Sende e-post i en arbeidsflyt

Sending av en e-postmelding når et listeelement ble lagt til, krevde i noen versjoner av SharePoint mange trinn. Disse finner du beskrevet nedenfor. Hvis du imidlertid bruker den nyeste versjonen av SharePoint, kan du legge til en flyt direkte fra listen. En Microsoft Flow-mal for å sende en e-postmelding når et listeelement legges til, inneholder de grunnleggende trinnene du trenger for å komme raskt i gang.

Sende e-postmelding fra arbeidsflyt

Sende en grunnleggende e-postmelding fra en arbeidsflyt

Velge brukere eller grupper dynamisk til å motta meldingen

Inkludere informasjon om gjeldende element

Inkludere en statisk hyperkobling

Inkludere en hyperkobling til gjeldende element

Inkludere et bilde

Identifisere hvilke alternativer som ikke støttes

Sende en grunnleggende e-postmelding fra en arbeidsflyt

Nytt element som utløser arbeidsflyt for å sende e-postmelding

Du kan konfigurere en egendefinert arbeidsflyt til å sende e-postmeldinger til deg eller andre brukere eller grupper du har angitt, ved å bruke handlingen Send en e-postmelding. De tilgjengelige feltene for en e-postmelding er Til, Kopi, Emne og Brødtekst. Disse feltene kan inneholde både statisk tekst og tekst som er dynamisk generert fra arbeidsflytoppslag.

Du kan bruke handlingen Send en e-postmelding til å generere mange slags meldinger, inkludert varslinger når arbeidsflyten når angitte faser eller utfører angitte handlinger (inkludert generell start og stopp av arbeidsflyt), og påminnelser om oppgaver som ikke er fullført innen forfallsdato.

Obs!: Innstillinger for utgående e-post må konfigureres på serveren før arbeidsflyten kan sende e-postmeldinger. Hvis du er usikker på serverens gjeldende e-postinnstillinger, kan du ta kontakt med serveradministratoren. Du finner koblinger til mer informasjon om innstillinger for utgående e-post under Se ogsådelen.

Du konfigurerer i dette eksemplet arbeidsflyten til å sende en e-postmelding hver gang den begynner å kjøre på et nytt element. Bruk den versjonen av SharePoint Designer som samsvarer med SharePoint Server-versjonen din. Bruk for eksempel SharePoint Designer 2010 for SharePoint Server 2010. Bruk SharePoint Designer 2013 for alle versjoner etter SharePoint Server 2010, inkludert SharePoint Server 2016 og SharePoint Online. Du kan laste ned SharePoint Designer 2013 fra Microsoft Download Center og finne mer informasjon om den i Se også-delen.

Åpne SharePoint Designer 2013, og koble til et SharePoint-område

SharePoint Designer 2013 installeres som et Office 2013-program. Du åpner SharePoint Designer 2013 og kobler til et SharePoint-område ved å følge disse trinnene:

  1. Åpne SharePoint Designer 2013 ved å velge den på Start-menyen. Klikk på Start-ikonet, klikk på Alle programmer, klikk på Microsoft Office 2013, og klikk deretter på SharePoint Designer 2013.

  2. Klikk på Åpne område på startsiden for SharePoint Designer 2013.

  3. Skriv inn SharePoint-området du vil koble til. For eksempel http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

  4. Klikk på Åpnefor å åpne området.

  5. Skriv inn legitimasjonen din hvis du blir bedt om det. (Hvis sikkerhet ikke er integrert med datamaskinen du har logget på, blir du bedt om å skrive inn legitimasjonen din.) Sørg for å bruke legitimasjonen som har tilgang til SharePoint-området.

Opprette en Listearbeidsflyt basert på SharePoint-arbeidsflyt-plattformen

  1. Klikk på Arbeidsflyter-noden i navigasjonsruten.

  2. Klikk på rullegardinlisten Listearbeidsflyt i den Nye delen av ARBEIDSFLYTER-fanen.

  3. Velg listen du vil knytte til den nye arbeidsflyten.

  4. Skriv inn et navn og en beskrivelse av arbeidsflyten, i dialogboksen Opprett Listearbeidsflyt, og sørg deretter for at Plattformtypen er angitt til SharePoint 2013-arbeidsflyt.

