Sette inn, endre eller slette et notatfelt

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Du bruker et notatfelt når du skal lagre store mengder tekst i en database. Dette emnet forklarer hvordan du bruker Microsoft Office Access 2007 til å legge til et notatfelt i nye og eksisterende databasetabeller.

Hva vil du gjøre?

Forstå notatfelt

Legge til et notatfelt i dataarkvisning

Legge til et notatfelt i utformingsvisning

Slette et notatfelt

Notatfeltegenskaper

Forstå notatfelt

Hvis du er en ny Access-bruker, er det nyttig å vite at dataene i en database befinner seg i én eller flere tabeller. Du kan vise informasjonen i et dataark – et rutenett som ligner på et Excel-regneark – eller i et dataregistreringsskjema eller en rapport, men dataene befinner seg egentlig i én eller flere tabeller. Hver tabell består av et sett med felt (kolonner), og hvert felt er angitt for å godta én bestemt datatype. Du angir for eksempel et felt til datatypen Dato/klokkeslett når du skal lagre datoer og klokkeslett, og du angir et felt til datatypen Notat når du skal lagre store mengder tekst.

Notatfeltspesifikasjoner

Notatfelt i Office Access 2007 kan lagre opptil 1 gigabyte med tegn eller 2 gigabyte (2 byte per tegn) der du kan vise 65 535 tegn i en kontroll i et skjema eller en rapport. I tillegg kan du nå bruke rik tekstformatering med dataene i notatfelt. Du kan for eksempel angi farger, endre skrifter og angi fet eller kursiv skrift for data.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du kan formatere data med rik tekst i et notatfelt, kan du se artikkelen formatere data i tabeller, skjemaer og rapporter.

Metoder for å opprette notatfelt

Office Access 2007 har flere metoder for å legge til et notatfelt i en ny eller eksisterende tabell:

  • Dataarkvisning    Du kan legge til et notatfelt i en ny eller eksisterende tabell i dataarkvisning ved å legge til et nytt felt og deretter lime inn flere enn 256 tegn med tekst i en tom rad i feltet eller velge datatypen Notat fra en rullegardinliste.

  • Utformingsvisning    Du bruker utformingsvisning når du vil legge til et notatfelt, aktivere rik tekstredigering for feltet og angi egenskaper som du ikke kan angi i utformingsvisning, for eksempel en standardverdi. Hvis du vil ha mer informasjon om egenskapene som du kan angi for et notatfelt, kan du se delen notatfeltegenskaper.

Du kan bruke begge teknikkene når du oppretter nye tabeller og når du endrer eksisterende tabeller.

Til toppen av siden

Legge til et notatfelt i dataarkvisning

Trinnene i dette avsnittet forklarer hvordan du legger til et notatfelt i en ny eller eksisterende tabell i dataarkvisning. Hvis du er en ny Access-bruker, er det nyttig å vite at et dataark er et rutenett som ligner på et Excel-regneark.

Legge til et nytt notatfelt i en eksisterende tabell

  1. Klikk Microsoft Office-knappen Office-knappen , og klikk deretter Åpne.

  2. I dialogboksen Åpne velger og åpner du databasen.

  3. I navigasjonsruten dobbeltklikker du tabellen som du vil endre.

    Access åpner tabellen i dataarkvisning.

  4. Hvis nødvendig, ruller du vannrett til det første tomme feltet.

    Som standard viser Access Legg til nytt felt i overskriftsraden for alle nye felt, på denne måten:

    Et nytt felt i et dataark

  5. Dobbeltklikk overskriftsraden, og skriv inn et navn for det nye feltet.

    Vanligvis bruker du navn som "Kommentarer" eller "Merknader" for et notatfelt.

  6. Merk den første tomme raden under overskriften, og skriv inn en tekstblokk som har flere enn 256 tegn.

    Access angir datatypen Notat for feltet, fordi feltet inneholder flere enn 256 tegn. Du kan alternativt lime inn flere enn 256 med tekstdata i den første raden.

  7. Lagre endringene.

Legge til et notatfelt i en ny tabell

  1. Klikk Microsoft Office-knappen Office-knappen , og klikk deretter Åpne.

  2. I dialogboksen Åpne velger og åpner du databasen.

  3. I kategorien Opprett i gruppen Tabeller klikker du Tabell.

    Access åpner den nye tabellen i dataarkvisning.

  4. Dobbeltklikk overskriftsraden for det første tabellfeltet (den som er kalt Legg til nytt felt), og skriv inn et navn for feltet. Vanligvis bruker du navn som "Kommentarer" eller "Merknader" for et notatfelt.

  5. Merk den første tomme raden under overskriften, og skriv inn en tekstblokk som har flere enn 256 tegn. Access angir datatypen Notat for feltet, fordi feltet inneholder flere enn 256 tegn. Du kan alternativt lime inn flere enn 256 med tekstdata i feltet.

