Søke etter filer

Noe av innholdet i dette emnet gjelder kanskje ikke alle språk.

Du kan bruke Filsøk-kommandoen i Microsoft Office 2003 til å søke etter filer overalt hvor du arbeider: på harddisken på datamaskinen, på det lokale nettverket, i postkassen din i Microsoft Outlook og på nettverkssteder du bruker. Du kan også søke etter e-postmeldinger, møteinnkallelser og annen informasjon i postkassen i Outlook. Med Søk får du tilgang til to måter å søke etter filer på: enkelt søk og avansert søk.

Enkelt filsøk

Enkelt søk er den mest omfattende måten å søke etter filer, Outlook-elementer og websider på. Du kan søke etter filer som inneholder bestemt tekst i tittelen, innholdet eller egenskap. Du kan også angi hvor du vil søke etter filene, samt hvilken type filer du søker etter.

Avansert filsøk

Avanserte søk er mer detaljerte. Du bruker avanserte søk til å søke etter filer på grunnlag av egenskaper. Dette gjør du ved å opprette spørringer, det vil si sett med én eller flere regler som må være sanne for at filen skal finnes. En spørring kan for eksempel si at "Forfatter er (nøyaktig) Jan". Dette betyr at filene du søker etter, bare skal ha teksten "Jan" som forfatteregenskap.

Søk med naturlig språk

Når du søker med naturlig språk, bruker du vanlige uttrykk, for eksempel "Hent all e-post fra Janne" eller "Finn alle møter neste uke", til å søke etter Microsoft Outlook-elementer fra oppgaveruten Enkelt filsøk. Du kan søke etter e-postmeldinger, kalenderelementer, kontakter, oppgaver og notater ved hjelp av naturlig språk. De engelske versjonene av Microsoft Office 2003 er de eneste som har støtte for søk med naturlig språk.

Selv om du kan få bedre resultater ved å legge inn mer informasjon i de naturlige søkene, trenger du ikke å bruke fullstendige setninger eller bry deg om at alt du skriver, er grammatisk korrekt. "Oppgaver med høy prioritet" er for eksempel en helt akseptabelt søkespørring.

Med søk med naturlig språk søkes det gjennom innholdet i Outlook-elementene, for eksempel brødteksten i e-postmeldinger, i tillegg til egenskap for elementene, for eksempel emner for møter og prioritering av oppgaver.

Merknad: Selv om det ikke er støtte for søk med naturlig språk etter dokumenter på nettverkssteder eller på din egen datamaskin, vil filsøkfunksjonen i Office bruke informasjonen i en søkespørring på naturlig språk til å søke etter filer på disse stedene.

Tips ved bruk av naturlig språk

Søke i e-post

  • Søk etter innholdet i e-postmeldingene ved hjelp av ord som "om" eller "emne"

    Eksempler

    "Meldinger om søk"

    "Meldinger om emnet salgstilbud"

  • Søk i egenskaper og andre felt i e-postmeldinger

    Eksempler

    "Meldinger med høy prioritet"

    "Hvem fikk kopi av meldingen om søk med naturlig språk?"

    "E-post jeg må følge opp"

  • Søk etter dokumenter som inneholder vedlegg

    Eksempel

    "Finn alle e-postmeldinger med vedlegg"

  • Innskrenk søket ved å angi tidsbegrensninger

    Eksempler

    "E-post fra Hans i forrige uke om søk med naturlig språk"

    "Finn den siste e-postmeldingen fra Monika"

Søke i kalenderen

  • Søk etter innholdet i møtene ved hjelp av ord som "om" eller "emne"

    Eksempler

    "Møte om salgsmål"

    "Vis møtet der vi skal presentere nye medarbeidere"

  • Søk etter møter på grunnlag av deltakere

    Eksempler

    "Alle møter med Tore"

    "Finn møtet som Tanja arrangerer"

    "Har Beijing godtatt møtet om søkemetoder?"

