Scenarier for bruk av InfoPath og InfoPath Forms Services

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Denne artikkelen handler om scenarier der organisasjoner kan bruke Microsoft Office InfoPath and InfoPath Forms Services til å forbedre forretningsprosesser, for eksempel refusjoner eller rapportere om krav.

Scenarier og firmaer som beskrives i denne artikkelen er fiktivt og som gis bare. Hvis du vil lære hvordan InfoPath og InfoPath Forms Services er brukt i reelle business-miljøer, kan du referere til faktiske kasusstudier. Finne koblinger til mer informasjon om kasusstudier i Se også-delen.

I denne artikkelen

Scenario 1: Utgifter

Scenario 2: Forsikring krav

Scenario 3: Tillat programmer

Scenario 4: For innholdsbehandling

Scenario 5: markedsundersøkelser

Scenario 1: Utgifter

Del av et utgiftsrapportskjema A. dato Corporation, en nasjonale datautstyr og IT-tjenesteleverandør selger datamaskiner, maskinvare nettverk og IT kontrakter.

Mange grupper innenfor overbelastet – inkludert markedsføring, salg og støtte konsulenter – gir og rapporterer arbeidsrelatert utgifter.

IT-teknikere overbelastet på vil bruke InfoPath og InfoPath Forms Services til å effektivisere utgiften rapportering prosessen i firmaet. De vil spesielt forhindre feil dataregistrering og til å eliminere behovet for administrative ansatte skal skrive inn data fra utgiftsrapporter på nytt til en annen, egen database. A. dato Corporation vil også gi ansatte mulighet til å vise statusene til sine utgifter på Internett.

Før InfoPath

Selv om overbelastet brukes en Microsoft Office Excel-arbeidsbok til å generere utgiftsrapporter, brukes ansatte en manuell prosess fortsatt til å sende utgiftsrapporter. Hvis du for eksempel en ansatt angitt hennes utgifter i en Excel-arbeidsbok, og deretter ut arbeidsboken. Hun knyttet en papir distribusjonsliste til den utskrevne rapporten, og deretter sendes rapporten via internt post til sjefen hennes.

Etter godkjenne rapporten, lederen sjekket navnet hennes i distribusjonslisten og sendt rapporten til regnskapsavdelingen gjennom internt e-post. Hvis regnskap lederen godkjent rapporten, og deretter refusjon sjekker ble utstedt. Uker kan bestå mellom tiden som den første rapporten ble sendt, og når ansatt mottatt hennes refusjon avmerkingsboksen for regionale kontorer.

Etter InfoPath

Som et resultat av bytte fra en papirbasert prosess til en automatisk prosess som bruker InfoPath og InfoPath Forms Services, overbelastet har redusert klokkeslettet, og penger det brukt behandling ansattutgifter rapporter. Ansatte kan nå fylle ut skjemaer på Internett og sende dem elektronisk til lederne. Etter at ledere godkjenne rapportene, kan de distribuere dem elektronisk til regnskapsavdelingen for godkjenning av endelig og refusjon.

Fordelene med å bytte til en InfoPath-baserte systemet omfatter:

  • Online helst    Ansatte som har InfoPath installert på datamaskinene kan bruke InfoPath til å fylle ut og sende et utgiftsrapportskjema. Ansatte som ikke har InfoPath installert på datamaskinene kan fylle ut og sende sine utgifter ved hjelp av en nettleser.

  • Støtte for frakoblet    Hvis ansatte fyller ut et utgiftsrapportskjema i InfoPath, kan de lagre skjemaene delvis fullførte på datamaskinen, arbeide på skjemaet i frakoblet modus og deretter sende utfylt skjema til firmanettverket når de er koblet til igjen. Dette er spesielt nyttig for ansatte som har uregelmessig eller begrenset tilgang til nettverket eller til Internett, for eksempel ansatte som reiser ofte.

  • Økt nøyaktighet    Fordi skjemamalen er utformet for å sikre dataintegritet, oppstå færre ugyldige oppføringer. Ansatte Bruk for eksempel en rullegardinliste for å velge fra en standardisert liste over utgiftskategorier heller deretter at du må huske og manuelt angi en reiseregning-kategori i skjemaet.

  • Effektiviteten     Ansatte som kan vise statusen for godkjenningsprosessen ved å vise en side på webområdet Microsoft Windows SharePoint Services.

Til toppen av siden

Scenario 2: Forsikring krav

Del av et forsikringskravskjema Diger forsikring er store, flernasjonale firmaer som selger forsikring produkter til sikkert, bil og Hjem eiere. Disse produktene selges for både forbrukere og bedriftens klienter.