  6. Lagre endringene.

Til toppen av siden

Legge til et notatfelt i utformingsvisning

Du bruker utformingsvisning når du skal legge til et notatfelt i en ny eller eksisterende tabell og deretter angi at feltet skal støtte rik tekstformatering. Trinnene i dette avsnittet forklarer hvordan du legger til et notatfelt i eksisterende og nye tabeller og hvordan du angir notatfeltet for rik tekstredigering.

Legge til et notatfelt i en eksisterende tabell

  1. Klikk Microsoft Office-knappen Office-knappen , og klikk deretter Åpne.

  2. I dialogboksen Åpne velger og åpner du databasen.

  3. I navigasjonsruten høyreklikker du tabellen som du vil endre, og klikker Utformingsvisning.

  4. I kolonnen Feltnavn velger du den første tomme raden og skriver inn et navn for feltet. Vanligvis bruker du navn som "Kommentarer" eller "Merknader" for et notatfelt.

  5. Merk den tilstøtende cellen i kolonnen Datatype, og velg deretter Notat fra listen.

  6. Lagre endringene.

Legge til et notatfelt i en ny tabell

  1. Klikk Microsoft Office-knappen Office-knappen , og klikk deretter Åpne.

  2. I dialogboksen Åpne velger og åpner du databasen.

  3. I kategorien Opprett i gruppen Tabeller klikker du Tabell.

  4. Høyreklikk dokumentfanen for den nye tabellen, og klikk Utformingsvisning på hurtigmenyen.

  5. I kolonnen Feltnavn velger du den første tomme raden og skriver inn et navn for feltet. Vanligvis bruker du navn som "Kommentarer" eller "Merknader" for et notatfelt.

  6. Merk den tilstøtende cellen i kolonnen Datatype, og velg deretter Notat fra listen.

  7. Lagre endringene, og fortsett til de neste trinnene hvis du vil aktivere rik tekstredigering for feltet.

Aktivere rik tekstredigering

  • Under Feltegenskaper i kategorien Generelt finner du egenskapsboksen Tekstformat og endrer verdien fra Ren tekst til Rik tekst.

Merknad: Hvis du binder en tekstboks til notatfeltet, må du også angi egenskapen Tekstformat for tekstboksen til Rik tekst.

Hvis du vil ha informasjon om hvordan du formaterer data som rik tekst, kan du se artiklene formatere data i tabeller, skjemaer og rapporter , og Skriv inn eller redigere data i en kontroll eller kolonne som støtter rik tekst.

Til toppen av siden

Slette notatfelt

Du kan bruke dataarkvisning eller utformingsvisning til å fjerne et notatfelt fra en tabell. Når du sletter et notatfelt som inneholder data, mister du imidlertid disse dataene permanent. Du kan ikke angre slettingen. På grunn av dette, bør du sikkerhetskopiere databasen før du sletter tabellfelt eller andre databasekomponenter.

Slette et notatfelt i dataarkvisning

  1. Klikk Microsoft Office-knappen Office-knappen , og klikk deretter Åpne.

  2. I dialogboksen Åpne velger og åpner du databasen.

  3. I navigasjonsruten dobbeltklikker du tabellen som du vil endre.

    Access åpner tabellen i dataarkvisning.

  4. Finn notatfeltet, høyreklikk overskriftsraden (navnet), og klikk Slett kolonne.

  5. Klikk Ja for å bekrefte slettingen.

Slette et notatfelt i utformingsvisning

  1. Klikk Microsoft Office-knappen Office-knappen , og klikk deretter Åpne.

  2. I dialogboksen Åpne velger og åpner du databasen.

  3. I navigasjonsruten høyreklikker du tabellen som du vil endre, og klikker Utformingsvisning.

    Tabellen åpnes i utformingsvisning.

  4. Klikk radvelgeren (den tomme firkanten) ved siden av notatfeltet, og trykk DEL.

    -eller-

    Høyreklikk radvelgeren, og klikk Slett rader.

  5. Klikk Ja når du skal bekrefte at du vil slette objektet.

Til toppen av siden

Referanse for notatfeltegenskaper

Når du bruker utformingsvisning til å legge til et notatfelt i en tabell, kan du angi og endre et antall egenskaper for feltet. Denne tabellen viser egenskapene for notatfeltet og beskriver hva som gjøres av hver egenskap, inkludert konsekvensene av å angi eller endre egenskapene.

Egenskap

Bruk

Format

Skriv inn egendefinerte formateringstegn for å definere et visningsformat. Formater som defineres her, vises i dataark, skjemaer og rapporter.

Hvis du vil ha mer informasjon om egendefinerte formater, kan du se artikkelen formatere data i tabeller, skjemaer og rapporter.

Caption (Tittel)

Angir navnet på tekstfeltet. Egenskapen godtar opptil 2048 tegn. Hvis du ikke angir en tittel, bruker Access standardfeltnavnet.

