Sende e-post i en arbeidsflyt

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Vil du kanskje at arbeidsflyten skal sende en e-postmelding til noen av en rekke formål. Du kan for eksempel vil at arbeidsflyten skal sende deg et varsel hver gang den begynner å kjøre.

Nytt element som utløser arbeidsflyt for å sende e-postmelding

1. et nytt element er lagt til listen eller biblioteket, og arbeidsflyten starter.

2. arbeidsflyten sender en e-postmelding med beskjed om at den er startet.

Denne artikkelen viser deg hvordan du kan angi at arbeidsflyten skal sende en e-postmelding. Det også forklarer hvordan du bruker arbeidsflyten oppslag både for å løse e-post og for å inkludere dynamisk innhold i meldingsteksten, inkludert hvordan du setter inn eller bygge hyperkoblinger. Til slutt denne artikkelen viser hvordan du formaterer innholdet i meldingen, sammen med andre informasjon om hvordan du arbeider med arbeidsflyten genererte e-postmeldinger.

Hva du vil gjøre?

Sende en grunnleggende e-postmelding fra en arbeidsflyt

Velg dynamisk brukere eller grupper for å motta meldingen

Ta med informasjon om gjeldende element

Inkludere en statisk hyperkobling

Ta med en hyperkobling til gjeldende element

Inkludere et bilde

Formatere innholdet i meldingen

Send dine egne egendefinerte oppgavevarsler

Hvilke alternativer som ikke støttes

Sende en grunnleggende e-postmelding fra en arbeidsflyt

Ved hjelp av handlingen sende en e-post i Workflow Designer, kan du konfigurere den egendefinerte arbeidsflyten til å sende e-postmeldinger til deg eller til andre angitte brukeren eller gruppen. De tilgjengelige feltene for en e-postmelding er til, kopi, Emne og brødtekst. Disse feltene kan inneholde både statisk tekst og tekst som er dynamisk generert fra arbeidsflyten oppslag.

Du kan bruke handlingen sende en e-post til å generere mange typer meldinger, inkludert varsler når arbeidsflyten når angitte faser eller utfører angitte handlinger (inkludert overordnede Start- og stopper arbeidsflyten) og påminnelser om aktiviteter som ikke er fullført ved deres forfallsdato.

Merknad: Utgående e-post må konfigureres på serveren før arbeidsflyten kan sende e-postmeldinger. Hvis du er usikker på om serverens gjeldende innstillinger for e-post, kan du ta kontakt med serveradministratoren. Finne koblinger til mer informasjon om postinnstillinger for utgående e-i Se også-delen.

I dette eksemplet vil du konfigurere arbeidsflyten til å sende deg en e-postmelding hver gang det starter skal kjøres på et nytt element.

  1. Velg Nyfil-menyen, og klikk deretter arbeidsflyten.

  2. På første side i Arbeidsflytutforming navnet arbeidsflyten, angi listen eller biblioteket at arbeidsflyten skal knyttes til, og velg deretter merket for start alternativer du vil bruke.

    Første side i arbeidsflytutformingen

  3. Klikk Neste.

  4. På neste side i Arbeidsflytutforming, skriver du inn et navn for dette trinnet i arbeidsflyten.

  5. Klikk Handlinger, og klikk deretter Send en e-postmelding.

    Hvis denne handlingen ikke vises i listen, klikker du Flere handlinger for å se en fullstendig liste.

  6. Klikk denne meldingen i handlingen.

    Andre side i arbeidsflytutformingen

  7. Skriv inn din egen e-postadresse i til-boksen i dialogboksen Definer e-postmelding.

    Kommentarer: 

    • Hvis du vil velge brukere fra en liste eller adressebok, klikker du knappen Adressebok Knapp på slutten av til-boksen.

    • Til-adressen til en melding kan være en bestemt statisk adresse (for eksempel NORTHWINDTRADERS\junmin eller junmin@northwindtraders.com) eller en arbeidsflytoppslag til variabelt informasjon. Hvis du vil lære mer om hvordan du bruker arbeidsflyten oppslag til å løse dynamisk e-postmeldinger som sendes fra arbeidsflyten i stedet for å bruke statiske adresser, kan du se neste del dynamisk Velg brukere eller grupper å motta meldingen.

    • Avsenderadressen i gjengitt meldingen blir alltid e-postadressen til systemansvarlig, med mindre serveradministratoren endres avsenderadressen for gjeldende webprogram eller alle webprogrammer. Du Finn koblinger til mer informasjon om denne endringen i Se også-delen.

  8. Skriv inn et emne for meldingen i Emne-boksen, eller klikk Vis databinding Knapp for å definere en arbeidsflytoppslag til teksten du vil her.

    Merknad: Du må gjøre noen oppføringen i Emne-boksen på nytt for at arbeidsflyten skal rett kompilering.

  9. Den store boksen under Emne-boksen skriver eller limer inn brødteksten i meldingen.

    Tips!: Noen hurtigmeny er tilgjengelig i denne boksen. Hvis du vil kopiere tekst, trykker du CTRL + C. Hvis du vil lime inn kopierte teksten, kan ikke Trykk CTRL + V. teksten du kopierer og limer inneholde en arbeidsflyt for oppslag.

