Sette opp en policy for arkivering og sletting for postbokser i Office 365-organisasjonen

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Denne artikkelen er for administratorer. Vil du legge til arkiverings- og oppbevaringspolicyer i elementer i postboksen? Se Tilordne oppbevaringspolicy til e-postmeldinger | Oppbevarings- og arkiveringspolicyer i Outlook på nettet for bedrifter

I Office 365 kan du opprette en policy for arkivering og sletting som automatisk flytter elementer til en brukers arkivpostboks og automatisk sletter elementer fra postboksen. Du kan gjøre dette ved å opprette en oppbevaringspolicy som er tilordnet til postbokser, som flytter elementer til en brukers arkivpostboks etter en bestemt tid, og som også sletter elementer fra postboksen etter at de når en bestemt aldersgrense. De faktiske reglene som bestemmer hvilke elementer som skal flyttes eller slettes, og når dette skjer, kalles oppbevaringskoder. Oppbevaringskoder er koblet til en oppbevaringspolicy, som er tilordnet en brukers postboks. En oppbevaringskode gjelder oppbevaringsinnstillingene for enkeltmeldinger og mapper i en brukers postboks. Den definerer hvor lenge en melding blir værende i postboksen og hvilken handling som utføres når meldingen når den angitte oppbevaringsalderen. Når en melding når oppbevaringsalderen, vil den enten flyttes til brukerens arkivpostboks eller bli slettet.

Utfør trinnene i dette emnet for å konfigurere en arkiverings- og oppbevaringspolicy for en fiktiv organisasjon kalt Alpine House. Konfigurasjon av denne policyen omfatter følgende oppgaver:

  • Aktivere en arkivpostboks for hver bruker i organisasjonen. Dette gir brukere ekstra lagringsplass i postboksen og er nødvendig for at en oppbevaringspolicy kan flytte elementer i arkivpostboksen. Det lar også en bruker lagre arkiveringsinformasjon ved å flytte elementer til arkivpostboksen sin.

  • Opprette tre egendefinerte oppbevaringskoder som gjør følgende:

    • Automatisk flytter elementer som er tre år gamle til brukerens arkivpostboks. Å flytte elementer til arkivpostboksen frigjør plass i brukerens primære postboks.

    • Automatisk sletter elementer som er fem år gamle fra Slettede elementer-mappen. Dette frigjør også plass i brukerens primære postboks. Brukere vil da ha muligheten til å gjenopprette disse elementene hvis det er nødvendig. Se fotnoten i Mer informasjon-delen for å få mer informasjon.

    • Sletter automatisk (og permanent) elementer som er syv år gamle fra både den primære postboksen og arkivpostboksen. På grunn av samsvarsreguleringer må noen organisasjoner beholde e-post i en bestemt tidsperiode. Når denne tidsperioden utløper, vil kanskje organisasjonen fjerne disse elementene fra brukernes postbokser permanent.

  • Opprette en ny oppbevaringspolicy og legge til de nye egendefinerte oppbevaringskodene i den. I tillegg du kan også legge til innebygde oppbevaringskoder i den nye oppbevaringspolicyen. Dette omfatter personlige koder som brukere kan tilordne til elementer i postboksen. Du kan også legge til en oppbevaringskode som flytter elementer fra Gjenopprettbare elementer-mappen i brukerens primære postboks til Gjenopprettbare elementer-mappen i arkivpostboksen. Dette bidrar til å frigjøre plass i en brukerens mappe for gjenopprettbare elementer når postboksen er plassert på vent.

Du kan følge noen eller alle trinnene i denne artikkelen for å konfigurere en policy for arkivering og sletting for postbokser i din egen organisasjon. Vi anbefaler at du tester denne prosessen på noen få postbokser før du implementerer den for alle postbokser i organisasjonen.

Før du begynner

  • Du må være en global administrator i Office 365-organisasjonen for å kunne utføre trinnene i dette emnet.

