Oversikt over dokumentet slettingen policyer i SharePoint Server 2016

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Organisasjonen din kan være nødvendig å beholde dokumenter i et tidsrom på grunn av samsvar, juridiske, eller andre forretningsbehov. Hvis organisasjonen oppbevarer dokumenter som er lengre enn nødvendig, kan du imidlertid opprette unødvendige juridiske risikoen. Med en policy for dokumentnummer sletting, kan du redusere risikoen forkant ved å slette dokumenter på et område automatisk etter en bestemt tidsperiode, for eksempel du kan slette dokumenter i brukernes OneDrive for Business nettsteder fem år etter at dokumentene ble opprettet.

Dokumentet slettingen policyer er kraftige ennå fleksible – du kan for eksempel:

  • La områdeeiere å velge mellom policyene som du oppretter og administrerer sentralt. Du kan også la områdeeiere å velge å ikke delta lydvarsler hvis de bestemmer deg for en policy ikke gjelder for innholdet.

  • Gjennomfør en enkelt obligatorisk policy på alle områder i en områdesamling, for eksempel alle OneDrive for Business-områder, eller overholde enda en policy på alle områdesamlinger som er opprettet fra en bestemt samling områdemal, for eksempel Gruppeområde-malen.

  • Gi en standardpolicyen for en standardregel som automatisk skal brukes uten at noe som kreves av områdeeiere.

  • Opprette en policy som inneholder flere slettingen regler som områdeeier kan velge fra.

Du oppretter og behandle dokumentet slettingen policyer i policyen samsvarssenter.

Samsvarssenter for Policy

Når du skal bruke policyer for sletting av dokument

I tillegg til policyer for sletting gir SharePoint Server 2016 disse oppbevaringspolicyer for innholdet på området:

Hver type policyen fungerer best for en bestemt type område eller data. Organisasjonen din kan for eksempel ha et svært strukturerte nettsted som bruker innholdstyper, for eksempel et økonomiske nettsted for kontrakter eller en kunnskapsbase etter artikler. I dette tilfellet kan du bruke policyer for innholdstype. Eller organisasjonen, må du beholde juridiske dokumenter, for da kan du bruke innholdstyper og et Arkivsenter til å implementere en filplanen.

Policyer for sletting av dokumentet Erstatt ikke management eller informasjon policyer for arkivbehandling, som fungerer best med strukturerte data og innholdstyper. I stedet, bør du bruke policyer for sletting av dokumentet når du trenger for å administrere et bredt automatisk sletting av ustrukturerte data, for eksempel OneDrive for Business-områder og gruppeområder.

Diagram over funksjoner for oppbevaring for områdeinnhold

Hvis du bruker en policy for dokumentnummer sletting på et nettsted som allerede bruker policyer for informasjonsbehandling, ignoreres policyene mens dokument slettingen policyen er aktiv. Dette betyr at du skal planlegge for et område for å bruke bare policyer som er ment for strukturerte eller ustrukturerte innhold, ikke begge deler. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan dokumentet slettingen policyene overstyre andre policyer, kan du se Bruk eller fjern en policy for dokumentnummer sletting for et område.

I motsetning til andre policyer dokumentet slettingen policyer virker bare på dokumentbiblioteker, ikke for lister.

Policyer for sletting og regler

En policy for dokumentnummer slettingen inneholder én eller flere slette regler som angir:

  • Hvor lang tid før sletting.

  • Om du vil beregne slettingen datoen fra når dokumentet ble opprettet eller sist endret.

  • Om du vil slette dokumentet permanent eller til papirkurven.

Hvis en policy inneholder mer enn én regel, kan områdeeiere velge regelen som passer best til innholdet.

Ny regel-side

Retningslinjer og tildelinger

Når du oppretter en policy for dokumentnummer sletting, kan du tilordne det til en områdemal for områdesamling, for eksempel du kan tilordne en policy på onedrive for Business-malen slik at den inneholder alle brukere OneDrive for Business. Når du tilordner en policy til en områdemal for områdesamling, gjelder dette for alle områdesamlinger som allerede er opprettet fra denne malen, i tillegg til noen av områdesamlingene opprettes fra denne malen i fremtiden.

Tilordne til OneDrive for Business-malen

Du kan også tilordne en policy til en bestemt områdesamling – å gjøre så overstyrer alle policyer som er knyttet til denne områdemalen for områdesamling. Du kan for eksempel tilordne policyer til Gruppeområde-malen, men du kan overstyre dem ved å bruke et annet sett med policyer på en bestemt områdesamling som er opprettet fra denne malen.

Obligatorisk policy for én eller flere policyer for å velge fra

Når du tilordner en policy, kan du velge å gjøre det obligatorisk, slik at bare denne policyen kan tilordnes, og som det skal brukes på alle områdene i områdesamlingen. Områdeeiere kan ikke melde deg ut av en obligatorisk policy, noe som betyr at dokumenter i området underlagt policyen Slett uansett hva.

Merk Policy som obligatoriske alternativet

I stedet for å gjøre en enkelt policy obligatorisk, kan du også tilordne flere policyer for en områdesamling, som gjør at hver områdeeier å velge hvilke policyer skal gjelde for deres område, eller til og med velge å ikke delta fullstendig. Du kan for eksempel opprette én policy for generelle forretningsdokumenter og en annen policy for økonomiske dokumenter som har forskjellige oppbevaringsplaner. Områdeeier vet ofte best hvilket innhold som inneholder deres område, og derfor hvilke policy for dokumentnummer sletting skal gjelde. Hvert område kan ha bare én policy som er brukt på den.

