Søke etter poster som har de meste eller minst siste datoene

Obs!: Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.

Denne artikkelen forklarer hvordan du bruker spørringer etter øverste verdier og total Summer til å finne de siste eller første datoene i et sett med poster. Dette kan hjelpe deg med å svare på en rekke ulike bedrifts spørsmål, for eksempel når en kunde sist la inn en ordre, eller som fem kvartaler har vært det beste for salg, per by.

I denne artikkelen

Oversikt

Klargjøre eksempel data som skal følges sammen med eksemplene

Finne den mest eller minst siste datoen

Finne de mest eller minst siste datoene for post grupper

Oversikt

Du kan rangere data og se gjennom de høyeste, rangerte elementene ved hjelp av en spørring etter øverste verdier. En spørring etter øverste verdier er en utvalgs spørring som returnerer et angitt antall eller prosent av verdier fra toppen av resultatene, for eksempel de fem mest populære sidene på et Web område. Du kan bruke en spørring etter øverste verdier mot alle typer verdier – de trenger ikke å være tall.

Hvis du vil gruppere eller oppsummere dataene før du rangerer det, trenger du ikke å bruke en spørring etter øverste verdier. Anta for eksempel at du trenger å finne salgs numre for en gitt dato for hvert post sted firmaet opererer i. I så fall blir byene kategorier (du må finne dataene per post sted), slik at du bruker en total verdi spørring.

Når du bruker en spørring etter øverste verdier til å finne poster som inneholder de siste eller første datoene i en tabell eller gruppe med poster, kan du svare på en rekke forskjellige bedrifts spørsmål, for eksempel følgende:

  • Hvem har gjort det mest salg for sent?

  • Når har en kunde sist plassert en bestilling?

  • Når er de neste tre fødsels dagene i teamet?

Hvis du vil lage en spørring etter øverste verdier, begynner du med å opprette en utvalgs spørring. Deretter sorterer du dataene i henhold til spørsmålet ditt – uansett om du leter etter toppen eller bunnen. Hvis du trenger å gruppere eller oppsummere dataene, kan du gjøre utvalgs spørringen til en total verdi spørring. Du kan deretter bruke en mengde funksjon, for eksempel Max eller min , til å returnere den høyeste eller laveste verdien, eller første eller siste for å returnere den tidligste eller siste datoen.

Denne artikkelen forutsetter at dato verdiene du bruker, har data typen Dato/klokkeslett. Hvis dato verdiene er i et tekst felt,.

Vurdere å bruke et filter i stedet for en spørring etter øverste verdier

Et filter er vanligvis bedre hvis du har en bestemt dato i tankene. Hvis du vil avgjøre om du skal opprette en spørring etter øverste verdier eller bruke et filter, kan du vurdere følgende:

  • Hvis du vil returnere alle postene der datoen Sams varer, er før eller etter en bestemt dato, bruker du et filter. Hvis du for eksempel vil se datoene for salg mellom april og juli, bruker du et filter.

  • Hvis du vil returnere et angitt antall poster som har de siste eller nyeste datoene i et felt, og du ikke kjenner de nøyaktige dato verdiene, eller de ikke har noen betydning, oppretter du en spørring etter øverste verdier. Hvis du for eksempel vil se de fem beste salgs kvartalene, kan du bruke en spørring etter øverste verdier.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter og bruker filtre, kan du se artikkelen bruke et filter for å vise utvalgte poster i en Access-database.

Til toppen av siden

Klargjøre eksempel data som skal følges sammen med eksemplene

Trinnene i denne artikkelen bruker dataene i følgende eksempel tabeller.

Ansatte-tabellen   

Etternavn

Først Navn

Adresse

Poststed

CountryOrR egion

Fødsel Dato

Ansette Dato

Barnhill

Josh

1 Main St.

New York

USA

05-Feb-1968

10-Jun-1994

Heloo

Waleed

52 1st St.

Boston

USA

22-mai-1957

22-Nov-1996

Pica

Guido

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

USA

11-Nov-1960

11-Mar-2000

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

UK

22-Mar-1964

22-Jun-1998

Pris

Juliansk

Calle Smith 2

Mexico City

Mexico

05-Jun-1972

05-Jan-2002

Hughes

Christine

3122 75th St. S.

