Prosjektstyringsmål: Kommunisere prosjektinformasjon

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Oversikt over kunstvisning

Kommunikasjon er det mest kritiske elementet for om et prosjekt er vellykket eller mislykket. Heldigvis har det å kommunisere prosjektinformasjon blitt mye enklere med Project 2010, uansett om du kommuniserer i en liten gruppe som arbeider på et enkelt prosjekt, eller i en stor organisasjon med globale kommunikasjonsbehov som strekker seg over porteføljer av prosjekter.

I tillegg integreres Project nå med SharePoint for å hjelpe deg å dele prosjektinformasjon, selv uten Project Server.

Denne artikkelen er ett av mange prosjektstyringsmål på veikartet for Project.

Eksempler fra prosjektstyring...

Oppgaven: Du har fått beskjed om å lede et nytt prosjekt og kommunisere regelmessig med interessenter. Hvis du slår opp ordet «interessent," oppdager du plutselig at det betyr mer enn bare lederen din. Det betyr alle som er interessert i prosjektet, fra lederen din til eksterne leverandører og potensielt til direktøren i organisasjonen. Du oppdager antakeligvis også at det er ikke bare viktige interessenter som trenger å vite hvordan prosjektet går. Teamet må vite det i tillegg. Plutselig lyder kommunikasjon komplisert.

Men ta det første først. Analyser kommunikasjonsbehovene til interessentene. Mange bedrifter med de beste kommunikasjonsintensjonene mislykkes fordi de ikke forstår at effektiv kommunikasjon skjer på flere måter. Du kan bruke Excel til å opprette et innflytelse/interesse-kvadrantdiagram slik at det blir enklere å forstå hvem som trenger å vite hva, og i hvilken grad. Som du ser av diagrammet, skal du være mest følsom for kommunikasjonsbehovene til personer som både har størst innflytelse for utfallet av prosjektet i tillegg til mest innflytelse over prosjektet.

Bilde av et innflytelsesrutenett i Excel

Heldigvis oppdager du at organisasjonen nylig installerte Microsoft Project 2010 i hele organisasjonen, og du bestemmer deg for å prøve ut de robuste kommunikasjonsfunksjonene. Du har kontaktet erfarne prosjektledere i organisasjonen som hjelper deg med grunnleggende prosjektstyring, og du har fått gode tips om Projects avanserte rapporterings- og oppfølgingsfunksjoner for teamarbeidet. Og du har blitt svært lei av å sende ut purringer på e-post og banke på dører for å få prosjektoppdateringer.

Etter at du har gjort en interessentanalyse, kan det hende du bestemmer deg for det mest passende Office-programmet for den typen informasjon du vil sende. Her er en innskrenking av Office-programmer og deres fordeler og ulemper som kan oppstå for deg, avhengig av interessentens behov.

Program

Fordeler

Ulemper

Excel

Kan importere data fra Project for avanserte analyser, for eksempel ANOVA og inntjent verdi. Lær mer om prosjektet er avanserte analysefunksjonene.

For enkelt å lage kompliserte grafer når detaljer på høyere nivå er mer passende.

Word

Word-dokumenter kan brukes til prosjektets levetid, spesielt i startfasen når spesifikasjoner planleggingsdokumenter skal opprettes og delt. Mer informasjon om hvordan du bruker Word dokumentoppretting under project startskjema (video).

Noen interessenter vil ha en visuell presentasjon av den pågående prosjektytelsen, som kan være bedre betjent av Excel, Project eller Visio.

Project

Team planlegging funksjonene og dataene eksportere funksjoner for Microsoft Project har innebygde presentasjonsverktøy for interessenter, inkludert en tidslinje på alle nivåer. Mer informasjon om hvordan du kan vise og presentere prosjektinformasjon.

Det kan være at Project ikke er installert på interessentenes datamaskiner, og da kan kompleksiteten i dataene være overveldende. Det kan være bedre å bruke Projects egne rapporteringsfunksjoner, for eksempel tidslinjer og visuelle rapporter for å kommunisere informasjon til ledere blant interessentene.

SharePoint

Hvis du startet med en SharePoint-oppgaveliste, kan du importere den til prosjektet. En endring i én oppgaveliste gjenspeiles i andre oppgavelisten. Mer ved hjelp av SharePoint med Project.

Krever en IT-avdeling eller IT-leverandør som kan investere selskapets aktiva for distribusjon. Du kan imidlertid minimere administrasjon problemer av SharePoint ved å distribuere den fra skyen.