Standardverdi

Angir verdien som vises automatisk i et felt når du oppretter en ny post. Du kan for eksempel angi en verdi som "Skriv inn opptil 65 kB med tekst." Ved å gjøre dette, blir brukere minnet om at de arbeider med et notatfelt. Maksimal lengde (på standardverdien): 255 tegn.

Valideringsregel

Angir krav for data som er registrert i en post, et felt eller en kontroll. Når du angir data som bryter med regelen som er definert for feltet, kan du bruke egenskapen Valideringstekst til å angi den resulterende feilmeldingen. Maksimal lengde: 2 048 tegn.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter regler for datavalidering, kan du se artikkelen opprette en valideringsregel for å validere data i et felt.

Valideringstekst

Angir teksten i feilmeldingen som vises når brukere bryter en valideringsregel. Maksimal lengde: 255 tegn.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter regler for datavalidering, kan du se artikkelen opprette en valideringsregel for å validere data i et felt.

Required (Obligatorisk)

Hvis du velger Ja, må du skrive inn en verdi i feltet eller i andre kontroller som er bundet til feltet, og verdien kan ikke være null.

Tillat tom streng

Hvis du velger Ja, kan du angi tomme strenger i et felt. En tom streng inneholder ingen tegn, og du bruker dem til å indikere at du vet at ingen verdi finnes for et felt. Du angir en tom streng ved å skrive inn to doble anførselstegn uten mellomrom ("").

Indexed (Indeksert)

Du kan bruke indekser til å gjøre spørrings-, sorterings- og grupperingsoperasjoner som kjøres mot store datamengder, raskere. Du kan også bruke indekser for å hindre at brukere skriver inn duplisert informasjon. Alternativer:

  • Nei    Deaktiverer indeksering (standard)

  • Ja (dubletter tillatt OK)    Indekserer feltet og tillater dupliserte verdier. Du kan for eksempel ha dupliserte for- og etternavn.

  • Ja (ingen dubletter)    Indekserer feltet og tillater ikke dupliserte verdier.

Unicode-komprimering

Access bruker Unicode til å representere data i tekst-, notat- og hyperkoblingsfelt. Unicode opptar mer lagringsplass, ettersom 2 byte per tegn brukes i stedet for 1 byte. For å redusere filstørrelsen, er standardverdien for egenskapen Unicode-komprimering for tekst-, notat- eller hyperkoblingsfelt Ja. Når innstillingen er Ja, komprimeres alle tegn der første byte er 0, når de lagres, og tegnene dekomprimeres når de hentes.

Data i Notat-felt komprimeres ikke med mindre det krever 4 096 byte eller mindre lagringsplass etter komprimering. Innholdet i et Notat-felt kan derfor komprimeres i én post, mens det ikke kan komprimeres i en annen post.

IME-modus

Angir en Input Method Editor, et verktøy for å bruke engelske versjoner av Access med filer opprettet i japanske eller koreanske versjoner. Standardverdi: Ingen kontroll. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker denne egenskapen, trykker du F1.

IME-setningsmodus

Angir datatypen som du kan registrere med en Input Method Editor. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker denne egenskapen, trykker du F1.

Smartflagg

Angi ett eller flere smartflagg for feltet og kontroller som er bundet til feltet. Smartflagg er komponenter som gjenkjenner datatypene i et felt og tillater deg å foreta handlinger basert på denne typen. I et e-postadressefelt kan for eksempel et smartflagg starte en ny e-postmelding eller legge til adressen i en liste over kontakter.

Klikk Verktøy-knappen for å se en liste over tilgjengelige smartflagg.

Tekstformat

Aktiverer eller deaktiverer rik tekstredigering. Velg Rik tekst for å aktivere rik tekstredigering.

Merknad: Hvis du aktiverer rik tekstredigering for feltet og deretter binder en tekstbokskontroll til feltet, må du også aktivere rik tekstredigering for kontrollen.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du aktiverer rik tekstredigering for en kontroll, og hvordan du bruker formatering Generelt, kan du se artikkelen formatere data i tabeller, skjemaer og rapporter.

Tekstjustering

Angir datajusteringen i et notatfelt. Du har disse alternativene:

  • Generelt    Justerer tekst mot venstre, tall og datoer mot høyre

  • Venstre    Justerer all tekst, alle datoer og alle tall mot venstre

  • Midtstilt    Midtstiller all tekst, alle datoer og alle tall

  • Høyre    Justerer all tekst, alle datoer og alle tall mot høyre

  • Fordel    Justerer all tekst, alle datoer og alle tall jevnt mot begge sider i feltet eller tekstboksen

Bare tilføy

Avgjør om du vil spore feltet verdien endres. Det finnes to innstillinger:

  • Ja   Spore endringer. Hvis du vil vise feltet verdien loggen, Høyreklikk feltet, og klikk deretter Vis kolonnelogg.

  • No   Sporer ikke endringer.

    Advarsel: Angi denne egenskapen til Nei sletter eventuelle eksisterende felt verdien loggen.


Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×