Seattle

USA

23-Jan-1970

23-APR-1999

Familien

Steve

67 Big St.

Tampa

USA

14-APR-1964

14-okt-2004

Birkby

Dana

2 nase Pkwy

Portland

USA

29-okt-1959

29-Mar-1997

EventType-tabellen    

ID

Hendelse Skriv inn

1

Produkt lansering

2

Firma (funksjon)

3

Privat (funksjon)

4

Penge innsamling

5

Handels messe

14

Forelesning

7

Konsert

8

Oppstå

9

Gate marked

Kunder-tabellen    

Kunde-ID

Firma

Kontakt

1

Contoso, Ltd. Grafikk

Jonathan Haas

2

Tailspin Toys

Ellen Adams

3

Fabrikam

Carols-Philips

4

Wingtip Toys

Lucio Iallo

5

A. Datum

Mandar Samant

14

Adventure Works

Brian Burke

7

Design Institute

Jaka stele

8

God skole

Milena Duomanova

Arrangementer-tabellen    

Hendelses-ID

Hendelse Skriv inn

Kunde

Hendelse Dato

Pris

1

Produkt lansering

Contoso, Ltd.

4/14/2011

$10 000

2

Firma (funksjon)

Tailspin Toys

4/21/2011

kr 8 000

3

Handels messe

Tailspin Toys

01.05.2011

$25 000

4

Oppstå

Graphic Design Institute

5/13/2011

kr4 500

5

Handels messe

Contoso, Ltd.

5/14/2011

$55 000

14

Konsert

God skole

5/23/2011

kr 12 000

7

Produkt lansering

A. Datum

6/1/2011

kr 15 000

8

Produkt lansering

Wingtip Toys

6/18/2011

kr 21 000

9

Penge innsamling

Adventure Works

6/22/2011

$1 300

10

Forelesning

Graphic Design Institute

6/25/2011

$2 450

11

Forelesning

Contoso, Ltd.

04.07.2011

$3 800

12

Gate marked

Graphic Design Institute

04.07.2011

kr 5 500

Obs!: Trinnene i dette avsnittet forutsetter at tabellene kunder og arrangements type befinner seg på "én"-siden i én-til-mange-relasjoner med arrangementer-tabellen. I dette tilfellet vil arrangementer-tabellen dele feltene KundeID og TypeID. Total verdi spørringene som er beskrevet i de neste inndelingene, vil ikke fungere uten disse relasjonene.

Lime inn eksempel dataene i Excel-regneark

  1. Åpne Excel. En tom arbeids bok åpnes.

  2. Trykk SKIFT + F11 for å sette inn et regne ark (du trenger fire).

  3. Kopier dataene fra hver eksempel tabell til et tomt regne ark. Ta med Kol onne overskriftene (den første raden).

Opprette databasetabeller fra regnearkene

  1. Merk dataene fra det første regne arket, inkludert Kol onne overskriftene.

  2. Høyre klikk navigasjons ruten, og klikk deretter Lim inn.

  3. Klikk Ja for å bekrefte at den første raden inneholder Kol onne overskrifter.

  4. Gjenta trinn 1-3 for hvert av de gjenstående regne arkene.

Finne den mest eller minst siste datoen

Trinnene i denne delen bruker eksempel dataene til å illustrere prosessen med å opprette en spørring etter øverste verdier.

Opprette en grunnleggende spørring etter øverste verdier

  1. Klikk på Spørringsutforming i Spørringer-gruppen på Opprett-fanen.

    Dialog boksen Vis tabell vises.

  2. Dobbelt klikk ansatte-tabellen, og klikk deretter Lukk.

    Hvis du bruker eksempel dataene, legger du til ansatte-tabellen i spørringen.

  3. Legg til feltene du vil bruke i spørringen, i utformings rute nettet. Du kan dobbeltklikke hvert felt, eller dra og slippe hvert felt i en tom celle i felt raden.

    Hvis du bruker eksempel tabellen, legger du til feltene for navn, etter navn og fødsels dato.