Diger forsikring har en stor, mobile medarbeiderne mer enn 10 000 personer, som inkluderer selgere, vil krav adjusters, advokater, IT-ansatte, HR ansatte og Økonomi ansatte.

Diger forsikring ønsker å bruke InfoPath og InfoPath Forms Services slik at kunder, forsikring agenter og relaterte bedrifter bruke elektroniske skjemaer til å behandle sin forsikring krav.

Før InfoPath

Før du bruker InfoPath og InfoPath Forms Services, brukes ansatte på diger forsikring en manuell, papirbasert krav prosess. Når du har intervjuer en kunde, vil en agent fylle ut et kravskjema for hånd og faks kravskjemaet til en du jobber. Når du jobber i sett gjennom informasjonen, må hun ofte ringe agenten for å klargjøre, avhengig av utskriftskvalitet for telefaks.

Etter InfoPath

Bytte fra en papirbasert krav prosess til InfoPath og InfoPath Forms Services har tillatt diger forsikring til å koble kunder, agenter og adjusters på Internett.

Hvis du for eksempel er det nå mulig for en diger forsikring kunde registrerer et krav via Internett ved å fylle ut et leseraktivert skjema. Kunden kan gå til webområdet med diger forsikring, kan du opprette hennes-konto, logger på og registrerer et krav. Det er sendt til de du jobber i en e-postmelding når kunden sender skjemaet, og en kopi av e-postmeldingen sendes til agenten. Det du jobber returnerer skjemaet til agenten om tilleggsinformasjon er nødvendig. Automatisert systemet har redusert behandling kostnader, forkortet tiden det tar for å behandle krav og bedre generell kundetilfredshet.

Fordelene med å bytte til en InfoPath-baserte systemet omfatter:

  • Praktisk    I tillegg til å sende krav via telefon, kan kunder sende krav ved å fylle ut et skjema på nettet. Dette gjør det mulig å sende inn skjemaer på deres enkelhets skyld ikke bare i standard arbeidstid.

  • Økt nøyaktighet    Fordi skjemamalen er utformet for å sikre dataintegritet, oppstå færre ugyldige oppføringer. Kunder eller agenter Bruk for eksempel en rullegardinliste for å velge fra en standard liste over kravtyper heller deretter måtte slå opp og angi en kravtype manuelt i skjemaet.

  • Effektiviteten    I tillegg kan bruken av en integrert godkjenningsarbeidsflyt agent eller du jobber for å se raskt statusen for de andre partene arbeider på kravet. Selv om ansatte ved diger forsikring tidligere brukte en klart definert arbeidsflyt, ble prosessene papirbasert. Derfor finner agenter og adjusters raskt ikke statusen for kravet uten å gjøre en telefonsamtale. Nå, en agent, for eksempel kan kontrollere statussiden for arbeidsflyten på SharePoint-området der skjemaet er lagret for å se om det du jobber er fullført godkjenningsprosessen.

Til toppen av siden

Scenario 3: Tillat programmer

Del av et søknadsskjema for tillatelser Avdeling av bygning undersøkelser er et 100 personen kontor av by government for by Springfield.

Denne kontor er ansvarlig for å se gjennom forespørsler om tillatelser som er rapportert av elektrisk underleverandører, og deretter for å godkjenne eller avvise disse forespørsler.

Avdeling av bygning undersøkelser ønsker underleverandører skal kunne fylle ut Tillat programmer i en nettleser, slik at Tillat er enklere og mer praktisk.

Før InfoPath

Før du bruker InfoPath og InfoPath Forms Services, brukes avdeling av bygning undersøkelser en manuell, papirbasert programmet prosess som har resultert i overflødig dataregistrering. Underleverandører fylt ut papirskjemaer på kontoret government. Clerks sendt deretter håndskrevne skjemaene til en resepsjonist som angitt dataene i et databasesystem for. Når dataene er lagt inn, ble de resulterende postene sammenlignet med papirskjemaet for å sikre nøyaktighet. Hvis ugyldige eller uleselig data ble funnet, ble skjemaet returnert til entreprenør av e-post, sammen med et annet skjema som inneholder instruksjoner for å rette opp ugyldige oppføringer.