  • Når du oppretter en ny brukerkonto i Office 365 og tilordner brukeren en Exchange Online-lisens, opprettes det automatisk en postboks for brukeren. Når postboksen er opprettet, blir den automatisk tilordnet en standard oppbevaringspolicy, som kalles Standard MRM-policy. I denne artikkelen skal du opprette en ny oppbevaringspolicy og deretter tilordne den til brukerpostbokser, og dermed erstatte standard MRM-policyen. En postboks kan ha bare én tilordnet oppbevaringspolicy til enhver tid.

  • Hvis du vil lære mer om oppbevaringskoder og oppbevaringspolicyer i Exchange Online, kan du se Oppbevaringskoder og oppbevaringspolicyer.

Det første trinnet er å aktivere arkivpostboksen for hver bruker i organisasjonen. En brukers arkivpostboks må være aktivert for at en oppbevaringskode med en oppbevaringshandling for «Flytt til arkiv» kan flytte elementet etter at oppbevaringsalderen utløper.

Merknad: Du kan aktivere arkivpostbokser når som helst i løpet av denne prosessen, så lenge de aktiveres en eller annen gang før du fullfører. Hvis en arkivpostboks ikke er aktivert, vil det ikke utføres noen handling på elementer som har en tilordnet arkiveringspolicy.

  1. Gå til https://protection.office.com.

  2. Logg deg på Office 365 med den globale administratorkontoen.

    Sikkerhet- og samsvarssenter vises.

    Hjemmesiden for sikkerhets- og samsvarssenteret for Office 365
  3. Gå til Data ledelse i Sikkerhet- og samsvarssenter > Arkiver.

    Det vises en liste over postbokser i organisasjonen din og om tilsvarende arkivpostbokser er aktivert eller deaktivert.

  4. Velg alle postboksene ved å klikke på den første i listen, holde nede SKIFT og deretter klikke på den siste i listen.

    Tips!: Dette trinnet forutsetter at ingen arkivpostbokser er aktiverte. Hvis det er noen postbokser som har arkivet aktivert, holder du nede CTRL og klikker på hver postboks som har arkivpostboks deaktivert. Du kan også klikke på kolonneoverskriften Arkivpostboks for å sortere radene basert på om arkivpostboks er aktivert eller deaktivert, for å gjøre det enklere å velge postbokser.

  5. I detaljruten, under Masseredigering, klikker du på Aktiver.

    Det vises en advarsel sier at elementer som er eldre enn to år flyttes til den nye arkiv-postboksen. Dette er fordi standardpolicyen for oppbevaring som er tilordnet en ny Brukerpostboks når den er opprettet har et arkiv standard policy kode som har en oppbevaring Byggeår to år. Egendefinert arkiv standard policy koden som du vil opprette i trinn 2 har en oppbevaring Byggeår 3 år. Det betyr at elementer som er 3 år eller eldre flyttes til den arkiv-postboksen.

  6. Klikk Ja for å lukke varselmeldingen og starte prosessen for å aktivere arkivpostboksen for hver valgte postboks.

  7. Når prosessen er fullført, klikker du på Oppdater oppdater for å oppdatere listen på Arkiv-siden.

    Arkivpostboksen er aktivert for alle brukere i organisasjonen.

    Listen over postbokser med arkivpostboksen aktivert
  8. La Sikkerhet- og samsvarssenter åpen. Du kan bruke den i neste trinn.

Tilbake til toppen

I dette trinnet oppretter du de tre egendefinerte oppbevaringskodene som ble beskrevet tidligere.

  • Alpine House 3 år Flytt til arkiv (egendefinert arkiveringspolicy)

  • Alpine House 7 år Slett permanent (egendefinert slettingspolicy)

  • Alpine house Slettede elementer 5 år Slett og tillat gjenoppretting (egendefinert kode for Slettede elementer-mappen)

Hvis du vil opprette nye oppbevaringskoder, kan du bruke EAC (Administrasjonssenter for Exchange) i organisasjonen Exchange Online.