Velg OK for å opprette arbeidsflyten.

Nå som arbeidsflyten er opprettet, kan du legge til Handlinger, Betingelser, Faser, Trinn og Løkker i arbeidsflyten. Disse arbeidsflytkomponentene er tilgjengelige på båndet til SharePoint Designer 2013.

Obs!: Hvis du ikke ser SharePoint 2013-arbeidsflyt som en tilgjengelig plattformtype, så er ikke Arbeidsflytbehandling konfigurert til å fungere med SharePoint-farmen. Se Konfigurere Arbeidsflytbehandling til å fungere med serverfarmen for SharePoint 2013.

Finn mer informasjon om den tilgjengelige listen over arbeidsflythandlinger i Se også-delen.

Opprette handlingen til å sende en e-postmelding

  1. Klikk på Handlinger, og klikk deretter på Send en e-postmelding

  2. Klikk på disse brukerne i handlingen.

  3. Velg brukere fra eksisterende Brukere og Grupper, i dialogboksen Definer e-postmelding, eller skriv inn din egen e-postmelding i Til-boksen

    Obs!: 

    • Hvis du skal sende en e-postmelding til en ekstern e-postadresse, må du kunne hente informasjon fra den respektive e-postserveren.

    • Til-adressen til en melding kan være enten en bestemt, statisk adresse (for eksempel NORTHWINDTRADERS\junmin eller junmin@northwindtraders.com) eller et arbeidsflytoppslag til variabel informasjon. Hvis du vil finne ut mer om hvordan du bruker arbeidsflytoppslag til å adressere e-postmeldinger som er sendt fra arbeidsflyten, dynamisk, i stedet for å bruke statiske adresser, kan du se den neste delen, Velge brukere eller grupper, dynamisk, til å motta meldingen.

    • Avsenderadressen til den gjengitte meldingen vil alltid være e-postadressen til serveradministratoren, med mindre serveradministratoren endrer avsenderadressen for enten gjeldende nettprogram eller alle nettprogrammene. Hvis du vil finne ut mer, kan du lese Konfigurere Utgående e-post for en bestemt nettapp.

  4. Skriv inn et emne for meldingen, i Emne-boksen, eller klikk på Vis databinding Knappbilde for å definere et arbeidsflytoppslag til teksten du vil ha her

    Obs!: Du må lage en oppføring i Emne-boksen for at arbeidsflyten skal kompileres på riktig måte.

  5. Skriv eller lim inn brødteksten av meldingen i den store boksen under Emne-boksen.

  6. Velg OK

  7. Velg Handling > Gå til en fase

  8. Velg Slutt på arbeidsflyt

  9. Klikk på Publiser

Mer avanserte alternativer for å endre innholdet til e-posten beskrives i disse delene.

Til toppen av siden

Velge brukere eller grupper dynamisk til å motta meldingen

Hvis du oppgir statiske adresser i felteneTil og Kopi for meldingen, må du åpne arbeidsflyten i Arbeidsflytutforming og foreta endringene manuelt hver gang du trenger å endre mottakere. Hvis adressene endres ofte, er det bedre å bruke arbeidsflytoppslag i feltene Til og Kopi. Oppslag kan referere til adresser fra et felt i gjeldende element, fra et felt i et element i en annen liste eller et annet bibliotek, eller fra arbeidsflytvariabler.

Bruke en egendefinert liste til å lagre mottakeradresser

Hvis mottakerne endres med jevne mellomrom, men ikke ofte nok til at de må angis på et startskjema hver gang arbeidsflyten startes, kan du opprette en egendefinert liste over mottakere, som inneholder ett listeelement for hver arbeidsflyt som refererer til den, og deretter opprette kolonner der du kan lagre adressene hver e-postmelding fra hver arbeidsflyt skal sendes til. Når mottakerne for en arbeidsflytmelding endres, trenger du bare å endre adressene i riktig felt i elementet for listen over mottakere for den aktuelle arbeidsflyten.