    Dialogboksen Definer e-postmelding med tekst

Nå kan du klikke OK for å fullføre meldingen. Derimot, kan det være nyttig å inkludere tittelen på det nye elementet som startet arbeidsflyten, eller til og med inkludere en kobling til det nye elementet. Følge inndelinger blir viser deg hvordan du gjør disse tingene, og hvordan du formaterer utseendet til meldingsteksten. Først imidlertid vil du lære hvordan du bruker arbeidsflyten oppslag til å løse meldingen dynamisk.

Til toppen av siden

Velg dynamisk brukere eller grupper for å motta meldingen

Hvis du angir statisk adressene i feltene til og kopi av meldingen, må deretter helst som du må endre mottakerne, du åpne arbeidsflyten i Workflow Designer og foreta endringene manuelt. Hvis adressene endres ofte, er det en bedre fremgangsmåte å bruke arbeidsflyten oppslag i feltene til og kopi. Oppslag kan referere til adresser fra et felt i gjeldende element, et felt i et element i en annen liste eller et bibliotek eller variabler for arbeidsflyt.

Bruke en egendefinert liste til å lagre mottakeradressene

Hvis mottakerne endre med jevne mellomrom, men ikke ofte nok som de må være angitt i et skjema for arbeidsflytstart hver gang arbeidsflyten startes, kan du opprette en egendefinert liste for mottakere som inneholder ett element for hver arbeidsflyt som refererer til den, og Opprett kolonner der du kan lagre adressene til hvilke hver e-er postmelding fra hver arbeidsflyt skal sendes. Når mottakerne for en arbeidsflytmelding endrer, trenger du bare endre adressene i det aktuelle feltet i mottakere listeelementet for arbeidsflyten.

Viktig: Kolonner som du lagrer adresser for arbeidsflyt e-postmeldinger kan være et enkelt linje med tekst, flere linjer med tekst eller Person eller gruppe-kolonnene. Hvis du bruker en Person eller gruppe-kolonne, kan bare én oppføring gjøres i hvert felt som skal referere til arbeidsflyten for e-postadresser. Når du oppretter i kolonnen, må du passe på å velge Nei under Tillat flere valg. Hvis du vil bruke denne typen kolonne til å angi flere mottakere, kan du opprette en SharePoint-gruppe som inneholder personene du vil at arbeidsflyten skal e-post til-adresse, og angi deretter gruppen i feltet. Når du oppretter kolonnen, må du passe på å velge personer og grupper under Tillat valg av. Finn en kobling til mer informasjon om å opprette lister og legge til kolonner i Se også-delen.

Merknad: Når oppretter SharePoint-grupper, kontroller at hver gruppe har på minst lesetillatelser for området, og som i Gruppeinnstillinger-området på den nye gruppe-siden, under hvem som kan vise medlemskapet for gruppen, alle er merket.

Slik bruker arbeidsflytoppslag til en egendefinert liste for mottakere:

  1. Opprette en egendefinert liste kalt mottakere med følgende tre kolonnene i nettleseren:

    • Endre navnet på standard Tittel -kolonnen til Navn på arbeidsflyt.

    • Legge til en Person eller gruppe-kolonne kalt til. Tillate valg av både personer og grupper i denne kolonnen, men ikke Tillat flere valg.

    • Legge til en enkelt linje med tekstkolonne kalt kopi.

  2. Opprette et nytt element i listen over mottakere, og gjør deretter følgende:

    • Skriv inn Dokumentgjennomgang, som er navnet på eksempelarbeidsflyten brukes her, i feltet Navn på arbeidsflyt.

    • Klikk Adressebok Knapp i til-feltet og velg deretter en enkelt person eller gruppe til å adressere meldinger til i dialogboksen Velg personer og grupper.

    • Skriv inn e-postadressene mottakerne til adressen Kopier til å skille flere adresser med semikolon i kopi-feltet.

  3. Klikk Handlinger i Microsoft Office SharePoint Designer 2007, i Workflow Designer, og klikk deretter Send en e-postmelding.

    Hvis denne handlingen ikke vises i listen, klikker du Flere handlinger for å se en fullstendig liste.

  4. Klikk denne meldingen i handlingen.

  5. Klikk Adressebok Knapp i dialogboksen Definer e-postmelding på slutten av til-boksen.

  6. Klikk Arbeidsflytoppslag i dialogboksen Velg brukere i listen , eller velg fra eksisterende brukere og grupper, og klikk deretter Legg til.

  7. Velg følgende alternativer i dialogboksen Definer arbeidsflytoppslag:

    • Source: mottakere eller navnet på dine egendefinerte lister.

    • Feltet: til eller feltet som inneholder adressen du vil bruke.

    • Felt: navn på mottakere: arbeidsflyt

    • Verdi: Skriv inn Dokumentgjennomgang eller navnet på den aktuelle arbeidsflyten.