  1. Klikk appen startprogrammet Knapp for startprogrammet for apper i øvre venstre hjørne i Sikkerhet- og samsvarssenter, og klikk deretter administrator-flisen.

  2. Klikk Admin Midtstiller i den venstre navigasjonsruten på Administrasjonssenter for Office 365, og klikk deretter Exchange.

    Skjermbilde som viser administrasjonssenteret i Office 365 med alternativet Administrasjonssentre utvidet og Exchange valgt.
  3. Gå til samsvarsstyring i EAC > oppbevaringskoder

    Det vises en liste over oppbevaringskoder for organisasjonen.

Opprette en egendefinert standard arkiveringspolicykode

Først oppretter du en egendefinert standard arkiveringspolicykode (DPT) som flytter elementer til arkivpostboksen etter tre år.

  1. Oppbevaringskoder-siden klikker du på Ny kode Ny-ikon og velger deretter Brukes automatisk for hele postboksen (standard).

  2. På siden Ny kode brukes automatisk for hele postboksen (standard) fyller du ut følgende felt:

    Innstillinger for å opprette en ny policykode for arkiveringsstandard
    1. Navn   Skriv inn et navn for den nye oppbevaringskoden.

    2. Oppbevaringshandling   Velg Flytt til arkiv for å flytte elementer til arkivpostboksen når oppbevaringsperioden utløper.   

    3. Oppbevaringsperiode   Velg Når elementet er følgende antall dager gammelt, og angi deretter varigheten av oppbevaringsperioden. For dette scenarioet vil elementer flyttes til arkivpostboksen etter 1095 dager (tre år).

    4. Kommentar   (Valgfritt) Skriv inn en kommentar som forklarer hensikten med den egendefinerte oppbevaringskoden.

  3. Klikk på Lagre for å opprette den egendefinerte DPT-en.

    Den nye DPT-en for arkivering vises i listen over oppbevaringskoder.

Opprette en egendefinert standard slettingspolicykode

Det neste du skal gjøre er å opprette en annen egendefinert DPT, men dette vil være en slettingspolicy som sletter elementer etter 7 år for godt.

  1. Oppbevaringskoder-siden klikker du på Ny kode Ny-ikon og velger deretter Brukes automatisk for hele postboksen (standard).

  2. På siden Ny kode brukes automatisk for hele postboksen (standard) fyller du ut følgende felt:

    Innstillinger for å opprette en ny policykode for slettestandard
    1. Navn   Skriv inn et navn for den nye oppbevaringskoden.

    2. Oppbevaringshandling   Velg Slett permanent for å fjerne elementer fra postboksen når oppbevaringsperioden utløper.   

    3. Oppbevaringsperiode   Velg Når elementet er følgende antall dager gammelt, og angi deretter varigheten av oppbevaringsperioden. For denne situasjonen vil elementer slettes etter 2555 dager (syv år).

    4. Kommentar   (Valgfritt) Skriv inn en kommentar som forklarer hensikten med den egendefinerte oppbevaringskoden.

  3. Klikk på Lagre for å opprette den egendefinerte DPT-en for sletting.

    Den nye DPT-en for sletting vises i listen over oppbevaringskoder.

Opprette en egendefinert oppbevaringspolicykode for Slettede elementer-mappen

Den siste oppbevaringskoden du skal opprette er en egendefinert oppbevaringspolicykode (RPT) for Slettede elementer-mappen. Denne koden vil slette elementer i Slettede elementer-mappen etter 5 år, og har en gjenopprettingsperiode slik at brukere kan bruke verktøyet Gjenopprett slettede elementer for å gjenopprette et element.