Viktig!: Kolonnene der du lagrer adresser for e-postmeldinger for arbeidsflyt kan være enten én linje med tekst, flere linjer med tekst eller Person- eller Gruppetypekolonner. Hvis du bruker en Person- eller Gruppekolonne, kan bare én oppføring legges inn i hvert felt arbeidsflyten refererer til for e-postadresser. Når du oppretter kolonnen, må du velge Nei under Tillat flere valg. Hvis du vil bruke denne typen kolonne til å angi flere mottakere, kan du opprette en SharePoint-gruppe som inneholder personene du vil at arbeidsflyten skal adressere e-postmeldingen til, og deretter angi gruppen i feltet. Når du oppretter kolonnen, må du velge Personer og grupper under Tillat valg av. Finn en kobling til mer informasjon om å opprette lister og å legge til kolonner i Se også-delen.

Obs!: Når du oppretter SharePoint-grupper, må du sørge for at hver gruppe minst har Lesetillatelser for området, og at Alle er valgt i området Gruppeinnstillinger for Ny gruppe-siden, under Hvem kan vise medlemskapet til gruppen.

Slik bruker du et arbeidsflytoppslag til en egendefinert liste over mottakere:

  1. Opprett en egendefinert liste i nettleseren, med navnet Mottakere, med følgende tre kolonner:

    • Endre navnet på standard Tittel-kolonne til Navn på arbeidsflyt. La alle de andre alternativene være slik de er. Finne en kobling til mer informasjon om å endre kolonne i en liste eller et bibliotek i Se også-delen.

    • Legg til en Person- eller Gruppekolonne med navnet Til. Tillat valg av både Personer og Grupper i denne kolonnen, men ikke tillat flere valg. La alle de andre alternativene være slik de er. Finne en kobling til mer informasjon om å opprette en kolonne i en liste eller et bibliotek i Se også-delen.

    • Legg til en kolonne med én linje med tekst med navnet Kopi. La alle de andre alternativene være slik de er.

  2. Opprett et nytt element i listen over mottakere, og gjør deretter følgende:

    • Skriv inn Dokumentgjennomgang, i Navn på arbeidsflyt-feltet, som er navnet på eksempelarbeidsflyten som brukes her.

    • Klikk på Adressebok Knappbilde i Til-feltet, og velg en enkeltperson eller gruppe å adressere meldinger til i dialogboksen Velg Personer og Grupper.

    • Skriv inn e-postadressene til mottakerne du skal adressere kopier til, i Kopi-feltet, og skill flere adresser med semikolon.

  3. Opprette en ny arbeidsflyt

  4. Klikk på Handlinger, og klikk deretter på Send en e-postmelding.

  5. Klikk på disse brukerne i handlingen.

  6. Klikk på Adressebok Knappbilde på slutten av Til-boksen, i dialogboksen Definer e-postmelding.

  7. Klikk på Arbeidsflytoppslag for en bruker... i Eller velg fra eksisterende Brukere og Grupper-listen i dialogboksen Velg brukere, og klikk deretter på Legg til.

  8. Velg ett av disse alternativene i dialogboksen Oppslag for Person eller Gruppe:

    • Datakilde: Mottakere eller navnet på den egendefinerte listen.

    • Felt fra kilde: Til eller feltet som inneholder adressen du vil bruke i Til-linjen.

    • Returner felt som: påloggingsnavn. Dette bestemmer «Til»-feltformatet i e-postmeldingen

    • Felt: Mottakere: Navn på arbeidsflyt

    • Verdi: Skriv inn Dokumentgjennomgang eller navnet på den gjeldende arbeidsflyten.

      På dette oppslaget står det «Velg verdien i Til-feltet, fra listen over mottakere, der navnet på arbeidsflyten er det samme som Dokumentgjennomgang.»

      Den øverste delen av dialogboksen angir listen og kolonnen. Nederste del av dialogboksen angir raden.

  9. Klikk på OK i dialogboksen Oppslag for Person eller Gruppe.

  10. Klikk på OK i meldingen om å sikre unike oppslag.

  11. Klikk på OK en gang til for å lukke dialogboksen Velg brukere.

  12. Klikk på Adressebok Knappbilde på slutten av Kopi-boksen, i dialogboksen Definere e-postmelding.

  13. Klikk på Arbeidsflytoppslag for en bruker... i Eller velg fra eksisterende Brukere og Grupper-listen i dialogboksen Velg brukere, og klikk deretter på Legg til.