      Oppslag for Til-feltet i melding

      Dette oppslaget sier: "Fra listen over mottakere, velger du verdien av til-feltet der navnet på arbeidsflyten som er lik dokumentgjennomgang."

      Den øverste delen av dialogboksen angir listen og kolonnen. nederst delen av dialogboksen angir raden.

  8. Klikk OK i dialogboksen Definer arbeidsflytoppslag.

  9. Klikk OK i meldingen om sikre unike oppslag.

  10. Klikk OK på nytt for å lukke dialogboksen Velg brukere.

  11. Klikk Adressebok Knapp i dialogboksen Definer e-postmelding på slutten av kopi-boksen.

  12. Klikk Arbeidsflytoppslag i dialogboksen Velg brukere i listen , eller velg fra eksisterende brukere og grupper, og klikk deretter Legg til.

  13. Velg følgende alternativer i dialogboksen Definer arbeidsflytoppslag:

    • Source: mottakere eller navnet på dine egendefinerte lister.

    • Feltet: kopi eller feltet som inneholder adressen du vil bruke.

    • Felt: navn på mottakere: arbeidsflyt

    • Verdi: Skriv inn Dokumentgjennomgang eller navnet på den aktuelle arbeidsflyten.

      Oppslag for Kopi-feltet i melding

      Dette oppslaget sier: "Fra listen over mottakere, velger du verdien i Kopi-feltet der navnet på arbeidsflyten som er lik dokumentgjennomgang."

  14. Klikk OK, klikk OK på nytt i meldingsvinduet, og klikk deretter OK på nytt for å lukke dialogboksen Velg brukere.

Når arbeidsflyten sender denne e-postmeldingen, sender det nå den til adressene som er oppført i feltene til og kopi feltene i dokumentgjennomgang elementet i den egendefinerte mottakere-listen. Hvis du vil endre mottakere, kan du ganske enkelt gjør endringene du ønsker i listeelementet.

Én arbeidsflyt kan sende flere e-postmeldinger, og meldingene kan ikke alle sendes til de samme mottakerne. Hvis du vil lagre andre adresser flere meldinger som er sendt fra denne arbeidsflyten, kan du legge til kolonner i listen til å lagre de andre adressene. I dette tilfellet kan du vil gi navn til kolonner "Først melding til," "Andre melding til" og så videre.

Du kan også utforme listen slik at du oppretter ett element for hver melding arbeidsflyten sender, i stedet for ett element for hver arbeidsflyt. I dette tilfellet Kontroller at navnet som identifiserer hver melding er unike, slik at oppslag som henter adressene returnerer unik verdi du vil bruke.

Bruk skjemaet for arbeidsflytstart til å angi mottakere

Hvis du vil at mottakerne skal angis hver gang at en arbeidsflyten startes manuelt, kan du tilpasse arbeidsflyten initieringsskjemaet for å samle inn adressene fra personen som starter arbeidsflyten. Arbeidsflyten kan deretter ganske enkelt Bruk de angitte adressene direkte, eller kopiere dem til felt i gjeldende element, hvor de skal fortsatt være tilgjengelig for referanse når arbeidsflyten er fullført den aktuelle kjøringen. Hvis arbeidsflyten er konfigurert slik at den også starter automatisk, kan du angi standardadresser i initieringsskjemaet for hver gang det oppstår en automatisk start.

Til toppen av siden

Ta med informasjon om gjeldende element

Så langt brødteksten i meldingen for eksempel er statisk: hver gang arbeidsflyten oppretter en forekomst av meldingen, teksten, vil være nøyaktig lik.

Det kan være nyttig, imidlertid å inkludere tekst som endres i forhold til elementet som arbeidsflyten kjører. Det kan for eksempel være nyttig å inkludere tittelen på dokumentet trenger gjennomgang i brødteksten i meldingen. Hvis du vil inkludere denne typen dynamisk informasjon, kan du bruke en arbeidsflytoppslag. Oppslag hente data fra ulike datakilder, for eksempel lister, biblioteker og arbeidsflytdata.

Å legge til tittelen på dokumentet i meldingsteksten:

  1. Skriv eller Lim inn den statiske teksten som du vil at oppslagsinformasjonen skal vises.

    Brødtekst med statisk tekst

  2. Plasser innsettingspunktet Pek der du vil ha i oppslaget skal plasseres.

    Tips!: Når et oppslag er satt inn, kan ikke dras til en ny plassering. (Det er mulig, imidlertid å "Omplasser" et oppslag ved å dra annen tekst rundt den.) På samme måte, det er ikke mulig å klippe ut, kopiere eller lime inn et oppslag eller tekst som inneholder et oppslag.

  3. Klikk Legg til oppslag i brødtekst.

  4. Velg Gjeldende element i kilde-boksen, og navnet i boksen i dialogboksen Definer arbeidsflytoppslag.

    Oppslagsfelt for navnet til gjeldende element

  5. Klikk OK.

Innsatte oppslaget vises i meldingsteksten.

