Søke etter arkiverte elementer

Søke etter arkiverte elementer

Denne artikkelen ble sist oppdatert 23. februar 2016, basert på kundetilbakemelding.

Det kan komme en tid når du trenger å søke etter elementer i en Outlook-datafil. Denne artikkelen handler om hvordan du finner elementer og feilsøker problemer.

Se gjennom de arkiverte elementene

Som standard fjerner automatisk arkivering i Outlook automatisk gamle og utløpte elementer fra mapper regelmessig. Dette er for å hjelpe deg med å administrere lagringsplass i postboksen eller på e-postserveren du bruker.

Du kan angi automatisk arkivering for å flytte eller kopiere gamle elementer til en angitt arkivmappe eller slette elementer automatisk. Hvis du ikke sletter de arkiverte elementene, forblir de tilgjengelig i arkivmappen.

Hente de arkiverte elementene

For å se innstillingene for automatisk arkivering og plassering, og instruksjoner for å slå av automatisk arkivering, kan du gå til Automatisk flytte eller slette eldre elementer med automatisk arkivering.

  1. I Outlook på skrivebordet (Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010) velger du Hjem > Nye elementer > Flere elementer > Outlook-datafil.

    Velg Nye elementer > Flere elementer > Outlook-datafil.

  2. Velg filen som heter Arkiv (eller navnet du har angitt for den arkiverte filen).

    Velg filen som heter «arkiv».

  3. Utvid arkivfilen i Outlook-navigasjonsruten for å se undermappene. Klikk på hver undermappe for å se innholdet.

    Utvid arkivfilen i navigasjonsruten for å se undermappene under den.

  4. Hvis du vil søke etter en bestemt e-postmelding, kan du bruke Direktesøk i Outlook eller Windows Search.

  5. Hvis du vil importere dine arkiverte elementer tilbake i innboksen, følger du instruksjonene for å importere en PST-fil. Navnet på filen du skal importere, er «arkiv», og du skal importere den til gjeldende e-postkonto.

Hvis du ikke kan se de arkiverte e-postmeldingene dine

Merknad:  Den arkiverte Outlook-datafilen (PST) viser samme mappestruktur som filen den arkiverer. Hvis en mappe er tom i arkivet, betyr det at ingen elementer er arkivert for den mappen.

Hvis du har fulgt instruksjonene ovenfor for å hente de arkiverte e-postmeldingene dine, men fremdeles ikke kan se dem, kan du kontrollere hva innstillingene dine er for automatisk arkivering av e-post.

  1. I Outlook på skrivebordet (Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010) velger du Fil.

    I Outlook 2010, velger du Fil-fanen.

  2. Velg Alternativer.

  3. Velg Avansert > Innstillinger for automatisk arkivering.

    Velg Avansert, og velg deretter innstillingene for automatisk arkivering.

    Merknad: Hvis du ikke ser innstillingene for automatisk arkivering, er ikke funksjonen aktivert for organisasjonen.

  4. Merk hvor ofte e-post arkiveres, og om arkivfilen blir ryddet vekk etter en bestemt tidsperiode. Skal det være e-postmeldinger i arkivmappen basert på disse innstillingene?

    Det er her du velger alternativene for automatisk arkivering.

  5. E-postmeldingene dine arkiveres til plasseringen som er oppført i Flytt gamle elementer til.

Hvor arkiveres e-postmeldingene mine?

Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010: nye arkivfiler lagres i følgende plasseringer:

  • Windows Vista, Windows 7, 8 og 10    stasjon:\Users\bruker\Documents\Outlook Files\archive.pst

  • Windows XP   stasjon: \Documents and Settings\bruker \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Tidligere versjoner av Outlook: Arkivfilen lagres i følgende plasseringer:

  • Windows 7 og Windows Vista   stasjon: \Users\bruker\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst

  • Windows XP   stasjon: \Documents and Settings\bruker \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Alle meldinger, kontaktinformasjon, kalendere og andre data som du oppretter i Microsoft Outlook, lagres i PST-fil eller på organisasjonens Exchange-server hvis du bruker en Microsoft Exchange Server-konto. Outlook inneholder en arkivfunksjon for å tømme brukte mapper for eldre innhold som du ikke trenger, men ikke vil slette. Du kan få dette gjort automatisk med Automatisk arkivering, eller du kan arkivere manuelt slik du ønsker.