  14. Velg ett av disse alternativene i dialogboksen Definere arbeidsflytoppslag:

    • Datakilde: Mottakere eller navnet på den egendefinerte listen.

    • Felt fra kilde: Kopi eller feltet som inneholder adressen du vil bruke i Kopi-linjen.

    • Returner felt som: påloggingsnavn. Dette bestemmer «Til»-feltformatet i e-postmeldingen

    • Felt: Mottakere: Navn på arbeidsflyt

    • Verdi: Skriv inn Dokumentgjennomgang eller navnet på den gjeldende arbeidsflyten.

      På dette oppslaget står det «Velg verdien i Kopi-feltet, fra listen over mottakere, der navnet på arbeidsflyten er det samme som Dokumentgjennomgang.»

  15. Klikk på OK, klikk på OK en gang til i advarselen, og klikk deretter på OK igjen for å lukke dialogboksen Velg brukere.

Når arbeidsflyten nå sender denne e-postmeldingen, blir den sendt til adressene som er oppført i feltene Til og Kopi for elementet Dokumentgjennomgang i listen over egendefinerte mottakere. Hvis du vil endre mottakere, gjør du endringene du ønsker i listeelementet.

Én arbeidsflyt kan sende flere e-postmeldinger, men alle meldingene sendes ikke til de samme mottakerne. Hvis du vil lagre andre adresser for andre meldinger som sendes av denne arbeidsflyten, kan du legge til kolonner i listen for å lagre de andre adressene. Du bør i dette tilfellet kalle kolonnene «Første melding til», «Andre melding til» og så videre.

Du kan også utforme listen slik at du kan opprette ett element for hver melding arbeidsflyten sender, istedet for ett element for hver arbeidsflyt. Sørg i dette tilfellet for at navnet som brukes til å identifisere hver melding er unikt, slik at oppslagene som henter adressene returnerer den unike verdien du vil ha.

Bruke startskjema for arbeidsflyt til å angi mottakere

Hvis du vil at mottakere skal angis hver gang en arbeidsflyt startes manuelt, kan du tilpasse startskjemaet for arbeidsflyten til å samle adressene fra personen som starter arbeidsflyten. Arbeidsflyten kan deretter enten bruke de angitte adressene direkte, eller kopiere dem til feltene i det gjeldende elementet. Her er de fremdeles tilgjengelige og kan brukes som referanse etter at arbeidsflyten har fullført gjeldende forekomst. Hvis arbeidsflyten er konfigurert slik at den også starter automatisk, kan du angi standardadresser i startskjemaet når det oppstår en automatisk start.

Til toppen av siden

Inkludere informasjon om gjeldende element

Så langt er brødteksten i eksempelmeldingen statisk: Hver gang arbeidsflyten oppretter en forekomst av meldingen, vil teksten være nøyaktig den samme.

Det kan imidlertid være nyttig å inkludere tekst som endres i forhold til elementet der arbeidsflyten for øyeblikket kjører. Det kan for eksempel være nyttig å inkludere tittelen på dokumentet som trenger gjennomgang, i brødteksten av meldingen. Hvis du vil bruke denne typen dynamisk informasjon, bruker du et arbeidsflytoppslag. Oppslag henter data fra ulike datakilder, for eksempel lister, biblioteker og arbeidsflytdata.

Slik legger du til tittelen på dokumentet i meldingsteksten:

  1. Skriv eller lim inn den statiske teksten der du vil at oppslagsinformasjonen skal vises.

  2. Plasser innsettingspunktet der du vil at oppslaget skal være.

    Tips!: Når et oppslag er satt inn, kan det ikke dras til en ny plassering. (Det er imidlertid mulig å «flytte» et oppslag ved å dra annen tekst rundt det.) Det er på samme måte ikke mulig å klippe ut, kopiere eller lime inn et oppslag eller annen tekst som inneholder et oppslag.