Regel for én eller flere regler for å velge fra

I sin tur hver policy kan inneholde mange regler – for eksempel en policy for sletting for generelle forretningsdokumenter kan ha to regler:

  • Dokumenter som ikke trenger oppbevaring basert på lovmessige forpliktelser eller pågående forretningsbehov skal beholdes ikke mer enn ett år fra oppretting.

  • Dokumenter nødvendig for aktive, pågående bedriftsbruk som kreves for mer enn ett år, bør ikke beholdes i mer enn tre år fra oppretting.

Områdeeier kan bestemme deres område inneholder firma dokumenter, Velg denne policyen for sletting, og velg deretter den aktuelle regelen fra policyen. Du kan bare velge en regel fra en policy som brukes til området (ikke fra en policy), og gjelder regelen for alle dokumentbibliotekene på nettstedet.

Forholdet mellom områdesamlinger, policyer og regler

Grunnleggende forholdet er dette:

En områdesamling eller en samling områdemal kan ha én flere policyer som er tilordnet til den, og hver av disse policyene kan ha én eller flere regler. Men det kan være bare én policy som er aktive per område, og det kan være én slettingen regelen er aktiv når som helst for bibliotekene på området.

Diagram som viser policyer og regler

Dokumentet slettingen policyer arves

Dokumentet slettingen policyer arves tillatelser, navigasjon og mange andre funksjoner, for eksempel. Områdeeier kan velge en policy for dokumentnummer sletting for området, og policyen arver alle sekundære områder fra det overordnede området. En eier av et sekundært område kan bryte arv ved å velge en annen policy og regel kombinasjon, og denne policyen gjelder for alle sekundære områder til arv er brutt igjen.

Tilordne dokument slettingen policyer for første gang

Det er viktig å forstår at tidsperioden som er angitt for et dokument slettingen policyen betyr tiden etter at dokumentet ble opprettet eller endret ikke tidspunktet siden policyen er tilordnet. Du kan for eksempel opprette en policy for sletting av dokumentet som sletter dokumenter to år når de ble opprettet, og deretter tilordne policyen til samling en områdemal som flere områdesamlinger ble opprettet fra fire eller fem år siden. I dette tilfellet er det sannsynlig at de eksisterende områdesamlingene inneholder mange dokumenter som allerede er eldre enn to år som er angitt av slettingen policyen – Dette betyr mye innhold blir slettet like etter at tilordne policy for dokumentnummer-sletting for første gang.

Når du tilordner policyen for første gang, evalueres alle dokumenter på området, og hvis de oppfyller vilkåret, de slettes. Dette gjelder for alle eksisterende dokumenter, ikke bare nye dokumenter som er opprettet etter at policyen ble tilordnet. Og Husk at tidsperioden er alderen på hvert dokument, ikke klokkeslettet fra når policyen først ble tilordnet.

Før du tilordner en policy på et nettsted for første gang, bør du derfor først vurdere alderen på det eksisterende innholdet og hvordan policyen kan påvirke det eksisterende innholdet. Du kan også vil formidle den nye policyen til områdeeiere før du tilordner den, for å gi dem tid på å vurdere mulige effekten.

Oppholdstid for overført policyer

Når du tilordner policyer til en områdesamling, bruke områdeeiere koblingen Dokumentet slettingen policyerOmrådeinnstillinger-siden til å vise og bruke policyer som er tilgjengelige for området.

Koblingen Policyer for sletting av dokumentet vises ikke hvis policyer som er tilordnet til områdesamlingen. Også koblingen ikke vises umiddelbart etter at policyer er tilordnet området – det kan være opptil en 24-timers opphold fra når policyene er tilordnet når Dokumentet slettingen policyer koblingen vises

Kobling til dokumentet policyer for sletting

Hvordan fungerer policyer for sletting av dokumentet med lokal policyer

En lokal sperring sikre at alt innhold opprettholdes for en bestemt tidsperiode, mens en policy for dokumentnummer sletting, sikrer at alt innhold som er slettet etter en bestemt tidsperiode.

Hvis du vil beholde dokumenter for en fast tidsperiode, kan du bruke en policy for lokal sperring sammen med en policy for sletting. Du kan for eksempel holder dokumenter i tre år når de er endret, og deretter sette opp en policy for sletting for å slette disse dokumentene tre år når de sist ble endret.

Legg merke til at en policy for sletting ikke kan overstyre en lokal sperring. Hvis et område er på vent, og en policy for dokumentnummer slettingen sletter et dokument, deretter bevares dokumentet i biblioteket bevare holder på samme måte som om dokumentet har blitt slettet manuelt. For mer informasjon, kan du se Oversikt over lokal hold i SharePoint Server 2016.

Tillatelser

Medlemmer av gruppen samsvar som skal bruke policyen samsvarssenter må ha tilgang til begge policyen center og området samlinger der policyer blir brukt. Vi anbefaler at du:

  1. Opprette en sikkerhetsgruppe som inneholder alle brukere av policyen samsvarssenter – mest sannsynlig arbeidsgruppen samsvar.

  2. Legge til sikkerhetsgruppen i gruppen Eiere av områdesamlinger i samsvarssenter Policy.

  3. I hver områdesamling som du må tilordne dokument slettingen policyer, legge til sikkerhetsgruppen i gruppen Eiere av områdesamlinger.

Mer informasjon

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×