Sette opp fillagring og fildeling i Office 365

Bidragsytere: Kristian Stensen Stine Romund

En av de beste måtene å sette opp fillagring og fildeling i bedriften på, er å bruke OneDrive for Business og et Office 365-gruppeområde sammen. Dette er ideelt hvis du har en liten bedrift med noen få ansatte.

Office 365 inkluderer et grunnleggende gruppeområde der du kan komme i gang. Du kan umiddelbart begynne å lagre filer i OneDrive for Business og samarbeide om filer på gruppeområdet.

Hvor du kan lagre dokumenter i Office 365

  • OneDrive for Business er utformet for individuell bruk, med sporadisk deling av filer. OneDrive for Business er ideell for lagring av filer som du eier.

  • Et Office 365-gruppeområde er utformet for regelmessig deling av og samarbeid på filer. Et gruppeområde er ideelt for lagring av filer som har delt eierskap der flere personer eller hele gruppen eier filene og kan samarbeide på dem.

Både OneDrive for Business og teamnettsteder gir tilgang for deg og dine ansatte fra en hvilken som helst plassering.

Et diagram over hvordan du kan bruke to typer lagring: OneDrive eller gruppeområder

Her er anbefalinger for hva du kan lagre i hver plassering når du bruker OneDrive for Business og Office 365-teamnettsteder sammen:

Lagringsplassering

Hva du kan gjøre der

Hva du kan lagre her

OneDrive for Business

Det å lagre innhold på OneDrive for Business er som å lagre filer på datamaskinen. Ingen andre kan enkelt få tilgang til dem.

Det er ideelt for lagring av bedriftsfiler som du jobber med på egenhånd.

Bedriftsfiler som andre gruppen medlemmer ikke trenger å samarbeide på eller få tilgang til regelmessig.

Office 365-gruppeområde

Et Office 365-gruppeområde er som et område, men som standard er det ikke offentlig, det er bare tilgjengelig for personer du gi tillatelser til.

Det er ideelt for deling av og samarbeid på filer.

Delte dokumenter som alle ansatte kan få tilgang til og samarbeide på. For eksempel kan du samarbeide på en PowerPoint-presentasjon, lagre gruppeplaner som alle oppdaterer eller publisere sakslister for møter.

Office 365 sekundært gruppeområde

Et sekundært gruppeområde for Office 365 er som en egen inndeling på gruppeområdet med et unikt utseende eller unike tillatelser for tilgang.

Det er ideelt for deling av og samarbeid på filer med en kunde eller partner utenfor bedriften.

Det er også ideelt for lagring av filer som du vil holde private fra resten av personene i bedriften som har tilgang til gruppeområdet. Du kan konfigurere et sekundært område slik at bare du (og eventuelt en eller to andre) kan få tilgang til det.

Lær hvordan du oppretter et sekundært gruppeområde.

Filer du vil dele med personer utenfor bedriften.

Filer du vil holde private fra andre i bedriften. Du kan for eksempel lagre personalopplysninger og økonomisk informasjon her.

Office 365 Områdesamlinger

Lagring og deling av filer, men områdesamlingen er fullstendig atskilt fra det eksisterende gruppeområdet.

En ny områdesamling for Office 365 har en egen adresse og egne tillatelser. Det kan brukes for internt eller eksternt samarbeid.

Større bedrifter bruker områdesamlinger på samme måte som småbedrifter bruker sekundære områder. En liten bedrift med avanserte sikkerhetsbehov og gode tekniske ferdigheter vil kanskje også opprette en områdesamling.

Lagre den samme delte informasjonen i en områdesamling som du ville gjort i et gruppeområde og sekundært område.

Video: Flytte filene dine i skyen

Se denne videoen for å lære hvordan du raskt kan komme i gang med å lagre dokumentene dine i skyen. Hopp til trinnene.