Meldingstekst med oppslagsfelt er satt inn

Når arbeidsflyten kjøres, og meldingen er generert, erstattes oppslaget av tittelen på dokumentet.

Endelig melding der oppslagsfeltet er erstattet av en tittel

Inkludert tittelen på dokumentet er nyttig, men det kan være enda mer nyttig å inkludere en hyperkobling som utfører du direkte til selve dokumentet. Hvis du vil gjøre dette, kan du ta med et oppslag i hyperkoblingen. Senere i denne delen inneholder en hyperkobling til gjeldende element viser hvordan du hvordan.

Til toppen av siden

Inkludere en statisk hyperkobling

Du kan inkludere en statisk hyperkobling – det vil si ett som alltid er koblet til samme adresse eller plassering, i brødteksten i e-postmeldingen arbeidsflyt ved hjelp av HTML forankre kode (< en > og < /a >) med attributtet Hyperkoblingsreferanse og angi måladressen som verdien til Hyperkoblingsreferanse -attributtet.

To visit the Northwind Traders site, 
click <a href="http://www.northwindtraders.com/">here</a>.

Teksten mellom kodene anker gjengis i meldingen som vises som en hyperkobling til den angitte adressen.

Gjengitt meldingstekst med statisk hyperkobling

Merknad: Noen tekstbaserte e-postprogrammer, ikke kan gjengi HTML-koding, og dermed kan ikke gjengis hyperkoblingen.

Hvis du vil lære hvordan du bruker en arbeidsflytoppslag til å opprette en dynamisk hyperkobling som peker til ulike adresser avhengig av elementet som arbeidsflyten kjører, kan du se neste del, Inkluder en hyperkobling til gjeldende element.

Til toppen av siden

Ta med en hyperkobling til gjeldende element

I forrige del, inkludere en statisk hyperkobling, inkludert adressen i boksen hyperkobling for eksempel ingen variable informasjon: hver gang arbeidsflyten sender e-postmelding, hyperkoblingen peker til samme side.

Ved hjelp av en arbeidsflytoppslag, men kan du opprette en dynamisk kobling som bruker informasjon om gjeldende element til å avgjøre hvilken URL-Adresse til å peke på.

Hvis gjeldende element er et dokument i et dokumentbibliotek

I eksemplet arbeidsflyten oppstart varsel du kanskje du vil angi en kobling til det nye dokumentet selve:

  1. Skriv eller Lim inn den statiske teksten som du vil at koblingen skal vises.

  2. Der du vil at oppslaget skal plasseres, skriver du inn følgende tekst.

<a href="">here</a>

Tips!: Når et oppslag er satt inn, kan ikke dras til en ny plassering. (Det er mulig, imidlertid å "Omplasser" et oppslag ved å dra annen tekst rundt den.) På samme måte, det er ikke mulig å klippe ut, kopiere eller lime inn et oppslag eller tekst som inneholder et oppslag.

  1. Plasser innsettingspunktet mellom to doble anførselstegn ("").

  2. Klikk Legg til oppslag i brødtekst.

  3. Merke Gjeldende element i kilde-boksen i dialogboksen Definer arbeidsflytoppslag.

  4. Velg Kodet absolutt Nettadresse i felt-boksen, og klikk deretter OK.

    Meldingstekst med dynamisk kobling for visning eller redigering av dokument

Når mottakeren av meldingen klikker koblingen, åpnes dokumentet for visning eller redigering.

Hvis gjeldende element er et listeelement

Når du oppretter en kobling til et element, for eksempel en kunngjøring eller en kalenderhendelse – du kan velge å la koblingen åpne visningsskjema (DispForm.aspx) eller redigeringsskjema (EditForm.aspx) for listeelementet.

Slik oppretter du en kobling som åpner listeelementet for et dokument (i stedet for selve dokumentet):

  1. Naviger til delte dokumentbiblioteket i nettleseren.

  2. Åpne listeelementet for et eksisterende dokument i biblioteket, ved hjelp av Vis element Hvis du vil koblingen skal åpne visningsskjema eller Rediger element Hvis du vil koblingen skal åpne redigeringsskjemaet.

  3. Kopier adressen på adresselinjen fra begynnelsen http: eller https: gjennom første likhetstegnet (=), som vist i illustrasjonen.

    Adresselinje som viser fra-adresse

    Adressefelt som viser adressen i redigeringsform

    Den ?ID = teksten er en parameter i spørringsstreng som angir at siden skal vises i skjemaet for hvilken som helst element i den gjeldende listen eller biblioteket har liste-ID som kommer etter likhetstegnet (=), som i dette eksemplet vil være liste-ID i det gjeldende elementet, som er identifisert i arbeidsflyten oppslaget.

    Merknad: Hvis gjeldende element er en oppgave som er opprettet av en av de tre arbeidsflythandlinger for oppgaven, og hvis du vil koblingen skal åpne egendefinert oppgaveskjema (og ikke standard vise eller redigere skjemaet for oppgaver-listen), kan du se delen senere Hvis gjeldende element er et egendefinert oppgaveskjema. For aktiviteter som ikke opprettet av en aktivitet handlingen, og skjemaene visning av selv oppgavene som er opprettet av én av arbeidsflythandlinger for aktiviteten, er gjeldende prosedyre alt du trenger.