Mens arkivert innhold ikke lenger vises i mapper du vanligvis bruker, kan du fortsatt aksessere og hente disse elementene dersom du vil gjenopprette innholdet.

Kommentarer: 

  • Enkelte firmaer påtvinger begrensninger på størrelsen på bedriftens e-postkontoer, men dette kan unngås ved å arkivere. På samme måte må arkiverte filer ofte være tilgjengelig, i tilfelle samsvarskrav krever at de gjenopprettes.

  • Outlook kan ikke arkivere gjeldende eller aktive filer. Et regelmessig møte kan for eksempel ikke arkiveres, med mindre alle forekomster av møtet er i fortiden. Eventuelle planlagte forekomster av møtet i fremtiden vil angi dette som et gjeldende element som dermed ikke kan arkiveres.

Bruke direktesøk til å finne elementer

  • Indeksering av datafilene dine er kanskje ikke fullført ennå. Indeksering er det som gjør at Direktesøk-funksjonen kan finne elementer raskt.

    Merknad: Første gang du starter ved hjelp av Direktesøk, må Outlook indeksere datafilene for å gi kjappe og fullstendige søkeresultater. Denne prosessen kan ta flere minutter.

  • Du søker etter meldinger som er klarsignert («clear-signed» – en metode for kryptering) og du søker i enten en PST-fil eller Frakoblede filer (OST)-fil etter disse elementene.

    Merknad: Dette kan skje hvis du bruker enten Windows Desktop Search (WDS) eller Outlook (Direktesøk eller Avansert søk) for å søke etter meldinger.

    Se Løse problemer med klarsignerte meldinger.

Kontroller at Outlook-datafilene kan indekseres

Outlook indekserer følgende datafiler:

  • Filer med personlige mapper (PST)

  • Frakoblede filer (OST)

Dette omfatter Microsoft Windows Live Mail-, IMAP- og POP-e-postkontoer. Hvis du bruker en Microsoft Exchange-konto (mye mer vanlig i bedrifts-e-postsystemer enn i en konto for hjemmebruk eller personlig konto), må du være koblet til serveren som kjører Exchange og bruke Bufret Exchange-modus slik at Direktesøk skal indeksere meldingene dine. Bufret Exchange-modus bruker en fil med frakoblede mapper (OST) til å lagre informasjon på datamaskinen. Du kan kontrollere hvilke datafiler som er indeksert, ved å gjøre følgende:

  1. Pek på DirektesøkVerktøy-menyen, og klikk deretter Søkealternativer.

    Du kan også klikke på pilen i Direktesøk-ruten og deretter klikke på Søkealternativer på menyen.

  2. Under Indeksering må du kontrollere at datafiler som du vil inkludere i søket, er valgt i Indekser meldinger i disse datafilene-listen.

Kontroller at indeksering er fullført

Hvis du vil kontrollere statusen for indeksering, gjør du følgende:

  1. Verktøy-menyen peker du på Direktesøk og klikker deretter på Indekseringsstatus.

    Alternativt klikker du på pilen i Direktesøk-ruten og klikker deretter på Indekseringsstatus på menyen.

  2. Kontroller at dialogboksen rapporterer 0 elementer gjenstår. Hvis ikke, er ikke indekseringen fullført og må fullføres før alle Outlook-elementene kan søkes etter.

