke-relaterte poster ved hjelp av en slettespørring

Når du bruker en slettespørring til å fjerne data, følger du den samme prosessen for både ikke-relaterte og relaterte poster. Opprett først en utvalgsspørring, og kontroller deretter at det returnerer bare postene som du vil slette. Til slutt endrer du utvalgsspørringen til en slettespørring. Bakgrunnsinformasjon og trinnene i den neste delen forklarer hvordan du sletter ikke-relaterte poster.

Slette relaterte poster fra en database ved hjelp av en slettespørring

Fremgangsmåten for å slette relaterte poster følger disse generelle trinnene.

  • Planlegge slettingen. Kontroller at du har de nødvendige tillatelsene til å slette data. Kontroller at alle andre brukere har lukket alle objekter som bruker de berørte tabellene, og ta deretter sikkerhetskopi av databasen.

  • Endre relasjonen mellom tabellene som er involvert i slettingen. Du aktiverer spesifikt alternativene Referanseintegritet og Påfølgende sletting av relaterte poster. Dette lar slettingen fortsette gjennom alle berørte tabeller og fjerne alle relaterte data.

  • Opprett en utvalgsspørring, og legg deretter til kriteria etter behov til spørringen returnerer korrekt sett med poster.

  • Endre utvalgsspørringen til en slettespørring, og bruk deretter denne til å slette dataene.

Se Opprette og kjøre en slettespørring for en full forklaring av denne prosessen.

Til toppen av siden

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×