  3. Klikk på Legg til eller endre oppslag.

  4. Velg Gjeldende element i Datakilde-boksen, i dialogboksen Oppslagfor streng, og Navn i Felt fra kilde-boksen.

  5. Klikk på OK.

  6. Det innsatte oppslaget vises i meldingsteksten.

  7. Klikk på Publiser for å publisere arbeidsflyten.

Når arbeidsflyten kjører og meldingen er generert, erstattes oppslaget av tittelen på dokumentet.

Sette inn tittel 5

Det kan være nyttig å inkludere tittelen på dokumentet, men det kan være enda mer nyttig å inkludere en hyperkobling som tar deg direkte til dokumentet. Du gjør dette ved å inkludere et oppslag i hyperkoblingen.

Til toppen av siden

Inkludere en statisk hyperkobling

Du kan inkludere en statisk hyperkobling, en som alltid kobler til samme adresse eller plassering, i brødteksten til e-postmeldingen for arbeidsflyten, ved å bruke Rediger hyperkobling-knappen øverst til høyre i panelet for formateringsverktøyet i dialogboksen Definer e-postmelding.

  1. Skriv eller lim inn den statiske teksten der du vil at koblingen skal vises.

  2. Velg teksten, og klikk på Rediger hyperkobling.

  3. Skriv inn adressen til nettstedet i dialogboksen Rediger hyperkobling.

  4. Klikk på OK.

    Den innsatte hyperkoblingen vises i meldingsteksten.

Obs!: Tekstbaserte e-postprogrammer gjengir ikke hyperkoblingen.

Hvis du vil finne ut hvordan du bruker et arbeidsflytoppslag til å opprette en dynamisk hyperkobling som peker til forskjellige adresser avhengig av enheten arbeidsflyten kjører på, kan du se den neste delen, Inkludere en hyperkobling til gjeldende element.

Til toppen av siden

Inkludere en hyperkobling til gjeldende element

Adressen i hyperkoblingeksemplet inkluderer ingen variabelinformasjon i den forrige delen,Inkludere en statisk hyperkobling: Hver gang arbeidsflyten sender e-postmeldingen, peker hyperkoblingen til samme side.

Når du bruker et arbeidsflytoppslag, kan du opprette en dynamisk kobling som bruker informasjon om det gjeldende elementet, til å bestemme hvilken nettadresse det skal pekes til.

Hvis gjeldende element er et dokument i et dokumentbibliotek

Du bør oppgi en kobling til det nye dokumentet i oppstarteksempelet for arbeidsflyten:

  1. Skriv eller lim inn den statiske teksten der du vil at koblingen skal vises.

  2. Velg teksten, og klikk på Rediger hyperkobling.

  3. Klikk på funksjonen (fx) i dialogboksen Rediger hyperkobling.

    Tips!: Når et oppslag er satt inn, kan det ikke dras til en ny plassering. (Det er imidlertid mulig å «flytte» et oppslag ved å dra annen tekst rundt det.) Det er på samme måte ikke mulig å klippe ut, kopiere eller lime inn et oppslag eller annen tekst som inneholder et oppslag.

  4. Velg Gjeldende element i dialogboksen Oppslag for streng i Datakilde-boksen.

  5. Velg Kodet absolutt nettadresse, i Felt fra kilde-boksen, og klikk deretter på OK.

    Sette inn hyperkobling for gjeldende element 1 Sette inn hyperkobling for gjeldende element 2 Sette inn hyperkobling for gjeldende element 3

Når mottakeren av meldingen klikker på koblingen, åpnes dokumentet for visning eller redigering.

Hvis gjeldende element er et listeelement

Når du oppretter en kobling til et listeelement, for eksempel en kunngjøring eller kalenderhendelse, kan du velge at koblingen åpner enten visningsskjemaet (DispForm.aspx) eller redigeringsskjemaet (EditForm.aspx) for listeelementet.