Indekseringsstatusen viser «0 elementer gjenstår», men søkeresultatene er ikke korrekte

Hvis Indekseringsstatus rapporterer 0 elementer gjenstår og Direktesøk likevel ikke returnerer riktige søkeresultater, avslutter du Outlook og starter datamaskinen på nytt. Når du starter Outlook på nytt, må du kontrollere at Outlook indekserer elementene på riktig måte ved å gjøre følgende:

  1. Verktøy-menyen peker du på Direktesøk og klikker deretter på Indekseringsstatus.

    Alternativt klikker du på pilen i Direktesøk-ruten og klikker deretter på Indekseringsstatus på menyen.

  2. Kontroller at antall elementer i Indekseringsstatus-dialogboksen har økt. Hvis tallet ikke er økt, må du vente til indekseringen er fullført for resultatene.

Jeg har startet datamaskinen på nytt, og Direktesøk returnerer fremdeles ikke riktige resultater

Hvis du ikke får resultatene etter omstart, er neste trinn å gjenoppbygge søkekatalogen. Søkekatalogen er en fil der alle Outlook- og Microsoft Windows-elementene er indeksert. Hvis du vil gjenoppbygge søkekatalogen, gjør du følgende:

  1. Avslutt Outlook.

  2. Klikk Start-knappen i Microsoft Windows, og klikk deretter Kontrollpanel.

  3. Gjør ett av følgende:

    • Windows Vista    Klikk på Systemvedlikehold, og klikk deretter på Indekseringsalternativer.

      Merknad: I klassisk visning dobbeltklikker du på Indekseringsalternativer.

    • Microsoft Windows XP    Under Se også klikker du på Andre Kontrollpanel-alternativer og klikker deretter på Indekseringsalternativer.

      Merknad: I klassisk visning dobbeltklikker du på Indekseringsalternativer.

  4. Klikk Avansert.

  5. Klikk på Gjenoppbygg.

  6. Start Outlook på nytt.

Løse problemer med klarsignerte meldinger

Hvis en klarsignert melding er lagret i en Personlig mappe-fil (PST) eller Frakoblede filer (OST), finner ikke Outlook Direktesøk (og Windows Desktop Search) den. Med måten Outlook krypterer, eller «pakker», brødteksten i en melding på når den er signert ved hjelp av fjernsignert krypteringsteknologi, blir meldingsteksten usøkbar.

Hvis du vil ha mer informasjon om signaturer og krypteringsteknologi, kan du se Forstå offentlige nøkler i kryptografisammenheng.

Du kan imidlertid bruke fremgangsmåten nedenfor til å finne ut om filplasseringen er en del av problemet.

  1. Bestem om du søker en PST- eller OST-fil.

    Hvordan?

    1. I Innboksen klikker du på enkeltpilen ved siden av Søk alle e-postelementer-boksen.

    2. Klikk Søkealternativer.

    3. I Indeksering-delen kan du se om det er merket av for følgende alternativer:

      • Personlige mapper

      • Postboks – <ditt navn>

  2. Hvis du tror at meldingene er lagret i andre datafiler i tillegg til en PST-fil eller OST-fil, fjerner du merket i avmerkingsboksene (om nødvendig) og prøver deretter søket på nytt.

Hvis du søker etter en annen datafil enn en PST- eller OST-fil, og Direktesøk fortsatt ikke finner meldingene, kan du se om du har satt Outlook-e-postkontoen til å bruke bufret Exchange-modus. I så fall kan du deaktivere bufret Exchange-modus og prøve søket på nytt.

Hvordan?

  1. Klikk KontoinnstillingerVerktøy-menyen.

  2. Velg Exchange Server-kontoen på E-post-fanen, og klikk deretter på Endre.

  3. Fjern avmerkingen for Bruk bufret Exchange-modus under Microsoft Exchange-server.

  4. Avslutt, og start Outlook på nytt.

Hvis du fremdeles ikke får søkeresultatene du forventer når bufret Exchange-modus er deaktivert, kan du prøve å bruke en annen Outlook-profil. Hvis du ikke har satt opp en annen profil, kan du opprette en. I hvert tilfelle må du deaktivere bufret Exchange-modus, som beskrevet i fremgangsmåten ovenfor.