  4. I dialogboksen Definer e-postmelding i plasseringen du vil at hyperkoblingen skal vises, Lim inn adressen.

  5. Plassere innsettingspunktet rett etter likhetstegnet (=), og klikk deretter Legg til oppslag i meldingsteksten.

  6. Velg Gjeldende element i kilde-boksen og ID i felt-boksen i dialogboksen Definer arbeidsflytoppslag.

    Oppslagsfelt for ID til gjeldende element

  7. Klikk OK.

    Innsatte oppslaget vises i meldingsteksten.

    Viktig: Selv om det gjeldende element-ID-oppslaget er nyttig for bygging av koblinger til gjeldende listeelement, følgende oppslag kan presentere feil i gjengitt banen, og dermed anbefales ikke som skal inkluderes i e-postmelding koblinger: bane, relativ URL-Adresse for Server, kilde-URL og URL-bane.

  8. Legge til resten av teksten til hyperkoblingen og anker merket der det er inkluderte, samt alle tilknyttede meldingstekst som du vil inkludere.

    Illustrasjonen nedenfor viser koblingen tekster for både skjemaet Vis og redigeringsskjemaet slik de vises i e-postmeldingen.

    Meldingstekst med visningskobling og redigeringskobling for det gjeldende elementet

Hvis du planlegger å bruke en kobling mer enn én gang, kan du se delen senere Store element listeadressen som en arbeidsflytvariabel.

Hvis gjeldende element er et egendefinert oppgaveskjema

Hvis arbeidsflyten bruker et av de tre oppgavehandlinger til å opprette en aktivitet, genereres et egendefinert oppgaveskjema automatisk når du kompilerer arbeidsflyten. Hvis du vil en sekundær arbeidsflyt til å sende påminnelser om aktiviteter for en aktivitet som er opprettet av en arbeidsflyt aktivitet handling, vil det sannsynligvis være nyttig å inkludere en kobling til denne egendefinert oppgaveskjema i påminnelser.

Standardskjemaer for en oppgaveliste, for eksempel DispForm.aspx og EditForm.aspx, ligger i mappen for denne oppgavelisten. Men et egendefinert oppgaveskjema ligger i mappen for arbeidsflyten som det er tilknyttet. Hver arbeidsflytoppgave har sin egen innholdstype, og det er innholdstypen for arbeidsflytoppgave som identifiserer det egendefinerte oppgaveskjemaet som bruker innholdstypen. Fordi det egendefinerte oppgaveskjemaet befinner seg i et annet sted, bygge en URL-Adressen til dette skjemaet er forskjellig fra bygging av URL-Adressen til et vanlig visningsskjema eller Rediger skjema for et element.

URL-Adressen til et egendefinert oppgaveskjema ser slik ut.

Redigere nettadresse for skjema for egendefinert oppgave

Plassholdere for variable informasjonen i fet skrift og hakeparentes.

Kilde -attributtet angir oppgavelisten som den gjeldende arbeidsflyten er knyttet til. Når du klikker Fullføre oppgaven eller avbryte på det egendefinerte oppgaveskjemaet, bruker skjemaet adressen fra kilde -attributtet for å vite hvilke listen for å gå tilbake til. Hvis du vil opprette en kobling til et egendefinert oppgaveskjema, kan du kopiere og lime inn fra begynnelsen av URL-Adressen til den ID = [item_ID] tegn og ignorere resten (delen som er uthevet i eksemplet).

Den enkleste måten å innhente URL-Adressen for et egendefinert oppgaveskjema er å kjøre arbeidsflyten én gang, slik at det opprettes en oppgave. Når du åpner egendefinert oppgaveskjema for oppgaven i nettleseren, kan du kopiere delen av URL-Adressen som du trenger, og lim den inn i brødteksten i e-postmeldingen i Arbeidsflytutforming og legge til en arbeidsflytoppslag som leverer IDen til oppgaveelementet.

Å inkludere i oppslaget i meldingsteksten:

  1. Arbeidsflytutforming, i dialogboksen Definer e-postmeldingen skriver eller limer inn all teksten for koblingen, unntatt oppslag i vare-ID, til brødteksten i e-postmeldingen.

  2. Plasser innsettingspunktet bak et likhetstegn (=), slette nummeret for gjeldende element-ID, og klikk deretter Legg til oppslag i meldingsteksten.

  3. Velg Gjeldende element i kilde-boksen i dialogboksen Definer arbeidsflytoppslag, klikk ID i feltlisten, og klikk deretter OK.