Slik oppretter du en kobling som åpner listeelementet:

  1. Gå til listen du vil opprette denne arbeidsflyten på i nettleseren

  2. Åpne listeelementet for et eksisterende dokument i biblioteket ved å bruke Vis element hvis du vil at koblingen skal åpne visningsskjemaet, eller Rediger element hvis du vil at koblingen skal åpne redigeringsskjemaet

  3. Kopier adressen i adresselinjen fra begynnelsen: http eller https: gjennom første likhetstegn (=)

    Sette inn hyperkobling for listeelement 1

  4. ?ID=-teksten er en parameter i spørrestreng som instruerer at siden må vise skjemaet for det elementet i den gjeldende listen eller biblioteket, som har liste-ID-en som følger etter likhetstegnet (=), som i dette eksemplet er liste-ID for gjeldende element, som identifisert av arbeidsflyoppslaget.

    Obs!: Hvis gjeldende element er en oppgave som er opprettet av en av de tre arbeidsflytoppgavehandlingene, og du vil at koblingen skal åpne det egendefinerte oppgaveskjemaet (og ikke standardvisningen eller redigeringsskjemaet for Oppgavelisten), kan du se delen Hvis gjeldende element er et egendefinert oppgaveskjema som kommer senere. For oppgaver som ikke er opprettet av en oppgavehandling for arbeidsflyt, og for visningsskjemaer for de oppgavene som er opprettet av en av oppgavehandlingene for arbeidsflyt, er gjeldende prosedyre alt du trenger.

  5. Skriv eller lim inn den statiske teksten der du vil at koblingen skal vises (for eksempel Klikk her for å vise listeelement) i dialogboksen Definere e-postmelding.

  6. Velg teksten, og klikk på Rediger hyperkobling

  7. Velg Strengverktøy for adresse-feltet i Rediger hyperkobling.

  8. Lim inn adressen i dialogboksen Strengverktøy.

  9. Plasser innsettingspunktet rett etter likhetstegnet (=), og klikk deretter på Legg til eller endre Oppslag.

  10. Velg Gjeldende element i dialogboksen Oppslag for streng i Kilde-boksen og ID i Feltfra kilde-boksen.

    Sette inn hyperkobling for listeelement 3

  11. Klikk på OK.

    Den siste strengen i Strengverktøyet skal starte med http:// eller https:// og slutte med [%Current Item:ID%] Sette inn hyperkobling for listeelement 4

    Viktig!: Mens gjeldende oppslag for element-ID er nyttig for å bygge koblinger til gjeldende listeelement, kan disse oppslagene vise feil i den gjengitte banen, og det anbefales derfor ikke å inkludere dem i koblinger for e-postmeldinger: Bane, nettadresse for relativ serverbane, kildenettadresse og nettadressebane.

  12. Velg OK to ganger

Koblingene vises i blå tekst med understreking i e-postmeldingen.

Sette inn hyperkobling for listeelement 5

Hvis du planlegger å bruke koblingen mer enn én gang, fortsetter du til neste del.

Lagre en listeelementadresse som en arbeidsflytvariabel

Du kan lagre nettadressen til visningsskjemaet eller redigeringsskjemaet til et listeelement i en arbeidsflytvariabel, slik at du ban bruke den på flere plasseringer i samme arbeidsflyt.

  1. Klikk på Handlinger i vinduet Arbeidsflytutforming, og klikk deretter på Trekk ut delstreng fra indeks for streng

    Variabel 1

  2. Klikk på streng, og klikk på ellipseknappen [...] i denne fasen

  3. Lim inn den statiske tekstdelen av nettadressen (men ikke oppslaget for gjeldende element-ID) i dialogboksen Strengverktøy.

    Variabel 2

  4. Plasser innsettingspunktet etter likhetstegnet (=), og klikk deretter på Legg til eller Endre Oppslag.

  5. Velg Gjeldende element i Datakilde-boksen og ID i Felt fra kilde-boksen i dialogboksen Oppslag for streng.

    Variabel 3

  6. Klikk på OK

    Oppslaget er lagt til i teksten i dialogboksen.

    Variabel 4

  7. Klikk på OK for å lukke dialogboksen Strengverktøy

  8. Klikk på 0 Starter fra 0, og erstatt det med 1

    Obs!: Når Starter fra har en verdi større enn 1, har den siste strengen fjernet tegn.