  1. Oppbevaringskoder-siden klikker du på Ny kode Ny-ikon og velger deretter automatisk anvendt for en standardmappe.

  2. På siden nytt merke automatisk brukt på en standardmappe fyller du ut følgende felt:

    Innstillinger for å opprette en ny oppbevaringspolicykode for Slettede elementer-mappen
    1. Navn   Skriv inn et navn for den nye oppbevaringskoden.

    2. Bruk dette merket for følgende standardmappe   Velg Slettede elementer fra rullegardinlisten.

    3. Oppbevaringshandling   Velg Slett og tillat gjenoppretting for å slette elementer når oppbevaringsperioden utløper, men tillate brukere å gjenopprette et slettet element i løpet av oppbevaringstiden for slettede elementer (som er 14 dager som standard).  

    4. Oppbevaringsperiode    Velg Når elementet er følgende antall dager gammelt, og angi deretter varigheten av oppbevaringsperioden. For denne situasjonen vil elementer slettes etter 1825 dager (fem år).

    5. Kommentar   (Valgfritt) Skriv inn en kommentar som forklarer hensikten med den egendefinerte oppbevaringskoden.

  3. Klikk på Lagre for å opprette den egendefinerte RPT-en for Slettede elementer-mappen.

    Den nye RPT-en vises i listen over oppbevaringskoder.

Tilbake til toppen

Når du har opprettet egendefinerte oppbevaringskoder, er neste trinn å opprette en ny oppbevaringspolicy og legge til oppbevaringskoder. Du legger til tre egendefinerte oppbevaringskoder som du opprettet i trinn 2, og de innebygde kodene som ble nevnt i den første delen. I trinn 4, vil du tilordne denne nye oppbevaringspolicy til brukerpostbokser.

  1. Gå til samsvarsstyring i EAC > oppbevaringspolicyer.

  2. Klikk Ny Ny-ikon på siden oppbevaringspolicyer.

  3. I Navn-boksen skriver du inn et navn på den nye oppbevaringspolicyen, for eksempel Arkiverings- og slettingspolicy for Alpine House.

  4. Under Oppbevaringskoder klikker du på Legg til Ny-ikon .

    Det vises en liste over oppbevaringskoder i organisasjonen. Legg merke til de egendefinerte kodene som du opprettet i trinn 2, vises.

  5. Legge til 9 oppbevaringskoder som er uthevet i følgende skjermbilde (disse kodene er beskrevet mer detaljert i delen mer informasjon ). Legge til en kode for oppbevaring, merker du den, og klikk deretter Legg til.

    Legge til oppbevaringskoder i den nye oppbevaringspolicyen

    Tips!: Du kan velge flere oppbevaringsmerker ved å holde nede CTRL og deretter klikke på hver kode.

  6. Når du har lagt til oppbevaringskodene, klikker du på OK.

  7. På siden Ny oppbevaringspolicy klikker du på Lagre for å opprette den nye policyen.

    Den nye oppbevaringspolicyen vises i listen. Velg den for å vise oppbevaringskodene som er koblet til den i detaljruten.

    Den nye oppbevaringspolicyen og listen over koblede oppbevaringskoder

Tilbake til toppen

Når en ny postboks opprettes, blir en oppbevaringspolicy kalt standard MRM policyen er tilordnet til den som standard. I dette trinnet vil du erstatte denne oppbevaringspolicy (fordi en postboks kan ha bare én oppbevaringspolicy tilordnet) ved å tilordne den nye oppbevaringspolicyen som du opprettet i trinn 3 til brukerpostboksene i organisasjonen. Dette trinnet forutsetter at du vil tilordne den nye policyen til alle postboksene i organisasjonen.

  1. I EAC, kan du gå til mottakere > postbokser.

    Det vises en liste over postbokser for alle brukere i organisasjonen.