    Kobling til egendefinert oppgaveskjema der ID-oppslag er satt inn

    Husk at i dette eksemplet brukes en sekundær arbeidsflyt som kjører på oppgaver-listen slik at det gjeldende elementet er oppgaven. Kobling til et egendefinert oppgaveskjema fra primære arbeidsflyten som faktisk oppretter oppgaveelementet er forskjellige. Hvis du vil lære hvordan du konfigurerer en arbeidsflyt som bruker handlingen Samle Data fra en bruker egendefinerte meldingene skal sendes til personer som oppgaven er tilordnet, kan du se senere i denne delen Send varsler dine egne egendefinerte oppgaven.

    Hvis du vil lære hvordan du kan sette opp denne adressen slik at du kan bruke den et annet sted i samme arbeidsflyten, kan du se neste del, Store element listeadressen som en arbeidsflytvariabel.

Lagre en adresse for listen element som en arbeidsflytvariabel

Du kan lagre URL-Adressen til visningsskjema eller redigere form av et element i en arbeidsflytvariabel, slik at du kan bruke den på flere steder i samme arbeidsflyten.

  1. Klikk Handlinger i Workflow Designer, og klikk deretter Bygg dynamisk streng.

    Hvis denne handlingen ikke vises i listen, klikker du Flere handlinger for å se en fullstendig liste.

  2. Klikk dynamisk streng i handlingen.

  3. Lim inn statisk tekst-delen av URL-Adressen (men ikke oppslag for gjeldende element-ID) i dialogboksen Strengbygger.

    Bruk CTRL + C for å kopiere, CTRL + X for å klippe ut og CTRL + V for å lime inn i denne dialogboksen.

  4. Plasser innsettingspunktet etter likhetstegnet (=), og klikk deretter Legg til oppslag.

  5. Velg Gjeldende element i kilde-boksen og ID i felt-boksen i dialogboksen Definer arbeidsflytoppslag.

    Oppslagsfelt for ID til gjeldende element

  6. Klikk OK.

    Oppslaget legges til teksten i dialogboksen.

    Nettadressetekst med ID-oppslag innsatt

  7. Klikk OK for å lukke dialogboksen Strengbygger.

  8. Klikk variabelen i handlingen.

  9. Klikk Opprett en ny variabel i listen, og skriv deretter inn et navn for den nye variabelen i dialogboksen Rediger variabel.

  10. Kontroller at typen er satt til streng, og klikk deretter OK.

  11. Legge til handlingen sende en e-post til arbeidsflyten, og deretter klikker du denne meldingen i handlingen.

  12. Hvis du vil bruke den nye variabelen i dialogboksen Definer e-postmelding, Skriv inn eller lime inn omkringliggende tekst og HTML-koder (inkludert de doble anførselstegnene) i meldingsteksten, og Plasser innsettingspunktet mellom anførselstegn, og klikk deretter Legg til oppslag i meldingsteksten.

  13. Klikk Arbeidsflytdata i dialogboksen Definer arbeidsflytoppslag i listen kilde-boksen.

  14. I feltlisten, klikker du variabel: navnet på variabelen, og klikk deretter OK.

    Ny variabel satt inn mellom doble anførselstegn

Nå kan du sette inn denne variabelen hvor som helst du ønsker det i den aktuelle arbeidsflyten.

Til toppen av siden

Inkludere et bilde

Det er ikke mulig å bygge inn et bilde eller grafikkelement fil i brødteksten i en e-postmelding som sendes av arbeidsflyten. Du kan imidlertid inkludere et bilde i meldingen ved hjelp av HTML-koden for bilde (< img / >) til å koble til et bilde som er lagret som en JPEG (JPG)-fil og har lastet opp til et bildebibliotek på nettstedet.

  1. I brødteksten i meldingen, i plasseringen du vil at koblede bildet skal vises, skriver du inn den < img src = "" / > HTML-kode.

  2. Plasser innsettingspunktet mellom to doble anførselstegn ("").

  3. Skriv eller Lim inn URL-Adressen for JPEG bildefilen. Fullførte koden ser ut som denne.

    Fullført HTML-kode for bilde

Når meldingen er sendt, vises bildet fra JPEG-fil i stedet for kobling-koden.

Til toppen av siden

Formatere innholdet i meldingen

I foregående delene, anker HTML-koder (< en > og < /a >) brukes til å opprette en hyperkobling. Du kan bruke andre HTML-koder til å angi skriftsnittet, farge, stil og andre attributter for teksten i meldingen.

Fordi Arbeidsflytutforming støtter bare innebygde stiler for formatering av meldinger og ikke eksternt eller innebygd gjennomgripende stilark (CSS) formatering, må du gjøre formateringen du vil ved å bruke attributtet stil med HTML-koder. Du kan gjøre dette enten ved å skrive inn HTML-koder direkte inn i dialogboksen Definer e-postmelding i Arbeidsflytutforming, eller ved å opprette brødteksten i meldingen i koden kan du vise og utformingsvisning og deretter lime det inn i dialogboksen Definer e-postmelding.

  1. Lagre arbeidsflyten ved å klikke Fullfør.

  2. Opprette en ny HTML-side.

  3. Bytt til delt visning, og deretter klikker du hvor som helst i visningsområdet.

  4. Innsettingspunktet fortsatt er i visning-området for utforming, dobbeltklikker du Stil-programmet på statuslinjen.

    Verktøylinjen Bruk av stil vises.