  9. Velg Variabel: delstreng eller Variabel: delstring1 i Utdata til variabel: delstreng

  10. Klikk på Opprett en ny variabel, i listen, og skriv deretter inn et navn for den nye variabelen i dialogboksen Rediger variabel.

  11. Sørg for at Type er angitt til Streng, og klikk deretter på OK Variabel 5

  12. Klikk nedenfor handlingen du nettopp opprettet, og Legg til handlingen Send en e-postmelding til Handlingene, og klikk deretter på disse brukerne i handlingen. Variabel 6

  13. Hvis du vil bruke den nye variabelen i dialogboksen Definere e-postmelding, kan du skrive eller lime inn teksten der du vil at koblingen skal vises i meldingsteksten. Velg teksten, og klikk på Rediger hyperkobling fra formateringsmenyen. Klikk på [fx]-knappen, eller klikk på ellipseknappen [...], og klikk deretter på Legge til eller endre oppslag

  14. Velg Arbeidsflytvariabler og parametere i Datakilde-bokslisten i dialogboksen Oppslag for streng.

  15. Velg Variabel: navn på variabel, i Feltfra kilde-listen, og klikk deretter på OK og deretter OK på neste boks.

    Variabel 7 Definere e-postmeldingskjermen når du har satt inn variabel

Nå kan du sette inn denne variabelen der du ønsker i gjeldende arbeidsflyt.

Til toppen av siden

Inkludere et bilde

Du kan inkludere grafikk i meldingen ved å opprette en variabel og bruke HTML-bildekoden <img/> til å koble til et bilde som er lagret som en JPEG (.jpg)-fil og lastet opp til et bildebibliotek på området.

  1. Klikk på Handlinger, i vinduet Arbeidsflytutforming, og klikk deretter på Angi Arbeidsflytvariabel.

  2. Klikk på arbeidsflytvariabel, og velg Opprette en ny variabel...

  3. Skriv inn et navn for den nye variabelen, i dialogboksen Rediger variabel, og sørg for at Type er angitt til Streng, og klikk deretter på OK.

  4. Klikk på verdi, og klikk deretter på ellipseknappen [...], og legg til type eller lim inn nettadressen for JPEG-bildefilen i HTML-kodeformat - <img src ="URL"/> Strengverktøy for bilde i vinduet Strengverktøy

  5. Klikk på OK.

  6. Den innsatte Handlingen ser ut som dette. Angi variabel for å sette inn et bilde

  7. Klikk nedenfor handlingen du nettopp opprettet, og Legg til handlingen Send en e-postmelding til handlingen, og klikk deretter på Disse brukerne i handlingen. Sette inn Send en e-posthandling

  8. Klikk på Legge til eller endre oppslag i dialogboksen Definere e-postmelding.

  9. Velg Arbeidsflytvariabler og parametere i Datakildelisten i dialogboksen Oppslag for streng.

  10. Velg Variabel i Felt fra kilde-listen: Navnet på variabelen, og velg OK. E-poststreng i bilde-arbeidsflyt Arbeidsflyt for brødtekst i e-postmelding, med bilde

  11. Velg OK på nytt for å lukke vinduet Definere e-postmelding vinduet, og publiser arbeidsflyten.

 Når meldingen er sendt, vises bildet fra JPEG-filen i stedet for kodekoblingen.

Til toppen av siden

Identifisere hvilke alternativer som ikke støttes

Disse alternativene støttes ikke av den gjeldende versjonen av handlingen Send en e-postmelding:

  • Angi en adresse på Fra-linjen. (E-postmeldinger som sendes av arbeidsflyten, viser alltid e-postadressen som er angitt av serveradministratoren på Fra-linjen. Det er bare serveradministratoren som kan endre dette, og det kan bare endres for alle varslene i gjeldende nettprogram, ikke per arbeidsflyt.)

  • Bruke et innebygd gjennomgripende stilark (CSS) til å formatere meldingsinnholdet. Tekst kan formateres ved å bruke stil-attributtet, men <style>-koden og CSS-klassene støttes ikke.