Kopiere alle elementer fra en arkivert plassering

Du kan kopiere arkiverte elementer til de opprinnelige mappene, for eksempel fra den arkiverte innboksen til gjeldende innboks, eller til en ny mappe du angir.

  1. Klikk på Importere og eksportereFil-menyen for å åpne veiviseren for import og eksport.

  2. Klikk Importer fra et annet program eller fil, og klikk deretter Neste.

  3. Klikk på Personlig mappe-fil (PST), og klikk deretter på Neste.

    Viktig: Hvis du ikke finner PST-filen, kan den være skjult, og du må da vise filplasseringen før du fortsetter til neste trinn.

  4. I Fil som skal importeres endrer du standardfilnavnet i den uthevede banen fra backup.pst til navnet på arkivfilen du importerer fra. Eller klikk på Bla gjennom for å finne filen du vil importere fra.

  5. Angi hvordan du vil at Outlook skal behandle like elementer under Alternativer.

  6. Klikk Neste.

  7. Klikk på mappen du vil importere fra. Merk av for Inkluder undermapper hvis mappen du importerer har undermapper du vil importere i tillegg.

  8. Velg ett av målalternativene:

    • Importere elementer til den gjeldende mappen – dette importerer dataene til mappen som er valgt.

    • Importere elementer til samme mappe i – dette importerer dataene til målmappen med samme navn som kildemappen, for eksempel fra Innboks til Innboks.

  9. Klikk Fullfør.

Jeg finner ikke PST-filen

Arkivfilen er en spesiell type datafil, en fil med personlige mapper (PST). Første gang automatisk aktivering kjøres, oppretter Outlook arkivfilen automatisk på følgende plasseringer:

  • Windows Vista    C:\Users\YourUserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

  • Microsoft Windows XP    C:\Documents and Settings\YourUserName \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.ps

Hvis du ikke ser Lokale innstillinger eller Lokale mapper, kan de være skjult. Hvis du vil vise en skjult PST-fil, fullfører du fremgangsmåten for operativsystemet du bruker.

Windows 7 og Windows Vista

  1. Klikk Start-knappen, og klikk deretter Kontrollpanel.

  2. Klikk på Utseende og persontilpasning.

    Merknad: Hvis du bruker klassisk visning på kontrollpanelet, dobbeltklikker du på Mappealternativer, og deretter går du tilbake til trinn 4 under Kopiere alle elementer fra en arkivert plassering.

  3. Klikk Mappealternativer.

  4. Velg Vis skjulte filer og mapperI Visning-fanen under Avansert-innstillingene under Filer og mapper under Skjulte filer og mapper.

Windows XP

  1. Klikk Start, og klikk deretter Kontrollpanel.

  2. Klikk Mappealternativer.

    Dialogboksen Mappealternativer

  3. Klikk på Vis skjulte filer og mapper-alternativet på Visning-fanen.

Flytt individuelle elementer fra en arkivert plassering

  1. Klikk på Mappeliste-menyen, og klikker deretter på Arkivmapper (eller navnet du brukte for arkivplasseringen).

  2. Klikk på mappen som inneholder elementene du vil flytte.

  3. Velg elementene du vil flytte, og dra dem deretter til den opprinnelige mappen i Mappelisten eller til en annen mappe.

Merknad: Hvis du får en feilmelding lignende «PST-filen er allerede i bruk», kan det hende at PST-filens størrelse eller innhold er skadet. Outlook-reparasjonsverktøyet for innboks kan løse mange av disse problemene. Når du kjører verktøyet, kan du prøve å gjenopprette filene på nytt.

Relaterte emner

Les mer om Outlook-profiler
Bytte til en annen e-postprofil i Outlook
Opprette en ny e-postprofil
Sikkerhetskopiere, gjenopprette eller slette elementer med automatisk arkivering
Arkivere elementer manuelt
Finne arkiverte elementer
Åpne og finne elementer i et arkiv i Outlook for Mac 2011

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×