  5. På verktøylinjen for Bruk av stil, kontroller at Bruk av stil er satt til Manuell og at Målet regelen er satt til (Ny innebygd stil), som vist her.

    Verktøylinjen Bruk av stil viser de riktige innstillingene

    Hvis du formaterer teksten i kodevisning og utformingsvisning, må du angi Bruk av stil til manuelt, slik at Office SharePoint Designer 2007 ikke legge til CSS-klassene som serveren ikke kan gjengis i arbeidsflyten e-post. Du må også arbeide i kodevisning til å omslutte i periode-kodene all tekst som er nestet i allerede formatert tekst, men hvis du vil angi annen formatering. Når periode kodene er på plass, kan du arbeide i utformingsvisning for å bruke formateringen du vil bruke.

  6. Formatere tekst på vanlig måte ved hjelp av WYSIWYG-verktøyene i utformingsvisning:

    • Hvis du vil formatere teksten i en kode, for eksempel < avsnittsjustering > eller < li > – plassere innsettingspunktet i kodevisning, og dobbeltklikk deretter koden du vil bruke, i verktøykassen.

    • Du kan eventuelt skriver du inn koden, og bruke IntelliSense til å sette inn stilattributtet og eventuelle egenskapen/verdi-par du vil bruke. Pass på å skille egenskapen/verdi-par med semikolon.

Noen anbefalte fremgangsmåter:

  • Bruke avsnitt koder (< p > og < /p >) til å definere separate avsnitt, og angi en standard formatering for et avsnitt som er forskjellig fra standardformateringen for meldingen generell.

  • I et avsnitt, Bruk flere periode koder til å angi en lokal formatering som er forskjellig fra standardformateringen avsnittet og meldingen generell.

  • Arbeidsflytutforming gjengir et manuelt linjeskift som en ekstra linjeskift i meldingen. Fordi kodene avsnitt legge allerede til riktig avstand mellom avsnitt, må du fjerne alle manuelle linjeskift fra den endelige versjonen av meldingen i Designer for å unngå at for mye avstand mellom avsnitt.

    Det kan være enklere å lage formatert tekst med linjeskift for klarhet, og deretter Fjern alle ekstra mellomrom og linjeskift før fullføre meldingen i Workflow Designer.

    Denne anbefalte fremgangsmåten gjelder bare hvis du tar med avsnitt-koder eller andre koder som Legg automatisk til loddrett avstand mellom enheter med tekst.

Illustrasjonen nedenfor viser et eksempel på tekst som er formatert med HTML-koder. Legg merke til at det finnes ingen manuelle linjeskift.

Tekst formatert med HTML-tagger

I meldingen sendes av arbeidsflyten, at formatert innhold gjengis i henhold til dette.

Ferdig versjon av HTML-formatert tekst

Når du er fortrolig med formatering av tekst, kan du opprette et bredt spekter av meldingen stiler. Hvis du vil ha mer informasjon om en måte å bruke tekstformatering i meldingen, kan du se neste del av denne artikkelen, sende egendefinerte oppgaven meldingene.

Til toppen av siden

Send dine egne egendefinerte oppgavevarsler

Som standard når en arbeidsflyt bruker ett av de tre egendefinerte oppgavehandlinger til å opprette og tilordne en oppgave sender i oppgaver-listen automatisk e-postvarsler til personer som den nye oppgaven er tilordnet. Hvis du skal utforme din egen varselmeldinger for egendefinert oppgave, kan du konfigurere en sekundær arbeidsflyt som kjører på oppgaver-listen til å sende dem.

Hvis du vil unngå å sende dupliserte varslinger, kan du deaktivere automatiske varsler for oppgaver-listen:

  • Klikk Ingen under Send e-post når eierskap tilordnes på avanserte innstillinger-siden for oppgavelisten, i området E-postvarsel.

    Merknad: Hvis du slår av automatisk varsling slår av alle automatisk oppgave-varsler for området, inkludert dem som genereres av de forhåndsdefinerte arbeidsflytene som er tilgjengelige i Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Når du har slått av automatisk varsler, kan du bruke én sekundær arbeidsflyt til å sende samme varslingen for alle aktiviteter, eller du kan bruke betingelser med flere forgrening handlinger eller med flere sekundære arbeidsflyter til å sende ulike typer varsel som er tilordnet ulike situasjoner.

Du kan bruke den samme sekundær arbeidsflyten eller arbeidsflyter til å sende e-postpåminnelser om aktiviteter som ikke er fullført når forfallsdatoen nærmer seg. Hvis du vil ha mer informasjon om sekundære arbeidsflyter, kan du se artikkelen opprette en sekundær arbeidsflyt.

Du kan formatere egendefinerte varslene akkurat slik du ønsker. Det er én måte å komme i gang å tilpasse HTML-innhold i denne standard automatisk, som du kan kopiere direkte fra koden i eksemplet nedenfor.