Når entreprenør sendt inn en revidert skjema, oppdateringene deretter ble lagt inn i databasen, og de nye postene ble sjekket nøyaktige mot skjemaene opprinnelige og andre. Når dataene ble anses gyldig, begynte godkjenningsprosessen. Fasen for godkjenning av en inspector enten godkjent eller avvist Tillat forespørselen basert på ulike kriterier. Når godkjenningsarbeidsflyten av ble fullført, ble entreprenør varslet om beslutningen via e-post.

Etter InfoPath

Ved å flytte fra en papirbasert Tillat prosess til en automatisk prosess som bruker InfoPath og InfoPath Forms Services, kan avdeling av bygning undersøkelser koble underleverandører, clerks og inspeksjon på Internett.

Hvis du for eksempel når en entreprenør sender en søknad om på avdeling av bygning undersøkelser webområdet, skjemadataene er sendt til en database som er plassert på den avdeling av bygning undersøkelser ' nettverk. Når programmet er sendt inn, vises en forespørsel om ny Tillat automatisk i et SharePoint-område, der mottak agenten kontrollerer informasjonen for helhet og signerer Programskjema for å bekrefte bekreftelse.

Fordelene med å bytte til en InfoPath-baserte systemet omfatter:

  • Online helst    Ikke lenger har underleverandører reiser for offentlig Office til å søke om tillatelse. Underleverandører kan nå sende Tillat forespørselen via Internett, ved å fylle ut et leseraktivert skjema i en leser, for eksempel Firefox, Safari eller Internet Explorer.

  • Økt nøyaktighet    Fordi Tillat skjemamalen er utformet for å sikre dataintegritet, oppstå færre ugyldige oppføringer. Hvis du for eksempel Bruk underleverandører en rullegardinliste for å velge fra en standard liste over kategorier når de velger typen Tillat ble søkt, heller deretter måtte slå opp og inn manuelt Tillat type i skjemaet.

  • Bedre brukeropplevelse    Når dataene er sendt, vises et nytt Tillat forespørselsskjema automatisk på intranettområde avdeling bygning-undersøkelser. Når en clerk åpner et skjema, han ser den entreprenør firmadata og tillate programmet data i skjemaet.

Til toppen av siden

Scenario 4: For innholdsbehandling

del av et lagerartikkelskjema Wide World Importers er et internasjonalt selskap basert i Stavanger, MD. Firmaet importerer tekstiler, kunsthåndverk og forbruksvarer med en bestemt utheving på varer fra Nord-Afrika.

Wide World Importers kjøper fra over 70 leverandører som er plassert i 12 land/regioner. Fordi lageret innehas av disse leverandørene er helt dynamiske og sesongavhengige, ønsker Wide World Importers å utforme InfoPath-skjemamaler som lar dem raskt og effektivt spørre sine leverandører om beholdningen.

Før InfoPath

Før du bruker InfoPath og InfoPath Forms Services, brukes Wide World Importers en manuell, papirbasert undersøkelsen prosess som har resultert i overflødig dataregistrering. Kjøp sendt undersøkelser av globale Express sikkert e-post til oversjøiske leverandører. Leverandører, vil e-post tilbake fullført undersøkelsen skjemaer eller faks dem. Noen ganger, vil de telefon Wide World Importers med svarene. I enkelte tilfeller samlet selgere undersøkelsesresultater fra leverandørene personlig. Generelt kan måneder gå før Wide World Importers mottatt endelig undersøkelsesresultater.

Nesten alle undersøkelsen ført overflødig dataregistrering. Papir-undersøkelser ble lagt inn i en database ved en sekretær på Wide World Importers. Resulterende databaseposter ble sammenlignet med papirskjemaet for å sikre nøyaktighet. Følg opp intervju ble utført med leverandøren via telefon i tilfelle noen ugyldig eller uleselig informasjon. Hvis som ikke er mulig, blir en forespørsel for å klargjøre ble sendt via e-post eller telefaks. Når Wide World Importers mottatt rettet informasjon, ble det sluttføre dataene.

Etter InfoPath

I stedet for innsending av undersøkelser til World Wide import av e-post, sende leverandører nå undersøkelser ved å fylle ut nettleseraktiverte skjemaer på nettet. Dataene leverandører legger inn i skjemaene fylles umiddelbart i en lagerbeholdning-database. Som et resultat av bytter til InfoPath og InfoPath Forms Services, har Wide World Importers nå følgende fordeler:

  • Online helst    InfoPath-baserte systemet fullføre leverandører undersøkelsen ved hjelp av en nettleser. Leverandører må ikke lenger e-post eller faks undersøkelser tilbake til Wide World Importers.