  2. Velg alle postboksene ved å klikke på den første i listen, holde nede SKIFT og deretter klikke på den siste i listen.

  3. I detaljruten til høyre for den EAC, under Masseredigering, klikker du flere alternativer.

  4. Under Oppbevaringspolicy, klikker du Oppdater.

  5. Velg oppbevaringspolicy som du opprettet i trinn 3, i rullegardinlisten Velg oppbevaringspolicyen på siden Bulk tilordne oppbevaringspolicy Hvis du for eksempel- installasjon hus arkiv og oppbevaringspolicy.

  6. Klikk Lagre for å lagre den nye oppbevaring policy for tildelingen.

  7. For å bekrefte at den nye oppbevaringspolicyen ble tilordnet postbokser, kan du gjøre følgende: Velg en postboks på siden postbokser, og klikk deretter Rediger.

    1. Velg en postboks på siden postbokser, og klikk deretter Rediger Rediger .

    2. Klikk funksjoner i postboks på siden postboks egenskaper for den valgte brukeren.

      Navnet på den nye policyen tilordnet postboksen vises i rullegardinlisten oppbevaringspolicy.

Tilbake til toppen

Når du bruke den nye oppbevaringspolicyen for postbokser i trinn 4, kan det ta opptil sju dager i Exchange Online for de nye innstillingene for oppbevaring som skal brukes på postboksene. Dette er fordi en prosess som kalles forvaltede mappen hjelperen prosesser postboksene én gang hver sju dager. I stedet for venter på forvaltede mappen påloggingsassistenten å kjøre, kan du fremtvinge dette skjer ved å kjøre den cmdleten Start-ManagedFolderAssistant i Exchange Online PowerShell.

Hva skjer når du kjører assistenten for behandlet mappe? Den bruker innstillingene i oppbevaringspolicyen ved å undersøke elementene i postboksen og avgjøre om de er aktuelle for oppbevaring. Deretter stempler den elementer som er aktuelle for oppbevaring, med den aktuelle oppbevaringskoden, og deretter vil den iverksette den angitte oppbevaringshandlingen på elementer som har gått over oppbevaringsalderen.

Her er fremgangsmåten for å koble til Exchange Online PowerShell, og kjør deretter forvaltede mappen påloggingsassistenten for for hver postboks i organisasjonen.

  1. Åpne Windows PowerShell på den lokale datamaskinen, og kjør følgende kommando.

    $UserCredential = Get-Credential

    I legitimasjonsforespørselen for Windows PowerShell skriver du inn brukernavnet og passordet for din globale administratorkonto for Office 365, og klikker deretter på OK.

  2. Kjør følgende kommando.

    $Session = New-PSSession –ConfigurationName Microsoft.Exchange –ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential –Authentication Basic -AllowRedirection
  3. Kjør følgende kommando.

    Import-PSSession $Session
  4. Kjør følgende kommando for å bekrefte at du er koblet til Exchange Online-organisasjonen og for å få en liste over alle postboksene i organisasjonen.

    Get-Mailbox

    Merknad: Hvis du vil ha mer informasjon, eller hvis du har problemer med å koble til Exchange Online-organisasjonen, kan du se Koble til Exchange Online ved hjelp av ekstern PowerShell.

  5. Kjør følgende to kommandoer for å starte assistenten for behandlet mappe for alle brukerpostbokser i organisasjonen.

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant

Det var det! Du har konfigurert en policy for arkivering og sletting for organisasjonen Alpine House.

Mer informasjon

  • Hvordan beregnes oppbevaringsalder? Oppbevaringsalderen for postbokselementer beregnes fra leveringsdatoen eller opprettelsesdatoen for elementer som kladdemeldinger som ikke blir sendt, men er opprettet av brukeren. Når assistenten for behandlet mappe behandler elementer i en postboks, stempler den en startdato og en utløpsdato for alle elementer som har oppbevaringskoder, med oppbevaringshandlingen Slett og tillat gjenoppretting eller Slett permanent. Elementer som har en arkiveringskode stemples med en flyttingsdato.