Nettleseren støtter ikke video. Installer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Trinn: Begynn å bruke OneDrive for Business og teamnettstedet for fillagring og elektronisk samarbeid

Estimert tid for fullføring: 5–10 minutter

Hver person i bedriften som har Office 365, får OneDrive for Business med lagringsplass i skyen. Be dem om å lagre bedriftsrelaterte filer her hvis de er de eneste som trenger å bruke filene. De kan for eksempel lagre et utkast av et forslag, egne møtenotater eller skriptet for en demonstrasjon de skal levere.

Det er også viktig å be ansatte om å dele OneDrive for Business-mappen med deg og andre kolleger. Hvis ansatte blir syke eller forlater bedriften, er det vanskelig å få tilgang til filene fra OneDrive for Business. Men hvis OneDrive for Business-mappene er delte, kan du alltids få tilgang til filene om nødvendig.

Her finner du ut hvordan hver person i teamet får tilgang til sin OneDrive for Business og deler mappen.

  1. Gå til http://portal.office.com for å logge på.

  2. Skriv inn brukernavnet og passordet, og velg deretter Logg på.

  3. Gå til startsiden for Office 365, og velg OneDrive.

    Velge OneDrive-flisen fra startprogram for apper.

  4. Åpne mappen Delt med alle i OneDrive for Business hvis du allerede har den. Det er her gruppemedlemmer bør lagre egne jobbrelaterte dokumenter i OneDrive for Business. Velg Del, og gå til neste trinn.

    Eller, hvis du ikke allerede har denne mappen, velger du Ny for å opprette en ny mappe. Gi navn til Delt med alle-mappen, og velg Inviter personer. Hvis du ikke ser Inviter personer, klikker du Opprett og høyreklikker den nye mappen og klikker Del.

    Velge mappen Delt med alle i OneDrive

  5. I Inviter personer-boksen skriver du inn navnet eller e-postadressene til gruppemedlemmer som du vil skal ha tilgang til mappen. Du kan ta med din egen e-postadresse for å få en kopi av e-postmeldingen som sendes til personene du gi tilgang til.

    Dialogboksen for oppføring av e-postadressene til personene du vil dele OneDrive for Business-mappen med.

  6. Velg en tillatelsesinnstilling for mappen – Kan redigere eller Kan vise.

  7. Skriv en melding som følger med i e-posten til personene du valgte, slik at de vet at e-postmeldingen inneholder en kobling til de delte bedriftsfilene dine. Velg Opprett. E-postmeldingen sendes umiddelbart til personene du inviterer.

    Her ser du hvordan e-postmeldingen ser ut når den sendes. Den inneholder en kobling til mappen din Delt med alle nederst, slik at de får tilgang til den.

    Åpne e-postmeldingen, og klikk Åpne område.

Estimert tid for fullføring: 5–10 minutter

Office 365 inkluderer et grunnleggende gruppeområde med noen funksjoner som hjelper deg med å komme i gang. Bare personer i bedriften kan få tilgang til dette interne området.

Her ser du hvordan du kommer til gruppeområdet:

  1. Velg startprogrammet for apper Ikonet for startprogrammet for apper for Office 365 øverst til venstre på siden, og velg deretter Områder, mens du fortsatt er logget på Office 365.

    Velg startprogrammet for apper øverst til høyre på siden, og velg deretter Områder.

  2. Gå til Områder-siden, og velg Gruppeområde.

    Når du vil ha tilgang til gruppeområdene dine, klikker du Områder og deretter gruppeområder.

Startsiden for gruppens interne område vises med standardtittelen < firmanavn> gruppeområde. Denne startsiden inneholder:

  • Fliser til funksjoner for å hjelpe deg med å komme i gang med å tilpasse gruppenettstedet.

  • Koblinger på venstre side for å navigere til andre områder på gruppenettstedet.

  • Et dokumentbibliotek, slik at du kan begynne å lagre og dele filer med gruppen.

Den første siden under Gruppeområder inneholder fliser til funksjoner som ofte brukes for å tilpasse området.