  • Punktlighet    I det tidligere, papirbasert systemet var det ofte en betydelig forsinkelse fra tidspunktet leverandører fylt ut undersøkelsen til tid som er skrevet inn svarene i bred Word Importer-databasen. Resultatet er ofte beholdningen utdaterte. Med en InfoPath leseraktivert skjemamal fylles umiddelbart dataene leverandører legger inn i skjemaene til lagerbeholdning-database.

  • Økt nøyaktighet    Fordi skjemamalen er utformet for å sikre dataintegritet, oppstå færre ugyldige oppføringer. For eksempel Bruk leverandører en rullegardinliste for å velge fra en standard liste over kategorier når de velger produkttypen, heller deretter måtte slå opp og manuelt angi produkttypen i skjemaet.

Til toppen av siden

Scenario 5: markedsundersøkelser

del av et skjema for markedsundersøkelser Proseware, Inc. er programvaren firmaer basert i Canada som utvikler produkter for trykt publisering bransjen.

Proseware, Inc. starter development syklusen etter den neste versjonen av produktet ledende. Utvikling teamet bestemmer bruke InfoPath og InfoPath Forms Services til å hjelpe deg med markedsundersøkelsesoppgaver. Under møter med kunder, utvikling team planene for å bruke en skjemamal til å samle inn og registrere tilbakemeldinger fra kunder. Formålet med skjemaet er å holde oversikt over alle interaksjoner med kunder å forstå bedre kundenes behov, og for å sikre at dataene som samles inn, er lett synlig og kan brukes på nytt.

Skjemamalen leverer data direkte til en database, som gjør det mulig for ansatte å hente og analysere innsamlede data fra mange forskjellige møter. Proseware, Inc. ønsker store fullført skjemaer i et bibliotek på et SharePoint-område.

Før InfoPath

Selv om produktavdelingen for utvikling brukes til å bruke Microsoft Office Word eller Microsoft Office Excel til å ta notater når de har samlet inn tilbakemeldinger fra kunder og partnere, resultert analysere og distribuere disse dataene ofte i overflødig dataregistrering. Gruppemedlemmer skriver notater i Frihåndsform og relatert informasjon tended til å få spredt i og mellom dokumenter. Når gruppemedlemmer vil du inkludere informasjonen som de hadde samlet til tekniske spesifikasjoner, er de brukt mye tid på å søke gjennom ikke-standard dokumenter for å finne de nødvendige.

Etter InfoPath

Bytt til en standard områdesamling dataprosess som bruker InfoPath og InfoPath Forms Services kan Proseware, Inc. development teamet til å redusere tid og penger brukt samler inn, analysere og distribuere data internt.

Når møte med eksisterende og potensielle kunder, bruke produktavdelingen for utvikling nå et InfoPath-skjema til å samle inn data om kundenes behov og ideer. Gruppen bruker et bibliotek på et SharePoint-område til å lagre og dele skjemaer. Fra dette biblioteket kan gruppemedlemmer fylle ut skjemaer for ny kunde-data, se gjennom data i eksisterende skjemaer, eksportere data fra utfylte skjemaer til Microsoft Office Excel 2003 eller Microsoft Office Excel 2007 eller slå sammen data fra flere skjemaer til ett skjema.

Fordelene med å bytte til en InfoPath-baserte systemet omfatter:

  • Konsekvent informasjon    Skjemamalen er utformet for å sikre en konsekvent organisasjon og formalisering av informasjonen. Dataene som vises i lister på skjemaet kommer fra standardisert SharePoint-lister og XML-filer. Hvis du for eksempel kommer oppføringer i listen Type selskap direkte fra en forhåndsdefinert XML-skjema som brukes i hele Proseware, Inc. til standardize utveksling av forretningsdata mellom ulike systemer.

  • Integrasjon med eksisterende systemer    Når et skjema er sendt, lagres den automatisk i et bibliotek på et SharePoint-område. Dataene i hvert skjema vises utenfor skjemaet, i kolonner i biblioteket. Dette gjør det enkelt for gruppemedlemmer tillatelse til å søke etter og sortere skjemadata i biblioteket, uten å måtte åpne hvert enkelt skjema.

  • Flere visninger    Kunden dataskjemaet inneholder visninger som er rettet mot ulike behov, inkludert separate visninger til å registrere kundeinformasjon, team resultatene, oppslag metodologien og flere ressurser. Skjemaet inneholder også en egen utskriftsvisning som summerer data fra andre visninger i en praktisk, Skriv ut-vennlig format.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×