<table style="border-collapse:collapse" width="100%" cellspacing="0" dir="ltr">
<tr style="background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px"><td style="font-family:Verdana;font-size:16pt;background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px">Task assigned by [Lookup to Workflow Name] on [Lookup to Task Creation Date].<br></td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px">Please approve [Lookup to Document Name]</td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px">To complete this task:<br><ol><li>Review <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Document URL]">[Lookup to Document Name]</a>.</li><li>Perform the specific activities required for this task.</li><li>Fill out <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Custom Task Form]">this task form</a>, and then click the <b>Complete Task</b> button to mark the task as completed. (If you cannot update this task, you might not have access to it. Click <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Display Form for Document Item]">here</a> to request access.)</li></ol></td></tr></table>

Inkludert i foregående HTML-kode utvalget er sju plassholdere for oppslag. Plassholderne vises i hakeparenteser ([]). Når du limer inn HTML-innhold i brødteksten i e-postmeldingen i Workflow Designer, må du bytte plassholderne, inkludert hakeparenteser som inneholder dem, med faktisk oppslag. Du finner instruksjoner for oppretting av disse oppslag i avsnittene nedenfor seks. (En av plassholdere, én for navnet på dokumentet, brukes to ganger.)

Navnet arbeidsflytoppslag

Bruk dette oppslaget.

Søk etter navn på arbeidsflyten som opprettet gjeldende aktivitet

Oppgave opprettelsesdato oppslag

Bruk dette oppslaget.

Oppslag for opprettingsdato for gjeldende oppgave

Dokumentet navneoppslag (brukes to ganger)

Bruk dette oppslaget.

Oppslag etter dokumentnavn

Slå opp URL-Adresse for dokument

Bruk dette oppslaget.

Oppslag for nettadressen til et dokument

Egendefinert oppgaveskjema oppslag

Dette oppslaget er satt inn som en del av URL-Adressen til egendefinert oppgaveskjema som er opprettet av den aktuelle arbeidsflyten, som forklart i delen tidligere Hvis gjeldende element er et egendefinert oppgaveskjema.

I oppslaget selve ser slik ut.

Oppslagsfelt for ID til gjeldende element

Og hele adressen ser omtrent slik ut:

Adressen til egendefinert oppgaveskjema med ID-oppslagsfelt satt inn

Vis skjema for dokumentelementet oppslag

Dette oppslaget er satt inn som en del av URL-Adressen for visningsskjema for oppgaveelement, som forklart i delen tidligere Hvis gjeldende element er et listeelement.

I oppslaget selve ser slik ut.

Oppslagsfelt for ID til gjeldende element

Og hele adressen ser omtrent slik ut:

Adressen til dokumentelementet Vis skjema med ID-oppslagsfelt satt inn

Når alle oppslag er på plass, ser gjengitt egendefinerte oppgavevarselet dette.

Den endelige versjonen av meldingen for egendefinert varsel

Du kan tilpasse denne meldingen ved å legge til ytterligere instruksjoner eller annen informasjon, eller justere utseendet og virkemåten til meldingen ved å formatere teksten. Med verktøyene du har lært om i denne artikkelen, er du klar til å konfigurere arbeidsflyter til å sende nøyaktig som du vil sende meldinger.

Til toppen av siden

Hvilke alternativer som ikke støttes

Alternativene nedenfor støttes ikke av den gjeldende versjonen av handlingen sende en e-post:

  • Angi en adresse i fra-linjen. (E-postmeldinger som sendes av arbeidsflyten alltid vise e-postadressen som er angitt av serveradministratoren i fra-linjen. Bare serveradministratoren kan endre dette, og kan bare endres for alle meldinger i gjeldende webprogram, ikke per arbeidsflyt.)

  • Inkludert en hyperkobling til statussiden for arbeidsflyten. (Det er ikke mulig å bruke en arbeidsflytoppslag til å angi verdien for WorkflowInstanceID variabelen i søkestrengen.)

  • Bruke en innebygd gjennomgripende stilark (CSS) til å formatere meldingsinnholdet. (Tekst kan formateres ved hjelp av attributtet stil , men < >-stilkode og CSS-klasser støttes ikke.)

  • Bruker arbeidsflytoppslag i til- eller kopi-boksen som refererer til en kolonne med personen eller gruppetype som inneholder flere verdier.

  • Angir en blindkopimottakere (Blindkopi) for en melding. (Utviklere kan endre den. HANDLINGER-filen på serveren for å inkludere en Blindkopi-feltet, men dette kan gjøres i Arbeidsflytutforming.)

  • Inkludere en annen fil med en melding som et vedlegg.

  • Bygge inn bildet eller grafikkfiler i en melding. (Du kan koble til et bilde, kan du se delen tidligere Inkluder et bilde.)

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Se også

Opprette et varsel eller abonnere på en RSS-feed i SharePoint Online, SharePoint-2016, og SharePoint 2013

Opprette et varsel eller abonnere på en RSS-Feed i SharePoint 2010

Opprette et varsel eller abonnere på en RSS-Feed i SharePoint 2007

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×