  • Bruke et arbeidsflytoppslag i enten Til- eller Kopi-boksen, som refererer til en kolonne for Person- eller Gruppetype, som inneholder flere verdier.

  • Angi blindkopimottaker for en melding

  • Inkludert en annen fil med en melding som et vedlegg.

  • Bygge inn bilde- eller grafikkfiler i en melding. Inkluder et bilde i stedet.

Til toppen av siden

Se også

SharePoint 2013 trinn for trinn: Oppsett for innstilling for Utgående e-post

Innføring i Microsoft SharePoint Designer

Konfigurere Utgående e-post for en bestemt nettapp

Konfigurere Arbeidsflytbehandling til å fungere med serverfarmen for SharePoint 2013

Hurtigreferanse for arbeidsflythandlinger

Opprette en liste i SharePoint

Opprette en kolonne i en SharePoint-liste eller et SharePoint-bibliotek

Endre en kolonne i en liste eller et bibliotek

Opprette et varsel eller abonnere på en RSS-feed i SharePoint Online, SharePoint 2016 og SharePoint 2013

Opprette et varsel eller abonnere på en RSS-feed i SharePoint 2010

Grunnleggende feilsøkingstips 

Følgende liste over spørsmål kan hjelpe deg med å finne årsaken til et problem med å opprette en arbeidsflyt:

  1. Kan du opprette en annen type arbeidsflyt på samme liste? Du kan for eksempel prøve å opprette en godkjenningsarbeidsflyt

  2. Kan du opprette samme arbeidsflyt:

    • på en annen liste på det samme området?

    • på et annet område under samme områdesamling?

    • på en annen områdesamling under samme nettprogram?

    • på et annet nettprogram?

    • logget på med en annen konto?

    • ved bruk av en annen datamaskin?

 Avanserte feilsøkingstips

Hvis ingen av de grunnleggende feilsøkingstipsene hjelper deg med å finne årsaken til problemet med arbeidsflyten, kan du følge fremgangsmåten nedenfor:

  1. Sikre at du har nødvendige tillatelser på område- og arbeidsflytnivå. Gå til Områdeinnstillinger > Områdetillatelser > Kontrollere tillatelser / Listeinnstillinger > Tillatelser for denne listen , og kontroller at resultatene Kontroller tillatelser samsvarer med det følgende:

    1. Minimumstillatelser for å utforme en arbeidsflyt (lagre og publisere):

      1. på SharePoint området: Utforming

      2. på SharePoint listen: Redigere

    2. Minimumstillatelser for å starte en arbeidsflyt:

      1. på SharePoint området: Skrivebeskyttet/lese

      2. på SharePoint listen: Bidra

  2. Sikre at innstillinger for utgående e-post er angitt til riktig Exchange-server.

    1. Åpne Ledetekst som administrator.

    2. Kjør nslookup <Exchange serveradresse>. For eksempel: nslookup exch.contoso.com

    3. Du skal kunne se den løste IP-adressen til Exchange-serveren i utdataene. Hvis ikke, kan du kontakte Exchange-administratoren og be om det riktige Exchange fullstendige domenenavnet (FDQN).

  3. Send en e-postmelding til samme person ved å bruke funksjonen SendEpost for SPUtility-klassen med SharePoint Management Shell ved å følge trinnene nedenfor.

    1. Åpne SharePoint Management Shell som administrator. (Høyreklikk på SharePoint Management Shell > Kjør som administrator)

    2. Kjør følgende skript. Hvis skriptet svarer med Sann, og brukeren får en e-postmelding fra SharePoint, er SMTP konfigurert på riktig måte i SharePoint.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Send en e-postmelding til den samme brukeren fra SharePoint-serveren ved å bruke av SMTP-funksjonalitet. Følg trinnene i Bruke Telnet til å teste SMTP-kommunikasjon.

Obs!: Som standard oppretter ikke SharePoint loggoppføringer for utgående e-postmeldinger. SharePoint sender aldri e-postmeldinger direkte. E-postmeldingen videresendes gjennom SMTP (Exchange)-serveren som er konfigurert i Sentraladministrasjon. Følg fremgangsmåten ovenfor for å feilsøke denne typen arbeidsflyt.

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×