Project Server

Project Server har Avansert kommunikasjon og rapportering av verktøy for enterprise-kommunikasjon og rapportering, spesielt på porteføljeanalyse-nivå. Mer informasjon om Project Server.

For små bedrifter med bare noen få ansatte kan det være en utfordring å distribuere Project Server. For å bruke Project Server effektivt og få mest mulig ut av serveren, bør organisasjonen forstå sine forretningsprosesser, metodikk, prosjektstyringsmuligheter og hvordan de skal konfigurere og administrere avstanden fra der organisasjonen er i dag, til hvor de vil gå.

PowerPoint

Ideell for slagkraftige presentasjoner for interessenter på høyt nivå. Mer informasjon om hvordan du bruker PowerPoint for effektive presentasjoner.

Det kan hende at et program som Excel er mer passende til å opprette detaljerte diagrammer for leverandører, analytikere og ingeniører.

Visio

Ideell for startfasen for et prosjekt der flyt diagrammer over business og produksjonsprosesser er nyttig. Lær mer å opprette flytskjemaer for project-kommunikasjon med Visio.

Kan presentere for mye prosessinformasjon hvis presentasjonen er til en ledermålgruppe.

Lync Server

Gjør det mulig for en tilkoblet team-opplevelse som transformerer hver kommunikasjon til en samhandling samarbeidsfunksjonen, engasjerende og tilgjengelig fra hvor som helst.

Krever en IT-avdeling eller IT-leverandør som kan investere selskapets aktiva for distribusjon.

Office Online programmer (skyen)

Attraktivt og enkel måte å vise prosjektinformasjon på firmaets webside ved hjelp av innebygde regnearket kode fra Excel Online. Se et eksempel fra Excel-blogg.

Sikkerhet kan være et problem for enkelte bedrifter. Pass på at innebygde regneark vises på sikre nettsteder, eller vises fra en privat (ikke offentlig) OneDrive-mappe.

Sosiale medier

Twitter, Facebook og andre sosiale medier kan bidra til å administrere prosjekter og grupper, spesielt i startfasen av et prosjekt. Lær mer om hvordan du bruker sosiale medier i prosjektstyring

Teammedlemmer kan være motvillige til å dele informasjon på steder som er mindre sikret enn SharePoint-servere.

Til toppen av siden

Kommunisere prosjektinformasjon

Undersøke problemer i planen som må kommuniseres

Skal prosjektet bli vellykket, er det svært viktig at informasjon om forsinkelser i henhold til planene, kommuniseres til teammedlemmer og interessenter.

Kommunisere informasjon om inntjent verdi

Å samle informasjon om inntjent verdi er et mer avansert, men svært kraftig trinn mot å oppdage fordeler og ulemper ved Project-ytelsen. Fakta på høyt nivå som skaffes fra dette, er hva interessentene vil se.

Synkronisere prosjektoppgavene med en SharePoint-oppgaveliste

Hvis du allerede har opprettet et prosjekt, kan du synkronisere prosjektets oppgaveliste med en SharePoint-oppgaveliste. En endring i den ene oppgavelisten gjenspeiles i den andre.

Eksportere en SharePoint-liste i en prosjektaktivitetsliste

Hvis du satte opp oppgavelisten i SharePoint, kan du importere den til Project. En endring i den ene oppgavelisten gjenspeiles i den andre.

Opprette og administrere en prosjektaktivitetsliste for SharePoint

Hvis du har satt opp en oppgaveliste i SharePoint, kan du legge til oppgaver, tildeler personer til disse oppgavene og administrere arbeidet uten Project Server.

Vise prosjektinformasjon uten Project 2010

Hvis du leter etter andre måter å vise prosjektinformasjon uten Project og uten SharePoint, kan du eksportere informasjonen fra Project med en rekke formater og verktøy.

Komme i gang med Project Web App

Lær hvordan Project Server og Project Web App kan hjelpe organisasjonen. Disse videoene lærer deg det grunnleggende.

Bruke Outlook 2010 til å kommunisere med gruppen

Lær om de beste måtene du kan bruke Outlook til å maksimere effektiviteten på e-post du sender til teamet. Løse problemer i stedet for å opprette dem!

Bygge inn en Excel-arbeidsbok på en nettside

Vis et innebygd regneark på et intranettsted slik at deltakerne kan se nylig oppdatert prosjektinformasjon. Arbeidsboken lagres på et offentlig sted, for eksempel Windows Live OneDrive

Opprette Visio-diagrammer

Visio 2010 kan hjelpe deg med å lage imponerende diagrammer for å kommunisere informasjon på høyt nivå for interessentene.

Til toppen av siden | Gå tilbake til veikartet for Project

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×