Rapporter, på den enkle måten

Delene i en rapport

Sjefen din liker det du har gjort med databasen for aktiva, men hun må fremlegge noen opplysninger i et møte, og hun trenger dem raskt. Det er på tide å bygge rapporter.

Rapporter er sluttproduktet for databasen. De kombinerer de nakne faktaene i databasen med nok informasjon til å gi disse faktaene mening, og resultatet vises visuelt. Hvis du for eksempel må bruke diagrammer eller grafer, bruker du en rapport. Rapporter er også den beste måten å formatere og skrive ut dataene på, og det er enkelt å oppsummere data med dem. Du kan for eksempel gruppere aktiva etter leverandører og beregne en delsum for hver gruppe, i tillegg til en totalsum for alle grupper.

I Access består en rapport av inndelinger.

  1. Topptekstinndelinger kan vises øverst i en rapport, eller når det er snakk om sidetopptekstinndelinger, øverst på hver side i rapporten. Topptekster i rapporter inneholder vanligvis titler og bilder, for eksempel firmalogoer. Sidetopptekster inneholder vanligvis kolonneoverskrifter.

  2. Hvis du vil gruppere dataene i en rapport, bruker du en gruppetopptekst. Feltene du grupperer dataene etter, vises i inndelingen. Hvis du for eksempel må se hvem som reparerer en gitt datamaskin, kan du gruppere dataene etter reparatører.

  3. Detaljinndelingen er hovedteksten i rapporten, dataene brukerne trenger å se. Alle rapporter må ha en detaljinndeling.

  4. Bunntekstinndelinger kan vises på flere steder. Du kan for eksempel opprette gruppebunntekster som viser summer, tellinger eller gjennomsnitt for en gruppe med data. Du kan også opprette sidebunntekster som vises nederst på hver side i rapporten, og som viser elementer som for eksempel sidetall.

Topptekst- og bunntekstinndelingene er valgfrie. Hvis du for eksempel ikke ønsker å gruppere dataene, trenger du ikke gruppetopptekster eller -bunntekster. Sørg imidlertid for at rapportene inneholder nok informasjon til å være meningsfulle og enkle å forstå.

Emne 1 av 10

Neste

(Tilbake til begynnelsen)

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×