Estimert tid for fullføring: 20–30 minutter for de første filene

For å hjelpe deg med å komme raskt i gang med lagring og deling av filer har gruppeområdet allerede et sted du kan lagre filer. Det er et bibliotek av dokumenter kalt Dokumentbibliotek.

Her er fremgangsmåten:

  1. Gå til startsiden på gruppeområdet, og velg Dokumenter fra navigasjonsmenyen til venstre. Dette tar deg til dokumentbiblioteket ditt.

    Velg Dokumentbiblioteket i menyen til venstre

  2. Mens du fortsatt er logget inn på Office 365 åpner du Filutforsker fra Start-linjen eller et annet sted.

    Åpne Filutforsker fra Start-menyen eller en annen plassering.

  3. Gå til filene du vil laste opp på gruppeområdet.

    Velg Bla gjennom for å navigere til filen du vil laste opp til gruppeområdet, på datamaskinen.

  4. Velg filene du vil laste opp på gruppenettstedet, og dra dem til i dokumentbiblioteket.

    Eksempel på en fil som lastes opp til dokumentbiblioteket på området til teamet.

    Når du er ferdig, lagres filene både på gruppenettstedet og på datamaskinen.

    Et bilde av hvordan dokumentbiblioteket ser ut når du laster opp filer til det.

    Du kan slette filene fra datamaskinen. I neste trinn, Trinn 4: Synkronisere filer på nettet med skrivebordet, skal du opprette en ny plassering for disse filene på datamaskinen.

    Hvis du har mange filer eller store filer du laster opp til gruppenettstedet, kan du lese disse tipsene om å laste opp store eller mange filer til et bibliotek.

    Hvis du trenger mer plass, kan du se Endre lagringsplass for abonnementet.

Estimert tid for fullføring: 20–30 minutter for de første filene

Nå som du har filer på teamnettstedet, kan du sette dem opp slik at de synkroniseres med PC-en eller Mac-en din. Du kan arbeide på denne måten med filene fra PC-en eller Mac-en i stedet for å arbeide i Internet Explorer, Chrome eller en annen nettleser. Det er også nyttig å ha en versjon av filene dine synkronisert på datamaskinen for situasjoner når du trenger å gå til en fil og du ikke er koblet til Internett.

Når du har satt opp filene slik at de synkroniseres med datamaskinen, synkroniseres de automatisk hvert 10. minutt når du er koblet til Internett.

Her ser du hvordan du kan synkronisere filer på gruppeområdet med skrivebordet:

  1. Gå til startsiden på gruppeområdet, og velg Dokumenter fra navigasjonsmenyen til venstre. Du kan ikke sette opp synkronisering på startsiden. Du må åpne biblioteket fra navigasjonsmenyen.

    Tips!: Når du synkroniserer filer på gruppeområdet, kan du synkronisere hvert dokumentbiblioteket på området, ikke hele området.

    Velg Dokumentbiblioteket i menyen til venstre

  2. Velg Synkroniser i dokumentbiblioteket. Eller velg de enkelte filene du vil synkronisere.

    Velg filen, og velg deretter synkronisering.
  3. Velg Synkroniser nå i OneDrive for Business-boksen. (OneDrive for Business er prosessen som utfører synkroniseringen.)

    Velg knappen Synkroniser nå, for å starte å synkronisere filer fra gruppeområdet til skrivebordet.
  4. Hvis du får en melding om sikkerhet, velger du Tillat. Hvis du får en melding om å angi påloggingsinformasjonen din for Office 365, skriver du inn bruker-ID-en for Office 365 og deretter passordet. Når synkroniseringsprosessen starter, ser du denne dialogboksen:

    Et bilde av dialogboksen som du ser når synkroniseringen starter.
  5. Velg Vis mine filer for å se dokumentene i Windows Utforsker. Du kan se filene på datamaskinen din i SharePoint-mappen. Det lille grønne merket ved siden av filen viser at den er oppdatert og har blitt synkronisert med versjonen på gruppeområdet.