  4. I feltet som inneholder topp-eller bunn verdiene (fødsels dato-feltet hvis du bruker eksempel tabellen), klikker du Sorter -raden og velger enten stigende eller synkende.

    Synkende sorterings rekkefølge returnerer den siste datoen, og stigende sorterings rekkefølge returnerer den tidligste datoen.

    Viktig!: Du må angi en verdi i Sorter -raden bare for felt som inneholder datoene. Hvis du angir en sorterings rekkefølge for et annet felt, returnerer ikke spørringen resultatene du ønsker.

  5. Klikk pil ned ved siden av alle (listen over de øverste verdiene ) i verktøy -gruppen på utforming -fanen, og skriv inn antall poster du vil se, eller velg et alternativ fra listen.

  6. Klikk Kjør Knapp for å kjøre spørringen og vise resultatene i data ark visning.

  7. Lagre spørringen som NextBirthDays.

Du kan se at denne typen spørring etter øverste verdier kan svare på grunnleggende spørsmål, for eksempel hvem som er den eldste eller unge person i firmaet. De neste trinnene forklarer hvordan du bruker uttrykk og andre vilkår til å legge til kraft og fleksibilitet i spørringen. Kriteriene som vises i neste trinn, returnerer de neste tre fødsels dagene for ansatte.

Legge til vilkår i spørringen

Disse trinnene bruker spørringen som ble opprettet i forrige Fremgangs måte. Du kan følge med en annen spørring etter øverste verdier så lenge den inneholder data for faktisk dato/klokkeslett, ikke tekst verdier.

Tips!:  Hvis du vil ha en bedre forståelse for hvordan denne spørringen fungerer, bytter du mellom utFormings visning og data ark visning i hvert trinn. Hvis du vil se den faktiske spørrings koden, bytter du til SQL-visning. Hvis du vil bytte mellom visninger, høyre klikker du fanen øverst i spørringen og klikker deretter visningen du vil bruke.

  1. Høyre klikk NextBirthDays-spørringen i navigasjons ruten, og klikk deretter utFormings visning.

  2. I spørrings utformings rute nettet, i kolonnen til høyre for fødsels dato, skriver
    du inn følgende:MonthBorn: DatePart ("m"; [fødsels dato]).
    Dette uttrykket trekker ut måneden fra fødsels dato ved hjelp av DatePart -funksjonen.

  3. I den neste kolonnen i utformings rute nettet for spørringen skriver du
    inn følgende:DayOfMonthBorn: DatePart ("d"; [fødsels dato])
    dette uttrykket trekker ut dagen i måneden fra fødsels dato ved hjelp av DatePart -funksjonen.

  4. Fjern merket i avmerkings boksen i Vis -raden for hvert av de to uttrykkene du nettopp skrev inn.

  5. Klikk Sorter -raden for hvert uttrykk, og velg deretter stigende.

  6. Skriv inn følgende uttrykk i vilkår -raden i kolonnen fødsels dato :
    måned ([fødsels dato]) > måned (Date ()) eller måned ([fødsels dato]) = måned (dato ()) og dag ([fødsels dato]) >Day (Date ())
    this uttrykk gjør følgende:

    • Month ( [fødsels dato]) _GT_ Month (Date ()) angir at fødsels datoen for hver ansatt faller i en fremtidig måned.

    • Måned ( [fødsels dato]) = måned (dato ()) og dag ([fødsels dato]) >Day (Date ()) angir at hvis fødsels datoen forekommer i gjeldende måned, kommer fødsels dagen til eller etter den gjeldende dagen.

      I korte skal dette uttrykket utelukke eventuelle poster der fødsels dagen kommer mellom januar 1 og gjeldende dato.

      Tips!:  Hvis du vil ha flere eksempler på uttrykk for spørrings vilkår, kan du se artikkelen eksempler på spørrings vilkår.

  7. Skriv inn 3 i retur -boksen i gruppen spørrings oppsettutforming -fanen.

  8. Klikk på Kjør Knapp i Resultater-gruppen på Utforming-fanen.

Obs!:  I din egen spørring ved hjelp av dine egne data, kan det hende at du av og til ser flere poster enn du har angitt. Hvis dataene inneholder flere poster som deler en verdi som er blant de øverste verdiene, vil spørringen returnere alle slike poster selv om den betyr å returnere flere poster enn du vil.