  • Begrens søket ved å angi tidsbegrensninger

    Eksempler

    "Finn alle møter jeg deltok på i forrige uke"

    "Finn alle møter i forgårs"

Søke i kontakter

  • Søk etter kontakter på grunnlag av detaljer, for eksempel kallenavn eller fødselsdag

    Eksempel

    "Finn alle som har Bitten som nærmeste overordnede"

  • Søk etter en gruppe kontakter med samme informasjon

    Eksempel

    "Kontaktinformasjon for alle klienter som bor i Stavanger"

Søke i notater

  • Søk etter notater på grunnlag av innhold, farge eller andre egenskaper

    Eksempler

    "Alle notater jeg skrev i går"

    "Alle blå notater om søk"

Andre tips

  • Begrens søket ved å angi mappen du vil søke i

    Eksempel

    "E-post i Innboks som jeg ikke har lest ennå"

  • Bruk anførselstegn til å holde sammen uttrykk

    Eksempel

    "Vis meg møter om "søk med naturlig språk" i løpet av de neste fem dagene"

  • Angi rekkefølgen du vil at resultatene skal vises i

    Eksempel

    "E-post fra Henrik, sortert med den eldste meldingen først"

Alternativer for filsøk

Oppgaveruten Filsøk

Når du bruker kommandoen FilsøkFil-menyen, vises oppgaveruten Filsøk til høyre for siden. Hvert Office-program kan ha sin egen forekomst av oppgaveruten Filsøk. Søkeresultatene er imidlertid tilgjengelige fra alle programmene. Hvis du for eksempel søker etter filer av alle typer i Microsoft Word, og du deretter åpner et regneark fra søkeresultatlisten i Microsoft Excel, vil søkeresultatene også vises i oppgaveruten Søkeresultater i Excel, slik at du kan fortsette å bruke dem.

Vise søkeresultater

Så snart du setter i gang et søk, settes navnene på filene som blir funnet, inn i en liste i oppgaveruten Filsøk. Filene vises atskilt etter plassering: datamaskin, postkasse, nettverkssteder.

Fra resultatlisten kan du utføre mange oppgaver med filene du finner, for eksempel:

  • Vise egenskapene for en fil

  • Åpne en fil

  • Vise en fil i en webleser

  • Opprette et nytt dokument på grunnlag av en fil

  • Kopiere en hyperkobling til en fil til Office-utklippstavlen

Få raskere søk med hurtigsøk

Hurtigsøk fungerer slik at det trekkes ut informasjon fra filer. Denne informasjonen blir ordnet på en måte som gjør at det blir enklere og raskere å finne igjen filene. Hurtigsøkindeksen oppdateres når datamaskinen ikke er i bruk.

Hurtigsøk bruker den innebygde indekseringstjenesten i Windows. Hurtigsøk aktiveres fra oppgaveruten Søk i Windows eller oppgaveruten Enkelt filsøk i Office.

Merknad: Oppgaveruten Enkelt filsøk viser en merknad hvis hurtigsøk ikke er installert. Hvis hurtigsøk er installert, vises status aktivert eller deaktivert.

Bygge opp mer komplekse søk ved hjelp av vilkår og verdier

Med avanserte søk kan du bruke vilkår og verdier til å søke etter filer basert på filegenskaper.

Vilkår er begrensninger som du angir for verdien i en filegenskap i et avansert søk, slik at søket avgrenses ytterligere. Hver egenskapstype har et sett med relevante vilkår som vises automatisk ved avanserte søk. Hvis egenskapen for eksempel er en dato, vises blant annet disse mulige vilkårene: "i dag", "i morgen", "i går".

Enkelte vilkår krever ingen etterfølgende verdi. I eksemplet "Sist endret i går" er det ikke nødvendig med noen annen verdi, fordi vilkåret "i går" gir det avanserte søket all den informasjonen som er nødvendig.

Enkelte vilkår krever en etterfølgende verdi. Vilkåret "er lik" krever for eksempel alltid en etterfølgende verdi. Du angir denne verdien når du konfigurerer søket.

Søke fra dialogboksen Åpne

Du kan søke etter en fil med enkelt søk eller avansert søk ved hjelp av Verktøy-menyen i dialogboksen Åpne. På samme måte som i oppgaveruten Filsøk vises resultatene atskilt etter plassering. I tillegg til å åpne en fil kan du vise egenskapene for den.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×