  • Tabellen nedenfor inneholder mer informasjon om hver oppbevaringskode som er lagt til i den egendefinerte oppbevaringspolicyen som ble opprettet ved å følge trinnene i dette emnet.

    Oppbevaringskode

    Hva denne koden gjør

    Innebygd eller egendefinert?

    Type

    Alpine House 3 år Flytt til arkiv

    Flytter elementer som er 1095 dager (3 år) gamle til arkivpostboksen.

    Egendefinert (se trinn 2 )

    Standard policykode (arkivering). Denne koden brukes automatisk på hele postboksen.

    Alpine House 7 år Slett permanent

    Permanent sletter elementer i primær- eller arkivpostboksen når de er 7 år gamle.

    Egendefinert (se trinn 2 )

    Standard policykode (sletting). Denne koden brukes automatisk på hele postboksen.

    Alpine House Slettede elementer 5 år Slett og tillat gjenoppretting

    Sletter elementer som er fem år gamle, fra mappen Slettede elementer. Brukere kan gjenopprette disse elementene opptil 14 dager etter at de er slettet.*

    Egendefinert (se trinn 2 )

    Oppbevaringspolicykode (Slettede elementer). Denne koden brukes automatisk på elementer i Slettede elementer-mappen.

    Gjenopprettbare elementer 14 dager flytt til arkiv

    Flytter elementer som har vært i mappen for gjenopprettbare elementer i 14 dager, til mappen for gjenopprettbare elementer i arkivpostboksen.

    Innebygd

    Oppbevaringspolicykode (gjenopprettbare elementer). Denne koden brukes automatisk på elementer i mappen for gjenopprettbare elementer.

    Søppelpost

    Sletter permanent elementer som har vært i søppelpost-mappen i 30 dager. Brukere kan gjenopprette disse elementene opptil 14 dager etter at de er slettet.*

    Innebygd

    Oppbevaringspolicykode (Søppelpost). Denne koden brukes automatisk på elementer i Søppelpost-mappen.

    Slett etter én måned

    Elementer som er 30 dager gamle, slettes permanent. Brukere kan gjenopprette disse elementene opptil 14 dager etter at de er slettet.*

    Innebygd

    Personlig. Denne koden kan brukes av brukere.

    Slett etter ett år

    Elementer som er 365 dager gamle, slettes permanent. Brukere kan gjenopprette disse elementene opptil 14 dager etter at de er slettet.*

    Innebygd

    Personlig. Denne koden kan brukes av brukere.

    Aldri slett

    Denne koden hindrer at elementer slettes av en oppbevaringspolicy.

    Innebygd

    Personlig. Denne koden kan brukes av brukere.

    Personlig 1 år Flytt til arkiv

    Flytter elementer til arkivpostboksen etter 1 år.

    Innebygd

    Personlig. Denne koden kan brukes av brukere.

    Kommentarer: * Brukere kan bruke verktøyet Gjenopprett slettede elementer i Outlook og Outlook Web App hvis de vil gjenopprette et slettet element i løpet av oppbevaringsperioden for slettede elementer. Som standard er dette 14 dager i Exchange Online. En administrator kan bruke Windows PowerShell til å øke oppbevaringsperioden for slettede elementer til maksimalt 30 dager. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se: 

  • Bruk av oppbevaringskoden Gjenopprettbare elementer 14 dager Flytt til arkiv bidrar til å frigjøre plass i mappen for gjenopprettbare elementer i brukerens primære postboks. Dette er nyttig når en brukers postboks er plassert på vent, som betyr at ingenting slettes permanent i brukerens postboks. Hvis ikke elementer flyttes til arkivpostboksen, er det mulig at lagringskvoten for mappen for gjenopprettbare elementer i den primære postboksen nås. Hvis du vil ha mer informasjon om denne funksjonen og unngå dette, kan du se Øke kvoten for gjenopprettbare elementer for postbokser på vent.

Tilbake til toppen

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×