    Bruk Filutforsker til å navigere til den synkroniserte filen på skrivebordet. Det er i SharePoint-mappen.

    Kommentarer: 

    • Når du synkroniserer filer på OneDrive for Business, plasseres de på skrivebordet ditt i OneDrive for Business-mappen.

    • Et skjermbilde av hvordan det ser ut i Filutforsker etter at du har synkronisert en OneDrive for Business-fil og skrivebordet

  6. Gå til SharePoint-mappen, og åpne filen. Gjør en endring, og velg deretter Lagre. Hvis du er koblet til Internett, vil du se Laster opp til SharePoint nederst på skjermen, som angir at filen er lagret på gruppeområdet. Den blir også lagret på skrivebordet i SharePoint-mappen samtidig. Hvis meldingen «Kan ikke laste opp» vises, kan du prøve på nytt. Noen ganger kan en inkonsekvent Internett-tilkobling forstyrre lagring.

    Et bilde av statusmeldingen du får når en fil lagres på gruppeområdet ditt.

    Gratulerer! Du er ferdig med å sette opp fillagring og nettbasert samarbeid for organisasjonen din.

Anbefalte fremgangsmåter for fillagring og fildeling

  • Små, ideelle organisasjoner: Opprett et gruppeområde for Office 365 til å lagre delte dokumenter i, slik at informasjonen er sentralt plassert og arkivert. Dermed går ikke informasjonen tapt under overganger av ansatte, for eksempel til en annen leder. Opprett et privat, sekundært gruppeområde for Office 365 for å lagre filer som du ønsker å holde private fra resten av gruppen, for eksempel personaldokumenter eller økonomiske dokumenter.

  • Enkeltpersonforetak: Bruk OneDrive for Business til å lagre egne filer og dele dem med kunder når det er aktuelt.

  • Sameierskap: Hvis du eier bedriften sammen med noen, kan du fortsatt bruke din egen OneDrive for Business, men du må dele filer direkte med den andre eieren, og omvendt.

  • Bedrifter med eksterne klienter eller partnere som trenger tilgang til filer: Bruk sekundære gruppeområder for Office 365 til å lagre og dele dokumenter som er ment for en bestemt kunde. Ettersom tilgang til sekundære områder er spesifikk for bestemte kunder og begrenset til det sekundære området, trenger du ikke å bekymre deg for at en kunde ved et uhell får tilgang til informasjon som er ment for en annen kunde.

Når du lagrer en fil i OneDrive for Business er den bare tilgjengelig for deg, med mindre du deler den med andre. Når du deler filer kan du velge individuelle personer å dele med, eller du kan dele med alle. Du kan også opprette separate mapper i OneDrive for forskjellige formål, slik som offentlige, personlige eller individuelle prosjekter. Hver mappe kan deles med en annen person eller gruppe, eller ingen i det hele tatt.

Du finner mer informasjon om deling i Dele filer og mapper i OneDrive for Business

Se Administrere lagringsplass i OneDrive for Business for å finne ut hvor mye lagringsplass du har igjen på OneDrive for Business.

Selv om du kan laste opp filer i nesten et hvilket som helst format, kan det være to grunner til at noen filer ikke tillates, nemlig sikkerhet og ugyldige tegn i filnavnet. Sikkerhetspolicyer i OneDrive for Business blokkerer bestemte filtyper og noen få ugyldige tegn. Du finner mer informasjon om hvilke filformater og ugyldige tegn som ikke er tillatt i Ugyldige filtegn og filtyper i OneDrive for Business.

Neste trinn

Vi er her for å hjelpe!

Hvis du er en Office 365-administrator, kan du ringe kundestøtten vår gratis når som helst.

Denne artikkelen ble sist oppdatert 22. mars, 2017 takket være tilbakemelding fra dere.

Hvis du har spørsmål eller forslag, kan du fortelle oss om det i kommentarboksen nedenfor, slik at vi kan ta det opp i fremtidige oppdateringer av denne artikkelen.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×