Til toppen av siden

Finne de mest eller minst siste datoene for post grupper

Du bruker en total verdi spørring til å finne de tidligste eller siste datoene for poster som finnes i grupper, for eksempel hendelser gruppert etter post sted. En total verdi spørring er en utvalgs spørring som bruker mengde funksjoner (for eksempel Group by, Min, Max, Count, Firstog siste) til å beregne verdier for hvert utdatafelt.

Ta med feltet du vil bruke til kategorier – til å gruppere etter – og feltet med verdiene du vil summere. Hvis du inkluderer andre utdatafelt – si navnene på kundene når du grupperer etter arrangements type, vil spørringen også bruke disse feltene til å gjøre grupper, endre resultatene slik at de ikke svarer på det opprinnelige spørsmålet. Hvis du vil merke radene ved hjelp av andre felt, oppretter du en tilleggs spørring som bruker total verdi spørringen som en kilde, og legger til flere felt i spørringen.

Tips!:  Bygge spørringer i trinn er en svært effektiv strategi for å svare på flere avanserte spørsmål. Hvis du har problemer med å få en komplisert spørring til å fungere, bør du vurdere om du kan dele den opp i en serie med enklere spørringer.

Opprette en total verdi spørring

Denne Fremgangs måten bruker eksempel tabellen hendelser og eksempel tabellen EventType til å svare på dette spørsmålet:

Når var den nyeste hendelsen for hver arrangements type, unntatt Concerts?

  1. Klikk på Spørringsutforming i Spørringer-gruppen på Opprett-fanen.

  2. Dobbelt klikk hendelser-og EventType-tabellen i dialog boksen Vis tabell .
    Hver tabell vises i den øverste delen av spørrings utformingen.

  3. Lukk dialogboksen Vis tabell.

  4. Dobbelt klikk EventType-feltet i EventType-tabellen og EventDate-feltet fra arrangementer-tabellen for å legge til feltene i spørrings utformings rute nettet.

  5. Skriv inn <>Concerti vilkår -raden i EventType -feltet i spørrings utformings rute nettet.

    Tips!:  Hvis du vil ha flere eksempler på vilkårs uttrykk, kan du se artikkelen eksempler på spørrings vilkår.

  6. Klikk Totaler i Vis/skjul-gruppen på Utforming-fanen.

  7. Klikk totalt -raden i EventDate-feltet i spørrings utformings rute nettet, og klikk deretter Maks.

  8. Klikk Vis i Resultater-gruppen i kategorien Utforming, og klikk deretter SQL-visning.

  9. I SQL-vinduet, på slutten av SELECT-setningsdelen, rett etter nøkkel ordet AS, erstatter du MaxOfEventDate med MostRecent.

  10. Lagre spørringen som MostRecentEventByType.

Opprette en annen spørring for å legge til flere data

Denne Fremgangs måten bruker MostRecentEventByType-spørringen fra oven stående Fremgangs måte til å svare på dette spørsmålet:

Hvem var kunden på den nyeste hendelsen av hver arrangements type?

  1. Klikk på Spørringsutforming i Spørringer-gruppen på Opprett-fanen.

  2. Dobbelt klikk MostRecentEventByType-spørringen i kategorien spørringer i dialog boksen Vis tabell .

  3. tabeller -fanen i dialog boksen dobbelt klikker du arrangementer-tabellen og Kunder-tabellen.

  4. I spørrings utformingen dobbelt klikker du følgende felt:

    1. Dobbelt klikk EventType i arrangementer-tabellen.

    2. Dobbelt klikk MostRecent i MostRecentEventByType-spørringen.

    3. Dobbelt klikk på selskap i Kunder-tabellen.

  5. Velg stigendei Sorter -raden i EventType -kolonnen i spørrings utformings rute nettet.

  6. Klikk på Kjør i Resultater-gruppen på Utforming-fanen.

Til toppen av siden

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×